餐馆的根本在于为客人生产并提供满意的菜品和酒水。因此，生产的准备过程尤为重要，它是餐饮企业运作的基础，没有这一生产的准备过程，其他工作都无从谈起。餐馆生产的准备过程，是由原材料的采购、验收、入库和出库四部分所组成的。餐饮原料采供管理，就是通过对餐饮原料的采购、验收、储存、发放等环节进行有效地计划与控制，为厨房等加工部门保质保量及时提供原料，并使采购的价格和费用最为经济合理。
餐馆的原料采供不仅限于单纯的货物购买，一连串的后续作业也须谨慎地控制，以维持餐饮产品质与量的满意水平。对原料采供过程的控制，可以产生很多良性后果：对顾客而言，可确保品质稳定的菜品；对餐馆的经营者而言，在合理的监控下，可免去不必要的采购浪费，节省大量经费，是控制经营利润的有效方法。因此，在采购之前，必须先根据菜单来确立采购的原则，选择合适的、有效的采购方法，研究进货验收的程序，计划妥善的储存方式，及最后严密地发放原材料的流程。这样才能使整个采供活动圆满、顺畅，达到预期的目标。
原料的采购管理
不论采用何种菜单形式，使用何种制备器具，如果缺乏高质量的食品原料，厨师就难以生产出高水准的餐饮成品，这就是所谓的“巧妇难为无米之炊”。所以说，食品原料的采购是餐馆为顾客提供佳肴美食的重要保证。餐馆的厨房需要各种原材料，以满足顾客的点菜要求。
在中小餐馆中，对于易腐败、不易贮存的鲜活食品原材料，其需要量由厨师长根据当天营业及客源情况于当晚停止营业后一小时内向采购员提出第二天的日营业需要量；对于易储藏的原材料，其贮存量由仓储管理员根据原料库存及出库情况隔日向采购员提出需要补充的贮存量，两者相加即为原料的采购数量。
1、采购的目标
不论餐馆的规模如何，其所隶属的某些人或某个人一定会行使某些采购行为，有的是由业主自行负责采购，有的是由指定的供应商或业务人员负责。虽然如此，采购所欲达成的目标却是大致相同的。采购的目标归纳起来可以分为下列四项：·找到质量合格的原材料：要提供质量合格的菜品，就必须使用质量合格的食品原料。制定食品原料的采购规格标准是保证餐饮成品质量的有效措施。采购规格标准是根据餐馆的特殊需要，对所要采购的各种原料做出的详细具体的规定，如原料产地、等级、包装要求、切割情况、色泽、肥瘦状况、冷冻状态等等。建立采购标准能帮助采购人员在众多货品中挑选出合适的一种。除了文字叙述外，必要时也可以用图片或照片说明。采购标准应该更多地强调原材料的质量，而不仅仅只是原材料的价格。
·确定合理的购买数量：原材料库存量过多会影响资金周转，库存量太少又会导致菜品脱销而引起客人不满。因此，采购时确定合理的购买数量是非常必要的。影响购买数量的因素有很多，例如：订货单的要求（订货单要求购进的产品数量较大时，购买数量就会比较大），原材料价格的变化，市场条件的变化，现有的仓储条件，损耗与变质因素，仓储和搬运费用，运输和交货问题（如果订货频率过快，每一次订货数量较少，这样将运输费用加入原材料成本后，会造成原材料价格比较高，因此，比较大宗的进货是有必要的）等。
·找到价格合理的原材料：在兼顾原材料质量的前提下，若想要得到最优惠的价格，势必要运用一些小技巧。例如，可以通过“货比三家”向批发商进货，或是通过签定互惠协议，在季节性短缺等情形时采用替代品等方法，有效降低货款，节省运营成本。·找到合格的供货商：供应商的好坏，直接影响到原材料的质量、价格和售后服务的提供，因此必须慎重选择供应商。考虑的条件包括：供应商的地点、供应商的设备是否健全、供应商的专业知识、供应商的财务状况和经营规模、供应商的诚信原则等。2、采购的方式
餐饮的采购方法绝非只是拿起电话订货的一个简单动作而已，不同的原材料，采购的方法也会有所不同。例如，对于鲜货类原料（指不能长期保存的各类原料，如新鲜蔬菜、乳制品、水果、面包、新鲜肉类、禽类、鱼类等等），有的必须当天采购当天消耗，有的也必须在短暂的有效保存期内使用；而对于干货类原料（指那些可以久藏的食品原料，如食盐、糖、面粉、罐头食品及各类调味品等），可以在常温下储藏数月或数年之久而不变质，因而可以较大批量地进货。鲜货类原料和干货类原料不仅在储藏方面有不同的要求，在采购方法和技术上也有许多不同之处。
对于不同的原材料，餐馆应该采取不同的采购方式。具体的采购方式有如下几种：
（1）和固定的供货商签订供货协议：餐馆根据原材料的不同，选定若干个不同的供货商，并与之签订长期供货合同，来保证所需原料的采购方式。对消耗量较大，所需数量也较稳定的原料，可采用这种办法，这类原料有主食、蛋类、酒水饮料、干货食品等，餐馆可与某一供应商签订合同，以固定价格定期向餐馆供应符合规定质量和数量的原料。这样不仅可以节省人员、工时，还可得到价格上的优惠。采用这种方法，要求采购员应当掌握市场行情，保持对此类原料价格的控制。合约的内容包括一般情形的条件和特殊状况的需求，规格表也可包括在内。这种采购方式一般适用于短缺原料和特殊原料。另外，餐馆为了保证某种特殊原料的品质和供货的稳定性，如有些家常菜往往也会和供货商签定长期供货合同。（2）直接市场采购：市场采购，就是餐馆通过网上信息宣传资料或直接在市场中获得的信息，对所需的食品原料根据实际用量按现行的市场品种、质量、价格进行选择购买。中、小型餐馆往往喜欢直接拿现金到市场采购，这种方法虽然未必能取得价格较优惠的商品，但是可以将库存量降至最低，也能减少库存成本。一些鲜活原料，如肉类、禽类、水产品和蔬菜等适合于这种方法。这类原料由于使用量大，采购周期短，采购频率大，这就要求采购人员必须充分了解供货市场行情，根据购货量通知多家供应商，根据其提供的同类原料的质量。价格、供货时间、付款方式等因素，做到“货比三家”，选择合适的供应商。
（3）由供应商报价：将每日需要的生鲜食品和每周需要的杂货用量填单交由供应商报价，从中选择最佳的厂商来供应。（4）招标采购：餐馆把所需要采购的原材料名称及规格、标准，以招标的方式向社会公布，或者以邀请招标的形式寄给有关供货商。供货单位接到招标信息，在投标的有效期内向饭店寄送投标书（单），餐馆可以公平地对投标书（单）进行综合评定，选择信誉程度高、原料符合质量规格、供货及时、价格合理的单位作为中标单位。招标采购一般适用于大型的餐馆，他们往往采购批量大、数量多、价格高的餐饮原料。
（5）直接到产地进购：就是由供应商提供原料供饭店使用，按实际使用量结算的方式。如某些海鲜专卖店对海鲜产品就采用此方法。餐馆直接到渔港与船主处议价采购，由供应商负责采购养殖，饭店则在营业期间计量取用，根据实际用量按月结算，供应商则需保证餐馆所需要的原材料品种和数量。这种方式采购的原材料价格较低，可以减少中间经销商的层层剥削，但是每次或者总的采购量需大。
规模越大的餐馆，其原材料的需求量越大，其采购频率也较大，采购工作量随之增加。因此要求采购员必须精明干练，熟悉业务，对食品原料的品种、用途、产地、生产季节和使用期限，市场货源和购货渠道，本地区的消费习惯和消费水平，本餐馆的经营特色和经营能力，有关食品原料的采购和市场管理方面的政策规定，原料的价格及市场行情以及鉴别食品原料质量的优劣、真假的方法等。只有这样，才能圆满完成原料的采购任务。
验收和进货程序
在确定了原材料的购买价格和购买数量之后，就可以签订购买合同。然后，餐馆就应该对采购的货物进行验收。验收，就是对采购员所购买的原料的品种、数量、规格、质量、价格等方面进行核实检查。采购员购进的食品原料，包括直接拨付厨房使用的鲜活食品和需要入库保管的干货原料，都必须执行严格的原料验收制度和核查手续。验收是保证餐饮原料质量和控制餐饮食品成本的主要环节。进行原料验收的目的在于：核查购入原料的品种、规格、质量、数量是否与需要的原料质量、数量相符，防止腐烂变质、有害健康、假冒伪劣的原料进人厨房和库房，确保餐馆产出食品的质量和控制产品的原料价格、经营成本及利润计划的全面实现。在许多餐馆，验收工作是在进出原材料的地方进行的，由于一般的原材料都从餐饮企业的后门出入（这一方面是出于卫生清洁方面的考虑，另一方面可以避免送货人员随便出入企业的其他地区），因此在后门附近设置一块比较宽敞的场地作为验收原材料的场所比较合适。另外，该场所应该在有利于卸车搬运、便于验收的堆放和使用搬运工具、符合食品卫生要求的环境，验收场所的大小视验收任务量而定。验收场所应配备验收工作需要的设备和工具，以保证验收工作顺利进行，包括：符合计量要求的计量器具、搬运货物推车、盛装物品用箱、筐、开启包装用具，以及必需的快速检测仪器和用具。
餐馆的验收工作必须由专人负责，并经过专门训练。验收员的日常工作包括检验采购的原材料和填写验收报告等等。一般来讲，验收人员必须具备以下基本条件：第一，为人诚实，不图私利，坚持原则，秉公验收，工作认真，办事细心；
第二，熟悉食品原料品质特点和质量要求，掌握采购规格和采购标准，能够科学鉴定其品质和准确计量；第三，熟悉饭店采购程序、财务制度和有关经济合同、价格、质量和食品卫生等国家法律法规的规定；第四，掌握各种专业知识，熟悉饭店的各项制度，具有较强的协调能力。
为了保证验收工作的正常进行，餐馆必须赋予验收人员相应的权力，例如有权拒收质量低劣的商品。一般地，在小型餐馆，由餐馆经理一个人承担采购和验收这两项工作，这样做可以减少物品的丢失现象；如果由一位普通员工做这两项工作，物品丢失的概率会较大。随着餐馆规模的扩大，采购和验收的工作量越来越大，因此需要成立专门的采购部门和验收部门。
验收程序共有六步，它们是：第一步，对照采购单和有关票据，检验所购进的原材料。采购单要及时送到验收员手中，以便他们及时了解原材料的订购，避免出现工作误差。验收员应首先核对购进的原料是否与采购单上规定的相符，未经办理采购手续的原料一律不予验收，防止不需要的原料进入库存，避免占用资金。
第二步，确保原材料的质量和数量能够符合生产要求。这一步需要检查购进的原材料的实际质量和数量与采购单和发票上的数量是否相符。验收员在检验进货的质量时，要根据采购规格标准和采购单上规定的质量和规格与实物进行验证相符。对罐头食品应检查其生产日期及保存期限，并检查罐头的外观是否有膨胀及变形现象；肉类是否符合规定部位，有无怪味和掺水；蔬菜水果是否新鲜，有无腐烂；饮料酒水的“商标牌”与订购单是否相符，并鉴别其真伪；对大批量进货的罐头、瓶装食品、饮料等，必要时应抽样检验其质量。
