时间是相当固执的“老头”,它不以任何人的意志为转移,自顾自地前行,不因为任何人而停留片刻。时间本身不能解释自己,你只能通过“事件”来描述时间对你的实际意义。要使时间具有意义,就一定要把你对时间和事件的选择,以及你对事件的控制联系起来。时间管理就是你在单位时间内决定要选择的事件,时间本身不能够被管理,时间管理说到底是对单位时间内事件的管理,离开事件的管理就谈不上时间的管理。时间因为事件的不同而变得意义不同,有的人成功是因为在单位时间内选择了重要的事件去做,有的人不成功是因为在单位时间内选择了不重要的事件去做。单位时间内选择事件的不同,造成人和人之间的差异。因此,使时间真正具有意义的要素是事件。在一个演讲会上,演讲者询问听众:“在座各位,有没有人想要减肥的?”有好多人举手,他又问:“人们到底是想要减肥,还是一定要?”他们说,只是想要而已。这时,他又问:“你们成功了没有?”他们摇头说没有,于是演讲者再问:“你们想减肥想了多久?”他们说想了很久了。为什么一般人都没有办法把个人的时间管理做好呢?因为,大多数的人跟那些想要减肥的人一样,只是“想要”把时间管理好而已;相反的,一个有强烈欲望、有企图心的人,他可以克服一切困难,面对所有的挑战而不放弃。如果没有活出生命价值的强烈欲望,那时间管理将毫无意义。人生中,你都面对相同的环境与社会,每个人的一天也都是二十四小时。然而,每个人对生命的价值与人生意义的看法却大不相同。
其实时间管理并不像一般刻板印象那么无聊,也不是重要人物或大忙人才需要。它是一种自由“时间”有效的分配和运用,让你有更多时间做自己真正想做,真正能带给自己快乐的事。就好像假如你每个月赚的钱很有限,你就必须考虑要拿多少放在银行、多少拿来买股票、投资基金。又有多少要应付日常开销等等,好让自己有更多的钱去满足自己的需求。有了管理时间的强烈欲望,你就会想办法让时间乖乖听你调遣,完成你的工作计划,达到时间最佳利用率。
如何进行时间管理?你应该具有把时间管理好的强烈欲望,时间管理就已经解决了一半。
什么事是必须做的?这是时间管理的第一个关键问题。时间管理的错误做法基本上都可以归结为,把时间花在那些不是必须做的事情之上。对组织来说,最重要的是要让员工知道什么是重要的、必须做的任务,也就是说,什么是用来衡量他们绩效的标准。对个人来说,这个问题可解释为“我能够为组织做出什么贡献?记录你的时间是怎么花掉的,是时间管理的开始,但它绝不是一次性的任务,在整个时间管理过程中,你可能需要不断地重新记录,以便了解最新的时间使用情况,譬如一个月专门挑一天来记录当天的时间使用情况。按照某些时间管理工具的要求,有的人能够坚持每天以15分钟为间隔记录时间使用情况,这有它的益处,但是,这样做或许花了太多时间在“磨刀”上了,过于频繁记录的时间表也会让人感到巨大的压力,带来负面影响。
一个公司董事长很确定地说,根据他的感觉,他的时间分三个部分,分别用在公司高级管理人员、重要客户、地区社会活动上。历时6周的实际记录结果是,他把大部分时间用在调度工作上了,随时了解他所认识的客户的订货情况,还为他们的订货打电话给工厂。他开始无法相信这些记录,但在很多次看到类似记录之后,他相信,“关于时间的使用问题,记录要比记忆可靠得多。”
事实上,时间是无法被“管理”的,你能做的是“投资”时间。那些在时间管理方面高人一等的人,对他自己的时问非常认真看待的,对他真正想要的事情都是非常渴望的。有了管理时间的强烈欲望,你还要懂一些时间管理的基本理论:
其一是“6点优先工作制”,就是要求每天全力以赴做6件最重要的事。这个方法是咨询大师艾维利提出的价值2.5万美元的时间管理方法。
其二是帕累托原则,其核心内容是生活中80%的结果几乎是源于20%的活动,即二八理论。根据这一原则,你应该首先完成那些紧急又重要的工作,其次是重要而非紧急的任务,再次是紧急而非重要的工作,最后是那些既不重要也不紧急的工作。掌握这一点很重要,它可以决定你今晚是看电影还是去写一个报告。
其三是莫法特休息法,也就是不要长时间的做同一种工作,而是要经常的做不同内容的工作,保持精神上的兴奋点,进行主动的调剂和放松。
其四是麦肯锡30秒电梯理论,据说,麦肯锡曾经丢掉过一个客户,原因是这个客户董事长在电梯里碰到了麦肯锡的项目经理,要求他谈谈项目的结果,可怜的项目经理没有在电梯运行的短短30秒内把结果说清楚。后来麦肯锡就要求员工要表达清楚,直奔主题,凡事要归纳在3条以内。这就是30秒电梯理论,或者电梯演讲。