其次，科技档案工作的服务性表现为它是一项保障性的工作。科技档案工作是通过对科技文件的形成、积累、整理和归档工作的检查和协助，通过对科技档案的科学管理和开发利用，来参与企事业单位的科技管理工作的。所有这些都属于技术保障性的服务工作，通过各种形式的技术保障和技术服务来实现科技管理的目的，寓管理于服务之中。
因此，科技档案工作的服务性是对科技档案工作内容、方式和目的的本质概括。
5.2.4科技档案工作的机要性
机要性是所有档案工作特点的反映。科技档案是科技生产活动的真实记录，客观地记录了相关科技生产活动的过程与成果，是再现原有科技生产活动的依据。随着社会信息化程度的日益提高，信息逐步成为一种重要的战略资源，如果失去对信息资源的控制和支配，国家、单位、个人的利益将受到威胁。科技档案中有的内容涉及到国家、企事业单位、个人的利益，有的甚至直接影响到国家安全。对于这部分科技档案，应妥善保管，有效控制，合理利用。在我国加入WTO的宏观背景下，科技档案工作的机要性，既是保护国家和人民利益的要求，又是保护科技档案所有者知识产权的反映。
5.3科技档案工作的基本原则
我国科技档案工作的基本原则，是随着档案工作基本原则的确立而逐步完善的。1956年，国务院在《关于加强国家档案工作的决定》中明确了档案工作实行“集中统一管理国家档案，维护档案的完整与安全，便于国家各项工作的利用”的基本原则。根据科技档案的特点，在1980年国务院批准的《科学技术档案工作条例》中，对科技档案工作的基本原则做了进一步的阐述：“按照集中统一管理的基本原则，建立、健全科技档案工作，达到完整、准确、系统、安全和有效利用的要求。”1987年颁布的《中华人民共和国档案法》规定：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。”多年的实践证明，我国科技档案工作的基本原则不仅符合《中华人民共和国档案法》的规定，也符合科技档案工作的自身规律，对科技档案工作具有重要的指导作用。这一原则是由以下三个方面的内容组成的。
5.3.1科技档案要实行集中统一管理
集中统一管理是科技档案工作基本原则的核心，它规定了科技档案工作的组织原则和管理方式。
I.科技档案实行集中统一管理的内容
（1）国家必须对科技档案进行控制。这种控制不仅表现在那些国有科技档案上，还表现在非国有科技档案上，即对于个人和集体所有的、对国家或社会具有保存价值的或者应当保密的科技档案，如果其所有者保管不善，应由档案行政管理部门代管，或向国家档案部门寄存或出售，这充分考虑了我国的目前科技档案工作的实际状况。
（2）科技档案工作按专业分级实行统一管理。这是指除了档案行政管理部门分级加强对科技档案工作的监督、指导和检查外，各级专业主管机关也要加强对所属企事业单位和本专业系统科技档案工作的领导和指导；在企事业单位内部，由科技档案部门对本单位的科技档案实行集中统一管理；重要的、需要长久保存的科技档案，需按有关规定集中在科技专业档案馆保存。
（3）科技档案工作要遵循统一的标准规范。即由国家档案行政管理部门和专业主管机关制定科技档案管理的标准规范，各级科技档案机构均应以此为依据，制定本单位的科技档案标准规范，以保证科技档案管理标准规范的统一。
2.科技档案实行集中统一管理的必要性
（1）集中统一管理科技档案，是社会化生产和专业分工的要求。大工业生产和社会化的科研工作，使生产设备、实验手段日趋精密和复杂，使科技生产活动的连续性和综合性不断加强。科技生产的个体劳动方式，已经为集体劳动、合作研究所取代，组织管理的专业分工与协作明显地发展起来。过去那种依靠口传身授、传帮带的小生产方式，已经不能适应社会发展的需要，科技档案管理便逐渐从科技生产个人或部门的分散管理，走向科技档案工作者和科技档案部门的集中统一管理。这是科技生产活动发展的产物，也是社会分工协作的产物，适应了现代化科技生产方式的变革。
（2）集中统一管理科技档案，是社会主义市场经济的反映。档案实行集中统一管理，是社会发展的必然要求。早在1794年法国就曾在档案法规中作出过明确的规定，但由于其基本矛盾的存在，档案集中统一管理的程度必然受到很大的影响。我国推行社会主义市场经济体制，生产资料以国家控制为主，科技档案作为重要的科技资源，是生产资料配置的对象，国家必然要对科技档案实行集中统一的管理和妥善、安全的保管，以便充分发挥其作用。
（3）集中统一管理科技档案，是科技档案工作发展的需要。随着科技档案工作的进一步发展，我们不仅要为科技档案提供良好的保护条件，而且要建立健全科技档案管理制度，实施科学的管理方法。所有这些，都必须以科技档案的集中统一管理为前提。首先，将科技档案集中保管在基层科技档案机构，对保护科技档案的安全、避免或减少对科技档案的损害，以及保守国家机密、保护知识产权，都是十分有益的。其次，将重要的、需要长久保存的科技档案集中保管在科技专业档案馆，就形成了不同专业、不同规模、不同层次的科技档案储备中心和交流中心，成为国家与专业系统科技资源的保管基地，这对扩大科技档案工作的服务面，充分开发科技档案信息资源也是十分有益的。再次，有助于加快科技档案工作信息化、数字化、网络化（简称“三化”）的步伐。科技档案工作的“三化”是以科技档案信息资源的互联互通及共享为目的的，离开了集中统一的管理，尤其是统一的标准规范，“三化”显然是难以想象的。
3.科技档案集中统一管理的特点“集中统一管理”是档案工作的基本原则，要使这一原则在科技档案工作中落到实处，就必须紧密结合科技档案工作的实际，特别注意科技档案与其它档案在集中统一管理原则实施时的不同之处。
（1）科技档案按专业实行集中统一管理。科技档案是科技生产活动的伴生物。科技生产活动的专业性，决定了科技档案的专业性，也决定了科技档案工作的专业性。不同专业领域或不同学科形成的科技档案，在科技文件的形成、科技档案的内容构成及其保管、利用等方面都存在着各自不同的特点，只有根据各专业或行业科技档案的特点，总结管理经验，制定管理要求和标准，才能实现对科技档案的科学管理。
（2）科技档案工作纳入本单位的科技管理系统。科技档案与本单位的科技生产活动的关系十分密切。为了加强科技档案的管理，充分发挥科技档案在科技生产活动中的作用，应从管理系统上理顺关系。将科技档案机构纳入统一的科技管理系统，将科技档案工作置于企事业单位科研、生产负责人或总工程师的直接领导之下，将科技档案管理列为科技管理的重要内容，这是实行集中统一管理的重要保证。
（3）必须凸显科技档案法规与标准的作用。社会主义市场经济是法制经济，企业是市场经济的主体。现代企业制度实行政企分开、自主经营，企业行为受法律和行政法规的约束。因此，必须依靠档案法规和科技法规的约束力，借助于科技档案标准的推行，努力保证现代企业中科技档案工作的健康发展。
5.3.2科技档案要达到完整、准确、系统与安全的要求
为了充分发挥科技档案的作用，在科技档案工作的基本原则中明确科技档案的质量要求和管理要求是十分必要的。
完整，是指科技档案必须种类齐全、内容成套。具体要求有三：一是就一个项目形成的科技档案而言，应该包括该项目全过程中形成的所有具有保存价值的科技文件，符合成套性的要求，不能缺张少页；二是就某一种类的科技档案而言，每一项目的科技档案都应收集好、保管好，不能“漏项”；三是就一定的库藏范围而言，科技档案的种类与其形成单位的科技生产活动范围应该一致，种类不能残缺。
准确，是指科技档案必须是真实的历史记录，并且在内容上与它所反映的科技对象相一致。首先，科技档案应该是科技生产活动形成的真实的历史记录，保证如实地记录和反映科技对象的历史面貌；其次，要求科技档案能够动态地反映科技文件形成后以及科技文件归档后科技对象的发展变化情况，使科技档案能为现实使用和历史研究提供可靠的依据和凭证。
系统，是指要保持科技档案之间的有机联系，不得人为地肢解或组合，实现库藏科技档案的有序化。
安全，包括科技档案实体的安全和科技档案信息的安全两个方面。科技档案实体安全要求改善科技档案保管条件，强化科技档案保护措施，延长科技档案寿命；科技档案信息安全要求保守科技秘密，保护知识产权，严防失密、泄密。
维护科技档案的完整、准确、系统、安全，是对科技档案工作提出的基本要求。它符合科技档案的形成规律和特点，反映了科技生产活动的客观需要，是对科技档案工作经验的总结，对科技档案工作具有重要的指导意义。
5.3.3实现科技档案的有效利用
这是指要大力开发科技档案资源，充分发挥科技档案的作用，及时、准确地提供科技档案为当前的国民经济建设服务，为发展我国的科学技术事业以及为党和国家各项工作的长远需要服务。
实现科技档案的有效利用，是科技档案工作根本目的与科技档案工作服务性的直接体现。能否实现科技档案的有效利用，能否充分地发挥科技档案的作用，已成为衡量和检验科技档案工作的首要标准。
科技档案工作基本原则所包括的上述三方面内容，是相互联系的一个有机整体。科技档案实行集中统一管理，才能够达到完整、准确、系统与安全的要求，其最终目的又都是为了有效地利用。反过来，有效的利用，有助于促进科技人员做好科技文件的形成、积累、整理和归档工作，更好地实现科技档案的集中统一管理和达到完整、准确、系统与安全的要求。其中“要实现科技档案的有效利用”是科技档案工作基本原则的根本目的，而“科技档案要实行集中统一管理”和“科技档案要达到完整、准确、系统与安全的要求”则是实现根本目的的手段。
