一、工作说明书编写的意义
工作说明书是一个企业或组织中的主要文件之一，主要说明一个员工在企业中的工作任务、工作方法以及一些工作规范。在招聘中，他是人力资源管理应聘人员的基本依据，对于一些新员工，把他们的职责进行全面的规范，是员工工作的一个全面的标准。
1、工作说明书的主要内容
编写工作说明书是一个很严密的过程，在编写之前我们首先要明白他的工作内容：
第一、工作识别。工作标识是指一个员工在企业中的工作名称、工作编号以及所属那个部门管理，制定这份工作说明书的编写人、参编人以及编写日期等项目。
第二、工作任务。明确工作人员的工作任务，让工作人员知道每天的工作的全部内容。在工作任务中避免出现一些诸如“等”、“其他工作任务”等一些不明确的表达，这虽然在工作中可以起到互补作用，但是也很容易为逃避责任而找到借口。
第三、工作程序。是指一个员工在工作的过程中，需要使用那些工具，在完成这项工作需要按照什么样的步骤去做、遇到问题你需要和谁联系、你的工作职责是什么等。
第四、工作外环境。主要告诉员工其将在什么样的地方工作，这里的环境、安全如何，及其温度、湿度等一些细节的东西。
第五、工作内环境。主要说明员工所在团队的工作人数，你需要与何人交往来完成工作，所在部门和其他部门以及整个团体之间的关系，工作场所之外的环境设施等。
第六、工作的职责。员工在工作过程中所拥有的权限，比如所要处理某些事物的权限，对某些事情及人员监督的权限等。
第七、考核标准。员工在工作的过程中所要达到的工作标准及工作质量。比如，如果你把这份工作完成到什么样的程度，我将会非常的满意，这也是每一个企业对员工的要求，或者你超过这个标准、低于这个标准我将会对你进行相应的奖惩。
第八、职务要求。说明的是担任此职位所需要具备的条件，一般包括基本条件：年龄、性别、学历、工作经验等。身体条件：健康状况、视力状况、身高、力量与体力等。心里条件：学习能力、承受能力、语言表达以及人际关系的处理等能力。
第九、职务条件。主要说明该职务的工作时间、工资结构、支付工资的方法、每年的福利、该职务以后的前景等内容。
2、编写工作说明书的具体要求
在编写工作说明书之前我们首先确定一下具体要求，这样完美编写出来的工作说明书才会更加的完美。
第一、明确。工作说明书必须要清晰明白，对于工作的描述不能让人产生歧义或者猜疑，让任职着看了之后，马上就能够明白自己的工作内容和责任。有很多的员工在工作的过程中会问别的同事下一步该怎么办？这是工作说明书不明确的一个具体表现。工作说明书上如果有一些比较专业的词汇，那么在后面应该注明，以免发生误解。总之，工作说明书一定要清晰明白，容易理解。
第二、具体。工作说明书是对员工所有工作和细节一个指导性的文件，所以每一条都要具体的表现出来，不能含糊其辞、似有非有。在用词上尽量使用一些能够准确表达意思的词语，比如在一些文件上出现“处理文件”等等这样的词语，这样就显得不够具体，因为“处理”有很多的方法，工作者并不清楚该怎么样处理？用什么样的方法处理？所以在具体编写时一定要把具体的方法写清楚。
第三、扼要。说明书是每一个工作者工作时的参考依据，有时候工作者可能需要把这些内容记忆在脑子中，便于工作，所以工作说明书的编写一定要简短扼要，不要太过于复杂，要用最简短的话语表达最清晰的意思。比如对一个工作岗位职责的描述，应该选取最主要的职责进行描述，项目不宜过多，对于一些兼顾的可以加以补充或者说明。
二、制作工作说明书的流程及应用
了解了以上主要内容之后，我们就进入主要的阶段，开始编写工作说明书以及了解在招聘中的具体运用，这才是完美最终的目的。
1、编写工作说明书的流程
以上是编写工作说明书流程的基本信息，下面我们将具体的阐述：
第一、工作信息的提取。主要需用做以下几个方面：
1、工作日志的完善。每个人、每个部门完善每天的工作日志，以备以后分析。
2、汇总工作日志。各个部门把每个员工的工作日志汇总起来。
3、进行分析。组织所有部门或与之有关系的员工进行讨论，最终确认，比如，对一些模棱两可的工作进行最终的确认，到底是属于那个部门，有那个部门负责；是否有遗漏或者不完善的方面，继而进行补充修改；企业在发展的过程中，有那些业务需要扩展或者取消，如果有，进行补充修改。
4、各个部门的职责确认。
5、各个部门明确权限的划分。
6、每一个部门明确自己部门的岗位设置和人员的配置，做一个任务分配表和人员岗位设置表。
7、对每一项进行复查，然后补充完善本职位的各个项目，如：激励政策与绩效评估政策的完善、职责权限的适度、工作时间与工作效率的确定、部门岗位设置与人员配置的确定、工作中遇到问题的解决方法等。
8、将以上信息分类整理。如部门职责与岗位职责，每个部门的权利范围和整体结构等文件信息提交主管部门进行审核分析及确认。
第二、工作信息分析。主要有以下几个方面：
1、根据所提取出的信息，对该作职责和任务进行分析，如果在工作中出现问题，将会对工作产生什么样的影响？这样的影响会持续多长时间？分析某项工作的工作时间在总工作中占有的比例，并进行评估
2、分析每一个工作项目，并进行评估。
3、把每一个工作信息表如：个人工作日志、部门工作日志、职责权限、任职资格等进行整合分析，如有相同的要求，选取要求最高的，并列表评估。
4、对本职位的任职资格与工作职责进行详细的描述，最后精简提炼。
5、从权限信息中逐条提出本岗位的权限
6、将精简提炼后的职位任职资格、工作职责与工作权限等信息合并在一起，形成工作说明书。
2、工作说明书在招聘中的运用
根据工作说明书制定的招聘流程图：
工作说明书包含的主要内容有工作任务和任职资格等，从此图中我们可以清晰的看出，根据工作说明书我们可以从三个方面进行着重的考虑，工作任务、任职资格和晋身途径，任职资格是必须要达到的条件，这是招聘一个员工最起码的前提。如果企业的岗位出现了空缺，首先我们应该考虑内部招聘，因为内部招聘对于每一个员工来说都是一种晋升的机会，也是一种激励，是一个企业中最好的招聘模式，如果内部有合适的人选，根据工作说明书和内部招聘途径进行岗位调整。如果内部没有合适的人选，则根据工作说明书进行外部招聘，然后确定面试人员和面试内容。
面试内容和面试人员的选择是招聘的重点，这一点我们可以根据工作说明书里面的工作任务和任职资格进行确定，此外，在面试的过程中，可以让应聘者进行叙述对本岗位的认识，这样一方面可以考察其资料的真实性，一方面可以考察其一定的能力。从工作说明书里面我们还分析到一个招聘人数，从招聘人数、招聘渠道等方面我们可以预算出招聘费用。
