有关人员应虚心向外国经济专家学习有关理论知识和管理经验，学习、消化有关技术、资料。涉外人员应不断学习有关文件、规定，增强政治责任感，提高接待工作水平。
陪同外宾参观礼仪。
在繁忙紧张的会见、会谈、业务活动之余，为外商安排一些参观访问和游览是十分必要的。它对于增进相互了解，促进相互合作，都有重要意义。
安排参观游览计划，应根据外商来访的目的、要求及他们的兴趣特点和我方当地的实际条件来确定。选择参观游览的项目和路线时，应尽可能与业务会谈相结合，如会谈中涉及某些合作项目，而安排参观某些相关单位，可有助于对情况和问题的了解。
为了使来访者了解我国当前改革开放和经济发展情况，可安排参观具有典型意义的特区和开发区及重点招商项目。对某些女宾，可根据其兴趣，安排参观社会福利、文化艺术、妇幼保健等项目。参观项目的选择，一般由东道主先提出意见，并经双方协商确定。如参观外地项目，还需事先征得当地主管单位的同意。在选择参观项目时，还要考虑路程远近、交通车辆、日程安排、生活接待等。对于参观期间的休息、用餐、介绍情况、座谈、陪同、导游等，事先都应做出妥善的安排。
外宾、外商参观时，一般都要身份相当的人员陪同，并根据需要安排翻译、解说、导游以及必要的工作人员来维持参观的正常进行。但陪同、导游人员不可太多。参观生产建设单位，在场的生产人员，如需表示欢迎，在欢迎后应回到生产岗位，切勿围观、追看，客人问话应礼貌回答。参观时，陪同人员除照顾好主宾外，也要注意照顾其他外宾，使他们看好、听好。有些外宾对参观内容有兴趣，看得细，应有专人照顾，并做好前后联络工作。
引导外宾参观的人，要走在左前方，如果为了表示尊重而让外宾走在前面反而会使他感到不知如何走才好。上下楼梯时，引导的人应该靠扶手走，而让外宾靠墙走。
接待单位在接待参观之前，要尽量地了解外宾外商的特点、要求和可能提出的问题及需要注意的事项，以便做好接待准备，有针对性地讲解说明和回答提问。在接待与引导参观的人员中，一定要有能够回答技术问题的人员。介绍时力求简明扼要，既体现本单位的特点，又要实事求是，同时要内外有别，注意保密。
对于经济组织来说，接待外商参观时准备一份中英文对照的“公司简介”是非常必要的。简介中应扼要说明公司的基本情况，如员工的人数、生产经营范围、规模、技术装备水平等。但不要轻易允诺送外商产品或技术资料，重要问题不要随意表态，属于保密产品的不得引导外宾参观。只要是让参观的地方，原则上应允许照相。对外商介绍时，不宜使用“莅临指导”、“检查工作”、“汇报”、“指示”等词语。
有时，为了对具有一定礼仪规格的外商表示欢迎，应该在被参观企业或其他单位的适当地方，竖起参观客人国家的国旗和我国国旗。旗帜的正确竖法是，从外面向内看时，外国国旗在左，我国国旗在右。
翻译中应注意的礼节。
翻译为语言不同的交谈双方之间的交流和理解起着非常重要的作用。当好翻译最主要的是精通业务，尤其是口译人员，要眼快、耳快、嘴快。
翻译人员接待外国客人前首先得进行“热身”准备，了解来访者的背景、日程安排等。除了精通业务，还要了解来客所在国的风土人情。其次，翻译人员在正式宴会上不上席，只是坐在需要翻译的人员后面负责翻译。再次，同主人、客人一样，要穿指定的服装。譬如主人穿小礼服，男性翻译也要穿小礼服，女性翻译则穿晚礼服。在翻译前不要吃有异味的东西，如葱、蒜等，以免张口翻译时有刺激性气味。或者吃过后嚼一些茶叶末、口香糖等。
在宴会上翻译，即使主客间没有对话，不需翻译，也最好不要随其他人一起吃东西。因为这时万一有人突然讲话需要翻译，而自己嘴里又含着东西，是十分尴尬的。
官方间的正式交往中的翻译可以称为正式的翻译，一些非官方的民间交往中还有一些非正式的翻译。例如，我们陪同外国朋友观光、购物时就不必像在正式场合中一样衣冠楚楚、谨小慎微，否则会让人产生感情上疏远的感觉，而且还会让人觉得过于正规。作为非正式场合的翻译，除了注意一般的国际交往礼节、尊重对方国家的风俗习惯外，更重要的是要多一些热情、随和，给人一种宾至如归的感觉。
对外文书使用的要求。
1、格式使用。
对外文书首先要注意格式，不要用错。如外长和外交代表使用正式照会，不要用普通照会的格式；非外交代表机构使用对外函件，不要用照会格式等等。
2、人称。
人称要与文书格式相适应。正式照会、外交函件、电报均是以签署人的口气用第一人称写成。在正式照会中，一般不用“我们”一词，普通照会一般以单位名义用第三人称写成，称对方亦用第三人称，不可用“贵方”或“贵馆”等措词，而是重提受照机关的名称。以机构名义书写的对外函件亦用第三人称。
另外，签署者与受文者要相适应，即人对人、单位对单位。如：正式照会是人对人，普通照会是单位对单位。在个人对个人的外交文书中讲究身份对等，如元首对元首，总理对总理，外长对外长。但也有特殊情况，如大使作为国家的全权代表可对外长、总理、元首，而代办一般只对外长。其他的对外函件可根据实际情况书写。
3、客套用语。
客套用语要与格式相适应。如普通照会开头的“×××向×××致意”这一客套用语不能用做个人函件中的开头语，非外交机关发的对外文书也不用这一套语，照会结尾的致敬语使用时要注意与双方的身份、关系和场合相适应。如致代办处的文书一般用“顺致敬意”或“顺致崇高的敬意”；给外交部和大使馆的文书则一般用“顺致崇高的敬意”。
致敬语不能自成一页，应紧跟正文后另起一段。
4、称呼。
文书抬头即受文人的职衔、姓名等要全称。文中第一次出现职衔、姓名也要全称。第二次出现则可用简称。
5、国名。
文书信封和文中的抬头的国名等均用全称。文中第一次出现时用全称，以后可用简称。但有些国家由于情况特殊，如朝鲜民主主义共和国国名则须用全称。
有些国家由于发生革命、政变或其他原因，国名可能改变，须随时注意，不要写错。
6、译文。
对外文书一般以本国文字为正本。但为了使收件人能够确切理解文件的实质内容，往往附有收件国文字或通用的第三国文字的译文。在本国向外国常驻代表机关发送事务性函件，也可仅用本国文字，不附译文。较为重要的文书则附以译文为好（有的国家译文本上注有“非正式译文”字样）。各国套语用法以及行文格式与中文不同，翻译时应注意，要符合各种文字的用法。一般函电也可用接受国文字或通用文字书写。
7、如何写对外函件。
对外函件例一：复访问日期。
×××（首都名称）。
××国政府总理×××阁下。
阁下：
××大使×××先生阁下已经在×月×日转交了阁下的来信。阁下建议我去××访问的时间可以定在×月×日左右。这个时间对我是完全适合的，我完全同意。如果对贵国政府方便的话，我准备从×月×日起到×月×日，在××进行×天访问。
我热烈地期待着同阁下会晤和访问贵国。
顺致最崇高的敬意。
中华人民共和国国务院总理（签字）
二×××年×月×日于北京。
对外函件例二：吊唁。
××国驻××国特命全权大使××阁下。
阁下：
惊悉××国×××××（职衔）×××先生不幸逝世。我谨代表大使馆全体馆员并以我个人名义向你，并通过你向××国政府和×××先生的家属，表示深切的哀悼。
中华人民共和国驻××国。
特命全权大使（签字）。
二×××年×月×日于××。
对外函件例三：通知。
×字第××号。
各国驻华外交代表机关：
我局根据我国有关部门的决定，现通知各国驻华外交代表机关如下事项：
省略。
顺致崇高的敬意。
（盖局印）。
二×××年×月×日于北京。
8、外事文书的写法。
外事文书是国与国之间，外交代表机构和有关部门进行对外交涉和礼仪往来的书信形式。它必须完全体现国家当前的对外方针政策和有关法规。即使是礼节性函件，如果格式、行文或内容不合常规，也可能引起收件方的误解和不愉快，甚至影响到国家关系。因此，在外事文书的草拟和发送方面要求很严格，要做到文字严谨、准确，客套用语和格式合乎惯例。同时，收发文要及时，尤其是外交上的文书往来，收下回复或不予置理以至拒收退回，均反映一种政治态度，不能有半点马虎。
9、外事文书的几种类型。
（1）照会。
照会指国家之间用于外交方面有关事宜的通知，有关问题的交涉，外交礼仪的表示以及对某一问题的正式表态等方面的外交往来文书。按其重要程度分有正式照会和普通照会两种。
正式照会由国家元首、政府首脑、外交部长、大使、代办、临时代办等人签名发出，并用第一人称写成，一般不盖机关印章。普通照会由外交机关（外交部）或外交代表机关发出，行文用第三人称，如盖机关印章，一般不签字。但有的国家要求加盖印章后再由使节或授权的外交官签名。正式照会和普通照会的区别主要在于它们使用范围不同。
正式照会用于一是重大事情的通知。如国家领导人的变更；大使、领事的更换；对某国承认、断交、复交等事项的正式通知。二是重要问题的交涉。如建议缔结或修改条约；建议召开双边、多边国际会议；互设领事馆，委托代管本国财产；国家元首、政府首脑的访问以及其他有关政治、军事、经济等重要问题的交涉。三是隆重的礼仪表示。如表示庆贺、吊唁等等。四是为了表示对某一件事的特别重视，也有使用正式照会的。
普通照会用于进行一般性交涉、行政性通知、办理日常事务和交际往来。由于外事文书日趋简化，普通照会的使用范围也越来越广，政府之间关于重要问题的来往，现在也多使用普通照会。
普通照会以同样内容普遍分发给当地各外交代表机关的，亦称通告照会。例如，外交部用以向外交团发送各种事务性通知、规定、条例等照会，以及各外交代表机关用以通知大使、临时代办离任、返任，外交官到离任、休假日等。这类通告照会可油印，受文机关可写“各国驻××国外交代表机关”。
（2）对外函件。
对外函件（包括外交函件）指国家领导人、外交人员以及政府各部门各机构写给外国相应人员与机构的书信。根据内容情况，凡涉及重要内容的，为正式函件；凡属事务性和礼节性的内容，并由有关人员签署的国家领导人和外交代表之间的亲笔签名信应属外交函件。
（3）备忘录。
备忘录是一国与别国外交代表机关之间使用的代表本国政府对某一事件或问题进行外交交涉时，说明有关事实、立场和法律的观点，或者辩驳对方观点，或者重申某些外交会谈内容等的一种外交文书。备忘录可面交或送交对方，无客套语、致敬语，开头就叙述事实。在会谈或交涉中为了对方便于记录谈话的内容，避免误解，可预先写成备忘录面交对方，也可在谈话后将要点用备忘录送交对方。为了叙述事实或陈述、补充自己的观点、意见或驳复对方的观点、意见，如果用照会过于郑重时，可使用备忘录。有时为了提醒某一件事，作为一种客气的催询，也可送交备忘录。
备忘录也可以作为正式照会或普通照会的附件。
面交的备忘录，不编号、不写抬头、不盖章；送交的则要编号、写抬头、要盖章。有的标上“备忘录”三字。
（4）外事电报。
外事电报指各级国家部门、机构及人员同外国相应机构及人员进行外事往来，为祝贺、慰问、吊唁及各种事务性联系而制发的一种简要文书。抬头应写清受电人国名、地名、职衔、姓名，落款要写明发电人职衔、全名或机构名称和发报地点。
