5.3.1对经销商建档管理的好处所谓“经销商管理”,是将本公司的往来经销商,予以有系统的辅导与激励,并开创业绩。欲进行“经销商管理”,首先必须“建档管理”,就是将经销商之各项资料,加以科学记录、保存,并分析、整理、应用,借以巩固与经销商间的关系,并制造适合推销的时机,以开创业绩。
欲对“经销商”加以各种辅导、激励或管理,第一步是要拥有“经销商资料”,建档加以管理。
建立“经销商资料卡”的好处有:
(1)了解销售路线上每家经销商的销售、收款实绩,及其交易习惯。
(2)当业务员请假或辞职时,代理者能很容易地为该经销商继续服务。
(3)可以简化日常推销工作的细节,以数字及代号表示。
(4)可以彻底了解经销商的情况与交易结果,进而取得其合作。
(5)可以为今后与该经销商交往的本公司人员提供有价值的资料。
(6)提高本公司经销商征信资料的可信度,能及时防止异常经销商突然大量进货,而造成对本公司的损害。
5.3.2经销商建档管理的内容
经销商资料卡的设计,依企业需求而有所差异,下列是一般常见的“经销商资料卡”应记录的各栏位项目:
1.经销商的基本资料。
(1)公司开户行号名称。(2)地址。
(3)电话号码/传真号码。(4)行业类别及规模大小。
(5)税务机关统一编号。(6)登记资本额。
(7)负责人及主要干部。(8)接洽人。
(9)订货人。(10)送货接收人。
(11)员工人数。(12)主要产品。
(13)销售对象。(14)主要进货厂商。
(15)每月营业额。(16)市场占有率。
(17)信用状态评价等。(18)往来银行。
2.往来记录信用评价等。
(1)经销商等级(系列经销商/一般经销商);
(2)信用额度;
(3)(第0次)信用额度修正;
(4)抵押品种类;
(5)抵押品金额。
3.交易条件。
(1)交款日期;
(2)折让规定;
(3)退货规定;
(4)交易产品类别;
(5)票期规定;
(6)现金付款规定;
(7)访问频率;
(8)库存最低限量。
4.交易记录。
(1)销售记录;
(2)收款记录;
(3)退货记录。表5-1经销商资料卡
(正面)
客户编号:
客户名称:统一编号:
客户性质:规格:大 中 小
(销售通路)
营业地址:邮递区号邮递区号
负责人姓名:电话:
订货联络人姓名:电话:
收货联络姓名:电话:
授信额度:
授信额度生效日期核决人附记万元年月日 新设 变更万元年月日 新设 变更万元年月日 新设 变更
付款情形:现款 期票
往来行库账号发票人与客户关系附记
交易条件:
请款作业:
5.3.3经销商资料卡的管理
“经销商资料卡”的建档管理应注意下列事项:
(1)业务员是否在访问经销商后立即填写此卡?
(2)经销商交易卡上的各项基本资料是否填写完整?
(3)业务员是否充分利用经销商资料并保持其正确性?
(4)当业务主管与业务员一齐从事推销访问时,业务主管应指导业务员尽善尽美地填写该卡。
(5)在办公室的适当位置,建立专用档案柜,供放置经销商交易卡,并设专人保管,以表重视。
(6)在每一销售路线经销商名册的封面上,注明路线类别、负责的业务员、规定的访问日期,以及该路线经销商的总资料,如每月平均业绩,经销商形态与A、B、C分类的户数。
(7)要求业务员每次访问经销店前,应先查看该店的经销商资料卡(因卡内有注明该经销店进货日期、进货数量、进货种类、库存数量等资料)。
(8)业务员应分析“经销商资料卡”资料,作为拟定销售计划参考。
5.3.4主管善用“经销商资料卡”
业务部门主管应利用机会,督促并监督业务员要善于利用“经销商资料卡”。
下列是主管善于利用经销商资料卡以增加业绩的方法,可提供给公司参考使用。
(1)业务主管每周至少检核每位业务员的经销商交易卡一次。
(2)督促业务员是否在出去访问时依规定参考“资料卡”内容。
(3)要求每一业务员出去访问时,只携带当天访问的经销商资料卡。
(4)要求每一业务员访问回来,应交回“经销商资料卡”,并加以填入相关资料,例如“×月×日,进货××商品××单位”,“×月×日店访,清点库存发觉××商品库存量有××单位”等。
(5)每月或每季终了,主管应分析经销商交易卡,以便作为今后调整业务员销售路线的参考。
(6)主管应参考“经销商资料卡”实绩,作为拟定“年度销售计划”的参考数据。
(7)主管将填写经销商交易卡,视为评核业务员绩效的一个重要项目。
(8)业务主管更应提醒自己是否常与业务员谈论前一天(或数天前)经销商的交易成果。
(9)检阅销售、收款是否平衡,有无逾期未收货款,或票期过长及放账超过信用额度的情形。