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第35章 中层管理者高效沟通技能的自我修炼(3)

中层管理者是为下属提供服务的供应商,要做的就是充分利用企业现有资源为下属提供工作上的方便,这也是中层管理者与下属沟通时需要注意的一点。事实上,下属的利益就是中层管理者的利益,一个精明的中层管理者,会将下属的利益放在高于一切的地位。

4赏识的心

美国心理学家詹姆斯说过这样一句话:“人性最深刻的原则是渴望得到赏识,并以得到赏识为满足。”中层管理者要学会欣赏自己的下属,而非一味地斥责下属。当一个人被赞赏的时候,他可以受到极大激励。作为中层管理者,需要首先以赏识的眼光对待自己的下属,并且让他知道上级对他的关注,这样能够激发下属的沟通热情。

20世纪60年代,在美国的一所小学里,心理学家做了一个实验:他们声称评估学生们的未来发展前景,并将一份最有发展前途学生的名单神秘地交给教师,还要求严格保密。戏剧性的事情发生在8个月之后,当初名列“有发展前途”名单的学生果然成绩进步更快、性格更开朗活泼、跟老师的关系也更好。

当教师赞叹心理学家的评估惊人的准确时,研究者揭开了谜底:其实那份名单是随机选出来的,跟评估一点儿关系也没有。真正影响学生表现的,是教师无意中流露出对“天才学生”的期望。

让下属体会到你对他的赏识,能够让下属积极地与你沟通,因为下属不想辜负中层管理者的期望,他渴望得知如何令你更加满意,如何把工作做得更好。

5分享的心

分享的过程也就是沟通的过程,而且分享是最好的学习态度,也是最好的企业文化氛围。中层管理者与下属在工作当中不断地分享知识、分享经验、分享目标、分享一切值得分享的东西,这就是沟通。

企业是一个团队,分享的心就是团队精神的体现,分享不会让信息、经验和快乐消减,反而会让它们变得更多,也就是沟通的增值过程。很多时候,只要你愿意分享,愿意把你知道的说出来,那么工作效果就能更好,人际关系就能更加和谐。

沟通是中层管理者激励下属,实现领导职能和提高下属满意度的基本途径。中层管理者要引导追随者为实现组织目标而共同努力,追随者要在中层管理者的带领下,在完成企业目标的同时完成自己的愿望,而这些都离不开相互之间良好的沟通。所以,中层管理者要做到沟通“五心”,这样才能和下属建立起良好的沟通关系。

6如何建立有效的沟通渠道

蒙牛集团总裁牛根生说过一句话:“矛盾的98%是误会,而误会的98%是沟通不够。”企业中,如果一个部门没有沟通,每个人都自顾自地工作,不用说工作效率提高不了,可能连基本的任务都完成不了;如果部门之间没有沟通,每个部门只做自己的事情,信息流通受阻,整体效率降低,企业就更没有什么活力。有效的沟通渠道是企业中维系人与人之间良好工作关系的关键因素,是关乎企业生死的血管。

在企业的实际管理中,大多数企业中层管理者往往对沟通不够重视,存在着沟通误区,也缺乏相应的沟通技巧,导致企业内部沟通不畅,诱发了执行企业策略过程中的不少问题。所以,建立有效的沟通渠道对企业来说非常迫切。

首先,很多时候,许多很好的构想往往是通过非正式而不是正式的方式提出来的。非正式的沟通一般不会给人过大的压力约束,下属在交流信息时更容易畅所欲言和相互激发,大大提高了沟通的开放性,并且创造出活跃的沟通氛围。在这种氛围里,下属的积极性会得到很大的提高,也能极大地提高下属的创造力。

托尔斯泰曾经说过:“与人交谈一次,往往比多年闭门劳作更能启发心智。思想必定是在与人交往中产生,而在孤独中进行加工和表达。”建立有效的沟通机制,一方面要注重长期性,沟通渠道建立的过程是长期的,必须边探索边完善,循序渐进。其发挥的效果也是长期的,在很长的时间里产生持续的作用。另一方面要注重有效性,通过拓宽沟通渠道,丰富沟通方式,积极打造高效的沟通平台。

具体来说,建立有效的沟通渠道有以下几个步骤:

1提高对沟通的认识

建立沟通机制必须有其思想基础,思想是行动的先导,认识上的提高才有行动上的自觉。所以,中层管理者要充分认识沟通在工作中的重要作用,然后树立全局观念,把建立沟通渠道作为企业提高自身竞争力的重要举措。

建立沟通渠道要求企业坚持纵横结合,双向沟通的原则。“纵”也就是以一个职能部门为一条线,比如业务线。要重视沟通的双向性,上级的决定、策略、要求能够以原貌向下传递,做到上行下达;而下面的信息,比如市场动态、客户反馈等信息亦能够传达上来,上下双向畅通无阻。“横”也就是跨部门协作,各个部门之间互相配合、协作,通过良好的沟通真正实现信息的及时、准确、有效传递,提高工作效率,提高协作效能,共同完成企业各项工作。

2拓宽沟通渠道,丰富沟通方式

在部门内完善定期交流制度,增加交流次数,举行非定期会议、讨论,提高下属主观能动性。还可以通过建立局长信箱、短信平台、员工论坛、客户服务网络等新的沟通渠道,结合传统的面谈、电话、信件等,使下属能够以自己擅长的方式进行最佳的沟通,从而提高沟通效率和效果。

在沟通的方式方面,可以丰富交流形式,如座谈、小组讨论、定期汇报、演讲、部门间竞赛、辩论等,激发下属沟通的紧迫感和责任感,做到准备充分、沟通畅言;要充分运用现代化的办公和信息技术,在座谈汇报中应用PPT、电子表格、视频等加深印象,提高沟通效率。

比如,上下级之间可以定期举行工作会议,双方进行直接的交流。开会的周期可以是一天一次,也可以每周一次。一般来讲,管理层次越低,会议周期应该越短,这样可以使管理越接近实际工作,沟通对管理的作用就越明显。另外,开会前,下级人员把要向上汇报或反映的内容整理好,上级人员把要向下指示或传达的内容整理好,这样可以提高沟通的效率。

还可以书面形式的工作报告进行沟通,报告中可以反映的事情是很广泛的。上级在审阅过程中,可以把自己的评价、意见或建议批注在报告上。和工作会议一样,工作报告也分定期报告和随机报告。与工作会议相比,工作报告具有跨时空沟通的特点,所以这也是最常用的沟通方式之一。

业务联络也是一种有效的沟通方式,在一个组织内,不同指挥链上的人们互相之间也可以使用这种沟通形式。它具有准确可靠的特点,通常的业务资料需要收发双方的有关领导签字承认以示效力。它有一种沟通的简化形式,也就是我们所说的便条。这种形式简单易用,主要起到一种指示、通知或提醒的作用。

最后是面谈,面谈主要发生在上下级之间,或者上级找下级进行面谈,或者下级向上级要求面谈,这也是一种相当直接的沟通形式。

3沟通渠道与企业文化建设相结合

良好的企业文化是一种催化剂,能够促使中层管理者和下属之间,不断产生良性的文化效应。长效的沟通渠道必须与企业文化相协调,任何背离企业文化建设的沟通渠道,必然会引起二者的不协调,不相融。所以,企业文化与沟通渠道两者是相辅相成,互融互生的。二者同步前进,就能发挥巨大的作用。

企业的运作需要一套有效的沟通渠道,这是不容置疑的。所谓有效,要求其满足三个条件:第一,企业中任意两个人都可以通过上述某些形式达到直接或者间接沟通的目的。第二,沟通的速度要尽可能地快,对于间接的沟通,其中间环节要尽可能地少。第三,在沟通过程中信息的流失尽可能地少。

在建立沟通渠道的过程中,中层管理者必须注重各种沟通渠道和沟通方式的有机结合,针对不同部门的具体情况,制订各部门的沟通计划。另外,必须重视下属的参与,结合下属的综合条件,做好充分的调研工作,充分调动下属参与的积极性,从而达到良好的效果。

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