你来看看国际度假咨询有限公司董事会主席约瑟夫·维特利亚是怎样在几个小时内掌控时间的。有一次，他在黄色的便条上记下了5个他要打的电话。但是当他打完一个电话之后，就有人探进头询问某事，或叫他去和谁商量一件事。对于这种情况，维特利亚都是来者不拒，笑脸相迎，等他们一走，他就接着打第2个电话，打完第2个电话后又去拜访同一楼层的一个人。总而言之，看起来就像是一团旋风在地上到处转。但是每当他从突然袭击的意外交际中脱身出来，他就又马上回到自己的办公桌边，接着打其余的电话。就这样，几个小时过去之后，他原先计划要打完的电话终于实实在在地打完了。每个老板都喜欢那些能够高效利用时间的员工，这样的员工能够掌控时间，能够让主管放心地完成自己的任务，做好本职工作。要掌控时间，不仅需要勇气，还需要理智，以及最最重要的一条是坚持不懈。你每天都需要做一些日常工作，以和别人保持必要的接触，或者保持一个良好的工作环境，这些工作包括查看电子邮件，和同事或上级的交流，浏览你必须访问的BBS，打扫卫生等等；这些常规的工作杂乱而琐碎，如果你不小心对待，它们可能随时都会跳出来骚扰你，使你无法专心致志地完成别的任务，或者会由于你的疏忽带来不可估量的损失。处理这些日常工作的最佳方法是定时完成：在每天预定好的时刻集中处理这些事情，可以是一次也可以是两次，并且一般都安排在上午或下午工作开始的时候，而在其他时候，根本不要去想它！除非有什么特殊原因（例如你在等待某个人发来的紧急邮件），否则，强迫自己在预定时刻之外不要查看邮箱，不要浏览BBS，不要去找领导汇报工作，这样，处理这些事务的效率才会提高，并且不会给你的其他主要工作带来困扰。
在美国企业界，金融大王摩根与人接洽生意能以最少的时间取得最大效益，他恪守珍惜时间的原则，人人都应该把摩根当作这一方面的典范，人人都应该具有这种掌控珍惜时间的美德。摩根有极其卓越的判断力，他能够轻易地猜出一个人要来接洽的到底是什么事。当有人对他说话时，一切转弯抹角的方法都会失去效力。他能够立刻猜出谈话人的真实意图。具有这种卓越的判断力，真不知道使摩根节省多少宝贵的时间。有些人本来就没有什么重要的事情需要接洽，只是想找个人来聊天，而耗费了工作繁忙的时间。摩根绝对无法容忍这样的人。除了与生意上有特别重要关系的人商谈外，他还从来没有与人谈话5分钟以上。摩根晚年仍然是每天上午9时30分进入办公室，下午5点回家。有人对摩根的资本进行了计算后说，他每分钟的收入是20美元，但摩根自己说好像还不止。通常，摩根总是在一间很大的办公室里，与许多职员一起工作，他不像其他很多著名商人，只和秘书呆在一个房间里工作。摩根会随时指挥他手下的员工，按照他的计划去行事。
你要知道掌控时间，知道怎样去花时间，为什么去花这个时间，你必须先对自己的时间分配做充分的了解，才会让你更直观的发现你浪费时间、时间效率提升的不足。
首先，记录时间的实际使用情况。
要了解时间是怎样耗用的，从而据此管理时间，你必须先记录时间。记录时间这套方法，几乎所有国家在工业管理上都被运用。但在某些越来越重要的工作领域，你却没有应用这套方法，尤其是你的工作。须知只有在这些方面，时间的运用和浪费才是直接攸关有效性和成果的。时间记录的具体方法，在此不必赘述。重要的是，必须在处理某一工作的当时立即加以记录，而不能事后凭记忆补记。许多有效的你都经常保持这样的一份时间记录，每月定期拿出来检讨。至少，你往往以连续三四个星期为一个时段，每天记录，一年内记录两三个时段。如果不记录时间，半年之后，你会发现自己的时间耗用得很乱，浪费在种种无谓的小事上。经过练习，你在时间的利用上必有进步。管理时间必须持之以恒，才能避免再回到浪费的状态上去。
其次，要能系统地进行时间管理。
先要将非生产性的和浪费时间的活动找出来，尽可能将这类活动从时间表上排除出去。然而许多大忙人，天天在做一些他们觉得难以割舍的事，比如应邀讲演、出席开幕式，参加宴会、担任委员和列席指导之类，不知占去了他们多少时间。而这些工作，他们本身既不感兴趣，做得也根本不够精彩。然而他们得承受这些负担，一年又一年，就像从天而降的灾难一样躲也躲不了。其实，对付这类事情，只要审度一下对于组织有无贡献，对于他本人有无贡献，或是对于对方的组织有无贡献。如果都没有，只要谢绝就得了。
生活中还有二项浪费时间的因素，那就是：
（1）你在浪费别人的时间。
这是你自己可以控制并且可以消除的，即使你处理的都是颇有成效的工作，其处理方式仍可能造成别人时间的浪费。许多你都意识到了哪些事情会浪费他们的时间，然而他们却不敢面对这个问题。殊不知即使有了错误，也能很快弥补。能够大量削减不必要的和非生产性的工作，则工作就进行得快多了。事实上，一位你大刀阔斧减少不必要的工作，绝不会有太大的风险。大胆减少无谓的工作，绝对无损于有效性。减少无谓的时间浪费你若仔细分析一天的生活，将会发觉无谓的时间浪费，远远超过自己所想象的。不论你、学生或家庭主妇，平均一天要浪费清醒时间16小时的1/4，也有人浪费了清醒时间的50%，甚至高达90%呢！
如果你接到预料外的电话或来客，应适度地拒绝，或尽快了解其来意，再判断是否有继续洽谈的必要；对于上司的指示，应确实了解其内容，并表达自己的意见；若认为是没有意义的工作，应当场婉拒，不要默默接受，否则，容易导致时间浪费及精神不愉快的后果；在长时间的会议或演说中，对于喋喋不休、言不及义的发言人，应该严肃地请他在几分钟内结束谈话，否则他根本不知道你的感受及时间的宝贵。
（2）盗取时间者。
它们从各种渠道侵入，夺走别人的宝贵的时间。比方说：预定外的访客、忽然被分派的工作、长时间演说、电话推销、朋友往来、无意义的工作、不得要领的指示或报告、错误的指示或报告、任意改变行动方针、无谓的文书、难懂的文书、无意义的长时间说明、同事间的闲谈、未在预定时间内结束的会议、长时间的电话等等。时间浪费前兆的背后，每个人都潜伏着根源性的问题或原因。例如：生活意义丧失；欲望低下，思想不活跃；埋没在工作或人际关系的被动状态里。因此，追求时间就是追究这些问题或原因，并从正视这些事情开始做起。
无数事实表明，成功与失败的界限在于怎样分配时间，怎样掌控时间。人们往往认为，这儿几分钟，那儿几小时没什么用，其实这种看法是错误的。时间上的这种差别非常微妙，要过几十年才看得出来。但有时这种差别又很明显，立刻就会给你“悔之晚矣”的感受。一个有效率意识的人会不断改进工作方法，使完成同一件工作的时间尽量缩短。美国麻省理工学院曾对3000名主管做了调查研究，发现凡是优秀的主管都能做到掌控时间，使时间的浪费减少到最低。效率和时间是紧密结合在一起的。在同一时间里，有的人能做很多事，有的人则做不了几件事。前者效率高，效率高就节约了时间；后者效率低，效率低便浪费了时间。记住，时间就是金钱。
要掌控时间，提高工作效率，一下几点可以参考：
（1）工作中断时，要有“回去工作”的驱动。
（2）专注工作的焦点，专心工作。
（3）达成对别人的承诺。
（4）设定完成工作的期限。
（5）集中能力于自己的优点上，发挥自己的专长。
（6）一般人只用50%的能力工作；一分耕耘一分收获，牢记播种与收割定律。
（7）要有坚忍的毅力，一气呵成；一次处理完成，才不会浪费时间。
（8）要有完成工作、结束工作的强制力。不要每件事都只作一半而无结果。
（9）维持高生产力的肢体语言：坐正挺胸，做出很有精神的样子，如此生产力自然会提高。
（10）用一整段的时间工作，找出至少30分钟或1小时不会被打扰的时间，来做重要的事。
