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第29章 做事的技巧(3)

决策与制度不在于多么英明,而在于能否实行。

一项工作不在于它真的多有创意,会带来多大的效益,而在于它的可实施度有多大,当工作只停留在欣赏层面的时候,那么它也就失去了它本身应有的价值。

做事步骤安排的七步法

对于管理者而言,往往不是直接处理某件事情,那么他是如何把经过分类的事情意义委派下去的呢?

美国人皮尔斯提出了有效委派系统的七个步骤。

第一步选定需要委派的工作。认真考察要做的各种工作,当你对工作有了清楚的了解以后,还要使你的下属也了解。要向处理这件工作的下属说明工作的性质和目标,要保证下属通过完成工作获得新的知识或经验。切记不要把“热土豆”式的工作委派出去。所谓“热土豆”式工作,是指那些处于最优先地位并要求你马上亲自处理的特殊工作。

第二步选定能够胜任的人。建议你对下属进行完整的评价。你可以花几天时间让每个下属用书面形式写出他们对自己职责的评论。要特别注意两个职员互相交叉的一些工作。

但有一点也要记住,那就是你要尽量避免把所有的工作都交给一个人去做的倾向。

第三步确定委派工作的时间、条件和方法。大多数管理者上午上班后的第一件事便是委派工作。这样做可能方便管理者,但却有损于职员的积极性。因为他们被迫改变原定的日程安排,工作的优选顺序也要调整。委派工作的最好时间是在下午。

第四步制定一个确切的委派计划。有了确定的目标才能开始委派工作。给职员一份,自己留下一份备查。

第五步委派工作。在委派工作之前,需要把为什么选他完成某项工作的原因讲清楚。关键是要强调积极的一面,同时,还要让下属知道他对完成工作任务所负的重要责任,让他知道完成工作任务对他目前和今后在组织中的地位会有直接影响。

第六步检查下属的工作进展情况。检查太勤会浪费时间;对委派出去的工作不闻不问,也会导致祸患。

第七步检查和评价委派工作系统。当委派出去的工作完成以后,你要在适当的时候对自己的委派工作系统进行评价,以求改进。

学无止境

这是美国东部一所规模很大的大学毕业考试的最后一天。在一座教学楼前的阶梯上,有一群机械系大四学生挤在一起,正在讨论几分钟后就要开始的考试。他们的脸上显示出很有信心,这是最后一场考试,接着就是毕业典礼和找工作了。

有几个说他们已经找到工作了。其他的人则在讨论他们想得到的工作。怀着对四年大学教育的肯定,他们觉得心理上早有准备,能征服外面的世界。

即将进行的考试他们知道只是轻而易举的事情。教授说他们可带需要的教科书、参考书和笔记,只要求考试时他们不能彼此交头接耳。

他们喜气洋洋地鱼贯走进教室。教授把考卷发下去,学生都眉开眼笑,因为学生们注意到只有五个论述题。

三个小时过去了,教授开始收集考卷。学生们似乎不再有信心,他们脸上有可怕的表情。没有一个人说话,教授手里拿着考卷,面对着全班同学。教授端详着面前学生们担忧的脸,问道:“有几个人把五个问题全答完了?”

没有人举手。

“有几个答完了四个?”

仍旧没有人举手。

“三个?两个?”

学生们在座位上不安起来。

“那么一个呢?一定有人做完了一个吧?”

全班学生仍保持沉默。

教授放下手中的考卷说:“这正是我预期的。我只是要加深你们的印象,即使你们己完成四年工程教育,但仍旧有许多有关工程的问题你们不知道。这些你们不能回答的问题,在日常操作中是非常普遍的。”

于是教授带着微笑说下去:“这个科目你们都会及格。但要记住,虽然你们是大学毕业生,你们的教育才开始。”

时间消逝,这位教授的名字已经模糊,但他的训诫却不会模糊。

授人以鱼不若授之以渔,学多少现成的知识也不如培养出自我学习的能力与方法。现代教育早已是终身教育的概念,活到老学到老已是每人必要的思想准备。

不做盲从的毛毛虫

在非洲和地中海一带,有一种被昆虫学家称之为行列蛾类的昆虫,这种蛾倒没什么特别之处,它们的幼虫毛毛虫却引起昆虫学家的注意。

这些毛毛虫从卵孵化出来之后,就成百地集结在一起生活。在外出觅食时,通常是一只队长带头,其它的毛毛虫头顶着前一只伙伴的屁股,一只贴着一只排成一列或两列前进,这队伍的最高纪录是600只。为预防自己不小心走岔路跟丢了,它们还一面爬一面吐丝。等到吃饱了叶子,它们又排好队原路返回。

法国昆虫学家法布尔曾经仔细研究过这些毛毛虫。先是把队长拿走,但后边的一只迅速补上,继续前行。又把它们的丝路切断,虽然会暂时把它们分开,但后边的那队会到处闻,到处找,只要追上前边,马上就会合二为一。

法布尔所做的实验中,最有意思的是计诱毛毛虫走上一个花盆的边缘。毛毛虫一走上去就沿着边缘前进,一面走一面吐丝。令法布尔惊讶的是,这群倔头毛毛虫当天在花盆边缘一直走到精疲力尽才停下来,其间曾经稍作休息,但是没吃也没喝,连续走了十多个小时。

第二天,守纪律的毛毛虫队列丝毫不乱,依然在花盆边缘上转圈,没头没脑地跟着前边的走。第三天、第四天……,一直走了一个星期,看得法布尔都不忍心了。终于到了第八天,有一只毛毛虫掉了下来,意外地突破困境,这一群毛毛虫才重返家园。

行列毛毛虫的排队行为,当然有一定的功用。但固执、愚昧至此,除了用“盲从”以外可能再找不到更好的词来形容它们了。

有人说,如果把这些毛毛虫首尾相连,它们就会活活饿死。我们要学会模仿,要循着前人的经验,这样最保险最安全,但是不能事事如此。因为世界是变化的,没有重复的条件,对新问题也固执守旧就不可能真正把事情做到位。

学会比较才会不断进步

以人为镜,从比较中认识自我。我们每个人按照想象中的自我生活着,当出现偏差的时候,我们会自动调整自己的行为。

同样在以我们的方式做事情的时候,我们要通过比较来认识事物的发展与我们的期望之间的距离。

比较可以发现优势,也可以发现不足。比较能够使人清醒,使人自信。有了经常的比较,才能有不断的进步。

我们可以通过以下几点来做到:

明确比较的目的,是为了获取什么经验,还是控制什么等等。

确立比较的对象,比如说我要做一个小模型,可以比较进度、成本、美观程度等等。

确立比较的标准,如什么才是合格的要求。

实施措施,有可能是改进,调整,或是控制。

做事要有策略

做事要有策略,比如做事情的时候要善于控制好自己的情绪,否则易冲动就会干下令我们终生后悔的事情;再比如有的时候我们做事情就要善于审时度势,三思而后行,否则就会因坐失良机而丢掉大好局面等等。

不要在冲动之下做事情

很多时候,我们情绪低沉,意兴阑珊,却并没有由此而推迟去做重要决策。多年以后,当我们返回头时,方知这些决策给我们造成多大的伤害。

一位美丽的姑娘与一位才华出众的意中人共坠爱河,家里人却极为反对,认为门不当户不对,小伙子家太穷了。姑娘极力坚持,却不料此时意中人意外地离去。姑娘遭受重大打击后,万念俱灰,便随意地听从父母的安排,嫁给一位自己并不爱的阔少爷。岁月流逝,姑娘发现:她从一种伤痛中走入另一种更深的痛苦。

这是痛苦消沉时的决策。还有赌气时的冲动决策:你说不行,我偏要如何如何。还有得意忘形时的盲目决策:“大跃进”,“跑步进入共产主义”。还有悲观失望时的无奈决策:算了吧,散伙吧,我们肯定没希望了。还有被挑衅激怒后的报复决策:我就不信我斗不过你,我治不了你,哼!

每临大事有静气,是能够做成大事者的基本素质之一,越是重大的决策,越是要心平气和,头脑冷静,周密地分析各种信息,判断各方局势,做出认真负责、科学的决策。

而当一个人情绪波动比较大或压力比较大时,仍然能做到冷静理智是一件很困难的事,这时候也是最危险的时候,因为我们可能丧失了清晰的分析判断能力,最容易做出糟糕透顶的决策。而且,这种时候,人心底还会有一种尽快摆脱这种境地的渴望:我不想在这儿呆下去了,随便哪条路,只要能走开就行。或者是我气得受不了,先把气出了再说。

在各种情绪冲动下,我们极易干出后悔终生的傻事来。所以,在情绪不好的时候,首先想到的是平静,控制住自己的情绪,而不是匆忙决策。

我们做事情时要和多种因素进行协调,也包括自己的情绪。

不要以不同的标准看人看己

晚饭后,母亲和女儿一块儿洗碗盘,父亲和儿子在客厅看电视。

突然,厨房里传来打破盘子的响声,然后一片沉寂。

儿子望着他父亲,说道:“一定是妈妈打破的。”

“你怎么知道?”

“她没有骂人。”

(注:我们习惯以不同的标准来看人看己,以致往往是责人以严,待己以宽。)

人都是有私心的,就像小孩子会把妈妈口中的蛋糕抢过来吃一样。由于私心,大家会习惯站在自己的利益角度来看问题,看待人。对同样的一件事,我们会放松对自己的要求而严格对别人要求,严于律己是很难在事事都做到的。然而我们也只有克服了自己各种各样的懒散作风才能真正做事公正,不偏不倚。

当我们真的得到理由去责备别人的时候,我们要想想自己有没有犯这样的错误,或者会不会犯这样的错误,想好了再责备别人也不迟。这样作为领导,会得到下属的尊敬,作为同事,会得到同事的友情,因为你不是站在自己的发泄的角度,抓住别人的把柄不放了。而是以一种宽容的态度去提醒别人,开导别人,因为谁也不希望把事情弄坏。

该低头时就低头

被称为美国人之父的富兰克林,年轻时曾去拜访一位德高望重的老前辈。那时他年轻气盛,挺胸抬头迈着大步,一进门,他的头就狠狠地撞在门框上,疼得他一边不住地用手揉搓,一边看着比他的身子矮去一大截的门。出来迎接他的前辈看到他这副样子,笑笑说:“很痛吧可是,这将是你今天访问我的最大收获。一个人要想平安无事地活在世上,就必须时刻记住:该低头时就低头。这也是我要教你的事情。”

富兰克林把这次拜访得到的教导看成是一生最大的收获,并把它列为一生的生活准则之一。富兰克林从这一准则中受益终生,后来,他功勋卓越,成为一代伟人,他在他的一次谈话中说:“这一启发帮了我的大忙。”

做人不可无骨气,但做事不可总是仰着高贵的头。

做事的时候最怕失去自我

有意识地牺牲自己而帮助别人的人是一个高尚的人,但许多人却在无意识不自觉地牺牲自己而迎合别人,这些人是失去自我的人。

你是否因为别人表露出一种不以为然的态度就改变自己的立场?你是否因为别人不同意你的意见而感到消沉、忧虑?你是否在饭馆吃饭时,饭菜的口味并不令你满意,而你不敢提出意见,或者退回去,因为这样你怕服务员会不高兴?你是否处心积虑寻求别人的赞许,渴望得到别人的赏识,未能如愿时就情绪低落?曾有位年轻朋友这样向我诉说他的苦恼:

每当听到同事吆喝下班后一块去吃饭、喝酒、唱歌时,他便陷入进退两难的境地中。按个人意愿,他一点也不想去,只希望回家好好休息,看书,听听音乐,静静地享受独处省思的乐趣。但是他知道若是把这些想法讲出来作为婉拒的理由,会被同事取笑而成为笑柄。于是他压下了自己的意愿,顺从同事的模式,在喧闹、放荡、嬉笑中,度过一个又一个吃喝玩乐的夜晚。他越来越不快乐,越来越痛恨自己,想改变这种令他厌恶的上班式无味之友谊,想大声向同事们说“不”,可又总提不起勇气。他甚至觉得自己就像头被人牵来牵去的猪。

还有一位书生气很浓的朋友下海经商。朋友们都说他不是一块经商的料:不抽烟、不喝酒、不会拉关系,不会与人讨价还价等等,好像商人应具备的资质他全没有。但让大家跌破眼镜的是:他的公司在经过了一段艰难的沉寂之后,竟然生意兴隆,财源广进。他说:我只做好了最基本的几点,以诚待人,守诺守信,保证质量,客户们刚开始有些不习惯,现在都挺喜欢同我打交道的,省心省力还踏实。

有些约定俗成的东西或大家都习惯的做法未必是完全正确的,也未必适合于你,只要你认为自己是对的,坚持一下又何妨?

一旦寻求别人的认同、赏识和赞赏成为你的一种需要,并久而久之形成一种潜意识的习惯,要想做到保持自我并逐渐进步就很困难了。如果你非要得到别人的夸奖不可,并常常向他人做出这种表示,那就没有人愿意坦诚相见了。有些人虽然会奉献出他们的赞美之辞,但其内心未必对你有什么好感。同样,你更容易无法明确地阐述自己在生活中的想法,你会为了迎合他人的观点与喜好而放弃你的观点,甚至牺牲自己的价值。

万事万物皆可为我所用

《庄子》讲过这样一个寓言:宋国的一家人,有一祖传秘方,冬天时涂在手上不生冻疮,皮肤不会皲裂。这家人靠这个秘方世世代代卖药为生。有人路经这里,听说这家人有此秘方,提出用100两金子来买他们的秘方。客人买到手后,就去南方游说吴王。吴越地处海疆,主要靠海军守卫国土。他游说吴王成功,做了吴国的海军司令,替吴国练兵。到了冬天,吴越两国发生了海战,吴国的水兵涂了他的不皲之药,不怕冷,不生冻疮,结果打败了越国,此人因此立了大功,被赐地封侯。同样一件东西,用法不同,效果就会有天壤之别,差别不在于东西本身,根本的原因在于“善不善假于它”。

中国古代有个“凿壁偷光”的典故,说的是汉代匡衡的故事。匡衡少时家贫却勤勉好学,他白天要干活赚钱糊口,晚上才能有时间学习,可他又买不起蜡烛。富有的邻居不肯“照顾”,他便在墙壁上凿了一个小洞,那样邻居家的灯光就可以透过来,匡衡也就可以读书学习了。这个典故虽然是说一个人在困厄时的勤奋努力,但同时也从另一个角度给予我们一个重要的启示和思维倾向,那就是“善假于物”地来解决问题,走出困境,求得快速发展和进步。

不要有“修补”心理

很多人对自己使用的东西都有一种修补心理。我们生活中做每件事情,都应该有一个大局的眼光,但是有时候我们常常被眼前的蝇头小利所迷惑,产生了这种极不科学的修补心理。

某家报纸曾经刊登过这样一个事例:一个香港的老板来大陆投资,机器设备都是从国外进口的最好的,生产效率极高。但是有一天突然这个地方发了洪水,虽然经过奋力抢救使大部分机器脱离了险情,但是还是有一台设备没有抢救出来。洪水退了,为了尽快恢复生产,香港老板就在当地市场上尽快采购了一台中国大陆制造的机器来充当重任。

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