它在带给我们高效的办公效率的同时也花费了我们很多的时间去管理。如果公司很庞大或者管理人员的业务很繁多，再加上现如今众多的广告邮件，那么每天收到的邮件数可能上百封或者更多。那么该如何管理好自己的电子邮件呢？
提高网络连接速度。假如您的电子邮件中有一幅您必须查收的图片，不巧的是这个文件又比较大。这种情况下只有比较快的网络连接速度才能在最快的时间里打开这个图片，而且这幅图片可能正是您着急用的。
选择您公司网站的邮箱或者一个安全性能较高、功能较多的邮箱。
将您的私人邮件和办公邮件区分开，起一个一看便和您本人有关的办公邮箱名字。
不要接收和发送没有标题的邮件。
不要在回复邮件时将原信件的文字删除，也不要用旧邮件的文本作为新邮件的开头。
不要发送和接收不必要的附件。
不要发太长的邮件，更不要随便转发邮件。
下面我们来看看比尔·盖茨是如何管理他的邮件的。
案例47
比尔·盖茨如何使用电子邮件
比尔·盖茨通过媒体向人们交代了自己使用电子邮件的方法。他说：
“回顾微软过去30年的历史，以及工作模式的转变，真有些让人难以置信。最终，我们距离数字工作风格越来越近。在我的办公室里，已经没有太多文件。我的办公桌上摆着三台显示器，它们通过同步构成了一个单一桌面，我可以将项目从一个屏幕拖动到另一个屏幕。如果你拥有如此大的显示区域，就很难再放弃它，因为它可以直接影响到工作效率。
左边的屏幕主要用于显示我的电子邮件列表，中间的屏幕显示我正在阅读或回复的电子邮件，我的浏览器在右边的屏幕上。通过这样的设置，我可以在工作时顺便察看是否有新的邮件。
在微软，电子邮件已经成为最常用的通信媒介，超过了电话、文档、博客、公告板甚至会议（微软的电子邮箱集成了语音邮件和传真功能）。我每天都要收到约1000封电子邮件，通过邮件过滤机制，我接收的电子邮件全部来自于曾经同我有通信联系或者我认识的人，例如微软、英特尔、惠普及其他合作伙伴公司的人员。与此同时，助理也会向我提供一份其他电子邮件列表，这些邮件全部来自于许可列表之外的公司或个人。通过这一方式，我可以在第一时间了解人们对于微软的态度及需求。
我们所面临的挑战并不是如何通过电子邮件高效率通信，而是要确保将时间用于最重要的电子邮件。为此我使用了类似于‘邮箱规则’的工具和搜索目录，以按照内容和重要性为信息作标记或分组。我并不很看重日程安排表，而是主要采用电子邮件、桌面目录和网络日历。因此当到达办公室之后，我可以将主要精力放在作了标记的电子邮件上，并检查用于跟踪特别项目和特别博客的目录。
如果收到新邮件，Outlook也会在右侧屏幕底部显示一个提醒框。除非看到高优先级的主题，否则我通常会视而不见。我们都会遇到这样两个难题：信息过剩和信息不足。信息过剩并不意味着我们获得了正确的信息，或者同合适的人员建立了联系。为了解决这一问题，我使用了Share Point，该工具可以就特定项目创建协作网站，其中包含计划、日程、讨论板和其他各种信息。
目前，我已经为‘思考周’（Think Week）做好准备。今年5月，我将从微软离开一周，仔细阅读微软员工所撰写的100篇或更多论文，这些论文主要同微软和未来科技有关。‘思考周’是我保持了12年的传统，过去只有我一个人阅读论文并发表评论，而现在这一过程已经全部数字化，并面向整个微软公开。通过这样的举措，我选择论文的效率大大提升，同时员工也可以实时看到我发表的评论。
微软目前拥有5万多名员工，因此当我思考‘网络支付系统的未来如何’等问题时，我都会将它们写下来，而员工看到后就会发表他们自己的意见。Share Point可以帮助我同更多公司员工取得联系，它就像是一个允许所有用户编辑和讨论的超级网站，如果出现你感兴趣的内容，Share Point就会发出提醒。
另一个影响我工作效率的数字工具是桌面搜索，它改变了我访问PC、服务器和互联网上数据和信息的方式。随着大容量硬盘的出现以及网络宽带的增加，我的PC和服务器上已经存储了大量的信息，其中包括电子邮件、文档、媒体文件和通信数据库，等等。桌面搜索的出现，使我在搜索一个文件时无需打开每个目录，而只要在工具条中输入搜索项即可。这样的体验同样适用于电子邮件地址和电话号码搜索。
报纸已经不再是我日常工作的重要组成部分，我阅读的90%新闻都来自于互联网。当出外参加会议时，我都会随身携带一台平板电脑，它与我办公室的电脑完全同步，因此我可以随时获得需要的所有文件。此外，我的平板电脑上还安装了一个名为‘OneNote’的便笺记录和管理软件，所以我所有的便笺都采用了数字格式。
引入各种高科技产品的同时，我的办公室里仍然保留着一块白色书写板。我拥有各种颜色的笔，可以随时将自己的想法记录在书写板上。在一些微软办公室里，书写板上的内容可以直接传送到计算机中，这时它就像是一台巨大的平板电脑。我的书写板目前还不具有这样的功能，但明年我也许会获得一块数字书写板。”
