作为上司，不要轻易责怪下属，而是要试着去了解他们，理解他们。一位学者指出：全然了解，就是全然宽恕。
一个高明的领导者，当需要去改变下属的态度或举止时，他往往不会直接采取批评的办法，而是替别人设想，考虑采取一些更为隐蔽和得体方式，以取得更好的效果。
（1）把握好批评的时机。
首先，批评者和被批评者之间必须有足够的信任关系作基础，在这种基础上给予批评是比较恰当的，假如被批评的人并不信任你，不管你的见解再怎么正确，他还是不能接受你的看法。
其次，你提出的批评必须是出于一片帮助对方的好意，这种情况下的批评也是比较适当的，当然，你必须真的帮得上忙才行。
因此，批评者应确实了解本身批评的动机如何，以及有无能力去帮助对方。
要以真正想帮助对方的一种心态去提出批评。
再其次，为了解决问题，哪怕被批评者对你而言具有相当的重要性，也有必要对其不妥的行为予以批评。
请记住，不可能一个人的所有看法都是绝对正确的，而我们也往往根据本身的需要、期望和个人经验来看别人，为了有效地解决问题，你应放开胸怀，去接纳别人对此问题的不同看法。
此外，要注意的是，切不可在同级面前责备一个经理，更为重要的是千万不要在下级面前责备经理，如果他的属下看到他们的上司被训斥，那么，他们对上司的敬重之心肯定要减少，这样，整个单位的组织纪律就会遭到破坏，事实上，如果你要训斥人，应该没有旁人在场，甚至你的秘书也应退场。
最后，一定要掌握正确的时机。
当你的精神状况可以让你客观地面对事物时，此时的批评是比较合适的。如果你当时怒不可遏，应先冷静下来再说，单刀直入地表达你个人的愤怒情绪，只会把事情弄得更糟，而且于事无补。
不只考虑自己本身的精神状况，还要兼顾对方的精神状况。
批评应掌握对方能够接受批评的时刻。如果对方情绪不对，先等他冷静下来再说，如果是对方主动要你提出批评来改进他的绩效，就尽量告诉他实情。
当你对自己的看法或判断有疑问时，请先找人商讨一下，确定他们同意你的看法或判断之后再去批评，对这件事情，你的批评可能会成为“判例”，影响员工将来的行为。
在不适宜批评的时机，就应暂不采取批评的策略，比如，在下列情况下：
①本意是要伤害对方或发泄心中不满，而并非是要帮助对方时。
②对方的行为、彼此间的关系对你而言并不重要时，或者你找不出时间去批评时。
③对方已尽力而为，在既有条件下无法再改进时。
④对方过错行为只会发生一次，重蹈覆辙的可能性很小时。
（2）将批评的话以适合对方心理承受的方式表达。
没有人喜欢被批评，但大多数人能接受建设性的批评。可有些人对任何批评都耿耿于怀，不论在什么时候，即使你对他们的工作给予最轻微的批评，他们都会面露不悦之色，采取自卫的态度。
对这样的人要亲切和善，要有策略。首先，表扬他们工作中做得好的那部分，然后，建议他们把你不满意的那部分做得更好些。
凯希对批评十分恐惧，这使她在工作中非常小心。为了避免工作中出现哪怕是最轻微的错误，她都会检查，再检查，并且不厌其烦地复查她所做过的每一件事。这么做可能会大大减少她受批评的机会，但是很浪费时间，以至于整个部门的工作进度都因此受到影响，更糟的是，无论做什么事她总是迟迟不能做出决定，并一再强调她需要了解更多的信息，甚至当她获得了她所要的信息后，还是推诿。
如果在你的部门里有像凯希这样的人，你可以按照以下的方法帮助他们克服对批评的恐惧感：
要使他们相信，以他们出色的专业知识，他们通常可以一次就把工作做好，并不需要反复检查。
指出偶尔出现错误是在所难免的，一旦这些错误被及时发现并予以纠正，是不会影响犯错人的能力的。
在批评下属的时候，千万不要直率地说“你错了”或者“你这样太不应该了”之类的话，而要反话曲说。具体有以下三种方式：
①改否定成为疑问式。“你这样做是不对的”，这是批评者常用的句式。“你这样做对吗？”这是经过改动的疑问句式。很显然，否定句式消极作用大，而疑问句则容易促使对方自我反省。
②把批评者由第一人称改第三人称。“我认为你不对”，这是第一人称；“大家都认为你不对”，这是第三人称。这一改动，缓和了批评者和对方的直接冲突，但被批评者的压力却反而增大了，他不能不考虑大家的看法。
③改批评为自我批评。以同样的错误进行自我批评等于是现身说法。讲的虽然是一样的事，一样的道理，言语即使激烈一些，但换一种方式对方听起来不会感到刺耳。
另外，进行劝说性批评时，还要注意宁肯就事论事，也不要攻击对方的人格。
（3）对不同的下属采用不同的批评方式。
不同的人由于经历、文化程度、性格特征、年龄等的不同，接受批评的承受力和方式有很大的区别。这就要求领导根据不同批评对象的不同特点，采取不同的批评方式。
不同的人对于同样的批评，会有不同的心理反应，因为不同的人，性格与修养都是有区别的。
可以根据人们受到批评时不同反应将人分为迟钝型反应者、敏感型反应者、理智型反应者和强个性型反应者。反应迟钝的人即使受到批评也满不在乎；反应敏感的人，感情脆弱，脸皮薄，爱面子，受到斥责则难以承受，他们会脸色苍白，神志恍惚，甚至会从此一蹶不振，意志消沉；具有理智的人在受到批评时会感到有很大的震动，能坦率认错，从中汲取教训；具有较强个性的人，自尊心强，个性突出，老虎屁股摸不得，遇事好冲动，心胸狭窄，自我保护意识强，心理承受能力差，明知有错，也死要面子，受不了当面批评。
针对不同特点的人要采用不同的批评方式，对自觉性较高者，应采用启发作自我批评的方法；对于思想比较敏感的人，要采用暗喻批评法；对于性格耿直的人，采取直接批评法；对过错严重、影响较大的人，应采取公开批评法；对思想麻痹的人应采用警示性批评法。在进行批评时忌讳方法单一，死搬硬套，应灵活掌握批评的方法。
正确的批评要求细密周到，恰如其分，普遍性的问题可以当面进行批评，对于个别现象就应个别进行。另外，也可以事先与之谈话，帮他提高认识，启发他进行自我对照，使他产生“矛头不集中于‘我’”的感觉，主动在大环境中认错。另外，还要避免粗暴批评。
对下属的粗暴批评不会产生很好的效果。员工听到的只是恶劣言语，而不是批评的内容。他们的心中充满了不服和哀怨。这就使其产生逆反心理而不利于问题的解决。
要学会运用“胡萝卜加大棒”的策略，防止只知批评不知表扬的错误做法。在批评时运用表扬，可以缓和批评中的紧张气氛。可以先表扬后批评，也可先批评后表扬。
批评还要注意含蓄，借用委婉、隐蔽、暗喻的策略方式，由此及彼，用弦外之音，巧妙表达本意，揭示批评内容，引人反思而领悟。万万不可直截了当地说出批评意见，开门见山点出对方要害。
在批评时，可以运用多种方法。如：通过列举分析历史人物是非，烘托其错误；通过列举和分析现实中的人物的是非，暗喻其错误；通过分析正确的事物，比较其错误；还可采用故事暗示法，用生动的形象增强对他的感染力；笑话暗示法，通过一个笑话，使他认识错误，既有幽默感，又不至于使他感到尴尬；轶闻暗示法，通过轶闻趣事，使他听批评时，受到一点影射，也易于接受。总之，通过提供多角度、多内容的比较，使人反思领悟，从而自觉愉快地接受批评，改正错误，这才是我们所关心的问题。
对于十分敏感的人，批评不可太直白，要迂回委婉，即先承认自己有错，再批评他的缺点。态度要谦虚，谦虚的态度可以使对方的抵触情绪很容易消除，使他乐于接受批评。例如，可以对人这样批评：“这件事，你办得不对，以后要注意了。不过我年轻时也不行，经验少，也出过很多问题，你比我那时强事了。”
有时一些问题一时未搞清，涉及面大或被批评者尚能知理明悟，则批评更要委婉含蓄。先表明自己的态度，让下属从模糊的语言中发现自己的错误。但是，也不能一概而论，对严重的错误，应当严厉批评。另外对于执迷不悟者和经常犯错误者，都应作例外处理。要么是他们改正错误，要么是你不用他们。
批评的轻重有度，还要因事而异。一般的小过失，轻描淡写的批评就能解决问题；但比较严重的错误，比较顽固的人和态度，你就要响鼓重捶，否则是难以奏效的。
具体地说，批评以其方式的不同，一般可以分为七类：
一是触动式。触动式批评，措辞尖刻，用语激烈，适合于依赖性较重，惰性较强的人。
二是渐进式。渐进式批评是一步一步地接近主题，适用对象是自尊心和荣誉感都比较强烈的人。
三是商讨式。商讨式批评的态度较为平缓，不强加于人，而以商量讨论的口气说话。易于被反应快、脾气暴躁的人所接受。
四是提醒式。提醒式批评，重在暗示、启发和提醒，适用于性格敏锐，易生疑窦的人。
五是即席式。即席式批评即当时当场的批评，就事论事，适用于不轻易认错的人。
六是参照式。就是借别人的事例来对比，导引出批评的内容，适用的对象是那些知识少，而又自大、悟性浅薄的人。
七是提问式。提问式批评，以问答的形式展示批评，常用于性格内向、较有思想的人。
（4）使用“三明治”批评方法。
欧美一些企业家主张使用“三明治”批评方法，即在批评别人时，先找出对方的长处赞美一番，然后再提出批评，而且力图使谈话在友好的气氛中结束，同时再使用一些赞扬的词语。这种两头赞扬、中间批评的方式，很像三明治这种中间夹馅儿的食品，故以此为名。用这种方式处理问题，对方可能不会太难为情。减少了因被激怒而引起的冲突。这种方法在很多情况下是比较有效的，其优点就在于由批评者讲对方的长处，起到了替对方辩护的作用。对方的能力、为人、工作等方面，有很多可以肯定的地方，批评者如果视而不见，对方可能会觉得不公平，认为自己多方面的成绩或长期的努力没有得到应有的重视，而一次失误就被抓住，大概是对方专门和自己作对。而批评者首先赞扬对方，就是避免对方的误会，表明领导对他的工作的承认，使他知道批评是对具体事情而不是对人的，自然也就放弃了用辩解来维护自尊心的做法。
当我们听到别人对我们的某些长处表示赞赏之后，再听到他的批评，心里往往会好受得多。美国麦金尼18%年竞选总统时，也曾采用过这种方法。那时，共和党有一位重要人物替麦金尼写了一篇竞选演说，他自以为写得高明，便大声地念给麦金尼听，语调铿锵，声情并茂。可是，麦金尼听后，却觉得有些观点很不妥当，可能会引起批评的风暴。显然，这篇讲稿不能用。但是，麦金尼把这件事处理得十分巧妙。他说：“我的朋友，这是一篇精彩而有力的演说。我听了很兴奋。在许多场合中，这些话都可以说是完全正确的。不过用在目前这种特殊的场合，是不是也很合适呢？我不能不以党的观点来考虑它将带来的影响。请你根据我的提示再写一篇演说稿吧，然后送给我一份副本，怎么样？”
那个重要的人物立刻照办了。此后，这个人在竞选活动中成了一名出色的演说家。
有的领导认为先讲赞扬的话，再批评，带有操纵人的意味，用意过于明显，所以不喜欢用。这种说法也有一定道理，因为当你找到某人就表扬他，他根本听不进你的表扬，他只是想知道，另一棒会在什么时候打下来——表扬之后有什么坏消息降临，所以在更多的时候，许多领导把表扬放在批评之后。当我们用表扬结束批评时，人们考虑的是自己的行为，而不是你的态度。以下是不同效果的两种说法：
效果好：“我相信你会从中得到窍门——只要坚持试一试。”
效果差：“你最好马上就改进，要不然就别干了。”
在批评结束时对下属表示鼓励，让他把对这次批评的回忆当成是促使他上进的力量，而不是一次意外的打击。此外，还应该让对方知道，虽然他屡次在某件事上处理失当，然而你却尊重他的人格。为了把你的尊重传达给对方，适度的赞美和工作上的认同是必要的，否则光是针对对方的某项缺失提出批评，容易让对方感到不受尊重，因而心怀不平。
（5）轻重有度，不一棍子打死。
批评应就事论事，一就是一，二就是二，哪儿疼就治哪儿的病，而不能夸大其词，借机整人。不能认一时一事的失误，就将人的过去全盘否定，或形成限定印象，觉得此人朽木不可雕也，更不能当面断定人不可救药。
（6）讲求方法，不仗势欺人。
个别上级如果和下属发生口角，气头上的口头语是：“听你的，还是听我的”“这样做谁说了算？”这不是平心静气的批评，而是用扣奖金，扣工资，调离岗位相威胁，不是以理服人，而是仗势压人，仗势欺人，常常是压而不服，还结下了心病。
（7）不拐弯抹角。
有个别上级，在批评员工时，不是直接地指出不是和缺点，而是借刀杀人，拐弯抹角地说出是某人和你过不去，一则推卸了责任，二则不利于团结。错就是错，是非要明确，上级就要敢做敢为，敢于负责，无论意见和反映是谁提出来的，只要实事求是，就要以自己的口气提出来。
（8）用事实说话，少加主观评论。
“你是骗子”、“你太没有信用”之类的话也会刺伤对方。只要评论事实即可，即使是对方没有信用也不能如此当面斥责。此外，千万不要否定属下的将来。“你这人以后不会有多大出息”，“你这样做没有人敢娶你”，“你实在不行”。领导是不该说出这样的话的。须以事实为根据，就事说事，就屑下目前情形而论，不要否定属下的将来。
应该用具体的事实作例子，最好从最近发生的事情说起。避免人身攻击，例如开门见山地说：“你工作不力。”这类批评容易引起对方的不满，甚至导致冲突；妥当的方法是举出具体的事实说：“你的报告，比预计的进度慢了两天。”
（9）得饶人处且饶人。
一次，楚庄王因为打了大胜仗，十分高兴，便在宫中设盛大晚宴，招待群臣，宫中一片热火朝天。楚王也兴致高昂，叫出自己最宠爱的妃子许姬，轮流着替群臣斟酒助兴。
忽然一阵大风吹进宫中，蜡烛被风吹灭，宫中立刻漆黑一片。黑暗中，有人扯住许姬的衣袖想要亲近她。许姬便顺手拔下那人的帽缨并赶快挣脱离开，然后许姬来到庄王身边，悄悄说：“有人想趁黑暗调戏我，我已拔下了他的帽缨，请大王快吩咐点灯，看谁没有帽缨就把他抓起来处置。”
庄王说：“且慢！今天我请大家来喝酒，酒后失礼是常有的事，不宜怪罪。再说，众位将士为国效力，我怎么能为了显示你的贞洁而辱没我的将士呢？”说完，庄王不动声色地对众人喊道：“各位，今天寡人请大家喝酒，大家一定要尽兴，请大家都把帽缨拔掉，不拔掉帽缨不足以尽欢！”
于是，群臣都拔掉自己的帽缨，庄王再命人重又点亮蜡烛，宫中一片欢笑，众人尽欢而散。
三年后，晋国侵犯楚国，楚庄王亲自带兵迎战。交战中，庄王发现自己军中有一员将官，总是奋不顾身，冲杀在前，所向无敌。众将士也在他的影响和带动下，奋勇杀敌，斗志高昂。这次交战，晋军大败，楚军大胜回朝。
战后，楚庄王把那位将官找来，问他：“寡人见你此次战斗奋勇异常，寡人平日好像并未对你有过什么特殊好处，你是为什么如此冒死奋战呢？”
那将官跪在庄王阶前，低着头回答说：“三年前，臣在大王宫中酒后失礼，本该处死，可是大王不仅没有追究、问罪，反而还设法保全我的面子，臣深深感动，对大王的恩德牢记在心。从那时起，我就时刻准备用自己的生命来报答大王的恩德。这次上战场，正是我立功报恩的机会，所以我才不惜生命，奋勇杀敌，就是战死疆场也在所不辞。大王，臣就是三年前那个被王妃拔掉帽缨的罪人啊！”
一番话使楚庄王和在场将士大受感动。楚庄王走下台阶将那位将官扶起，那位将官已是泣不成声。
如果我们都能正确分析问题，从大处着眼，不以眼前小事来干扰我们的心智，有时，坏事就能变成好事。
在现实生活中，要注意的是，你所批评的事项，最好是对方可能再犯，而实际上又可以纠正的错误。假若同样的事件或错误不太可能再发生，那么在批评之前，最好先三思而行。另外，假若对方所犯的错误，是他个人所无法纠正或弥补的，那么你的批评反而有害。
此外，遇到以下的四种情况，也不宜指责犯错的下属：
一是对方已有悔意，并主动承认错误及保证不再犯，你发觉他态度诚恳，而且一向表现良好，你只好向他勉励几句，因为你的责备对他起不了作用。
二是对方因犯错给自己带来不少麻烦，他正在沮丧和忙于补救中，已经有点筋疲力尽时，你再加倍指责他的不是，是很不妥当的行为。
三是对方用意不善，犯错纯粹为泄心中不快，旨在激怒你并向你挑衅。倘若你立刻指出他的错误，实际正中他下怀，他会把早就预备好的骂词一并骂出来，不求胜利，只求使你在其他员工前出洋相。
四是因私人问题，如家庭发生事故时，往往使人无法集中精神工作。在这种情况下，如果强迫下属履行“公而忘私”的宗旨，也会使人觉得不尽人情。领导则再三指责批评，就感觉太没有人情味了。
