很多取得卓越成绩的人，办事效率都极高。这是因为他们能够利用有限的时间，高效率地完成至关重要的工作。任何工作都有主有次。如果工作不分主次，平均使用力量，在时间上就是一种浪费。因此，在主要工作上，在关键部位，我们要首先着手，用全部精力，尽量做到最好。
小刘是某私企经理秘书，几年前刚进公司时，小刘做事分不清主次，每次经理布置工作时，她都认真记录，可到具体执行时便因种种原因“走样”：不是丢三落四，就是缺东少西，为这事，经理没少发脾气。
有一次经理出差，临走前让小刘起草一份重要的发言报告，以备他一周后回来开会用。小刘当时认为时间很充裕，不妨慢慢准备。其后几天，小刘只管忙着处理其他日常事务。转眼到了第六天，小刘突然意识到，经理第二天就要回来了，可报告还没开始动笔，凑巧的是，小刘这天的事情又特别多，上午要替经理参加朋友的开业庆典，下午又要接待已提前预约的客户。
等一切处理妥当，已临近下班，小刘只好回家准备连夜赶写报告。吃过晚饭后，小刘坐到电脑前开始写报告时，却突然发现，有些背景资料忘了带回家，这可怎么办？第二天，小刘只好一早就冲到办公室狂赶报告，总算在经理上班前勉强把报告写完了。
开完会后，经理把小刘叫到办公室，开门见山地质问她这一个星期的工作状况，然后严肃地说：“你有一个星期的时间，为什么交出这样没水平的报告，甚至还有一大堆错字？”
小刘这才意识到事情的严重性，便老老实实地讲述了报告的完成过程，等着被“炒鱿鱼”。不料，经理长叹一声说：“你有热情但不够成熟，做事情完全分不清主次先后。”随后，经理语重心长地告诉小刘：“秘书的工作很琐碎，但是一定要分清主次，再不能犯同样的错误了。”
经理的一席话，让小刘茅塞顿开。从那以后，她做事前先安排好顺序，忙而不乱，最后受到了经理的表扬。
哪些事情紧急，就要先去处理，哪些事情不是太紧急，就可以往后放一下。要分轻重缓急，这样才能一步步地把事情做得有节奏、有条理，才能把工作做好。
小刘是一名“海归”，曾在美国一家知名公司做经理助理，工作相当出色，回国后被一家软件公司聘请做总裁助理。在这里，他充分运用了在国外养成的工作习惯，使得工作进展得非常顺利。同时，他也看到公司的员工在工作任务的规划上存在着极大的弊病，那就是做事不分主次，不分轻重缓急。
他常常看到很多员工下班之后依然在焦头烂额地工作，而白天的时候这些人并没有怎样忙碌。对于这个现象，他觉得很是不解，他认为员工的工作任务其实并没有那么重，但他们为什么总是喜欢在下班之后工作呢？难道是白天的时间真的不够吗？他决定在公司举办一堂“如何正确安排工作并更好地执行计划”的讲座，以教给这些可怜的“加班族”不再加班的诀窍。
小刘在讲座开始时就问：“我想问一问大家，你们觉得每天加班有必要吗？”大家都说：“当然有必要了，不然完不成任务呀！”
“真的吗？”小刘接着说，“我有一个方法可以让大家从此摆脱加班的枷锁。我会在10分钟后给你们一样东西，这东西能把公司的业绩提高50%。”之后，他递给每人一张白纸，说：“请在这张纸上写下你明天要做的6件最重要的事。”
大家很快在5分钟内写完了。
小刘接着说：“现在用数字标明每件事情对于你和公司的重要性次序。”这又花了5分钟。
小刘说：“好了，把这张纸放进口袋，明天早上第一件事情是把纸条拿出来，做第1项最重要的事，直至完成为止。然后用同样的方法对待第2项、第3项……直到你下班为止，如果只做完第一件事，那不要紧，你没有耽误最重要的事情。”
最后，小刘说：“只要每一天都这样做，你们就可以摆脱加班的命运了。如果你们觉得这个方法可行，不妨运用到工作中去，我想大家不会失望的。”
1周之后，小刘又开了一次会，他想知道那堂讲座是否起到了作用。结果，所有的人都表示，他们从此再也不用加班了，他们的工作轻松了很多，而且也快乐了很多。
1年之后，公司效益大幅度上升，总裁认为这里面有小刘很大的功劳，因为他告诉了大家一个很重要的工作方法，那就是如何分清事情的轻重缓急。
其实，任何工作，只要找到了窍门，找对方法，做起来就会得心应手。
优秀的职业人会根据实际情况合理安排每一个任务，懂得该把哪个任务放在第一时间完成，也懂得该把哪个任务放在最后完成。他们具有良好的判断力，能够审时度势，安排好优先顺序，先做最重要的事。
事情有难易之分，有大小之别。有的事情紧急就一定要先办，有的事情无关整体就可缓办。我们一天要办的事肯定不只一件，这时候，就需要我们统筹安排要办的事，分清轻重缓急，这样才能把事情做好。
