无论是真人或录音，听到有人在电话中傲慢无礼，会令人反感；相反的，听到彬彬有礼、委婉和善的表达方式，会让你乐于结识其人。
即使你自孩提时代即视打电话为家常便饭，仍须仔细检讨自己的风格，修正经年累月养成的陋习。电话沟通技巧欠佳，是现代人常见的通病！
公务电话也要符合礼仪
客户临门，你自然会欢迎他，邀请他进入你的办公室，让他舒舒服服地坐下。
有人来电话，实质上也是访客，理应获得相同的礼遇。
你欢迎电话访客的方式，就是先清清楚楚地提供自己和公司，让对方明白他这通电话没打错地方。
邀请电话访客进入你氛围的方式，就是仔细聆听他所要陈述的事情。
让电话访客舒舒服服坐下的方式，就是向他证明你如何能协助他，或将电话访客转接到能够提供协助的人员。在你确保他获得服务之前，都不能匆匆退场，将他弃而不顾。
这些也就是公务电话致候入门要领。听起来全是最基本的要求，可是在今日复杂的企业界里，区区目标却极难掌握得当。如果你真想精擅商业礼仪，立刻去查查你们公司的现行电话程序。有人打电话进公司，你可知道？他会经历到什么？
欢迎电话访客的，是类似下述的多项菜单选择吗？
如果您知道对方分机号码，请输入分机号码。
如果您需要订单或索取账户资料，请按9，再按*号键，请准备好您22位数的账户号码。如果您需要本公司透过布朗并购公司提供的新产昂资讯，请拔（080）123456。如果您需要重听这段录音，请按8，再按#字键。如果您使用的不是按键式电话，请等待录音重复5次之后，本公司人员会自动协助您。
我们重视您的来电，但是由于线路繁忙，服务人员都在讲话中，请您别挂断电话，服务人员会依照来电顺序接听您的电话。祝您有个美好的一天！
当有人打电话给您，或想与公司某职员联系时，他听到的，是不是这一类的欢迎辞？或者，也许是一名忙昏头的接线生在接收电话，说：“你等一下——？”她问都还没问完，根本不知道你是不是能等，就又忙着去接另一条线。经过一番折腾，她终于把你转接到你想通话的分机上头，你却发现你抵达的竟是那人的语音信箱。它告诉你，你得留言，或按数字7，或按某某分机，会有助理人员协助你。你乖乖地一步一步遵从指示，到头来，发现面对的仍是助理的语音信箱。
请问，这种经验是不是会让你气愤？
即使说得再好听，那无论如何也是一种无礼的待遇。对于你自己的电话访客，你当然不希望他们遭受相同的经历。
即使你一本初衷，致力改善电话沟通品质，可是倘若不时时监听所属单位的电话致候礼仪，情况还是会“进化”到以上例证的某一型“变奏”。你坚守这些基本原则，你的电话访客就可以免于尖叫的冲动，将那些尖叫留待观看恐怖电影时再尽情发泄出来吧！
结束唠叨电话访客的妙招
当你告诉某人：“我的秘书正在给我打手势，告诉我尚有另一通重要电话在线上等着我，”或者“我真的两分钟以后非去开会不可”的时候，你是在套用过去几年电话礼仪大师所传授的招式，来结束一段冗长哕嗦的谈话。不过，惟一的问题是万一你的电话访客早就套熟了这些招式，他就等于“扣住”了你的穴道，你根本动弹不得。
因此，对方唠叨不休，废话连篇，你自以为可十分有技巧地结束了这段谈话，可是却有可能不慎侮辱到对方：“那某某人只一味想挂我的电话，他好大的胆子！”
有鉴于此，学习新招的时机到了，我们要以崭新的招式来中断那些无休无止的电话谈话。下面即是几式新招：
引导某人，帮助他切入正题：“您今天打电话来，是希望我在哪方面能帮助您？”
帮助对方简化他的资讯：“拜托您用简单的字句来说，我想把您说的记下来。”
建立行动的时间架构：“关于这件事情（提及特定事件名称），您能不能给我一个明确的完工时限或日期？”
简言之，引导电话访客，让他们透露给你这五个W：何人、何事、何故、何时与何地（who，what，why，whenandwhere）。然后，当机立断，告诉对方你会于何时做何事。这些新招一路套来，应该可以有效地结束这段谈话。下面几种方式都可以用来作为这段谈话的收尾：
“让我考虑考虑您刚才说过的话，到礼拜五再给您回电。”
“我们的总监可能是在这方面能够协助您的人。不过，让我先确定清楚，总而言之，无论是他或我，在今天下午都会回电，给您一个交代。”
“这套资料我会邮寄给您，您看过后，请打电话给我的秘书约定电话会议时间，到时候，我们就可以心无旁骛地好好谈谈这个问题。”
“我现在没法子和您长谈这个问题。如方便我明早8点半左右再打电话给您？”
“显然在这上头我没法子帮助您，我们再花时间谈下去也没有多大益处。”
当某人蛮横无礼或情况更糟的时候
电话访客冒充他人（譬如声称自己是山姆布朗的妹夫，而你明知山姆连妹妹都没有），企图骗取敏感性资讯（譬如打探公司安全系统设置了几年），或行动可疑荒谬（譬如使用污秽猥亵的言辞）的时候，不必与之周旋，可以立即中断谈话。既然这种情况所需要的并非是礼仪涵养，而是优秀的判断力，你更应该毅然决然地挂断电话。
为他人留言传话
当别人传递给你一通电话留言，你希望知道的，是何时与何人打过这通电话给你。当然，如果还能知道何故、何地或何事，对你更有帮助。称为他人传达电话留言时，自然应该取得这些资讯。当你确定自己能做到这几点时，你就展现出良好的商业礼仪。
精确：记下来电者的全名，确定无误，抄下对方电话号码，如果可能的话，也问及对方便于回电的时刻。
即时：尽速传达讯息，告诉同事有人来电。但仅把字条搁在他办公桌上，别以为他便会立刻留意到它。
在电话访客方面，也要让他安心，告诉他只要同事有空或回到公司，你一定马上把留言交给他。提供来电者资讯时，要刻意维持自己的专业姿态。你可以说，你这位同事去参加研讨会，要到傍晚才会回到公司。可是你再进一步讨论到研讨会的主题，地点，甚至主动提供细节，恐怕就欠妥当了。你不认识对方，多说无益，甚而祸从口出，可能会为你的同事带来困扰。此处，就要运用那四个B字口诀了：礼貌（Bepolite）、友善（Befriendly）、专业（BeprofessiOnal）、谨慎（Becautious）。
顺便一提，另外还有一个B字也应该牢牢记住：
要能回应（Beresponsive）：沟通的悲剧在于缺乏回应。此处提到的是一般通讯，你若答应回电或回信，就要履行自己的承诺。卡通插画家寇尔提醒我们：不回信和不回电就表示其人的教养不够。
寻呼机与移动电话的干扰
移动电话与相关科技装置让你与资讯时代并驾齐驱，其惠泽实不胜枚举。如果你拥有并经常使用这类装置，应对其优点了若指掌。这些都是往正面去想，当然，往负面去想，其缺陷亦所在多有。
移动电话与寻呼机能够：
干扰到你目前在进行中的谈话。
让旁人分神，因为无可避免地，他们会听到你的手机谈话。
由于期待手机来电，使你无法专心处理眼前的事务，你因而被这些通讯工具绑住，甚或成为它们的奴隶。
在禁音场所造成噪音。譬如你参加一项新电脑软件训练计划，在课程中，寻呼机与手机的声响就构成不受欢迎的噪音。
别堂而皇之地任意使用这些通讯工具，因而触犯了他人。
有必要时，事先作好通讯安排，免得造成他人的困扰。如果你周三要参加的研讨会极为重要，公司必然安排有人代班几小时，你也可以利用午休或喝咖啡时间打电话回公司取得留言。
如果发生紧急事故，请公司联系研讨会人员，他们自然会刻不容缓地找到你，转达信息。换言代之，在新式电子通讯设置可能为你带来困扰或干扰的场合，不妨以老式通讯网络取而代之。能做到这一点的话，则仍奉行商业礼仪不讳，确实做到设身处地，为旁人境遇设想。你不仅能为自己免去一丝尴尬，在汲汲营营企业圈的一天里，你为这个噪杂烦嚣的世界恢复了几许心灵的宁静。
