一、发文处理工作概述
1.发文的种类
机关所发的公文和机关收文类似，主要有以下几种：
（1）向上级机关报的请求性、询问性公文和向平行机关或不相隶属机关发的商洽性公文。
（2）向上级机关报的陈述性公文。
（3）向下级机关发的批复性和向平行或不相隶属机关发的答复性公文。
（4）向下级机关发的指令性和指导性公文。
（5）向本级机关各部门发的指令性和指导性公文。
（6）向有关机关或部门发的各类简报。
（7）所发的其他各类公文，如典型材料和信件等。
2.发文的渠道
机关公文的发放，主要通过如下几种渠道：
（1）文书处理人员直送。这主要是针对机关的领导、机关各部门和附近的有关机关。
（2）机关的秘书和各部门的文书处理人员直接到机关的文书处理部门取。
（3）通过机关的机要交通员投递。这种方式，主要是通过机要交通局、邮局和交换站，有的还需要直接送达。
3.发文处理的任务
发文处理的任务就是完成文件从拟稿到送出的全过程的处理工作。具体环节主要有拟稿（接收文稿）、核稿、会签、送审、签发、登记、编号、印制、分装、投送等。在实际工作中，有的机关常常根据上级要求，向所属机关或下级单位翻印转发和直接代发上级文件。发文处理的程序，可划分为两个阶段，即成文阶段和发放阶段。成文阶段包括拟稿（接收文稿）、核稿、会签、送审、签发、印制六个环节，也就是办公室从拟稿（接受文稿）到印制或打印成文的过程。发放阶段包括登记、编号、分装、抄送四项工作。
发文处理同收文处理一样，也是秘书工作的重要组成部分，是机关领导具体贯彻执行党和国家的方针政策，具体实施领导的重要方式。
二、拟稿
拟稿就是起草文件的初稿或草稿。初稿或草稿的作用是供修改、讨论和审阅用，不具有任何法定效力。
一个机关或部门制发的文件，是在两种情况下形成的：一种是被动制文，就是针对本机关收文而被动形成的文件，如对下级请示的批复，对平级或不相隶属的机关来函商洽工作、询问事项的复函，应上级要求所作的报告等，这类发文可视作是收文处理工作的继续。另一种是主动制文，就是根据本机关工作需要而主动形成的文件，向上级的请示、报告，向下级部署工作的决定、通知、命令、指示，向平级机关商洽、询问事项的公函等。
这里仅对秘书拟稿时或拟稿后应该掌握或注意的问题作一简要说明：
（1）在文稿前边要用公文稿头纸。一般机关都备有公文稿头纸，拟稿时一定要逐项填写清楚。公文稿头纸的格式，一般包括：标题、主送单位、抄送单位、拟稿单位、拟稿人、联系电话、单位领导签署、有关部门会签及签发等。
（2）文件发放范围要写得明确、具体。一般有两种情况：一种情况是单称单位，即发给一个或几个单位，可以把单位名称明确写出；另一种情况是全称单位，即发给全部所属的各个地区、各个部门。
（3）拟稿人要把形成文稿有关的文字资料和拟稿的依据附在文稿后面。
（4）批转报告也是发文的一种形式，一般在拟好报告的文稿的同时，代拟批语，然后将报告稿和批文稿一并送领导机关核发，不必像一般工作报告那样先将报告编号、打印，经领导机关领导人指示后才另批批语，以免费时误事。
（5）主管部门拟以领导机关名义发的文稿，要经部门领导审核签字，涉及其他部门的问题，要送请其他部门会签。文稿几经审核，修改校对，要打印校对后再送审。
拟稿的具体要求是：
（1）标题要醒目。标题醒目应做到如下几点：
①公文的标题构成要包括行文机关名称、公文内容和公文名称三要素，不应随意简化。
②公文的标题要与其内容相适应，使人一看标题便知其内容。如文题不相符，收文机关在百忙中便容易处理错，使行文的目的不能尽早实现。
③标题给人们的概念应是完整的、准确的，不能模棱两可，让人们去猜测。
（2）主题要明确。撰写一份文件，要解决什么问题，怎样解决，都要非常明确、具体。公文的主题明确，既便于受文机关处理，也有利于行文机关预期目的的实现。因此，主题明确是非常必要的，对于请示来说则尤为必要。请示的主题不明确，上级机关阅后悟不出文中到底有些什么要求，自然也就无法处理答复了。
（3）要一事一文。公文的形成是以实践中提出的问题为根据的，有一件事情就应行一个文。若等到几件事情一起行文时，就会耽误时间。尤其是各个机关或部门，其业务都有一定分工，如果一份文件中涉及几个不同类别的问题，处理起来则必然要涉及几个机关或部门，转来转去或等来等去，就会贻误工作。
（4）党务与政务事宜要分别行文。属政府方面的工作，如需请示上级机关时，都必须以政府名义向上级政府机关呈请；属党务方面的工作，如需请示上级机关时，则应以党委名义向上级党委呈请。批复等下发公文，也应遵循这个原则。应注意的是党务与政务事宜不要混在一起行文，也不要交叉行文，特别是政府机关不能向下级党委机关行指令性公文。如果在行文中党政不分，势必得转来转去，误时误事。
（5）行文要有新内容。行文是宣传新思想和解决新问题的，尽管允许对某些事情反复宣传，但也应有新认识和新措施。造成“文山”的重要原因之一，就是本无新意却硬行文，结果使前后几个文件的内容雷同。不仅浪费了行文机关的人力和物力，而且浪费了收文机关广大人员的精力。
（6）公文内容要符合现实。行文要符合客观实际，要符合现行的总政策，要集中反映本部门或本系统的现行政策，要与有关方面的现行政策相一致。
（7）行文字体要规范化。规范化要做到以下几点：
①用统一的标准文字。以汉字为例，在其规范化上，主要是不要再用已宣布停用的繁体字和异体字。
②注意用好标点符号。
③注意各种业务专用符号的应用。
④字迹要清晰、工整。
（8）向上级机关行文不要做过多的议论。议论的目的是要阐述一定的道理。向下级机关行文时，讲一些道理，明确文中事宜的重要性，以引起大家的重视，是非常必要的。但向上级机关行文时就没有这种必要了。
三、文稿送请部门领导审阅
部门为机关代拟的文稿，主要有以下两种：
（1）部门受机关委托为机关所拟的有关本部门业务或其他有关的文稿。
（2）部门要求以机关名义批转的本部门公文的文稿。
凡要求以机关名义批转的部门公文，均系部门的重要公文，而且其内容又往往需要其他有关部门共同贯彻执行。这类公文，如果以部门名义制发，因部门之间没有隶属关系难以贯彻落实；如以机关名义批转，其他部门见机关已经批准其要求或规定，便会视为机关公文，认真贯彻执行。凡部门要求以机关名义批转自己的公文时，均需同时为机关代拟批语，与文稿一并送审。
部门领导审阅的任务，主要是审核文稿中所涉及的业务和政策等内容是否属实和准确；同时，对文稿中的语病也要进行修改。
四、组织文稿会签
需要会签的公文文稿，主要有以下几种：
（1）要求以机关名义批转并涉及其他部门业务的公文文稿。这主要有以下几种情况：一是文稿中所涉及事宜与其他部门的业务有交叉，在日后的工作中需要互相配合，共同贯彻执行。二是文稿中的有关规定与其他部门以往的有关规定有一定的矛盾，需要协商，并作相应的调整。三是为避免与其他部门的工作发生冲突，而事先向有关部门征求意见，以便于协调一致，保证日后工作的顺利进行。
（2）部门的会议纪要。会议纪要中所涉及的问题往往是多方面的或综合性的，经常与其他部门的业务形成交叉。因此，会议纪要文稿基本上都需要与有关部门会签。
（3）联合发文的文稿。几个部门的联合发文，自然要涉及几个部门的事宜，并需要日后共同贯彻执行。
会签工作要尊重各会签部门的意见。尊重各部门的意见，就是在文稿修改中要尽量吸收其合理部分，没有吸收的不同意见也要附在文稿后面，供机关领导审批时参考，或请领导出面协调，或请领导裁决。
五、核稿
核稿主要从下列几个方面检查、核实文稿：
（1）文稿是否符合程序。检查下列内容：
①有无拟稿部门领导的签字或部门印章。
②该会签是否已经会签。
③文稿是否经机关文书处理部门登记。
（2）看文稿应不应该发。核查下列内容：
①实际工作中是否提出了文稿中所提出的要求。
②文稿中所谈事宜是否已经过时。
③文稿中所涉及的事宜是否曾以其他形式阐述过。
（3）看文稿内容是否符合政策。核查下列内容：
①是否符合当前的总政策。
②是否符合本部门的具体政策。
③是否与本机关或部门以往公文中的有关政策相矛盾。
④是否与其他机关或部门的既定政策相抵触。
（4）看文稿的要求能否实现。核查下列内容：
①要求是否切实。
②是否有实现的措施。
③措施是否具体。
④是否具备落实措施的条件。
（5）看文字表达是否准确。核查下列内容：
①文字是否通顺。
②推理是否合乎逻辑。
③主题是否明确。
④引文是否准确。
⑤标点符号是否妥恰。
（6）看行文关系是否正确。核查下列内容：
①主送机关确定得是否准确，特别是请示的主送机关确定得是否准确。
②该抄送或抄报的机关是否已抄送或抄报。
③公文名称运用得是否妥恰。
④是否应联合行文。
⑤平行机关或不相隶属机关之间是否有行指令性或指导性“公文”的。如有，应改正。
（7）看公文格式是否妥恰。核查下列内容：
①“发文用纸”的有关项目是否填写齐全。
②文稿用纸是否规范。
六、公文签发
1.签发的原则
公文的签发应遵循下列原则：
（1）按职权划分原则。由于领导人工作上有分工，因而只有对自己职权范围内的有关文件才有签发权。
（2）集体负责原则。对于某些有关全局的长期性、关键性文件，必须由领导班子集体讨论、通过，共同负责，最后由主要领导人签发。或由领导班子集体讨论通过后报请同级人民代表大会及其常务委员会批准，而后再由机关主要领导人签发。
（3）授权代签原则。当文件法定签发人因公外出或因其他原因不能视事，可以授权或委托其他领导人代为签发，事后再送法定签发人阅知。一般性的事务文件，但又必须以领导机关的名义发文时，也可委托办公厅（室）负责人代签。
（4）加签原则。凡欲以业务主管部门名义发出的文件，原则上应由业务部门负责人签发。但当文件内容涉及方针政策等重大问题时，应送主管领导人审阅后加签。
（5）会签原则。当文稿内容涉及两个以上业务主管部门的职权范围时，必须经相关部门的负责人共同协商，并在发文稿纸的“会签”栏内签署具体的核准意见。会签后的文稿，有两种发布形式：一是以业务主管部门的名义联合发文；二是以领导机关的名义发文。以业务主管部门名义联合发文，会签后即成定稿；以领导机关名义发文，会签后仍是草稿，经机关领导人签发后才能成为定稿。
2.签发的程序
凡欲以机关名义发出的文稿，均应由机关领导签发，特别重要的则应由机关主要领导签发，或经集体讨论后由主要领导签字，并注明讨论通过的情况；在既定的方针、政策、计划、法令、决议等范围内的一般业务性文稿或例行文稿，则可由主管领导签发，也可由领导委托秘书长或办公室主任签发。
凡欲以部门名义发出的文稿，应仿效上述欲以机关名义发出文稿的签发原则，由相应的部门领导签发。但是，凡涉及方针、政策性的重要文稿，还应送机关主管领导审阅，并加签。
凡欲发出的一般事务性函件的文稿，为减轻机关领导不必要的负担，其签发手续可以从简。至于如何从简，应根据各机关或部门的具体情况或习惯而定。
领导对其所签发的文稿要负全部责任。
先审后签，是各级领导在签发文件时必须坚持的重要操作程序。签发人对自己核准的文件从政治内容到文字都要负完全责任，未经过目就签字同意，那将是十分危险的，也就失去了“签发”的实际意义。领导人在签发前审阅的重点是：
（1）看是否需要行文，该按谁的名义行文。关于是否需要行文，应该掌握的原则是：可发可不发的公文坚决不发；凡在会议上已部署了的工作，或在报刊上已经发布过的公文，除印制少量供存档的文本外，一般不要再重复行文；凡是能够通过口头汇报、请示或通过当面协商即可解决的问题，不要行文。
（2）看是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。要仔细审查文稿内容是否有与现行法律、法规及上级机关的同类文件不协调或相抵触的地方，做到准确、严谨、滴水不漏。对那些地方性行政法规或规章类的文稿，如条例、规定、办法、细则、规划等，要视其与平级机关或机关以往的有关规定是否相互矛盾，是否保持连续性。如矛盾，就会使执行者无所适从，或各取所需，造成混乱；而且可能增加往返请示、答复、解释之类的事情。因此，在审阅时要做到既不能盲目谦让，又不能只顾本机关、本部门的工作方便，而置别的机关、别的部门于不顾。
（3）看是否需要与有关部门、地区协商、会签，是否经主办部门负责人先行审核，是否经秘书部门审核、登记。如发现文稿内容涉及其他部门的职责范围或相关地区的管理权限，且又没有协商、会签时，首先暂不签发，然后责成主办单位组织协商、会签后再送审。如文稿是由某一主管部门代替领导机关起草的，在送请机关领导人审阅前，应由主办部门负责人先行审核，并签具审核意见及姓名与日期。如果主办部门负责人没有审核，或审核后没具体意见，则须责成主办部门采取补救措施后再送审。如果主办文稿的业务部门越过秘书部门直接呈送机关领导人签发，而又非紧急的文件，也应责成其先送办公室审核、登记后再送审。如果领导人直接签发，就会打乱正常的公文处理程序，加重自身的阅文负担，也不利于充分发挥秘书部门的作用。
审阅文稿时要尊重主办单位或拟稿人已经付出的劳动，只要文稿在大的方面没有问题，就不必吹毛求疵。但如发现存在重大问题时，就不要迁就，甚至可以推倒重来。
3.签发的方法
（1）领导签发文稿时，应在“发文用纸”的相应栏内准确地签上“发”，或“印发”，或“抄清后发”，或“铅印发出”等具体意见，并签字，注明日期，以示负责。如认为文稿还应请主要领导审阅时，则应注明“请××同志阅后发”。总之，签署的意见要具体，态度要明确，千万不要写些模棱两可的意见，也不能只画个“〇”，特别是在会签中有不同意见时，机关领导更不能只画个“〇”。同样，只写“请××、××、××同志阅，如果大家没意见我也同意”一类的做法，也是非常不负责任的。自然，为了表示负责，名字也应签清楚，以便于辨认。
（2）领导签发文稿时，必须对文稿的内容、文字，特别是政策性的规定，进行严格的审查和修改。如文稿需要作较大改动时，可以委托办公部门的核稿人员或拟稿人改写，然后再审阅、签发。有的领导在签文稿时不够认真，这样既容易给工作造成不应有的损失，又容易使自己犯失职的错误。
七、编制发文字号
1.发文字号的排列形式
发文字号，一般有两种排列形式：一种是按机关代字、文件类别、年代和文件流水号的顺序排列，如“中发〔1991〕1号”；另一种是按年代、机关代字、文件类别和文件流水号的顺序排列，如“（88）吉财行字第642号”。
2.发文字号中的类别标志
在发文字号中加一个类别标志，主要是在较大机关里由于文件的发放数量较多而引起的。加一个类别标志，虽看起来比较麻烦，但在事后的查找、管理和联系来看却比较方便。因为类别标志反映的是文件的业务内容或文件的拟稿部门，标明该文件在拟稿和贯彻执行以及监督上是以哪个业务部门为主的，所以收文机关在贯彻执行中如有什么问题便可以直接与上级机关的业务主管部门联系或请示。也有些单位是以签发文件的领导的“姓”为文件分类标志的，其优点主要是在文件贯彻或处理中，如发生问题，便于直接向签发领导请示。因为领导都是具体分工的，所以以签发领导的“姓”为分类标志，基本上也是反映着文件内容的类别的。
不过，以机关签发领导的“姓”为准，并不像以拟搞部门的代字或公文内容所属类别的代字为准那样好确定，因为在“公文”签发栏里签字的不只是一位领导，甚至也不只是两位领导。因此，如果一份文件是由两位以上领导签发的，那么在确定文件分类标志的“姓”上就应有个原则，即以主签领导的“姓”为准。如何确定谁为主签领导呢？这就需要对具体情况作些具体分析。在一般情况下可以这样确定：在签发意见的领导中，如有机关主要领导时则以主要领导的“姓”为准，如无主要领导时则以主管领导的“姓”为准，如签发的两位领导都是主管领导时则以排列在前边的“姓”为准。在特殊情况下可以根据领导签发的具体意见确定：如一领导签“请××签发”，则以“签发”领导的“姓”为准；如签“请××阅后发”，则仍以第一个签字的领导的“姓”为准。
3.联合行文的发文字号
如属几个单位或部门联合行文时，发文字号可以按各自的排列形式，将几个单位或部门的文号并排在一起；也可以只用主办单位或部门一家的文号。如，国务院与中央军委联合行文时，一般都是只标主办单位一家的文号。
4.编制发文字号的时机
编制发文字号，是一道很重要的程序，文稿如果没有文号，一般说来印制部门是不予印制的。另外，文号编制的程序也不能与其他程序颠倒，即不能先编号后核稿或后签发。因为有些文稿的核稿和签发的速度比较快，有些则比较慢，这样就会出现先编的小号后发出而后编的大号先发出的现象，致使文号与行文时间不协调。如果编号之后领导不签发，则会出现空号现象，不便于公文的管理；如另补一个文件，同样会出现文号与行文时间不协调的问题。
5.发文字号的位置
发文字号的位置，在正式公文上，一般在套红的公文机关种类名称的下边；因为函没有套红的公文机关种类名称标志，所以函的文号一般放在右上角处。在文稿上一般可以按着上述位置标，如文稿附有“发文用纸”时，则应将文号填在“发文用纸”的相应位置上。
在报刊上公开发布的公文，可以不编发文字号。
八、公文印制
1.印制
公文的印制工作，随着各机关条件的不同而不同，有的手抄，有的复写，有的刻蜡纸，有的打字，有的用机械印刷。从公文的角度研究印制工作，主要是为保证公文的质量而对印制工作提出一些有关的要求。
（1）要印制整洁，排列均匀，字迹清晰，内容无误，规格统一，印制及时。
（2）印制人员要对原稿负责，如发现疑、误时，应及时与核稿人员取得联系，不得擅自改动。
（3）印制机密性文件必须在机关打字室或特定的保密印刷厂或保密车间进行，不得乱在外边印刷。
（4）凡翻印机密性文件均需取得原发文机关的同意，否则不得翻印。凡属需下级机关贯彻执行或业务部门工作需要的无密的业务性文件，在条件许可的情况下，应尽量为他们代印，以免层层翻印造成浪费或差错。
（5）凡书写或打字的公文均应尽量避免末页无正文的现象，如无法避免时则应在末页注明“此页无正文”；落款处与正文的间隔也不要太大，以免被他人利用这块空白纸和机关印章。
2.校对
为了保证公文的质量，还必须做好校对工作。校对工作，在较大机关里一般均在机关印刷厂设专职校对人员，也有的设在办公部门；在中、小机关里，一般由核稿人员兼做，或临时抽调有关人员承担。
九、公文加印
1.书写和打字公文的加印
书写和打字的公文，一般是不具有固定格式的，自然也不规范，所以只有加盖行文机关印章后才能成为正式生效件，否则便无人承认。所加印的位置，在公文的落款处。在落款处加印，一般有以下两种情形：
（1）在落款处注有行文机关名称时，行文机关印章要盖在机关名称上，机关名称字行的长度要大于印章的直径，印章在机关名称上居中。
（2）在落款处未注行文机关名称时，则盖在行文时间上，印章在行文时间上亦居中，并压年盖月。无论上述哪种情形，印章的位置与公文正文的间距均不要过大，以防他人利用这一空白处。
2.铅印公文的加印
铅印公文，一般都具有固定的格式，自然也很规范。因此，铅印的公文在一般情况下个人很难模仿。正因如此，党委机关对铅印的具有固定格式的公文均不加印。
3.联合行文的加印
几个机关联合行文时，行文各机关的印章要同时加盖在该公文的落款处；既可以纵向并列，也可以横向并列。不过，主办机关的印章要列在首位。
十、公文发放
1.登记
公文的发放登记工作，应在编制发文字号后、印制之前进行，以便准确地计算好公文份数并做好发放准备工作，也便于催印。
发文登记，有卡片、活页和账簿等多种形式，不过还是采用簿记式的账簿为好，因为它便于保存和查考。
登记时要根据机关领导已批准的发放范围计算出文件需印的份数，并填在发文用纸的相应位置上。
对送往报社公开发布的文件，也要做相应的登记，以便于及时地收集存档。
2.写封
在写封工作中，主要应注意以下几个问题：
（1）发往机关的名称要写法定的全称或通用的简称，而不要随意简化。
（2）发往某机关的文件，要写机关或机关办公室收，而不要写机关的具体领导或业务部门收。
（3）封面的字迹要清晰，以便于投寄。
3.装封
按已做好的发文账将印制好的文件如数装入已写好的各相应的封内。在装封工作中，主要应注意以下两个问题：
（1）文件份数要点清。
（2）封要装准。
4.封封
在封封工作中，主要应注意以下几个问题：
（1）封口既要封结实，又不要使浆糊粘着封内的文件。
（2）发密件，封封后要加盖密级章，并在封中处加盖密封章或加贴密封笺。
（3）发急件，封封后要加盖急件章。
（4）凡发密件和重要文件，都要在封面上标明封号。
5.投递
应尽量减少中间的转递环节。凡有条件的，均应尽量直接投寄或送达，以便加快文件的投递速度。特别急切、重要或绝密的文件，最好是派二人专送。直送和专送的文件，要严格履行签字手续。送文件要由文书处理和机要交通人员负责，一般不要烦他人捎送，以防误时误事，乃至损坏或丢失。
6.向上级机关报送文件
要根据上级机关的有关规定如数报送，既不要少报也不必多报。
十一、公文注办
1.收文注办
（1）对上级来文的注办。上级来文中，许多都是需要承办的，如开会通知或电话记录等。收到上级机关发来的开会通知后，一经处理完毕，就应将处理结果加以记载。
（2）对下级来文的注办。下级来文中需要注办的主要是“请示”。对“请示”的答复，除主要以“批复”体现外，还时常以电（话）复、面复，或以下达计划指标等形式体现。凡以电复、面复或其他形式答复的，均应在原“请示”上对办理情况详细地加以注明。
（3）对平行机关来文的注办。平行机关来文的商洽或联系“函”中，许多都是需要回复的。对“函”的回复与对“请示”的“批复”，情况类似，注办的情况也类似。
2.发文注办
对发文的处理情况，特别是对电话通知稿处理情况的注办，也是非常必要的。因为通知稿是以电话传达的，无法履行文件的传递手续，事后一旦查询落实情况更无处下手。因此，这类的注办更应详尽。
