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第21章 公关必懂的礼仪学:礼尚往来,交际之路才越走越宽(2)

规范的站姿是,头部保持正直,双眼平视前方,表明自然放松;两肩要平且放松,手臂自然下垂放于体侧;挺胸、收腹、立腰、夹臀;两腿夹紧,脚跟并拢,脚尖外展45~60度。

在站立时要注意身体挺拔,肌肉应形成三种对抗力量:即髋部向上提,脚趾抓地;腹肌、臀肌保持一定的肌紧张,前后形成夹力;头顶上悬,肩向下沉。这三种肌肉力量相互制约,才能保持标准的站姿。如果没有悬顶感,人就沉下来了,缺乏力度;如果没有前后的夹力,腰就会松下来,出现挺腹或撅臀的现象;如果没有髋部和脚的对抗力,膝部就容易弯曲。因此,站立时要注意保持身体的这三种对抗力,缺一不可。

常用的站姿一般是,在标准站姿的基础上,右手搭在左手上贴于腹部或臀部。在标准站姿的基础上,两腿分开且不超过自己的肩宽,右手搭在左手上贴于腹部或臀部。在标准站姿的基础上,两脚成丁字步站立,右手搭在左手上贴于腹部或臀部。

走姿

走姿属于动态美。人的走姿千姿百态,没有一成不变的固定模式,每个人都有表现自己个性的步态。有的人步伐矫健,动作敏捷,给人以健壮、活泼、精神抖擞之感;有的人步履轻盈,体态端庄,使人感到斯文、优美而庄重。美的步态,能够折射出一个人的良好个性和精神状态,反映出一种积极向上的情感。

规范的走姿是,在保持标准站姿的基础上,重心略微前倾,两臂自然前后摆动。摆动时以肩关节为轴,上臂带动前臂,双臂向前、向后自然摆动,摆幅以30~35度为宜,肘关节略弯曲,前摆不要向上甩动。

两只脚的内侧落地时,正确的行走线迹是一条直线。步频步幅要适中。一般来说,男士的步频为每分钟108~110步,女士的步频为每分钟118~120步,男士步幅为40厘米左右,女士则为30厘米左右,不宜太大。

行走时,走姿必须用双胯向上提的力量带动双脚,这样方显得轻快敏捷。如果以腿部为主动,尤其是以小腿为主动,便有身体下沉、步履蹒跚之感。

走路时不要大甩手,扭腰摆臀,左顾右盼,或歪肩晃膀,或弯腰驼背。切忌走成内八字或外八字。双腿不要过于弯曲,不要上下颤动或脚蹭地面。停步、拐弯、上下楼梯时应从容不迫,控制自如。

坐姿

坐是身姿体态的重要内容,它作为一种姿态,同样有美与丑、优雅与粗俗之分。端庄优美的坐姿,会给人以文雅、稳重、自然大方的美感。

规范的坐姿是,入座时,走到座位前,转身后轻稳地坐下。两腿并拢,两脚靠紧,大小腿折叠约90度,两手放于大腿上。坐在椅子上,上体应自然挺直,背部成一平面,身体重心垂直向下。起立时,右脚向后收半步,然后站起。

入座时,注意动作要轻盈舒缓,从容自如,落座的声音要轻,不要猛地蹲坐,也不要忽地坐下,以免给人一种缺乏教养或赌气的感觉。

落座时要保持上身平直,不要耷拉肩膀,含胸驼背,给人以萎靡不振的印象。半躺半坐跷二郎腿,给人以放肆、无修养的感觉。当然也不应该像立正那样过于紧张、僵硬。两手要交叉放在胸前或摊开放在桌上。摆弄手指,将手里的东西不停地晃动,把手中的茶杯转来转去,一会儿拉拉衣服,一会儿整整头发,抠鼻子抓耳朵,都会破坏坐姿。

坐姿除了对上体与手有要求外,腿的摆法也不可忽视。不要把脚搭在椅子或沙发扶手上,架在茶几上,也不要两腿笔直向前伸,两膝分得太开等。

入座时,注意不要把椅子坐满,但也不应坐在边沿上,以坐满椅子的三分之一为宜。女士入座时,若穿裙装,应用手将裙子下摆稍稍收拢一下,不要坐定后再起来整理衣服。总之,坐姿要求端庄大方、舒适自然。

此外,还有些其他举止礼仪需要我们加以注意。

乘坐小轿车或出租车时,后排右座为首,左座次之,中座再次之,司机旁边的座位为末座。如果由主人亲自驾车,司机旁边的座位则为首座。

乘电梯时,如看到有人赶来时,要用手挡住电梯门,防止它关上。而且,还要遵守全世界电梯中都有的规矩——不准吸烟。乘自动扶梯的规矩是左边上下,右边站立,空出左边让有急事的人赶路,绝不可双双对对挡路。

握手是大多数国家相互见面和离别时最常见的礼节。西方人通常是在经人介绍与别人相识时才握手。若相识的对方是妇女、年长者、职位高者,则应尊重对方意愿,不主动伸手。宾主之间,主人有向客人先伸手的义务。在机场或宾馆接待外宾时,不管对方是男是女,主人都应先伸手。握手要有适当的力度,太轻会使人感到冷淡,太重会使人觉得粗鲁。男士与女士握手可轻些,不要握满全手,只握其手指部位即可。握手时,男士应脱去手套,女士除遇地位高的人外,一般不用脱手套。握手时切忌站在门口,一脚门里,一脚门外。多人同时握手时注意不要交叉,可等别人握完再伸手。

一举一动无小事,越是细枝末节,越能体现一个人的修养,多学点社交礼仪,让自己举止更得体,更受社交圈人士的欢迎。

邀请对方的礼仪与禁忌

在一般情况下,邀请有正式与非正式之分。正式的邀请,既要讲究礼仪,又要设法使被邀请者备忘,因此,它多采用书面的形式;非正式的邀请,通常是以口头形式来表现的,相对而言,它要显得随便些。

正式的邀请有请柬邀请、书信邀请、传真邀请、电报邀请、便条邀请等具体形式,它适用于正式的交往中。

正式邀请

在正式邀请的诸形式中,档次最高、也最为各界人士所常用的当属请柬邀请。请柬又称请帖,它一般由正文、封套两部分组成。无论是购买印刷好的成品,还是自行制作,在格式与行文上都应遵守成规。请柬的形状、样式不同,大小也不等,邀请者可根据请柬的内容自行设计。

封面通常讲究采用红色,并标有“请柬”两字。请柬内侧,可以是红色,也可以是其他颜色,但不可用黄色与黑色。在请柬上亲笔书写正文时,应采用钢笔或毛笔,并选用黑色或蓝色的墨水或墨汁。红色、紫色、绿色、黄色以及其他颜色鲜艳的墨水,最好不要使用。

在请柬的行文里,通常必须包括活动形式、活动内容、活动时间、活动地点、活动要求、联络方式以及邀请人等项内容。中文请柬行文不用标点符号,所提到的人名、单位、节日名称等都应用全称。

请柬信封上被邀请人的姓名、职务要书写准确。所举办活动如对服装有要求,应注明是正式服装还是便服。如已排好座次,应在请柬信封下角注明。

请柬一般提前l~2周发出,以便被邀请人及早安排。已经口头约好的活动,补送请柬时,要在请柬的右上方或下方写上备忘字样。需要安排座位的活动,请柬上一般写上“请答复”的字样;如果只需要不出席者答复,则可写上“因故不能出席者请答复”。

关于请柬,这里边也是大有学问的,下面来说说请柬的格式和内容该如何安排。

请柬,俗称请帖,是专为邀请客人而发的书面通知,是一种简易明了的书信。是为了表示对客人的礼貌、尊敬而使用的一种帖式。

现在的请柬,用硬质的卡片纸制作,分封面、内文两部分。

封面格式

邀请是约请亲友、同事或有关单位、个人前来参加本人或本单位某个礼仪活动或进行会面的商定性通知。

邀请的目的是多种多样的,可以是请人协助,可以是参与某项礼仪活动,可以是商议合作,可以是研讨问题,可以是洽谈生意,也可以是礼貌性的会见、拜访、回访等。

邀请比约会更具礼节性质。一个人或一个单位,要举行某项礼仪活动,应当考虑得更周到、全面。只要是有些关系的,应当尽量邀请到,即使明知对方不能前来,也可以邀请,因为邀请具有礼节意义,用邀请书通知一下对方,也会知道你在举行什么活动,使对方感到你对他的礼貌和尊重,有利于关系的进一步发展。

正中间用大字醒目地写上请柬或请帖二字。字体可用毛笔手写,也可用美术字书写。有的在上端用小字写上活动内容,如XXX纪念会,联欢晚会,生日晚会等。

内文格式

第一行顶格写被邀请人的姓名和称谓,也可以不写。

中间空两格写活动内容、时间、地点等。

结尾写祝颂语或祈求语。

最后署邀请单位名称或个人的姓名和发出请柬的时间。

请柬的要求

请柬既然是一种对客人表示礼貌的帖式,所以在制作时,应尽量精致,以表现出郑重的态度,一般要求是:封面注重款式设计,要美观、大方,使客人收到后感到亲切、快乐。

内文的文字,既要准确、简明,又要措辞文雅,感情浓重,语言谦逊、真挚。如果使用文言,一定要弄懂原意。

送请柬不要过早或过晚,免得对方忘记或措手不及。

如果是请人观看演出,应将入场券附上。

非正式邀请

非正式邀请也称作口头邀请,有当面邀请、托人邀请以及打电话邀请等不同形式。它多适用于非正式的接触之中。

口头邀请的方式比较自然,常用于相互比较熟悉的亲朋好友。邀请可以在休息时间或平时的晚上到被邀请者家中亲自邀请,以示郑重。也可打电话邀请,这种方式比较灵活,既可节省时间,又可马上知道对方的意见。

非正式邀请也要说明邀请的时间、地点和活动,真诚表示邀请对方参加。

至于说到邀请对方的禁忌,有两点是需要注意的:

第一,切忌不够真诚,要坦白地告诉对方邀请他来的主要内容,是商务活动,还是小规模的私人聚会。如果是商务邀请,那么一定不要在电话中沟通。此外,不要提到销售、不要提到会议,也不要犹豫不决,要简短明了,告诉对方,邀请主要是为了获得见面的机会。

第二,如果是同时邀请多人,那就要注意,看邀请的对象是否相识,如果相识,就要分开邀请,以免让他们相处而影响心情。而且,邀请的对象不要太多,以免照顾不过来。

了解了这些有关邀请的礼仪和禁忌,就不必再为不知道组织商务会议和家庭聚会发愁了,礼仪上无可挑剔,再加上真诚的邀请,对方还会不欣然参加吗?

接打电话,你一定要从头“礼”到尾

说起接打电话,大家会觉得人人都会,可就是这件被大家认为很容易的小事,如果处理不好,不但能看出个人的“教养”水准,甚至还会有损你所在单位的整体形象。因此,接打电话讲究文明礼仪是我们每个人都应该努力做到的。

先来说说接电话应该注意的事项吧,来看看下面几点,你是不是都了解并且在“贯彻”这些原则呢?

“铃声不过三 ”原则。

在电话铃声响起后,如果立即拿起,会让对方觉得唐突;但若在响铃超过三声以后再接听,则是缺乏效率的表现,势必给来电者留下公司管理不善、不专业的第一印象,同时也会让对方不耐烦,变得焦急。如果因为客观原因,如电话机不在身边或一时走不开,不能及时接听,就应该在拿起话筒后先向对方表示自己的歉意并做出适当的解释,如“很抱歉,让你久等了”等。

如果是在家里接听电话,尽管没有必要像在单位里那样及时,但尽快去接听也是对对方的尊重,是一个人的基本礼貌。如果铃响五声以上才去接听,也应向对方表示歉意。老朋友之间尽管没有必要做出郑重其事的道歉,但向对方解释一下延误的原因也是必要的。

规范的问候语。

在工作场合接听电话时,首先应问候,然后自报家门。对外接待应报出单位名称,若接内线电话应报出部门名称。

比如:“您好,××公司”或“你好,销售部办公室,我是××。”

自报家门是让对方知道有没有打错电话,万一打错电话就可以少费口舌。规范的电话体现的不仅是对对方的尊重,而且也反映出本单位的高效率和严管理。

在家里接电话可以有很多选择,规范一点的可以用:“喂,你好。”问候对方。当然,在家里接听电话与在工作单位接听电话有所不同。在家里,关键是要让对方感到亲切友好,而这种亲切友好主要是通过接听电话的人的语调、语气来体现的,过于规范化的电话反而会让人感觉到“公事公办”的冷淡。

要找的人不在或不能接听电话时的处理。这里,特别要注意的是,在询问对方姓名前,先告知他要找的人不在。

学会记录并引用对方的名字。

在办公室工作的人员,应该有意识地训练自己的听辨能力。假如对方是老顾客,经常打电话来,一开口就能听出他或她的声音,那么可以用合适的称谓问好:“您好,王经理。”这样一来,会给对方留下特别受到重视的感觉,增强对方对你的好感。

接到错误的电话也应该礼貌应对。

接到错打的电话,人们很容易忽略了礼貌问题,甚至很粗鲁,这是因为人们认为错打的电话与自己没有关系。但事实上,并非错打的电话都必定与自己没有关系,有时,对方也恰恰是与自己有重要关系的人。因此,接听电话时,最好每一个电话都讲究礼貌,保持良好的接听态度。

应在对方挂电话后再挂电话。

当对方向你说“再见”时,别忘了你也应该说“再见”,并等对方挂了以后再挂电话,最好不要一听到对方说“再见”就马上挂电话,尤其不能在对方一讲完话,还没来得及说“再见”时就把电话挂了。挂电话时,应小心轻放,别让对方听到很响的搁机声。

了解了接电话的礼仪,我们再来看看打电话需要注意哪些方面。

确定合适的时间。

当需要打电话时,首先应确定此刻打电话给对方是否合适,也就是说,要考虑此刻对方是否方便听电话。应该选择对方方便的时间打电话,尽量避开在对方忙碌或是休息的时间打电话。一般说来,有几点应该注意:

避开对方的吃饭和休息时间。总的来说,早晨8点以前,晚上10点以后,给对方家里打电话是不合适的,除非有紧急的事。当然,当对方有可能非常忙碌的时候打电话去,也是不合适的。比如,在对方准备出门上班前几分钟打电话,可能会使对方迟到。而且工作上的事情,也尽量不要打电话到家里。

如果是打电话到工作单位,最好不要在星期一一大早打过去,因为,经过一个周末,对方要处理的公务也许会很多。

开头很重要。

无论是正式的电话业务,还是一般交往中的不太正式的通话,自报家门都是必需的,这是对对方的尊重。即使是你熟悉的人,也应该主动报出自己的姓名,因为接电话的一方往往不容易通过声音准确无误地确定打电话人的身份。另外,自报家门还包含着另外一层礼仪内涵,那就是,直接将你的身份告诉对方,那么,对方就有是否与你通话的选择权。或者说,有拒绝受话的自由。

而且,在打电话之前,确定打内线或打外线也是很重要的。具体的做法是:

打外线——不认识对方时,应该作详细的自我表现介绍,如:“你好,我是××,××公司销售部经理的秘书。”如果你认识对方,而且,你也有个好记性,对方一接听电话时马上就能确定听话人是谁,那么不妨直接说出这个人的名字或正确的称呼。这样,会使对方感到被重视的荣幸。比如,可以这么说:“王经理,您好,我是××,××公司销售部经理的秘书。”

打内线——可以有几种方式,如:“我是××,王经理的秘书”;“我是销售部的××”;“王先生,你好,我是××。”

通话尽量简单扼要。

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