对各项业务均有规范性文本加以描述是现代管理的重要特征，以下几点尤为重要：
以图表显示的业务流程。
以文本规定业务范围。
对每项任务及责任均有文字性说明。
整备基准文书
为防范管理者因出差、休假而工作停顿的情况，应就日常业务做成基准文书。
此亦可以防止下属无心的错误或是越权行为，又可清楚划分权限，提高效率。另外在下属详细了解日常业务上亦有极大的帮助。
大企业中由于有计划的实施各种职员教育，在业务分掌规程、事务手续规程、职务权限规程等方面非常全面，因此大部分的业务都能顺畅推动。但是规模小的企业虽未完全走上轨道，但管理者仍宜制定最低限度的必要规程，作为培育下属的一环。
基准文书的具体内容如下：
分配给下属以图表显示的业务流程。
以文书规定下属可自由裁决的业务范围（工作的种别、量、金额）。
就业务的分担与责任做成个人文书或图表。
制作以上的基准文书，不仅使管理较方便，亦让下属了解工作的程序与内容；此外也可活用为下属培育的教科书，具有较高价值。
让下属书写工作日记
有些企业根本不要求销售员写销售日报，这清楚显示对员工教育的漠不关心。除了营业主管外，制造、总务等部门的下属都必须书写日记或是日报，其原因是下属可借此回想一天的工作情形，回想工作顺利与否，并为明日工作的开展构思。此亦可增加书写能力，一举数得。
最好的办法是在必要的范围内要求下属提出日程表、行动表、计划表。关于此类的日记、预定表应注意以下事项：
首先是下属只要以浅显的文字，简洁的文章书写本人的意见、要求、反省之点等即可。
其次是管理者应毫不怠懒的将下属提交的日记等认真的从头看到尾。借此可充分了解下属的能力与存在的问题，作为日后指导的参考资料。
为了让下属乐意且持之以恒地书写工作日记，管理者别忘了适时填写一些启示、建议。
