一、协调工作的含义
协调就是沟通信息，通报情况，解决矛盾，从而取得最佳工作成果和社会效益。协调是各机关办公室的主要职能之一，它是由各级秘书所担负的任务和它在整个行政组织系统中所处的特殊地位决定的。
二、协调工作的特点
秘书协调工作具有下列特点：
（1）广泛性。协调工作往往涉及各个方面，横向有部门与部门之间的关系，纵向有部门与领导、群众与部门、群众与领导、上级部门与下级部门的关系。协调工作所涉及的问题，有现实的问题，又有历史的问题，有牵扯面较宽的政策性问题，又有牵扯面较小的是非性问题。总之这些问题多呈相互交错、纷繁复杂、涉及面宽、牵扯部门多等特点。有时候当领导与领导之间的意见不一致或分别做出某些互相矛盾的决定时，往往也需要沟通。此外还有办公室内部的协调，内容也是多方面的，包括任务协调、思想协调、职权协调、利益协调等。
（2）变通性。协调和协调工作的变通性是指它是原则性和灵活性的辩证统一，是创造工作的具体表现。协调的原则性是指对于一切危害全局，影响整体优化效应的思想、言行必须予以严厉的批评，切实地加以纠正，不得姑息，更不能怂恿，但原则性和灵活性都不能过了头，否则不但协调不起来，而且还会出现更为严重的失调，甚至导致整体的分崩离析。协调的变通性，通常表现为在保持整体效应的前提下，在条件允许的范围内，有关各方作出相应的妥协或让步，满足一部分的要求和利益，以使一些利害攸关、影响全局的关键问题得以顺利解决。西方管理学者们认为，真正的灵活性表明了一个人因为知道了一些东西，找到了更好地贯彻原则的方法而改变主意的能力，也就是说，最好的变通性就是创造性地发现或提出可以同时满足整体利益和各单方利益的协调方法和方案。
（3）权威性。协调要有权威性，没有权威性，协调就形不成结果，或虽有结果但不能贯彻到底。没有权威性，各部门就会各自为政，自以为是，有令不行，有禁不止，遇事互相推诿，出了事互相指责，整个单位就如同一盘散沙。
（4）服务性。协调本身是一项服务性很强的工作，一方面是围绕政策、领导服务，根据领导的旨意和政策的要求去协调以求得步调的一致；另一方面是为基层服务。基层秘书往往面临难以克服的困难，因此，常以协调的方法调动有利的积极的因素帮助基层克服困难。
（5）保证性。协调和协调工作是工作目的或管理目标得以顺利实现的重要保证。在现代社会大规模的建设发展中，在大范围的联合攻坚过程中，各种纵横配置的关系，矛盾更加复杂，使得协调的任务更多、更重，意义更为深远。因此，现代管理学提出，在管理活动中，第一要做的是确定科学可行的目标体系，第二要做的就是贯穿管理全过程的极其重要的协调和协调工作。很难设想，在一个没有协调的组织系统中，该组织系统能够发挥出最优化的整体效应。所以，协调和协调工作在机关管理活动中，始终保证着工作目标的实现，以及工作机器的正常运转。
（6）复杂性。一般情况下，协调工作的性质，所处的环境、条件、时间，以及承办的部门、人员等诸多因素只要有一项发生变化，其协调的方式、方法及结果就可能迥然不同。同样表达一种协调的意见，一句不同的话可能使人心情舒畅，也可使人满腹怨气。同样一件事情，有时要热处理，有时要冷处理。对不同的对象，有的需要情感激发，有的需要理性启迪，有的需要批评帮助，有的需要表扬激励。以上这些都体现了秘书协调工作的复杂性。
（7）时间性。在竞争日益激烈的今天，时间作为效率的重要内容越来越为人们所重视，现实生活中由于工作推诿扯皮得不到及时协调解决而造成重大损失的教训是不少的。适时、及时，是协调时间性的内涵要素。没有时间性的协调就是一种无效的协调。
三、协调工作的要求
秘书的协调工作具有如下几方面要求：
（1）要有把握全局的综合素质。不仅要了解各部门的工作性质、任务、特点和规律，懂得综合管理知识，对全局情况心中有数，还要有良好的个性修养，过硬的调研本领，敏捷而周密的思维能力，宽容谦和的处世态度等。
（2）要有承担责任的勇气。对工作敢抓、敢管、敢负责，对看准的问题要一抓到底，雷厉风行，令行禁止。
（3）要有良好的工作作风和献身精神。要能够吃苦耐劳，做到眼勤、手勤、腿勤、嘴勤、脑勤，勤勤恳恳为领导、为部门、为人民群众服务。要能够正确对待名利，甘当无名英雄，有时还要经得起各种误解和委屈。
（4）要有较强的判断能力。要想协调准确，必须判断准确，有些时候一步失调就可能给全局造成重大损失。
（5）要有和谐的人际关系。人际关系不好，难以进行协调，有时还会将一些问题复杂化，好的人际关系可以使协调人面对复杂情况周旋自如、游刃有余。应当善于团结人、关心人、支持人，使人感到可亲、可信、可敬。
（6）要有灵活多样的协调办法和技能。善于因势利导、因地制宜、因人制宜、以变对变、变中求成。
四、协调工作的类型
协调工作从不同的角度可以划分为不同的类型。
按协调工作的范围，可分为以下三种类型：
（1）政策协调。是指秘书在办公过程中制定相关政策时的协调工作和政策本身所具备的协调性。一般地说，政策的制定与机关办公室尤其是政府一级的机关办公室关系十分密切。而且办公室的层次愈高这种关系就愈密切。一项政策应该既具备全面性，又要有针对性；既有原则性，又要有一定的灵活性。因此在制定政策的过程中，秘书必须协助领导人和有关职能部门对政策所规定的各项内容之间的关系、对政策所涉及的各种关系的处理、对该政策与其他政策之间的关系进行协调并利用政策本身所具有的协调性有效地协调有关单位的活动，从而避免先后制定的政策彼此矛盾和有关单位在执行同一政策的过程中发生矛盾，造成实际工作的混乱。
（2）事务协调。这是对各机关单位日常事务发生矛盾而进行的协调工作，特别是在各级政府工作部门，经常要遇到由于机构设置不当、职责分工不明确或处理问题的角度不同而引起矛盾。这种矛盾，往往由秘书进行协调处理。
（3）计划协调。是在行政领导机关制订和执行行政工作计划、企业发展计划、事业发展计划时所进行的协调。一般地说，制订这些计划时，应考虑到区域性工作目标和本机关长远规划是否一致，这就需要对工作的轻重缓急的安排进行协调。此外，上级领导机关对下属各机关和单位的工作计划也要从全局出发，统筹协调。因此，当这些计划经各业务部门初步拟定后，在送领导审定前，秘书应会同有关职能部门，对其中需作协调的问题，逐一准备好协调意见，提供领导审定。计划在执行过程中，往往受到财物、环境、人员等因素或全局性工作变动的影响，需要及时对这些相关因素进行协调。因此，秘书应该常与有关业务部门联系，注意各种因素的变化，及时协调解决计划执行中产生的新问题。
按协调工作涉及的关系，可分为以下八种类型：
（1）上下关系的协调。指本机关与上级领导机关、本机关与下属机关或部门之间的关系协调。由于职责不同，角度不同，认识不同，在工作中产生矛盾是不可避免的。这应要求秘书积极主动地搞好他们之间的协调工作，运用各种手段，沟通信息，疏通渠道，对上情要及时下达，下情应迅速上报，不拖延积压，贻误时机，力求理顺关系，化解矛盾。
（2）左右关系的协调。它包括两个内容：一是协调本机关各部门之间的关系；二是协调本机关与有关部门的关系。实践证明，哪里的横向联合搞得好，哪里的经济就有活路，改革就有起色。它们之间是相互联系、互为条件、相互制约的。在协调时，一定要注意平等协调，以诚相待，力求做到互相支持，互相配合，协调一致，同舟共济，使整个机关的目标高效率地实现。
（3）局部与整体关系的协调。当局部与整体出现暂时的矛盾时，上级秘书要总揽全局，考虑到各方面的制约因素和实际需要与可能，做耐心细致的工作，设法解决这类矛盾。下级单位秘书，也应尽最大努力，千方百计排除障碍，主动地使自己的工作服从于整体，协调处理好局部同整体的关系。
（4）领导人与秘书之间关系的协调。在领导班子中，需要经常沟通情况，疏通意见，避免互不通气，形成隔膜，有碍工作。这当中秘书人员是一个很好的“中介体”，起传导、纽带作用。特别是在领导班子人数较多，不可能经常碰头的情况下，更要注重这种作用。如主要领导或主管领导确定的一些较大事项，签发的一些较为重要的文件，需要其他领导周知的，秘书部门就要及时分别汇报，便于各位领导及时了解全面情况；有些重要会议，有些领导因事、因病未能出席的，秘书人员也要注意事后把记录送给他们阅知。在领导人之间，如有些事处理不当，还会影响领导人之间的团结。因此，秘书人员要从维护领导集体的团结出发，积极地、灵活地、稳妥地做有利于缓和矛盾、增强团结的工作。
（5）业务关系的协调。一些机关或单位邀请领导参加会议和社会活动、接待有关人士，哪些该参加，哪些不该参加，哪些领导应参加而因某种原因不能参加，如何替代等，秘书也要做好这方面的协调。
（6）内部关系的协调。机关单位内部，如同一个“小社会”，人员有各自的分工，若要做到从整体上像一部机器那样不停地运转，调动起各方面的积极因素，既能明确分工，又能密切配合，互相弥补各自工作的不足和遗漏，这就需要协调。这是一种自我协调，以便保持机体经常处于最佳状态。
（7）工农、城乡关系的协调。包括工农业相互支援、城乡物资交流、城乡环境污染的治理、城乡建设与农村土地征用等的协调。这些关系的协调有时候很复杂，各级秘书要从党和政府的方针、政策以及巩固工农联盟这个政治大局出发，既要考虑到城乡区别，又要考虑到发挥城市的辐射作用和调动农村支援城市的积极性。
（8）军政、军民关系的协调。人民解放军有着拥政爱民的光荣传统，地方政府和人民群众也有拥军优属的传统作风。地方要主动搞好部队生活物资供应，安排好部队家属就业和子女上学，安置好转业和复员退伍军人；部队也要发挥自己的优势，为地方的建设事业贡献力量。要搞好军民共建文明活动，并在其他一些方面协调好军政、军民关系。
五、协调工作的方法
1.一般方法
从协调的种类看，可分为如下四种方法：
（1）磋商法。如果要得到多个部门的认可，就要采用这种协调方法。如拟在市区某街某巷开设一个农贸市场，就需得到公安、交通、工商、城建等部门的同意。当某部门有阻力或意见不统一时，秘书要做好疏导工作，力求解决问题，实在行不通时，可向领导说明情况，采取新的措施。切忌把一时办不成或个别部门有不同意见的事，搁置一边，长期拖延下去。
（2）程序法。对于一些反复出现的问题的处理，通常是在问题刚出现时，予以认真研究，严格按有关政策拿出正确的处理意见，制定出标准的处理程序。以后出现类似的问题时，一般可按标准程序办理。
（3）相机法。对于一些特殊问题，由于它本身的不确定性、突发性，甚至带有某种程度上的单一性，就不能要求有一种固定不变的协调方法。秘书解决这类问题时，只能根据不同的实际情况，采取不同的方法，赶赴现场见机行事，临场处置。通常是报告上级、建议领导联合办公，或到现场调查，或提出派遣工作组的要求，并拟定成员名单。
（4）会议法。大多数会议都属于协调工作的范畴，一种情况是领导对大的政策性方向性问题阐述自己的意见，以求对协调问题的有效解决。这要求秘书就有关问题事先或进行周密调查，或请有关部门协商，或拟出若干方案多方面论证后，提出切实可行的处理意见，供会议研究决策。另一种情况是牵头约请各与会者协调，拿出方案后报领导阅示解决。
2.特殊方法
（1）文件会签法。文件会签法是一种提高文件质量和效益，增强文件的严肃性、权威性和可行性，顺利推进工作的方法。文件会签的方式有三种：
①会议会签。就是将有关单位集中在一起开会。
②专业会签。就是对一些专业技术性较强的文件，采用专业会签进行协商。如订立合同，甲乙双方或一方往往不是一个公司，而是几个公司联合。因此，在拟定合同草案时，必须要在各方认可的基础上会签，这样便于执行和检查。
③信函会签。就是对涉及范围广，又不急于下发的公文，采用信函会签，可以把初稿打印若干份，附上要求，寄送有关部门征求意见，这样，文件下达后，有助于按文件执行。
（2）冷、热处理法。同样一件事，有时需要热处理，有时需要冷处理，应视不同情况而定。冷处理法，就是遇到激烈的矛盾冲突时，先缓和紧张气氛，然后再作处理。另外，一些不协调现象的产生与发展直到暴露总有个量变到质变的过程，协调工作必须紧紧地跟上去，要防止矛盾的继续激化，不要等撞了车、卡了壳才去解决。如有些事情不宜降温和冷加工，就必须雷厉风行，及时处理，这样才能把矛盾消灭在萌芽状态。
六、协调工作的程序
协调工作按下列程序进行：
（1）调查研究。深入实际调查研究，是具体明了协调问题的基本途径。盲目拍板、轻率决策，解决不好也解决不了需要协调的矛盾是非。比较可靠的办法，是在接触需要协调的问题后，及时进行调查研究，深入到具体事务之中，弄清来龙去脉，情况明了才能提出解决办法，为最终决策打下基础。
（2）听取意见。协调过程必须听取各有关方面意见，借以交流思想，沟通信息，互相了解。秘书听取意见可以单方面背靠背地进行，也可以多方面面对面地进行。听取意见就是要给各方面提供申明己见的机会。事先要给予准备时间，以利把各种因素或情况都了解透彻，为最后解决问题提供根据。此外，还要注意听取下级有关单位或有关地区的意见，把上下意见分歧焦点尽可能同时反映上来。收集、了解各方面的意见，既有利于部门之间统一思想，又有利于协调结果的贯彻执行。
（3）分析论证。在协调重大问题中，必要时对提出的解决意见要进行分析论证，进一步弄清其可行性的利弊关系，为最后决策提出可靠依据。分析论证可以说是决策设想的决定过程、选择过程，也是达到最后决策的转化过程。采取这种方法，可在协调会议之前，结合调查研究同时进行准备，一般在协调会上进行。
（4）作出结论或仲裁。协调过程中经过调查研究、分析论证，各方面达到了思想认识一致，或者客观条件成熟，矛盾可以得到解决，就应该通过共同参加的会议提出结论意见，进行最后决策。也可以在查明事实、分清责任之后，根据有关政策、法令、规定等立即进行裁决，具体明确解决办法，使协调的问题得到最后解决。
协调或仲裁之后，如果各方面都能接受，那么就可视为协调工作结束。其后便是督促各有关方面按协调结果贯彻落实。如果有一方或双方有不同意见，也可暂停协调工作，允许另作酝酿，待条件成熟后，再进行协调或仲裁，真正做到民主决策，便于实施。有的事项关系重大或比较紧迫，不容延缓，或一方或双方尚有异议，但须根据法规和政策及时作出结论，报经领导批准后，果断予以处置。
（5）及时请示汇报，按上级领导意图进行协调。在整个协调过程中，进行协调的秘书要及时向领导请示汇报，以便得到领导的支持和指导。特别是领导直接交办的协调工作任务，要把协调中各方面的矛盾、不同意见、困难或问题，随时向领导汇报。同时，提出解决各种矛盾、问题的意见，供领导人决策参考。然后按照领导的意图，继续做好协调工作。需要注意的是，在协调过程中如果发现客观情况跟领导原来掌握的情况不一致，必须把客观的实际情况如实向领导反映，从而保证领导决策符合客观实际。
