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第43章 做好“日常备忘录”

俗话说:好记性不如烂笔头。一个人的记性不管有多好,久而久之,有些东西总会遗忘,或者记得模模糊糊。如果你能将工作中的一些事,特别是重要的内容用日常备忘录记录下来,那就不用担心遗忘了,对你的工作将是极大的助益。在日常备忘录上将你想要做的事情清楚地记录下来,可以帮助你记忆和理顺当天的工作。它不但可以帮助你节省时间,提高工作效率,而且会赢得老板的首肯并得到提升,因为任何一个老板都会喜欢工作用心且不丢三拉四的员工。类似的事情或许你经历过,很多事因为没有用备忘录记下来,而一直在脑子里想着:不能忘!不能忘!结果弄得自己筋疲力尽,这样你怎能干好自己的工作,又怎能使自己干出一番事业来呢?在工作中使用日常备忘录可以避免许多不必要的重复,又可以将你要做的事清楚地记录下来。这种方法能有效地提醒你,提高你的工作效率并赢得老板的信赖。

如果你养成做日常备忘录的习惯,会给你带来不少好处。当你每天早上打开日常备忘录的时候,昨天完成与未完成的工作都会一目了然的呈现在你的眼前。有了日常备忘录,你就可以根据工作需要合理的安排自己当天的工作,你也不会因为没有把事情或工作忘记了而心存不安;你还可以把苦思冥想的时间省下来,用在更好的完成工作上;并且你总能及时的知道你的约会、计划和文书工作。

一旦你养成了记录日常备忘录的习惯,你就根本用不着分心于其它事情,工作效率自然也就提高了。同时,日常备忘录还能准确地记录下你的工作状况,能让你及时地发现自己在某段时间里的工作变化,从而引导你采取正确的工作方法与技巧走向新的目标;它还能提醒你在适当的时候发个邮件、打个电话,与同事、朋友保持联络……

如果你使用日常备忘录,能让你用最少的时间,以充沛的精力去提高工作效率,当你使用日常备忘录时,你就能亲身体验到它给你带来的积极变化,为你的成功提供有力的保证。一个优秀的你在进公司上班后,就应该养成记录备忘录的习惯,特别是新进公司的人员。很多朋友会觉得把事情一点一滴地记在备忘录里是件很麻烦的事情,他们会觉得,工作这么忙,有做记录的这个时间还不如做其它事情呢;还有一些人则对自己的记忆能力非常的自信,相信自己能记住每天所要做的工作,根本用不着做记录,但是别忘了你在工作中需要大脑思考的地方很多,比如遇到上司突然下达的一个工作任务,你就得先想这该怎么做,如何做才能更好的完成它,这时候你一些原本需要你做的事情就会被放在一边,当你忙着那件事的时候,你的记忆就会相应的开始减退,甚至遗忘。而“日常备忘录”却是一种把简单且精确的讯息、文件和资料存储起来帮助你记忆的很好手段,它会让你在任何需要的时候就可以立即找出来,既不会出现遗忘的现象,也方便日后核对自己的工作进度。其实,你做记录的时间远远少于你时常苦思冥想的时间,而有些事当你费尽心思都未必能想起来的时候,你就得不偿失了。

那么日常备忘录应该记些什么事呢?如果出席会议的话,应该记下会议上交谈的重要事项、所决定的事情,以及上司的重要的指示等。在一个小单位里,若有商谈、小型会议的话,也要将所谈的内容记录下来。被上司呼叫或与上司谈话的时候,要带记事本去,把指示、联络的内容写下。为了工作而外出或访问老顾客之际,应将客户交待之事记下。有其他公司的人到公司拜访时,也应该把与该人谈话的内容简单地做一下记录。看报纸杂志时,将记事本放在旁边,随时记下与工作有关之事。随时记下备忘,除日后用得着外,对以后写营业日记、业务日记也有很大的便利。至于写备忘录时,不可忘记“5W2H”,这里所谓的“5W”,是指When(什么时间)Where(什么地点)Who(什么人)Why(什么原因)What(什么事情);而“2H”,则是指How(怎么做),How

much(多少数量)。

每天工作开始的时候,应该先看一下日常备忘录,看看昨天未完成的工作还有哪些?并把今天需要完成的工作记录在上面,然后即可按照事情的轻重缓急,依次进行。完成了一项工作之后,应该在备忘录上作有标记,最好能把自己在多长时间内完成的也记录一下,对自己工作效率的提高会有所帮助。日常备忘录应该随身携带,不论上班还是下班,上班的时候它会成为你工作中的好帮手;下班之后,可以翻开备忘录,对这一天的工作来一个回顾,并把第二天需要完成的工作再看一下,这样就可以做到心中有数。

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