3.2.1销售日报表销售人员的销售活动，大部分是在公司所在地以外的场所进行的，也就是离开了主管可直接控制的领域，而投入客户所在的领域。销售人员都“必须”或“偏好”单兵作战、独立作业，因此销售人员的活动除了早会时间、中午休息时间及开会讨论时间有机会被观察了解外，其他的时间的活动完全处于开放自由的状态。
销售行动的管理，并非是束缚或掌握控制销售人员的活动。不但主管必须有这样的认识，也要不时地教导属下有此共识。行动管理只是销售目标管理及效率管理的辅助工具及做法，目标能否达成、效率的高低等，完全视销售行动的品质而定。换言之，行动管理的最终目的是销售的业绩和效率，只要目的达成，行动的内容不必拘泥于形式。
个人行动管理最有效的作法之一，是填写销售日报表制度。销售日报表是每位销售人员每天的行动报告书，也是所有行动在人、事、时、地、结果、进度等方面的总记录。填写销售日报表不单是销售经理对销售人员行动管理的手段，也是改进销售工作的主要依据。
1.销售日报表的作用。
（1）市场需要及其动向的把握。
（2）竞争者情报的把握。
（3）技术情报的收集。
（4）目标达成程度的评价。
（5）推销员的行动管理。
（6）顾客调查情报。
（7）推销员洽谈技术上问题点的把握。
（8）担任者所遭遇问题的分类。
（9）制作推销统计。
（10）推销员的自我管理。
（11）地区特色的把握。
销售日报表可作为拟定现在到将来推销计划的基础，即使要发出一个指令，如果没有推销日报表所带来的情报，就和听从盲人的领导而去乱闯没有两样。
2.销售日报表的内容。
一般的销售人员日报表包括：①实际工作时间；②访问人数及次数；③面谈或介绍产品次数；④销售对象人数；⑤销售件数、累计数、金额及累计额；⑥成交率及达成率；⑦进度状况；⑧佣金收入。
3.销售日报表的特点。
要推销员填写销售日报表的第一个条件必须是推销员和销售经理对日报表关心。第二个条件是要下功夫研究，使这份日报表很容易填写，因为推销员都是经过忙碌辛苦的访问之后，拖着疲惫的身子回来的，尽可能不要把繁重的担子交给他们挑。不过日报表也得尽可能提供丰富而具体的情报。所谓容易填写销售日报表的特点应该是什么呢？现列举如下：
（1）固定式。
（2）记号式。
（3）必要项目须事先印好，并且采用选择式。
（4）不需要写太多文字的日报表。
（5）虽然简单，但必须能包括一切。
（6）尽可能把数字、公司名称、个人姓名等项目列入。
这样的话，当天的访问计划与访问实绩，都能一目了然。他在出发时，先计划好依次访问的商店、A公司、B公司、C公司、D公司、E公司、F公司。但是由于交通阻塞或预料不到的状况的变化，访问次序也会发生变化。这样一来，当天的计划与实绩都一清二楚。不过决定访问计划时，只写下访问对象，不定好次序，而让访问次序那一栏空着，事后才把实际访问次序填写上去。
达成率：访问顺序访问对象访问目的招呼说明订货修理抱怨处理安装收款金额销售额新开户原有户毛利益折扣额应收款实收额访问费用合计顾客情报：（生产状况、销售状况、信用、经营者、从业人员、营业政策、采购对象……）产品情报：（新产品、技术革新、价格、成本、品质、特性……）竞争者情报：（经营者、销售政策、新产品、价格、广告促销、员工训练、商谈条件……）顾客抱怨情报：（原因、现象、证据、产品、工程、顾客的感情、处理……）
其次，还可设访问目的一栏，栏内列有开拓、接受定单、检查、估价、催账、收款等目的，事后在达到目的的一栏打个“√”号，备注栏可填列必要的情报。销售额与访问费用栏只填写数字。还有特记事项栏。来访者栏则填列在公司内谈过话的顾客公司名称和采访者的姓名。
3.2.2时间分配管理
各企业对销售人员的工作有不同的要求，这主要由于销售工作的性质和报酬支付的方法不同所致。在佣金制下的销售人员多由自己决定该做什么和如何分配时间，而全薪制下的销售人员管理的主要目的是协助销售人员有效地分配时间。销售人员的时间通常花费在推销、交通时间和填写报告三种活动上，销售经理要协助销售人员尽量利用自己的时间在销售上，并有效地安排访问客户次序等。
3.2.3建立现有顾客访问的规范
企业可用销售量和利润的潜力或增长的潜力将客户分成几类，并规定每类顾客在一定时间内应接受访问的次数。如A类客户，每年访问24次，B类客户，每年访问12次，而C类客户每年访问6次，但这些访问的次数只是企业的粗略估计。最大的问题是顾客的销售反应及与访问次数的关系。假如每年访问24次和访问12次，其销售量和利润都是一样，访问12次的效率便比访问24次的效率高，因为企业可节省销售费用和时间。
对利润反应与次数无关的客户，只需访问几次，须访问较多次数才有较佳的利润反应的客户，则需要较多访问。因此要决定客户的访问次数，必须准确求出客户的销售反应（或利润反应）。大多数企业均采用经验来判断，但亦可采用多元回归分析或实验来求得。
3.2.4建立潜在顾客的访问规范
除了访问现有顾客外，销售人员也应发掘新客户，加速企业的销售额和增加个人的收入。销售人员不愿花费时间在新客户身上是由于访问成功机会往往不大。因此有些企业会限定销售人员每次最少访问新客户的数目。有人认为访问新顾客的比率为1比3，这表示若销售人员每天访问三个旧客户，则应访问一个潜在客户；若已访问一潜在客户3次，而依然失败，应要求销售经理对该潜在客户审查，以便将其在潜在客户名单上除名。
3.2.5制订顾客访问计划
客户访问计划有利于销售人员合理地安排工作时间，增加成功的机会，提高每次访问的销售量，有利于大客户的开发和费用的减少，从而大大提高销售人员的业绩。
1.推销员时间活用分析。
接着要讨论如何活用时间。为何在一次的巡回访问中销售额很低呢？又为何一天的平均访问户数是那么少呢？如果作更深入的研究，就得从研究推销员时间的活用着手。推销员时间活用图中，把时间值合计起来就可描绘出时间活用的情形。
2.推销员的业绩视时间如何活用来决定。
妥善运用时间对我们人生所有的活动都很重要，对推销员更是如此。
一出公司就到处奔走的推销员，销售经理对他们的活动实在难以掌握。就推销员来说，因为自己的成绩要靠实绩的分量相当大，所以为了提高实绩，必须很妥善的安排自已的时间，适当地控制自己的活动。
与推销员的实绩直接关系的时间是洽谈的时间，这对推销员来说是黄金时间。把一天的活动详细加以分析，就可知道他对时间运用的情况，如果用在洽谈的时间比其他时间更多（这当然也与推销技巧有关），则获得较好的实绩的可能性也愈大。
3.时间活用的实际状况到底如何。
有个调查机构对从事各种行业的209位推销员做过时间活用研究，得到了下列的结论：
平均工作时间为9小时44分，花费准备时间为1小时39分。经仔细分析，其中花在当天的计划为41分半，资料准备31分，对如何开口谈生意等说话的准备为27分。至于访问时间合计为4小时31分，包括交通时间2小时34分半，等待时间1小时24分，午餐时间52分。
还有花在商务洽谈上3小时34分（实际上这就是黄金时间）。其内容为准备洽谈58分，实际展示或洽谈为1小时54分半，在签约时也要花去41分半。
4.从时间使用方法的改善着眼。
从上面的统计看来，推销员所做最有建设性且真正产生价值的洽谈，只占全部时间的36%。其中的交通时间、等待时间竟多得让人意想不到，推销员最重要的推销事务的时间，却被占去了很多，这确是实事，推销员也是人，要像机器一般把他的活动时间百分之百的用在洽谈方面去那是不可能的事。只要能把平均36%的黄金时间稍稍增加些，对于公司扩大销售力是极为重要的事。
要增加些这方面的时间，应尽可能减少推销员的推销事务，而把这些事务集中到销售事务员身上去，或是配一部车子，以增加机动性；使推销路线合理化，从而缩短交通时间；也可研究访问技巧，以缩短等待时间等。
为了提高销售效率，不顾一切地增加洽谈时间也不是好办法，还不如把无效的时间从这边减短10分钟，从那边减掉5分钟来得实际，如此一来黄金时刻的时间就会自然增加了。
要实现这种推销员时间管理法，除了要推销员填写前一节所介绍的推销员行动时间以外，别无他法。根据此调查可知谁在实物展示、洽谈、请示的时间，占去了很大的比率，而接到的定货额却很少。谁在交通方面花了很多的时间，谁在等待方面所花去的时间实在可观等等，都有相当的了解。销售经理对各个推销员教育指导方针，应有所调整。
把重新设计的指导方针告知各推销员后，推销员对自己在时间方面该如何活用，就能够进一步改进。
像这样推销员就会管理自己的时间，再与销售效率分析配合运用时，对于应该视为重点的地方就更明白。对推销员个人来说，目标更容易建立。更能每天展开充实而有意义的工作。
