这个世界上根本不存在“没时间”这回事。如果你跟很多人一样，也是因为“太忙”而没时间完成自己的工作的话，那请你一定记住，在这个世界上还有很多人，他们比你更忙，却完成了更多的工作。这些人并没有比你拥有更多的时间，而只是学会了更好地利用自己的时间而已。而他们的秘诀只在于，进行时间管理，发挥时间的最大效用。
1.什么是时间管理在一本正经地谈论时间管理之前，请先思考一个问题：时间是什么？《韦氏大辞典》中的定义是这样的：“时间是由过去、现在及未来构成的。时间就是过去、现在及未来的连续不断的连续线。”时间的基本元素是事件，是过去的事，现在的事和未来的事。时间是由每一个时间的事件构成的。
时间具有4个独特性。
（1）供给毫无弹性。时间每天对每个人的供给量都是同样且固定不变的。谁的时间能够一小时超过60分钟？你的是60分钟，我的也是60分钟，没有差别；你的是24小时，我的也是24小时。我们无法开源。
（2）无法蓄积。不同于人力、财力、物力和技术，时间不能被积蓄、储藏。不管愿不愿意，我们只能任由时间耗费，所以我们无法节流。
（3）无法取代。时间是构成世界的重要元素。任何活动都必须在某个时间段内进行，就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此，时间是无法取代的。
（4）无法失而复得。丢失了物品，可以找回来；失去了感情，可以通过努力破镜重圆。失去的时间却永不可能失而复得。它一旦消逝，任何人都无力挽回。
因而我们需要在思想上认识到：时间是珍贵的资源，是珍贵的日用品，是我们生命的基础；没有时间，我们将什么事都做不成。
接下来，什么是时间管理？时间管理就是用技巧、技术和工具帮助人们更好、更快地完成工作，实现目标。它探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标；但并不是要求把所有事情做完，而是强调有效运用时间。其要素与核心是：改变的是思想而不是行为，是一种思维方式的变革。这种时间管理强调的是一种人生的远景，而这种人生远景的一个宗旨就是要学习怎么去思考未来，所以它是一种改变，这种改变是一种思想的改变，而不是行为的改变，是一种思维方式的变革。时间管理的目的除了要决定你该做些什么事情之外，另一个很重要的目的就是决定什么事情你不应该做。时间管理不是完全的掌控，而是降低变动性。时间管理最重要的功能是通过事先规划，为行为做出提醒与指引。它所管理的对象不是“时间”，而是在时间范畴内发生的各种事务。
在日常工作执行中，时间管理是一种有目标的可靠的工作技巧，其关键在于对事情的控制，即把每一件事情都能够控制得很好。例如，如何安排你的生活，怎样去规划你的职业生涯或者工作的步骤，关键是合理有效地利用可以支配的时间。
很多人都有一句口头禅，比如有人请他帮一个忙，或者有什么事情找他，一般他总会讲：我没有时间。那他到底什么时候有时间呢？失败者总会说，我没有时间；而一个成功的人，他一定会说自己能腾出时间来，这就是成功与失败最大的差异性。
一个人若要获得事业上的成功，离不开有效的时间管理。就企业而言，有效的时间管理可以让企业提高工作效率，减少管理成本，在规定时间内完成超额的任务。有效的时间管理可以让员工自己掌握正确的时间管理技巧，制订适合自己的时间管理计划，拥有充分的个人休闲时间。
赢得时间，就可以赢得一切。因为时间管理的关键就是事情的控制，所以能够把事情控制得很好，就能够赢得时间。因为时间就是生命的本身，连自己生命本身都管理不好，还能管理些什么呢？
2.时间管理，被忽视的重要理念
有个人在树林中散步，路上遇到一名伐木工正大汗淋漓地锯着已经砍倒的树干。这个人走上前，观察了一小会儿，跟伐木工人说：“我看，你的锯齿那么钝，还生了锈，如果你把它磨得锋利点，干起活来肯定轻松些，也快得多。”伐木工头也不抬，气喘吁吁地答道：“我可没时间，我还有大树等着锯呢。”“磨刀不误砍柴工”，这是我们由此得出的启发。但若将这个故事与时间管理联系起来，伐木工对磨锯子的忽略就像我们对时间管理理念的忽视一样。
把时间管理看做一个理念的话，我们应怎样合理认识它呢？把它看成一门艺术？或者把它看成一种生活的技巧？就大多数人的生活现状而言，倾向于后者似乎更为妥当。原因何在？艺术家们在创作作品之前，需要长时间地思考和揣摩，进入创作后还需要花费大量时间和精力去不断精雕细琢，才可能得到一件称得上完美的作品。他们可以无所顾忌地将十几个小时全部花在思考如何进行艺术构思上，然而我们普通人，如果谁每天花费十几个小时来专门规划自己今天要做什么，大家不认为他精神有问题才怪。
有关时间管理的技巧往往并不高深，基本都是浅显易懂的道理，是人们从长期生活、工作的实践中总结出来的行之有效的策略、途径。将其看做艺术还是技巧的区别就在于，如果你重视、学习并掌握它，那么获得的好处是，可以自如地掌控你的工作和生活，进而驾驭你的人生。如果你嫌它太过肤浅而忽视它，那么你的生活和工作便已持续迈上新台阶。
每个人降临人世，所具备的先天条件是很不平等的。“人人平等”只不过是历代以来广大百姓的一种不息的追求和梦想，真正对于每个人都平等的，只有时间。上天给予我们每人平等的每一天，每一天平等的24小时，每小时平等的60分钟，每分钟平等的60秒——没有谁的一天会多一小时一分钟或一秒。然而，越是容易拥有的东西，人们就越难以珍惜它。时间就是我们最容易忽视的，却是与生俱来的财富。有人说：“我缺钱！时间我有的是，我经常闲得慌呢。”没有钱，可以通过努力挣到；失去了钱，可以想办法再赚回来。然而时间完全不可能这样，无论如何也不可能感动上天将自己一天的时间延长或缩短一个小时。时光无时无刻不在飞逝，那些美好时光再也回不来了！
上述时间的概念不可狭窄地理解为人的寿命。寿命有长有短，有人出世不过岁余几月便夭折，有人遭遇意外可能英年早逝，有人却能长命百岁。若从寿命的角度论，人与人之间简直是天壤之别，所以不作为我们论述的角度。就寿命正常的大众人群而言，除开幼年到上学期间的一二十年光阴，再减掉退休后的时光，中间阶段真正可以用于我们每个人为提高生活品质、实现人生价值而奋斗的时间，实际上是相差无异的。就在这部分时间里，继续剔除吃饭、睡觉和娱乐的时间，真正能用于工作的时间还剩多少呢？
这么算下来之后，我们会有一个共同的感觉——我们每天都很忙。是的，我们终日都在忙碌。如果你感到工作悠闲，那就不会意识到“时间管理”这个概念。然而我相信，绝大多数上班族乃至大学生、研究生的时间都是很紧张、很宝贵的，只要是有上进心的人，一定希望自己能够不断地提高自己、不断地上台阶、不断地晋升、不断地得到别人的认可。如何实现呢？那就有太多的事情需要去做。然而上天不会因为我们要发奋，就大发慈悲往我们每天的时间账户上多划两个小时，也不会因为谁每天过得太清闲太无聊，就从他的时间账户上划走两个小时。
那么我们怎么更好地抓紧时间，与时间赛跑呢？我们会说，其实与时间赛跑没有错，但这种方式就像强心针一样，只能临时起到救场的作用，通过爆发力来起到一定效果，但是总不能长期注射强心针吧。同理，如果一个人老是在与时间赛跑，那么就会活得很累，会让自己成为时间的奴隶。因为在这场赛跑中，时间永远是赢家。即使人类灭绝了，只要宇宙还在，时间仍然会继续不紧不慢地流淌。所以，把“与时间赛跑”的观念留给极少会出现的紧急情况吧。平日里我们需要做到的是，以一种更合理更高效的方式来管理和规划时间。
前面所提到的“时间账户”概念，是我们与生俱来的。假设你有一个银行账户，上面每天只有固定的100元，你却有许多东西想要买，并且每天都会有很多新的购买需求和欲望诞生，但是账户上的钱不可能存起来一起取，今天的100元不取出来花掉到第二天就作废了，明天会有新的100元存入。那你怎么办？显然，我们只能想办法将钱花在刀刃上。如果一时冲动买了一堆东西，过一会儿发现这些东西对自己并非最重要的，也不是自己真正想买的，那么等明白应该买些什么东西时账户上已经没有多少钱了。如果你每天以这样的习惯花钱，一段时间过后，回头看看你自己买下的东西，你会发现自己无法从中挑选出几件重要的、有分量的来，满满一大堆简直都是无关痛痒的。你会不会觉得，钱就这样被浪费了？在时间问题上，情同此理。将假设中的“钱”换作“时间”，我们会明白相似的道理。
《明日歌》：“明日复明日，明日何其多？我生待明日，万事成蹉跎。世人若被明日累，春去秋来老将至。朝看水东流，暮看日西坠。百年明日能几何？请君听我明日歌！”这首诗反复告诫人们要珍惜时间，今日的事情今日做，不要拖到明天，不要蹉跎岁月。但只要我们懂得抓紧时间，努力工作或学习，就大可不必偏激地理解《明日歌》，毕竟现实中许多事情不是我们想完成就能马上完成的。
如果说长期与时间赛跑是蛮干的话，那么坚持管理时间就叫做巧妙管理时间。人类的社会结构就是一个金字塔型，站在塔尖的成功人士总是极少数人，然而下面的人在看到他们的时候，常常会惊叹：“他这辈子怎么可能完成了这么多重要的大事！”似乎潜意识在试问自己：“他不会是一天有48个小时吧？”也许上天曾经在机遇方面照顾过他们，但时间对每个人则是一视同仁的。成功人士虽然都有秘书甚至秘书团跟随，但他们的一天也只有24个小时，他们也必须睡觉、吃饭和休息。所以他们只需要每天处理好那些最紧急最重要的事情，过问一下那些重要但不紧急的事情就可以了，其他的事情就交给秘书去处理。
3.把时间管理培养成习惯
我们生活和工作中做的很多事情都是出于习惯的原因，甚至于有时候我们根本不会去考虑为什么要做这件事，或者根本就没意识到自己已经做了这件事。我们总是不知不觉地沿着习惯前行，以致几乎意识不到它的存在，或把很多出于习惯而做的事情看做是无足轻重的，似乎只有类似那种绞尽脑汁想出解决方案的事情才是重要的。事实完全不是这样。我们之所以会在某些事上养成习惯，恰恰说明这些事情是对我们非常重要的。比如吃饭，没有人会去思考人为什么要吃饭，到了时间自然而然就会出现吃饭的行动，哪怕并非真正饿。这就是习惯。我们能说吃饭不重要吗？再比如呼吸，就在读这些文字的片刻，你意识到自己在呼吸了吗？假设人需要提醒自己才会呼吸的话，那么人类何以存在呢？所以说，习惯往往都是那些很重要而且经常必须做的事情。那么，我们既然计划要把时间管理这个行为培养成自己的日常生活和工作的习惯，首先就得说服自己为什么时间管理既重要又需要经常做。
为什么说时间管理很重要？首先我们来探讨一下时间管理的目的。培养时间观念的目的就是为了使我们的生活和工作更有序、更高效，从而缓和我们的节奏、调整自身的心态，以求达到从容不迫，心静如水的境界。以职场的视角解释，时间管理是实现“晋升”、“更高的职位和薪水”等职业目标的必要条件之一。也就是说，为了使自己不断进步，学会时间管理是职场人士必须具备的技能。
有一种古老的七巧板游戏，其规则是，几块多形状不规则的木块，必须按某种次序拼接起来，才可以正好放在一个固定的正方形木框里。如果没有找到规律随意往里放，最后便会余下一两块木板放不进去。时间管理就像这个七巧板游戏，我们需要按照某种规则或次序来安排我们一天、一周甚至一个月的事务。规律、次序找对了，不同事务之间会衔接得恰到好处，我们就不会在时间上总显得捉襟见肘，将一天的业余时间完全占满或不得不将某些事情推迟到第二天、下一周。这就要求我们在给事务排定次序的时候，除了考虑事务的重要性外，还要综合考量事务与事务之间不同的顺序所产生的效率差异问题。举一个现实中的事例，今天你大老远地去银行办理某项业务，接下来有一件很重要的事情是回公司写一份企划书，但是同时有一件不那么重要的事情想顺带办了，就是去银行附近那家非常有名的小吃店买点儿吃的带回去给父母尝尝。如果单纯按重要性优先级来排列的话，你当然是从银行出来后直奔公司，等完成正事下班后再去小吃店。然而很显然的是，公司离小吃店不近，跑一趟费时不少，在路上多花了时间就会影响你安排好的晚上的学习时间，而为了保证学习时间不被压缩，你不得不推迟去往公司的时间……这一点跟七巧板游戏十分类似，如果你没找到妥当次序的话，就很有可能有一块木板放不进那个正方形的木框。如果你从银行出来就直奔小吃店，再赶回公司的话，似乎没有遵照安排事务的重要性次序原则办事，却能提高效率。这就是综合重要性和效率两方面因素考虑所获得的时间上的成就感。
一旦发现了时间运用的规律，理清了秩序，在事务安排上就会做到井然有序、水到渠成。尤其在大城市里工作和生活，普通上班族常常会有疲于奔波却碌碌无为的感叹，似乎自己从早上睁开眼到晚上闭眼休息这之间的所有时间，人始终在不停地往前赶，但是回想一下，又发现自己进步不大，老在原地踏步。生活节奏快、工作压力大，经常让我们被时间所奴役。假如我们懂得科学地安排需要处理的事务，那么也许会让身心获得短暂的休憩、放松。
如果我们每天都坚持做好时间管理，时间长了生活中就会发生由量变的积累而催生的质变。我们处理起每件事情都是从容不迫，不会再像以前那样，一看到还有事情要做就会开始焦虑，不赶快完成似乎就会有负罪感，一旦事情逐渐多了起来，就只好不断地给自己增加压力，直到把自己压垮。蛮干的人，要么靠一副强健的身躯来背负沉重的负担，要么早就倒下了。“身体是革命的本钱”，但锻炼身体不是为了在革命的过程中去当靶子挡子弹。我们提倡巧干，就是先找好顺序，然后使得所有的木块都可以放进大小固定的木框中。
如果我们每天都可以把自己的工作和生活安排得井然有序、从容不迫，那么经过一段时间潜移默化的锻炼，我们就可能达到心静如水的境界，也就是面对各种事情都能做出恰到好处的反应，既不过激也不怠慢。这就好比湖水，如果水面上没有大风也没有游艇飞驰而过，水面通常是像一面镜子一样平静，这时候你若扔下一块小石头，水面就会激起不大的波澜；你若抱起一块大石头扔下去，水面就会激起很高的水花。不过湖水用多大的波澜来回应你，完全取决于你扔下去的石头的大小和速度，它不会为一块小石头而付出更多的精力，也不会在一块大石头面前显得反应不足。所以，我们要是能够达到心静如水的境界，也就不会感觉生活的疲惫、工作的劳累了，也才有资格开始谈论如何快乐地工作以及享受工作。
4.有关时间管理的关键问题
“最近忙吗？”这句短语被当做寒暄的话经常从许多人口中讲出，但很少有人意识到需要重视隐藏在其背后的时间管理。很多时候，时间管理不是被视为一种初级技能，就是被归入到励志的范畴，许多人认为这主要是精神因素在起作用。
我们对时间管理应给予重视。或许身处管理职位的大多数人有所不知，比起战略决策、创新研究、领导力提升这些看似关键的管理议题，时间管理的意义甚至更为突显。
“时间管理”的3个关键问题是：什么事是必须做的？如何看待他人？如何进行时间管理？如何统筹规划出整块的时间？
“你真的很忙吗？”大部分的答案肯定是忙，通常传达着一些无奈的情绪。我们身处一个讲求高效率快节奏的社会，不管是管理者，还是所谓的知识工作者或专业人士，每个人都非常忙碌。
实际上，忙碌背后的真相可分为3种：一种是事务繁多，尚未学会管理自己的时间，这类人常常会感觉被近乎疯狂的时间表逼疯；一种是的确忙碌，但已经学会应对与取舍的艺术；第三种则是假装出来的忙碌，因为我们几乎已经开始把忙与成功、闲和失败联系到一起。
不论是企业的战略规划、创新研究，还是日常运营工作都需要人去执行，也就是说，需要人员投入时间和精力。而在企业中所处的职位越高，从中层管理者到高层管理者再到决策者，他们对时间的感觉越发稀缺和紧迫。通常，企业为创造更大效益，会通过雇佣更多的人以获取更多的时间来实现。如果管理层太过庞大的话，不同的管理人员之间在工作上可能会相互妨碍，可能导致信息流通不畅，处理这些日常的摩擦与冲突会导致大量的时间白白流失。
对于专业人士来说，更多的人意味着更高的时间成本。在人数超过某个值时，结果会弊大于利。工厂可以雇佣更多的工人来增加产量，数量可以是几千甚至上万，但在软件开发、项目咨询领域，10个人的团队差不多已是团队规模的极限。
在以往的组织观念中，不存在时间管理一说，当然人们思维中也没有。而今形势不同于过去，那么我们如何进行时间管理？起初时间管理被认为是个人问题，强调个人自己去进行时间管理，自己摸索、学习时间管理技能。而现在，有一个趋势是，除了任务目标之外，让知识工作者自己决定有关工作的一切。这使得组织放弃了自身在时间管理上的职责。组织管理者至多是在进行任务分配时稍微考虑一下每个参与人的时间应用情况。这不仅和战略无关，甚至被认为是最低层次的问题。对于技术知识、管理技能，组织从未持这样的看法。在这些方面，它们采用内部培训、辅导制度、派员工参加外部课程等方式帮助员工提升自身能力。
从认识上给予深刻重视，时间管理就已经解决了一半。这里我们要谈的不是时间管理的具体工具和细节，而是关注时间管理的一个重要前提准备与3个关键问题。由于时间管理是身为职场人每天都要进行的活动，复杂的解决方法是行不通的。只有直达问题核心，也就是聚焦于关键问题，才能进行有效的时间管理。
做好时间管理的一个重要准备工作，是了解你的时间是怎么花掉的。关于这点无需解释，但大部分人会把它看做一件非常简单、可有可无的事，认为只需简单回想一下就可以了。而需要强调它的原因恰在于此，对于这项准备工作，我们的所谓回想与现实之间常常出入很大，甚至处于对立的两端。管理大师彼得·德鲁克曾经对他的研究做过描述：他拜访了几名企业管理者，请他们将自己平时使用时间的情况详细写出来，之前他已经让人对这些管理者使用时间的实际情况做了记录。其中一位公司董事长很确定地告诉研究者，根据平常的习惯，他的时间主要用在3个方面，分别是管理公司高级管理人员、接洽重要客户、计划社会公关活动。而此前历时6周的实际记录结果显示，他把大部分时间用在调度工作上了，他要随时了解他所认识的客户的订货情况，还会根据他们的订货情况打电话给工厂。起初他无法相信这些记录，但是仔细回想后，他不得不承认，关于时间的使用和管理问题，动笔记录远比大脑记忆可靠得多。记录你的时间是怎么花掉的，是时间管理的第一个关键问题，但它绝不是一挥而就的事。时间管理是一个持续不断的过程，我们需要不断地重复记录，以便了解自己最新的时间使用情况。比如一个月专门挑一天来记录当天的时间使用情况，有的人能够按照某些时间管理工具的要求，坚持每天以15分钟为间隔记录时间使用情况。这种做法有它的益处，然而这样是不是将太多时间花在了“磨刀”上呢？记录过于频繁的时间表会让人感到压力太重，造成负面的心理影响。
首先问自己，所有事务中什么事是必须首先做的。这是时间管理的第一个关键问题。许多人在时间管理方面犯的错误基本都可以归结为，把时间花在那些并非必须做的事情之上。对企业管理者来说，最重要的是让员工知道哪些工作是重要的、必须先完成的。
解决了上面的问题，接下来是确定最重要的一件事，立刻开始做。这是第一个关键问题。一个通俗的原则是：重要的事先做。德鲁克曾在《哈佛商业评论》上撰文说：“目前为止，我还没有碰到过有哪位经理人可以同时处理两个以上的任务，并且保持高效。”率先处理重要事情的意义还在于，它能让我们避免掉进“嗜急成瘾”的陷阱。根据重要性和紧急性两个维度，我们将所有要处理的事情分为4类，或说四象限：重要且紧急，重要不紧急，紧急不重要，既不重要也不紧急。
许多时候，一片忙乱中，或迫于某些压力，我们自然而然地将紧急的事情放在第一位，虽然意识中明白那些“重要但不紧急”的事情不应该被忽略，并且不到紧急时刻不会将“重要且紧急”的事也搁在一边。起初，我们能做到综合考虑事情的重要性和紧急性，选择最先处理“重要且紧急”的事务。但是习惯了一段时间的紧急状态之后，我们常常不由自主去“到处救火”，将“紧急不重要”的事与前者混为一谈了。
时间管理的第二个关键问题跟人相关。许多时间管理方法让我们学会授权，让别人去分担你的事情。实际上，在你这么想的同时，别人也正想把你当成替他做事、省时的资源——也有可能是障碍、干扰者。它揭示的问题就是，我们倾向于依赖或控制他人，希望他人按照我们的要求做事，不想别人妨碍我们做事，然而，他人是不受我们控制的。换个角度，我们应该多想想与别人共同工作带来的收获，如新知识、人脉等。在时间管理中，我们必须随时自问我们是如何看待他人的。
如何统筹规划出大块的时间？这是第三个关键问题。工作中我们经常会被安排或分配一些重要任务，比如写一个活动策划方案或撰写一份报告。这样的任务需要大块的时间去完成，撰写过程中间，工作者不希望被打断，因为一旦被打断则需要花费较长的时间才能重新进入深度思考与工作状态。据说比尔·盖茨每年会有几周时间使自己处于完全的封闭状态，完全脱离日常事务的烦扰，以深度思考那些决定公司走向、技术开发等范畴的关键问题。
正如我们在每天的工作中所感受到的，有效的时间管理是我们最应该具备的智慧之一。之所以有那么多人不懂得有效管理时间不是因为他们缺乏时间管理工具，而是没有从认识上加以重视。因此，我们应该重视时间管理，清楚自己的时间使用情况，然后思考上述3个关键问题，自己慢慢摸索答案。
5.常用的时间管理工具
前面讲了那么多时间管理，基本都属于世界观范畴，接着我们就来简要论述方法论的一个方面——工具。管理时间当然离不开对一些工具的运用，那么，职场当中比较常用的时间管理工具有哪些呢？现将这些工具分列如下：
（1）计划管理
每日将要做的一些工作事先列出一份清单，排出优先次序，确认完成时间，以突出工作重点。避免遗忘、未完事项留待明日。待办单主要包括的内容有：非日常工作、特殊事项、行动计划中的工作、昨日未完成的事项等。列待办单时应当注意，每天在固定时间制定待办单（一上班就做）、只制定一张待办单、完成一项工作划掉一项、待办单要为应付紧急情况留出时间，最关键的一项是每天坚持。每年年末作出下一年度工作规划；每季季末作出下季末工作规划；每月月末作出下月工作计划；每周周五作出下周工作计划。
（2）时间管理“四象限”法
究竟什么占据了人们的时间？这是一个经常令人困惑的问题。“四象限”法是著名管理学家科维提出的时间管理理论，他按照重要和紧急两个不同的程度，把所有工作基本上划分为4个“象限”。4个象限的事务分别是：既紧急又重要的，如人事危机、客户投诉、即将到期的任务、财务危机等；重要不紧急的，如建立人际关系、新的机会、人员培训、制订防范措施等；紧急不重要的，如电话铃声、不速之客、行政检查、主管部门会议等；既不紧急也不重要的，如客套的闲谈、无聊的信件、个人的爱好等。“四象限”理论的一个重要立足点是，应有重点地把主要的精力和时间集中地放在处理那些重要但不紧急的工作上，这样可以做到未雨绸缪，防患于未然。
日常工作中，很多时候我们其实可以按照计划很好地完成一件事，却常常由于没有及时付诸行动导致该做的事情没有做成。如此恶性循环下去，眼睁睁看着工作质量下降却无能为力。因此，我们需要学会合理安排时间，把每天的主要精力用于重要但不紧急这个“象限”的事务上，这是有必要的。
（3）有效的时间管理
美国管理大师德鲁克认为，有效的时间管理主要是记录自己的时间，以认清时间耗在什么地方；管理自己的时间，设法减少非生产性工作的时间；集中自己的时间，由零星而集中，成为连续性的时间段。
（4）时间ABC分类法
将自己的工作按轻重缓急分为：A（紧急、重要）、B（次要）、C（一般）三类；安排各项工作优先顺序，粗略估计各项工作时间和占用百分比；在工作中记载实际耗用时间；每日计划时间安排与耗用时间对比，分析时间运用效率；重新调整自己的时间安排，更有效地工作。
（5）考虑不确定性
应付意外的不确定性事件是在时间管理过程中几乎随时需要面对的情况。俗话说，计划赶不上变化，个人意志又怎能敌得过上天的安排呢？为应付解决在时间管理方面的意外，我们一般可有以下3条途径：第一，依实际情形，为计划列表里的每项任务预留适当的额外时间。第二，自己尽最大程度地努力，即便干扰不断，也使出浑身热情完成原定的工作。不要以为这不可能，事实上，只要你愿意改变观念和习惯，把工作做得又快又正确是完全可以的。第三，除了既定的方案A，制定出方案B，即临时应急方案。具体如何做，需要在紧急情况时发挥你随机应变的能力。充分相信自己的能力，努力做到在规定时间内完成工作，这是做到有效时间管理的必备素质。
在工作中要很好地完成工作就必须善于利用自己的工作时间。工作是无限的，时间却是有限的。时间是最宝贵的财富，没有时间，计划再好，目标再高，能力再强，也是空的。时间是如此宝贵，但它又是最有伸缩性的，它可以一瞬即逝，也可以发挥最大的效力，时间就是潜在的资本。充分合理地利用每个可利用的时间，压缩时间的流程，使时间价值最大化。
6.管理好时间就要“目中无人。”
“目中无人”的本意指眼里没有别人，形容一个人骄傲自大，看不起他人。而本书中，我们讲到这个成语，当然用的不是本义，而是指为了做到有效地进行时间管理，我们就要增强自己对于时间的掌控意识和能力。来自外界的无端打扰、破坏了我们的时间管理行为的，我们应尽量拒绝。出于人情维护和人际互动的积极设想，我们愿意在他人面前表现得慷慨、大方，被大方送与他人的对象之一，便是时间。人类是必须生活在某类环境里的群居动物，为了立足、生存，我们需要被他人认可并认可别人，包括接受别人对自己时间的挥霍。这简直就是人际交往中的主要内容。我们能在时间上做到对他人“目中无人”吗？很难。然而，事在人为，如何既能保持原有的关系，而又“目中无人”地实行自己的时间主张是有法可究的。一次培训课后，一位民营企业老总找到培训师说：“周老师，我感觉到，时间总是不够用，事情总是太多，人也总是停不下来，您说这是为什么？”
培训师说：“很简单，因为你是‘老总’呀！民营企业发展到一定规模后，老板总想尽快把自己这个老板变成老总，于是，总想管着所有人、总想办好所有事、总想赚进所有钱。”
老总笑了：“原来我是这么个老总！事实的确如此。我总想让员工尽快把所有工作都做好，结果经常事与愿违，拆东墙补西墙是常有的事。有时候明明10分钟便能解决的问题，不知道因为哪个环节的问题，可能拖好几天都解决不了。结果时间都过去了，事情却没见做好。不光是我，所有员工身上都会出现这种情况。”
培训师说：“我亲自到您的车间看过，也跟您的部分中层管理者和员工交流过。我发现您的员工大部分属于‘三无’员工，即无明确目标、无中期控制、无人际沟通。表面看每个人都很忙，实际效果却不大，工作的时间并没充分利用好。”
老总问：“那怎么才能解决呢？”
培训师说：“解决之道是——目中无人！”其实，时间管理方法很简单，不需要多么高深的理论和方法，只要做到“目中无人”，你在时间管理上就能应用自如。做到“目中无人”，首先要从多个层面去理解“目中无人”的理念。
第一层，时间是“目中无人”的
时间看不到摸不着，它对每一个人都是公平的，不会偏袒任何人，也不会因为你的祈祷或哀求而加速或停止。这是时间的基本属性。
第二层，要具备“目中无人”的心态
要明白我的时间我做主，你的时间管理方法关注的是你的时间价值，而不是别人的喜怒哀乐，要根据自己的习惯，遵照规律进行科学安排。
第三层，有“目中无人”的行动力
学会进行自我约束和自我管理，不要轻易被外在的人或事物干扰。有句话说得好：除非警察来找你，谁也不能阻碍你对时间的不懈追求。一定程度来说，时间管理更多是一个去除干扰、去伪存真的过程。从古至今，无数伟大人物，无数文学家、艺术家或政治家，他们都深谙此道，称得上是时间管理的高手。所言无他，我们要表达的意思只是：时间是短暂、不可替代的，要把握好时间发展的规律，才能做好时间管理这门人生功课。
那么，如何做到“目中无人”呢？可用四句简单的话概括：目标设置要合理，中期检查不可少，无效工作应避免，人际沟通最关键。话语很简单，道理也很容易理解。下面逐一详细论述。
一是要有明确合理的目标。时间本身是没有目标的，它就从你身边一分一秒不经意地流过。但是你的时间价值必须有目标。你仔细算过你的时间值多少钱吗？这绝对不是一些简单的数学运算式。如果足够努力或赶上机遇，你的时间价值完全可以成几何级数增长，因为时间价值可以积累升值。比尔·盖茨平均每秒赚2500美元，那么他每天赚到的是2160万美元，一年赚78亿美元。但是，在他20岁的时候，他一天能赚到如此巨额的金钱吗？当然不能。这说明，建立时间价值的概念与树立明确合理的时间管理目标至关重要。需要注意的是，这里提到的时间价值，其概念决不仅仅等同于金钱。除了经济收入之外，还可以是文学艺术作品、一项工程，也可以是一段轻松愉快的交谈。具体是什么，就看个人的价值取向了。
二是要有明确的事务处理流程。制定明确的工作程序和方法步骤很有必要。如果没有这一步，起码要做到有中期检查，最后附上验收交接。工作中管理者关注最多的一般是两件事：其一是，这句话我说过了，或这件事我跟你交代过；另外一件就是，结果是不是我想要的。这里隐藏着两个危机：一个是，你说的是不是对方都收得到，他能否正确理解你的工作指令，如果他没有正确理解，怎么办？另一个是，到最后发现结果不是你想要的，怎么办？重做吗？既浪费时间和资源，还影响情绪和心情。况且很多时候，现实根本不允许你有重做的时间。那么如何解决？如果我们不可能一下子建立完善的流程管理系统，至少可以做个中期检查。这样便于发现问题并及时纠偏，亡羊补牢犹未晚矣。
三是要尽量避免无效工作。无效工作大致有两类，一类是绝对无效劳动，这项工作压根不值得花费时间去做。对这类工作，必须在刚接手之初及时予以拒绝、剔除。怎么处理呢？4个字：“简单合理”。首先精简各项工作任务，可做可不做的坚决不做。第二实行单一管理，同一类事情交给一个人做，由其承担责任，并建立考核机制。第三能合并的工作合并完成，就是说尽量集中起来做，不要今天做螺丝明天做螺母，每天都要开机床。最后是理顺管理和监督流程，尤其是要建立监督机制，最好是各工序之间都能相互制约，这样上一道工序的无用功，下一道工序马上就能发现，可以及时申请撤销。还有一类无效工作是相对无效劳动，主要是指时间接口不对，也就是工作上产生时间应用偏差，比如我想喝茶，水烧开了，可是发现茶叶没了，等去买回茶叶又发现又凉了。解决这类问题的关键在于排序，学会运用统筹方法，建立最恰当合理的工作流程。现代经济危机下，很多企业提出零库存的概念，就是解决相对无效劳动的一种策略。
四是要注重人际沟通。前文已经解释过，本文中的“目中无人”并非引用的本义，而是借以指代一种心态和理念，不是说同事之间不需要交流和沟通。实际上我们的工作很少是靠单独一人完成的，大部分是在团体的协作下顺利进行的，如果涉及不同层级，那么流程中的上传下达不可忽视。沟通之于时间管理的意义在于找到时间切合点。具体情境不同，对时间切合点的界定也不尽相同。比如，你去找某位领导签字或请示某项工作，最好对领导的工作时间规律及现状有所了解，以做到在适当的时间出现在他面前。一般在领导刚上班的9点钟之前，或是中午吃饭前11点钟左右，你去找他成功的几率比较大。当然这个不能一概而论，得依具体情况而定。对本部门和其他同级部门人员，应尽量发掘共同的时间价值体系，以便有任务需要合作时可以顺利完成。对下属要明确重点的时间管理方法和规律，比如规定集中时间统一解答相关问题，召开晨会或班后会等集中解决各类杂事。总之，人际沟通需要很多技巧，但是根本的宗旨在于解决所有有碍时间管理的各类矛盾。
7.自我时间管理有方
时间难以捉摸，稍纵即逝。时间是危险的，你不控制它，它就会控制你。浪费时间是世界上最容易做到的事情，也是最难控制的。当你朝前看时，时间也许显得比你需要的多。可是它会像流沙一样从指缝间溜走，你可能会突然发现剩下的那点时间没法完成所有的任务。你不让时间为你所役，它就会成为你的对头。你必须做它的主人而不是佣人。我们可以依照下面提供的方法，通过管理好自己，达到时间管理的既定目标。
（1）每天清晨把一天必须做的事情列在一张清单上。如果你不按合理的顺序去做事情的话，那么你的时间运用不会是有效率的。尽量在每天早上或是头天晚上，把当天要做的全部事情列一个清单出来。不论公务还是私事，都把它们记录在纸上、工作簿上或是其他什么上面。当你开始这一天的工作后，不时地查阅一下订好的计划。举个例子，在开会前10分钟的片刻，看一眼你的事务记录列表，如果还有一封电子邮件要发的话，你完全可以利用此刻的间隙完成这项小任务。一天快结束时，如果你做完了记录上面列出的所有事，不妨再仔细检查一遍。在你仔细、认真地检查每一个项目并发现无误后，你会体会到一种满足感。
（2）把接下来要完成的工作也同样记录在你的清单上。在完成了开始计划的工作后，把接着要做的事记录在你的每日清单上面。如果你的清单上已经记满了，或是考虑到某项工作可以推迟一天或几天做，那么你可以把它算作明天或后天的工作计划。你对有些人原本计划好做一些事情实际却没有完成，跟你道出一大堆理由感到厌烦吗？他们之所以那样，是因为他们没有把该做的事情记录在册。从管理者的立场出发，他们当然不喜欢三翻五次地告诉下属需要做哪些事情，那么下属就必须随时准备纸和笔，将交代的必须完成的工作内容和时间期限完整记录下来。
（3）对当天没有完成的工作进行重新安排。现在你有了一个每日的工作计划，在计划开始执行后，必须不断加进当天要完成的新工作任务。于是一天下来，有些工作项目会没完成，对这些未完成的工作你做何处置呢？你可以选择将它们顺延至第二天，添加到你明天的工作安排清单中来。但是，记住了，拖延、拖拉可称不上是可爱的毛病。那样堆积下来，你每天都会有干不完的事情，你每天的任务清单都会比前一天更长、更繁琐。
（4）记住准时赴答应好的约会。通过你的记事清单来帮你记住应赴的约会。一般来说，工作忙碌的人们失约的次数比准时赴约的次数还多。如果你不能清楚地记得是否所有任务都完成了，那么一定要把它记下来，并借助时间管理方法保证它的按时完成。如果你的确因为有事而不能赴约，可以提前打电话通知你的约会对象。
（5）制一个表格，把本月和下月需要优先做的事情记录下来。制订每天的工作计划，这个不少人都懂得，但是有多少人会把他们本月和下月需要做的事情进行一个更高水平的筹划呢？除非你从事的是一项重要交易，即便不被列在时间表上它也总是回旋在你的脑海中。工作上一般公司的惯例是，在月末进行总结，在月初制订本月工作计划。对一个月的工作进行列表规划，是时间管理的更高水平。再次强调，你列入这个表格的必须是你非完成不可的工作。每个月初，将上个月没有完成而这个月必须完成的工作添加入此表。
（6）把未来某一段时间要完成的工作记录下来。你的记事清单不可能提醒你去完成在未来某一时间要完成的工作。比如，你告诉你的同事，在两个月内你将和他一起去完成某项工作。为了保险起见，你只有靠自己记住这件事，并在未来的某个时间提醒自己，比如利用电子日历的提醒功能。你可以使用多个提醒方法，一旦一个没起作用，另一个还会提醒你。
（7）保持桌面整洁。一个把自己工作环境弄得乱糟糟的人很难是一个优秀的时间管理者。同样的道理，一个人的卧室或是办公室一片狼藉，他也不会是一个优秀的时间管理者。因为一个好的时间管理者是不会花很长时间在一堆乱文件中找出所需的材料的。
（8）把做同一件事所需要的文件、材料放在一个固定的地方。在有限的时间内，你可能有很多工作任务等待着要完成，这就需要保持事情之间的秩序。一个办法是，进行“同类型合并”，即是把有关联性的事情放在一起，这样查找起来非常方便。当你彻底完成一项工作后，把这些东西集体转移到另一个地方。
（9）清理很少使用的文件材料。根据使用的重要性和时间顺序将文件分别放在远近不同的位置，比如把常用的工作文件放在抽屉的最前端，抽屉快装满时，将最早使用、现在没有利用价值的文件清理掉，而不会让抽屉全部占满。有的人喜欢把所有的文件都留着，其中许多可能再也不会被用到，最后成为无人问津的废纸。当然这不包括你的工作手册或是必需的参考资料。当然，为了安全起见，对用过的文件最好做个备份。
由以上看来，时间管理并非多么高深的话题。它蕴藏于日常生活中有关衣食住行的一切琐碎方面，与我们自己的每一个细微观念、细小行为息息相关。因而，若想实现对时间的管理，要首先从管理好自己开始。
