纸张，纸张，还是纸张！一些人的办公室看上去好像储藏了整个国家的档案。我曾经治疗过一个叫达茜（Darcy）的女性，她是一名医生。她的屋子其他部分都不算杂乱，但她的办公室就是一个纸张的海洋———一叠又一叠的文件、活页夹和纸板文件箱占据了房间的每一寸空间。她的书桌也被纸张铺满，尽管有文件夹，但并没有明显可见的组织系统。
问题开始于１０年前，那时她正在写作学位论文，大部分研究材料都是影印的文档、文章和论文。她现在保存着写过的每一篇文章的每一版草稿，还有许多个版本的学位论文。“我感觉我还用得上它们，总有一天会用这些草稿做点儿什么。”她告诉我说。
达茜在考虑丢弃她的笔记和研究材料的时候，会感到不适和焦虑。她担心，如果突然被要求为她的论点提供数据，没有这些材料她就没法做到———即使她的论文已经出版多年，并且期间也没有人要求过她这样做。她也会考虑，将来有可能会用她的研究写一篇文章出来，而且这些文档都是当初花了大力气才找到的，不想承担失去它们的风险。
杂乱给她带来了压力，因为她很难找到需要的东西。达茜虽然在房屋和生活的大多数领域都是井井有条的，却没法让她的办公室走上正轨。这项任务如此令人生畏，让她不知道从哪里开始，“有太多的东西需要整理。我拥有的东西越多，就越难建立一个系统。”她说。当然，随着时间流逝，产生出更多的文件，问题也就愈发严重，既增加了杂乱的程度，也增加了达茜的挫败感。
达茜的办公室代表了我治疗过的许多人的情况。每天走进这样混乱的空间，会榨干你的精力和意志，让你没法战胜杂乱。你的办公空间应该是一个让你感到积极而有效率的空间。但当你走进一个杂乱的办公室，很可能工作会让你感到恐惧。
我相信，混乱的办公室很大程度上是由于这样一个事实：我们大多数人不知道什么东西应该丢掉，什么东西应该保留。这一点，与围绕着房中物品产生的那些认知扭曲一起，导致办公室成为一个主要的杂乱场所。
达茜最大的困难是，她觉得清理任务的规模和复杂程度太高，让她无法驾驭，而且也没有足够的时间来完成它。她也会为了丢弃将来可能用得上的文件而感到焦虑，这种感觉非常常见，而且经常会让人变得无能为力。但如果你花时间清理办公室，你会发现自己的工作可以变得更有效率，而且也更加令人愉悦。
下面是一些清理办公室的建议：
● 安排一个工作日来整理和清洁你的办公室。达茜房屋的其他部分都井井有条，因为她决定了哪些物品应丢掉，哪些应留下，以及它们被带回来后应该被放到哪里。但是，她在办公室的时间则是安排好的工作时间，她觉得自己在这间房间里必须专注于“工作”，她没有空余的时间来进行整理，或者把东西恰当地放置。让你的工作空间变得尽可能有条理，如果你将此视为工作的一部分，它从长远来看会节省你的时间和精力，并使你变成更有效率的工作者。
● 关注于“更长远的好处”。我们很少有人会享受清理办公室这样的大工程，因为看上去每件事都比清理更重要。这时你就需要记住更长远的目标，在这里需要更少的压力和更加宁静有序的工作环境。达茜的三项“更长远的好处”分别是：想要让每间房都变得有组织；想要自我感觉更好；想要一个更愉快的地方来工作。问问你自己，如果让你的办公室变得井然有序，会带来怎样的“更长远的好处”。
● 将自我挫败的想法转变成成就感。在我们整理文件的时候，达茜会作出这样的评论：“我讨厌做这个”，以及“我不相信自己居然让它变得如此糟糕”。她认为现在做的事情很困难，我支持这种感受，而且能够理解她很讨厌干这个。但我也会鼓励她考虑一下，关于办公室的负面评价，只会让她对自己感觉更糟。相反，我们关注于她所取得的进步，以及她为了避免杂物再次积累所做的那些事情。
● 承认你实际上可能会丢掉一些需要的东西。有时在作大清理的时候，你会不小心丢掉一份本来想保留的文档，但这并不会像你预期的那样悲剧。你能够应对这种状况，想出解决问题的办法（找一份替代的文档，或者在没有它的情况下继续工作）。认识到即使丢了一张纸，你也可以应对你的感受，这实际上会帮助你，让你在未来丢弃杂物时感到更少的焦虑。
● 在建立系统之前先挑挑拣拣。与其先去外面买回来储物桶、文件柜和储存抽屉，然后再处理这个房间，不如先花一些时间挑挑拣拣。我的意思是，进到要整理的房间里，先收集那些可以立刻丢掉的东西。这包括垃圾、垃圾信件、破损的物品，还有那些你本想送出去但一直没送的东西。通过这样做，你可以为想保留的物品创造空间，同时让你的空间更加整齐有序。如果东西太多，很难判断你需要哪种系统，那就保证你能够丢掉足够多的东西，这样你就可以评估哪种系统对你最有意义。达茜的第一个念头是，没有东西可以被扔掉，但是一旦她开始了挑挑拣拣的过程，就发现有许多东西她并不真的需要。这种成功会增加她的自信。
● 让你的系统保持简单。许多强迫性囤积症患者对于他们的组织系统有如此乐观和细致的构想，以致他们会因为无法行动而感到无力。你可以创建一种简单的、色彩鲜明的文件系统（例如，红色文件夹代表访谈，蓝色文件夹代表论文草稿，绿色文件夹代表财务文件），或者可以按字母顺序、年代顺序或是类别来组织你的文件，任何能让你记住东西的方法都是好方法。
● 拷问你的思维扭曲。达茜保留着所有论文的每一版草稿，她说不想丢掉将来可能需要的东西，但实际上她对于这些论文也有一种深深的情感联结，因为它们代表了她多年的努力工作。扔掉它们，感觉就好像扔掉了这么长时间的工作和研究，以及她因为它们而得到的认可。我们讨论了这种想法，在拷问它时，达茜意识到了自己保留文件的决定是基于一种不准确的信念。丢掉那些她再也用不上的文章，并不会贬低她多年来的努力。最后，她决定只保留这些论文的最终版本。
● 开始扫描。如果你没有扫描仪，考虑借一个回来，把你所有的文件数字化。如果你没时间自己做，这项工作也非常适合找一个精通现代科技的助手帮忙。你可以把所有的东西存到磁盘上，并在一个移动硬盘里进行备份，这样你需要的任何东西，都有了双保险。数字化的组织方式也可以很简单，根据日期、根据项目，或是任何对你有效的办法分类。接下来你就可以扔掉这些纸张，因为需要的时候你总可以再打印出来，你很少会需要原始的文档。
● 开始碎纸。多萝西说，与账单一起寄来的垃圾邮件是杂乱的主要来源，而且它们很可能是一点用都没有的，所以你应该直接把它们送进碎纸机。对于你不需要的财务文件来说，也应该粉碎掉。许多报表和税务文件都包含着账号和其他个人信息，它们对于身份信息窃取者来说是很有价值的。相比于送去回收，粉碎它们总是更好的做法。
● 一次处理办公室的一个区域，专注于手头的任务。当你整理书桌的时候，不要回应电子邮件或是阅读你找到的信件或期刊。记住，你只是来做整理的。
● 清理你的电子邮件收件箱。即使电子邮件并不占据物理空间，你的收件箱也可能成为一个令人沮丧的杂乱来源。研究发现，平均一个人会有３个邮件账号，每周平均有２００封未读邮件。这个研究还发现，有４５００万人自认为是电子邮件囤积者。现实情况就是，人们被所有进入收件箱的电子邮件所淹没，有用的信息可能被掩埋，很难知道哪些可以删除。如果你有多于一个的工作账户以及一个家用账户，首先考虑能否合并它们。
● 开始删除对话。在每个邮件账户里，按照发件人来排序邮件，然后开始删除。如果有些人与你的事务已经结束，你可以删掉整个会话，甚至是邮件提醒，这可以帮助你加快进展。对于那些你害怕丢失重要信息、不确定要不要删的邮件，建立一些“需要处理”的文件夹，在你的日历上标记出处理这些虚拟文件夹的时间。你可以一天处理两三个，直到它们都处理完毕。我推荐每周花１５分钟的时间删除邮件，以防止清理工程堆积得太过庞大，让你想要逃避它。
● 保持向前，每周或每两周安排一个时间，整理你的文件和电子邮件。这是“更长远的好处”发挥作用的地方：把一个账单丢在桌上，或是把一封邮件留在收件箱里，这可能很容易，但是你决定到底怎么处理它们，又要花多少时间呢？此时此刻作出归档文件的决定，可以帮助你实现降低物理杂乱的长远目标，这会进一步减少你的情绪杂乱。
必需的文档
不确定哪些文档需要保留，以及保留多久？下面是个人组织者多萝西·布雷宁格给出的指导，它们可以帮助你更容易地决定哪些文档要保留，哪些可以安全地丢掉。
政府文件，比如出生或死亡证明、离婚和监护协议、退伍文件、收养记录、护照和社会安全卡：都保留，并考虑储存在保险柜里。
退休金计划信息，可能来自当前或是以前的雇主：永久保留。
学校成绩单、学位证书和成绩卡：只有在可能继续接受教育的情况下，才保留成绩单；永久保留学位证书，尽管你上过的任何学校都应该有你的毕业记录。童年时期的成绩卡一般被视为纪念物，没有什么实际的理由去保留它们。
健康记录：永久保留孩子的免疫记录以及任何医院记录。
房产材料：永久保留遗嘱和信托材料。复制一份，原件放进保险箱。
财产记录，比如抵押申请、契据、贷款协议等：只要你拥有这些财产，就要保留这些凭证。
家居装修记录和主要的家电购买：保留所有的收据和开销证明，包括合同。
所有来自其他购买的收据：如果你不确定是否保留了物品，立刻把收据钉在物品上，这样就不会弄丢了。如果你需要收据来报税，把它们放在当年的税务文件夹里。如果设备还处于保修期内，就把收据和保修卡一起保存。其他情况下，可以丢掉。
保修卡、担保书和说明书：只要你还拥有那样东西，就留着它们。你可以扔掉那些已经学会使用的设备的说明书。
车辆或家庭财产保险：政策过期之后再保留４年，或者直到你得到一份新的。
银行报表和信用卡记录：只有当可能有税务方面的问题时才保留（例如，你需要已经兑现的支票来作为税务冲销证明）。保留定期存款证明，直到它们到期。如果一份银行报表里没有包括任何你报税时需要使用的信息，那就可以扔掉。
银行收据和存款单：整理好月度报表，然后扔掉。
投资和退休账户报表：这些报表中有许多都是累积性的，情况都会反映在最新的报表上。除非你想要追踪你账户的活动，否则没必要保留更多，特别是你还可以从投资公司获得记录。保留年度总结，虽然即使这些也有电子版。
工资单：放到一个文件夹里，以便年底对账。
支付的账单：一旦一个账单已经支付完，就要考虑扔掉。这项规则唯一的例外是，如果你需要账单作为慈善捐款的证据，或是有其他税务方面的用途（在这种情况下，把它保留在税务文件夹里），或者如果你用信用卡购买了一样保险期内的东西。
医疗检查结果：如果有不正常的情况，考虑保留这些。记住，你的医生也会留有记录。
