在通常情况下,积极完成上司布置的各项任务是没有异议的。可是,当你正忙于自己的事务的时候,上司突然出现,并且带来了一个紧急的请求。你该怎么办呢?
(1)搞清问题的重要程度
无论任何时候,人们都会自动承担上司让他们去做的任务,并且将其置于最紧急、最重要的位置,这真令人感到惊奇。情况是这样的吗?你遇到这样的事情吗?当作为一个团队成员进行工作时,职位经常可以使某些人确立他们的优先权,但是,记着这句话:要多问!然而,提问时要选择合适的字眼。如果你问:“这项任务很重要吗?”这个人肯定会说:“当然了!不然的话,我让你做它干吗?”因此,选择一个答案相对自由的问题:“你的想法是什么?这是一项中等重要的任务,对不对?”关于优先事务,确信自己采用这样的一种方式进行提问,即对方可以提供“是的,它很重要”以外的答案。你将惊奇于这个答案使用的频繁程度:“是的,它不是很重要、很紧急。”这样就好办了,现在你可以将其放到日常行为目录中的合适位置。如果答案是“不,它确实很重要,很紧急。”你就知道,它确实是最优先的事务,需要你立即在其中投入注意力。
面对上司布置的任务,如何进行提问与问题本身同样重要。
当你的语调表现得比较坚定、强烈、自信的时候,你将与自己的上司,或者任何其他的人更好地进行交流。声音的语调,和面部表情一样,可以影响其他人的理性的、逻辑地看待问题。以自信、坚定、强烈、放松的语气开始你的问题,而要避免可以告诉倾听者这样信息的语气,“我正在判断或者评估你的请求。”那样做,只会使其他人具有防御心理。表现得足够直率,上司总是可以理解你只是请求阐明一件事情,而没有其他意思。
2)搞清完成任务的截止期限
这样的问题:“你希望什么时间拿到这些东西?”将不可避免地得到“明天”、或者“现在”、或者“今天下午4点”这样的答案。是的,这些是一个截止期限。我们都有这样的经历:一些人找到我们,请我们去做一些非常重要的事情,并且给出一个时间非常紧张的截止期限。我们清理办公桌,开始工作,也许还需要加班,或者不吃中午饭,竭尽全力在截止期限之前将其完成。而5天之后,这个项目依然躺在那个人的办公桌上面,纹丝未动。
我们应该承认这个现实:人们有时确实给出虚假的截止期限。他们那样做也许是因为不信任你。如果他们星期五需要,他们认为最好告诉你是星期三需要,因为他们确信你不能按时交工。
如果按正确的方式提问,并且措词恰当,你也许可以发现真正的截止日期。如果我们问:“我最迟应该在什么时间交给你?”就与“你希望什么时间拿到这些东西”设立完全不同的答案——现在,其他人也许会说:“好的,我最迟星期五需要它,因为在星期五下午的会议上面需要用到它。”现在,我们知道了真正的截止日期。
尽量提前完成任务,而不要将其拖到截止期限的最后一刻,这对你们双方都有利。对方已经诚实地告诉你了截止期限。现在,要显示出自己是值得信赖的,以作为上司对你信任的回报。不要让对方一直着急到最后一分钟,这样就辜负了上司对你的信任。显而易见的是:你越是能够按时提交成果,别人就越信任你,就越容易告诉你真正的截止期限。
你也将很快地发现上司是否对你诚实、坦诚相待。有些时候,因为标准不确定,确实存在两个截止期限:你将东西提交给上司的最后期限,和上司将其交给其他人的最后期限。当上司将项目返还给你,并且在上面用红笔批上“重写它……补充一些内容……精简一些内容。”时事情就变得难受了。现在,提前交工给你带来的奖励就是更多的工作。