所谓敬语，即指在书信中对对方使用的、表示尊敬的词语，它不仅运用在书信当中，在面对面交流中也尤其重要。但一般面对面交流会稍随意、简化一些，不可能说出例如“尊敬的××先生你好”这样的词语。而在书信当中，则要避简就繁。因为对方看不见你脸上的表情和肢体语言，而只能从你的文字上来揣摩你此时的心情，所以要充分地使用上敬语，方能显示出自己的诚意。
常用礼貌称谓
男士：辈分、地位较高的可以称“尊敬的××先生”、“尊敬的××阁下”；平辈或无明显地位讲究的，则可以称“兄台”、“仁兄”等；如果是亲人及好友，则可称之为“吾兄”、“贤弟”等。
女士：按照国际惯例，称呼一个女士为“××小姐”都是适宜的，特别是在不知道对方年纪的情况下，更要考虑到女性对年龄的忌讳。正规的形式为称呼“××女士”或直接称其在某领域取得的地位，如“尊敬的×（姓氏）女士”、“尊敬的理事”等。
如果是给年纪较轻的女士写信，则要考虑到个性差异及观念差异。如果你是给一个年轻姑娘写信，称其为“××女士”或“尊敬的××小姐”，则可能会被当做笑柄。
而如果是给年纪较长的女士写信，则不宜使用“××小姐”这样的字样，否则会被认为不礼貌，有轻视之嫌。
常用礼告敬语
对长辈：敬上、敬启、肃上等。
对平辈：拜启、谨启等。
对晚辈：手书、手谕等。
常用自称语
在信件的结尾处，要署上自己的姓名才算完整。署名是直接表达你和对方关系、情感的方式，从署名上可以看出关系的亲密度、持久度等情况。一般署名都直署其名，即姓氏、姓名，如“王亮”、“王刚”。如果是关系较为亲密的人，则可以在名字前面加上辅助语，如“愚兄王亮”、“手足王刚”等。如果是恋人关系，还可以直接署名为“想你的××”、“惦记你的××”等来表达一些特殊的情感。
给师长、社会地位较高的人写信，一般应自谦为“学生××”、“不才××”。如果给家中长辈写信，则可以直书自己的小名，以及自己在家中的排行、辈分，如“侄儿××”、“曾孙××”等。
自称语不仅是两人关系亲疏与否的体现，更是个人态度的体现。一个不卑不亢的人应懂得礼貌，具有尊重人、尊重自己的常识与举动。过于自谦不宜于自己的人际交往，在别人面前会显得卑躬屈膝、没有担当。
书信的注意点
书信的禁忌，除了前面介绍的书信格式、书信礼貌尊称外，还应注意一些小细节。正所谓“细节决定成败”，一封信如果所有格式、尊称都用上了，却出言不逊、含沙射影，则不仅有失做人的礼仪，更损坏了书信的庄严度。
首先，书信一定要采用良好的笔锋及态度，态度决定一切。写信时，不可因为心情的起落而让笔锋也跟着龙飞凤舞起来，工整、大方得体的书写是写信的第一要素。
其次，紧扣主题，不随意篡改、违背主题的意愿。切勿东拉西扯、没有中心。更不可牵涉过大，由一件事说到另一件事，再由另一件事说到另外一件事，东家长西家短地没完没了。也不可前尘往事统统回想一遍，更不可翻旧账，数落收信人的不是。
信件的主要目的是传达情感和事情真相的，而非算总账、找不快。排除信中所述事实外，如果一封信让人产生反感、郁闷、愤怒等情绪，则失去了它的意义。
信件需有其主要内容及中心思想，含糊不清、一笔带过的不应该称之为信件，而应该称其为“反思信”，即为让写信的人自我反思的信件。
书信的态度
书信的态度应诚恳、真实、温暖人心，给人鼓励，而非自我发泄、数落对方。如果你抱着发泄、数落等冷言冷语的心态写信给对方，势必会造成双方关系的僵化，只图一时口快，而给今后的交往造成不可挽回的损失。
书信的颜色
写信时，使用圆珠笔、钢笔都较为常见，还有比较年幼的写信人，则会使用铅笔，有些年长的、喜欢书法的会使用毛笔等。字体的颜色一般以黑色为主、蓝色为宜，切不可使用红色，使用红色是对收信人的不敬，也表达绝交的意思。也不可使用一些较为鲜艳的颜色，刺激别人的眼球，不方便阅读，还显得不够庄重。在信纸的选用上，可根据书信的内容适当选取富有底纹的信纸。一来可增加情调，提高阅读的兴趣；二来可适当调整对方的视觉效果，避免单调、死板的感觉。
如给长辈写信，不宜采用带有底纹的信纸，以免对方眼花缭乱、目不暇接；如写公函，则应使用正规的、有线条的信纸；如写吊唁信，也不宜使用带有底纹的信纸，否则即是对死者以及死者家属的不敬。
用词立意
写信在用词立意上要注意斟酌。中国文字博大精深之处就在于，同一句话用不同的语气说出来，就表达了不同的意思。应避免毛躁、模棱两可的词句，要注意简明扼要、词句通顺、层次鲜明，不拖沓行文、歪曲意图。词义应直观，不混淆视听、另有所指。
折叠方式
书信的折叠方式应以美观、大方为前提，不必为了独树一帜，便搞另类。一般为对折再对折，正好放进信封为宜。如果是情人间写信，可以在折叠处画上一些小图案，但一般信件则应该避免此做法。更不可将信件折叠成奇形怪状，让人眩晕。有些人喜欢将信件折叠成纸鹤、灯笼、花草等样式，虽然样式好看，但也很容易在拆信时给信件造成损坏。这些小女儿情节最好要用得恰当，乱用非但不能彰显自己的别致，还会让人觉得幼稚、没有思想。
