任何企业的发展都离不开拥有良好公关能力的秘书，更何况现代的秘书不再是简单的打打字，接接电话，整整材料了，她必须经常增强自身的基本素质、拥有较强的业务能力、加强文化素质以及要注意的一些社交礼仪的禁忌。
建立良好的人脉网络
作为秘书，你的办事能力跟你人际平均值有着直接关系。俗话说“众人拾柴火焰高”，你是否有人脉，是否有宽广的人际关系网是衡量你能否找对人办对事的标准。你的人脉有多大，你办事的能力就会有多大，没有人脉的人，是绝对成不了大事的！
人际交往可以培养、锻炼你的能力。没有交际，你的很多能力就不会被开发出来。而最终被埋没。因此，你应该牢固树立“在交际中学习”，把交际当作是培养能力、学习技能的机会。
要在“交际中学习”还必须树立在“学习中交际”的态度。“人生有限，知识、经验无涯，不断地学习是取得能力的基础。”一个人只要不断向他人学习，他的能力便会更上一层楼。
总之在与他人相处中，你可以学到很多东西。这些东西是在书本上学不到的。只要你留心，交际中“处处皆学问”，因为不同的人会有不同的想法、不同的观念。
人脉圈作为一种资源，不仅能在你需要帮助时伸手扶你一把，而且在相互交往中能使你学到许多东西，从圈子中获得一种受益终身的“人生资源”。在与人交往中，我们可以学到以下三个方面的知识和经验。
（1）了解自己
一般人都爱犯一个毛病，就是自以为最了解自己。事实上，我们对自己的认识极为有限，几乎无法具体地描述自己的个性、能力、长处和短处。当你以为“这就是真正的自己”时，通常只看到“有意识的自我”和“行动的自我”，而这些都只是自我的一部分而已。
我们很难掌握自己，唯一的办法只有拿自己与周围的人比较，或者从与人的交往中逐渐看清楚别人眼中的自己，有时候必须在多次受到长辈的斥责和朋友的规劝之后，才能恍然大悟，真正达到自知之明。“以人为镜，可以明得失。”除非有别人作为镜子，否则你很难知道自己是什么样子。
（2）了解社会
我们习惯于从日常生活中了解这个社会，别人的生活经验、书报杂志和传播媒介也可以帮助我们了解社会。司‘是从生活体验中获得的社会知识毕竟太狭窄了，就如“井蛙窥天”一样，使我们难以做出准确的判断。报纸和其他传播媒体所提供的也只不过是一张“地图”，光靠这张地图，当然掌握不到活生生的现实。像这样经由较狭隘的个。人经验塑造出来的世界观，随着人脉资源的扩大，有可能慢慢得到修正。
我们都记得从学校刚毕业时，常常听到父母师长训勉我们：“外面的世界很现实的。”的确，外面的世界和我们理想中的世界是太不一样了。简单地说，只有与人交往才有可能掌握真正的现实社会。
（3）了解人生
我们的一生中无时不在受着他人的影响，这些人可能是父母亲友，也可能是自己的上司和同事。从他们身-上，我们不仅可以更全面地认识自己，更能了解整个社会，同时也因为他们的生活态度而认识人生是什么。
人脉圈是你的一面镜子。你可以在交际中审视自己，在交际中了解自己，在交际中了解自己的特长、亮点所在，从而为自己人生的成功打下伏笔。那么，他们是如何找到属于自己的人脉的呢？
（1）找到品质优良的人脉。
有一点是不可忽视的，那就是圈子里的口口相传！
但是如何实现口口相传呢？这就需要挑选合适的人脉！保证自己的人脉都是品质优良的。
这个道理很简单，如果你所接触的人脉品质优良，他就不会做出伤害你的事情，也不会给你介绍一些没有把握的工作。你信得过他，他也信得过你，你们之间的相处和交往才能是长远和互利的！而如果你的人脉品质恶劣，遇到一点事就将责任推到你身上，大家口口相传的就会是不利于你的一些东西，这对你只能造成负面的影响，而没有其他任何好的影响。
（2）保持对对方的责任心
在和对方相处的过程中，我们不能只要求别人有责任心，而自己没有责任心。比如如果我们和对方合作的项目是按时间计费的，那么我们不能因为蝇头小利而故意拖延时间，或者建议客户做不必要的开销。
一个长远而强硬的人脉关系网需要的是长期的合作，因此，保持对对方的责任心是非常重要的。比如在处理一些事情的时候应懂得从对方的角度去考虑问题。不要以为这些事情都是小事，这就是“润物细无声”的效应，时间久了，口碑自然就有了。
（3）坚持信任的原则
我们前面讲过，人脉的交往讲究“君子之交”，而不要奉行“小人之交”。这就需要彼此的信任，其实这也是建立深厚人脉的基础。
有一个广告公司，在已经接受一个客户的广告业务后发现，该客户为视力残障人士捐赠的产品中，有很多都即将到保质期了。于是广告公司要求换货，却遭到了拒绝。为此，该广告公司放弃了为对方做宣传的活动，同时也损失了前期已经垫付的部分资金。
广告公司虽然损失了资金，却没有损失信誉。他们的人脉资源开始越发广泛了！当其他的客户知道这件事情后，都意识到这是一个值得信任的广告公司，因为他们不会为了利益而出卖或损害他人的利益。
通过分析，我们可以发现，找到属于自己的人脉资源其实一点都不难。难的是如何把握好属于自己的人脉，如何让自己同时也成为对方的可贵人脉。虽然我们说人脉能变成财富，但是我们也不能将人脉财富化。所有将人脉看成生钱工具的人，最终都会被财富生吞，而不能有所建树。而懂得经营人脉的人必须是品质优良又有责任心的人，如此，才能真正地建立起自己的人脉，真正地拥有自己的财富！
学会倾听的艺术
有研究表明，同一件事情，如果一个人重复说到第三遍，就会感到厌烦和烦躁。领导也是如此，当他第一次交办一件任务时，他可能踌躇满志，心情愉快：当他第二次重复同一件事情时，他会感到自尊和自信受到影响，怀疑是否自己说错了；而当他第三次重复这一议题时，他就会失去耐心，也失去了对秘书的信心。
因此，要想进行有效的倾听，就要采用积极倾听的方法。
积极倾听是指倾听人必须时常对对方的和自己的价值判断提出质疑。尤其是要对自己的价值判断质疑，努力把自己放到说话者的位置上设身处地去为说话者考虑一下。
积极地倾听可以最大限度地调动说话者的积极性，同时能够更好地缩近说话者与倾听者之间的距离，从而为领导和秘书之间的融洽共处提供坚实的基础。
那么，怎样才能作到积极倾听呢？
1．要听说话者所说的全部意义，而不是断章取义
仅仅听出说话者在说些什么是不够的，积极的倾听要听出“弦外之音”来，包括说话的感情和语气对他所说的内容的润色你也应当毫无遗漏地一一听进去。
作为秘书，你应该总是努力去找出自己的领导想要什么、需要什么和渴望得到什么，与领导形成心灵上的共鸣。
比如说，你的领导王某，与你谈及他如何度过了一个愉快的假期，他给你绘声绘色地描述细节，告诉你他去了些什么地方、又都干了些什么。这时候，你必须投入极大的专注去听，努力找出你的领导者的好恶。你应当为你的领导者平等地对待你而感到高兴。你要兴致勃勃尽力延长这种谈话。
2．要对所听到的情感作出反应
仅仅听到说话者所表达的感情是不够的，还应当对说话者的情感作出适当的反应，这样才能使说话者知道，他所要表达的内容你都明白了。有时候，说话者所要表达的感情远比他们所表述的内容重要。
例如，当有人说：“我简直想把这台该死的电脑扔到垃圾堆里”时，对这句话本身的内容作出任何反应都是荒谬的。因为说话者根本不是对电脑发火，在这种情况下，你应该明白真正的原因是说话人“很灰心或累坏了”。
3．注意说话者在传达信息中所使用的所有暗示
这些暗示可能是非语言的也可能是语言的，身体语言、说话的语调以及面部表情均属于这种暗示之例。
积极倾听是人们应该发展的一种特殊技巧。我们每个人在这方面都有天赋。但是，你首先必须愿意对他人的意见持开放的态度，并且愿意冒自己的观点被这种开放态度所改变的“危险”。
一个能够很好地检验你是否认真地听了别人的说话的方法是：你能否把说话者所说的话用自己的话再说一遍，不但要包含他所说的内容，而且要包含他字面下所隐含的意义。你可以用这样的方法：用“你的意思是……”来重述别人的话，自我检测一下。
尽管秘书在倾听领导的指示或是单纯的与领导沟通时，属于白下而上的沟通。但是，善听在所有方式的沟通中都是很重要的，不论这种沟通是自上而下、自下而上还是横向的，积极倾听总是十分重要的。
4．非必要时，避免打断他人的谈话
善于听别人说话的人不会因为自己想强调一些细枝微末节、想修正对方话中一些无关紧要的部分、想突然转变话题，或者想说完一句刚刚没说完的话，就随便打断对方的话。经常打断别人说话就表示我们不善于听人说话，个性激进、礼貌不周，很难和人沟通。
虽然说打断别人的话是一种不礼貌的行为，但是如果是“乒乓效应”则是例外。所谓的“乒乓效应”是指听人说话的一方要适时地提出许多切中要点的问题或发表一些意见感想，来响应对方的说法。还有一旦听漏了一些地方，或者是不懂的时候，要在对方的话暂时告一段落时，迅速地提出疑问之处。
5．暗中回顾，整理出重点，并提出自己的结论
当我们和人谈话的时候，我们通常都会有，几秒钟的时间，可以在心里回顾一下对方的话，整理出其中的重点所在。
必要时，作一点记录，要知道“好记性不如烂笔头”，一份完整的谈话记录，不仅可以使你准确地领会领导的意图，还可以向领导发出这样的信息，那就是：我非常重视您的讲话，您讲得非常精彩，我会完整、准确地将您的指示传达和实施下去。
我们必须删去无关紧要的细节，把注意力集中在对方想说的重点和对方主要的想法上，并且在心中熟记这些重点和想法。
暗中回顾并整理出重点，也可以帮助我们继续提出问题。如果我们能指出对方有些地方话只说到一半或者语焉不详，说话的人就知道，我们一直都在听他讲话，而且也很努力地想完全了解他的话。如果我们不太确定对方比较重视哪些重点或想法，就可以利用询问的方式，来让他知道我们对谈话的内容有所注意。
好秘书要有一定的演说能力
有些公关活动虽是由领导主持的，但领导的演说稿往往由文秘工作人员起草，文秘工作人员就必须懂得演说稿的特点、要求，才能起草成功。而有些活动需要文秘传达领导指示，说服公众，发布组织的新闻或举办讲座宣传活动，欢庆、纪念和交际活动，都需要亲自演说。
俗话说，“好的开始是成功的一半”，演讲更是这样。无论何种演讲，开头总是关键。
演讲的开场白最不易把握，要想三言两语抓住听众的心，并非易事。如果在演讲的开始听众对你的话就不感兴趣，注意力一旦被分散了，那后面再精彩的言论也将黯然失色。因此只有匠心独运的开场白，以其新颖、奇趣、敏慧之美，才能给听众留下深刻印象，才能立即控制场上气氛，在瞬间里集中听众注意力，从而为接下来的演讲内容顺利地搭梯架桥。
那么如何做好开场工作，以下几点对演讲者可能有所帮助：
（1）借景生题
一上台就开始演讲，相信很少有人会有兴趣听下去。可以借助眼前的人、事、情、景，把听众融入到演讲中来。
1863年，美国葛底斯堡国家烈士公墓竣工。落成典礼那天，国务卿埃弗雷特站在主席台上，只见人群、麦田、牧场、果园、连绵的丘陵和高远的山峰历历在目，他心潮起伏，感慨万千，立即改变了原先想好的开头，从此情此景谈起：
站在明净的长天之下，从这片经过人们终年耕耘而今已安静憩息的辽阔田野放眼望去，那雄伟的阿勒格尼山隐隐约约地耸立在我们的前方，兄弟们的坟墓就在我们脚下，我真不敢用我这微不足道的声音打破上帝和大自然所安排的这意味无穷的平静。但是我必须完成你们交给我的责任，我祈求你们，祈求你们的宽容和同情……
这段开场白语言优美，节奏舒缓，感情深沉，人、景、物、情是那么完美而又自然地融合在一起。据记载，当埃弗雷特刚刚讲完这段话时，不少听众已泪水盈眶。
（2）引人入胜
演讲开头成败的关键在于能否吸引并集中听众的注意力。演讲时获取听众注意力的方式随题材、听众和场景的不同而改变，一般可以运用事例、逸闻、经历、反诘、引言、幽默等手段达此目的。
麦克米兰石油公司副总裁迈克斯·艾萨克松在一次演讲的开头便运用了引言和反诘的方法来吸引听众：
“我们都知道，演讲是件很难的事。但是请听听丹尼尔·韦伯斯特是怎么说的吧：‘如果有人要拿走我所有的财富而只剩下一样，那么我会选择口才，因为有了它我不久便可以拥有其他一切财富。’那么，为什么许多有才华的人偏偏害怕演讲呢？”
（3）激发听众兴趣
人们都有好奇的天性，一旦有了疑问就非得弄个水落石出。为了激发听众们的兴趣，可以采用悬念手法，制造悬念，会收到很好的效果。在对美国会计协会罗切斯特分会的一次演讲中，演讲顾问唐纳德·罗杰斯通过表达他对听众需要的关心而激发起了他们的兴趣：
“我今晚要演讲的题目是‘信息的透露’。确定这个题目之前，我先是查阅了本地的会计年鉴分册和全国会计协会的学术专刊，然后又询问了我的同事亚历克斯·莱文斯顿和戴夫·汉森：‘今晚来听演讲的人都有哪些？他们希望我讲什么？’他们告诉我在座的各位都是些很热心的人，希望我的演讲有趣而富有启发性。
“因此，我将告诉大家一些有用的知识，我也同时希望我的演讲简明扼要，并留给大家一定的提问时间。”
（4）抓紧人心
看看英国文学家纪伯伦在开始演讲时，是怎样逗引听众大笑的。
他所讲的并不是编造出来的故事，而是他自己真实的经历，并且用戏谑的口吻，指出他的矛盾。
