01节 采购员必备能力要求
“要点提示”采购不仅是价格问题，更多的是品质水平、品质保证能力、售后服务、产品服务水平、综合实力等等。有些东西看起来买得很便宜，但经常维修、经常不能正常工作，就大大增加了使用的总成本，如果买的是假冒伪劣商品，则会蒙受更大的损失。
作为一名采购员，从基本出发点看，应具备以下的能力：
成本意识与价值分析能力
采购支出是构成销货成本的主要部分，因此采购人员必须具有成本意识，会精打细算，锱铢必较，不可大而化之；其次，必须具有“成本效益”的观念，所谓“一分钱一分货”，不可花冤枉钱，买了品质不好或不堪使用的物品，并能随时将投入（成本）与产出（使用状况——时效、损耗率、维修次数等）加以比较。此外，对于报价单的内容，应有分析的技巧，不可以“总价”比较，必须在相同的基础上，对原料、人工、工具、税款、利润、交货时间、付款条件等，逐项加以剖析评断。
预测能力
在动态经济环境下，物品的采购价格与供应数量经常会调整变动，采购人员应能依据各种产销资料，研判货源是否充裕，再与供应商接触，并可从其“惜售”的态度，揣摩物品是否可能供应日绌。从物品原料价格的涨跌，也能推断采购成本将受影响的幅度有多大。总之，采购人员必须扩充见闻，具备“察言观色”的能力，才能对物品未来的供应趋势预谋对策。
表达能力
采购人员无论是用语言或文字与供应商沟通，必须能正确、清晰表达所欲采购的各种条件，例如规格、数量、价格、交货期限、付款方式等，避免语意含混，滋生误解，尤其是忙碌的采购工作，采购人员更须具备“长话短说，言简意赅”的表达能力，以免浪费时间，而以“说之以理，动之以情”来获取优惠的采购条件，更是采购人员必须锻炼的表达技巧。
良好的人际沟通与协调能力
由于采购业务牵涉范围广，相关部门多，欲使采购业务能顺利进行，而获得良好的工作绩效，除了采购人员的努力外，尚需企业内部各有关部门的密切配合。
因此，采购人员必须具备良好的人际关系与协调能力，以期获得有关部门的合作，而圆满完成任务。
02节 采购员必备素质要求
“要点提示”采购工作成功与否，主要决定于供应商的选择是否正确。所谓“男怕选错行，女怕嫁错郎”，采购最怕选错供应商。因此，采购人员必须以公平、公开、公正的方式来评选供应商，不可心存偏见，厚此薄彼。
与供应商来往应公正与诚实
处理采购业务时应对事不对人；在可能的范围内协助供应商及获得供应商的配合与信任（助人助己）；不接受供应商的热情招待及礼物；设法取得供应商的敬重。与供应商的来往，也必以实事求是的态度相待，不可有欺瞒的行为，造成不道德的采购。
临财不苟得
采购人员所处理的“采购单”在性质上与“钞票”并无太大差异，因此难免被惟利是图的供应商所包围。无论是威逼（通过人际关系）或利诱（回扣或红包），采购人员都必须维持“平常心”、“不动心”，否则牺牲公司权益，图利他人或自己，终将误人误己，所以重利忘义之徒实难胜任采购职责。
具备敬业精神
虽然造成原料短缺的原因很多，若采购人员不能抱有“舍我其谁”的态度，负责调度所需的物料，将使公司损失不轻。
虚心与耐心
采购人员虽然较占上风，但对供应商的态度，必须公平互惠，不可趾高气扬，傲慢无理。与供应商谈判或议价的过程，可能相当艰辛与复杂，采购人员更需要有忍耐、等待的修养，才能“欲擒故纵”，气定神闲地进行工作。居于劣势时，也能忍让求全，不愠不火，克尽事功。
采购时应遵循5R原则
1.适时（Righttime）
在需要的时候，能及时地供应物料，不发生停工待料，也不过早送货，挤占货仓及积压资金。因此何时订购、何时进料都需要事先进行详细分析计算，如处理订购单时间要多长，供应商生产能力有多大，供应商运输交货时间要多长，检验收货时间要多长，出现各种异常大致需多长时间处理等都需要事先详细分析，才能做到适时。
2.适质（Rightquality）
厂商送来的物料和货仓发出去生产的物料，品质应是适当的，都是符合规定要求的。若进来的物料品质不符合标准，生产的产品同样难以达到客户的标准，因而会降低公司声誉，影响公司销售业绩。
3.适量（Rightquantity）
采购的数量应是适当的，不会发生缺料，也不发生待料。采购数量若不足，会引起停工待料，影响交期；采购数量若过量，将导致资金积压，甚至浪费。因此应有一个经济的订购量。
4.适价（Rightprice）
材料的采购价格应适当，即用相对合理的成本获取所需的物料。采购价格要求若过低，可能会降低材料的品质、延误交期或损害了其他交易条件；采购的价格若过高，成本难以负担，公司产品利润少，竞争力减弱，容易失去市场。
5.适地（Rightplace）
供应物料的厂商与使用的地方距离应越近越好，距离若太远，运输成本加大，无疑影响价格；并且距离太远，沟通协调、处理事情很不方便，所需的时间长，容易延误交期。
03节 了解采购员职责范围
“要点提示”采购的任务是确保企业生产所需的物料，在必要的时候，将必要的数量，以适当的品质、价格进货，从而维持正常的生产活动，使企业配置的资源充分发挥功效。
关于一个优秀的采购员需承担的责任，主要有以下几个部分：采购计划与需求确认、供应商选择与管理、采购数量控制、采购品质控制、采购价格控制、交货期控制、采购成本控制、采购合同管理、采购记录管理。
具体要掌握的责任要点有：
采购计划与需求确认
1.编制采购计划
（1）计算采购数量。
（2）决定最适当的采购数量。
（3）编制订购计划表。
2.编制采购金额预算
（1）计算采购预算金额。
（2）设计采购金额预算表。
3.确认请购需求
（1）了解请购提出人员或部门。
（2）审核请购单内容。
（3）决定订购方法。
供应商选择与管理
（1）供应商寻找。
（2）供应商调查。
（3）供应商评选。
（4）供应商评价、考核。
（5）供应商奖罚。
采购数量控制
（1）计算适当的采购数量。
（2）寻找适当的订货方法。
（3）灵活运用数量策略。
（4）采购数量计算公式的运用。
采购品质控制
1.事前规划
（1）决定品质标准并开列公平的规格。
（2）买卖双方确认规格及图面。
（3）了解供应商的承制能力。
（4）买卖双方确认验收标准。
（5）要求供应商实施品管制度（品管认证等级）。
（6）准备及校正检验工具或仪器。
2.事中执行
（1）检视供应商是否按照规范施工。
（2）提供试制品以供品质检测。
（3）派驻检验员抽查在制品的品质。
（4）品管措施是否落实。
3.事后考核
（1）严格执行验收标准。
（2）解决买卖双方有关品质的歧见。
（3）提供品质异常报告。
（4）要求卖方承担保证或保固责任。
（5）淘汰不合格供应商。
采购价格控制
（1）采购价格调查。
（2）采购价格分析与确定。
（3）询价。
（4）报价单审查与分析。
（5）议价。
交货期控制
1.事前规划
（1）确定交货日期及数量。
（2）了解供应商生产设备利用率。
（3）卖方提供生产计划表或交货日程表。
（4）给予供应商物管及生管能力。
（5）准备替代来源。
2.事中执行
（1）了解供应商备料情形。
（2）买方提供必要的材料、模具或技术支援。
（3）了解供应商的生产效率。
（4）买方加强交货前的稽催工作。
（5）交期及数量变更的通知。
（6）买方尽量减少规格变更。
3.事后考核
（1）对交货迟延的原因分析及采取对策。
（2）检讨是否必须移转订单（更换供应商）。
（3）执行供应商的奖惩方法。
（4）完成交易后的剩料、模具、图面等的回收。
采购成本控制
1.事前规划
（1）建立合格厂商评选制度。
（2）查询以往的采购记录或当前市场的行情。
（3）了解买卖双方的优劣势。
（4）掌握影响成本涨跌的特定因素或事件。
（5）制定适当的规格，避免发生绑标或指定厂商采购。
2.事中执行
（1）寻找三家以上合格厂商的报价。
（2）制作底价或编定预算。
（3）进行报价分析或成本分析。
（4）运用议价技巧。
（5）协助供应商推行价值工程。
（6）提供价格变动报告表。
3.事后考核
（1）选择价格适当的厂商签订合约。
（2）约定价格调整的特定因素（工资、材料成本等）。
（3）长期合约应订立计价公式。
（4）利用数量折扣或现金折扣。
（5）查核发票价格与订购价格是否符合。
（6）制作价格差异分析。
（7）建立价格资料档案。
采购合同管理
（1）合同拟订。
（2）合同签订、修改。
（3）合同归档保管。
（4）合同执行查核。
采购记录管理
（1）采购记录设计。
（2）采购记录填写。
（3）采购记录归档保管。
04节 掌握业务流程
“要点提示”采购业务是采购员的主要工作内容，但往往有许多新上任的采购员因为对采购业务流程的不熟悉，对采购工作无从入手，或进行采购活动却错漏百出，甚至给企业带来无法挽回的损失。
采购员在进行采购活动之前，对采购流程进行熟悉和了解是十分必要的。具体的采购流程如下：
收集信息
（1）充分了解采购材料的品名、规格。
（2）调查市场行情。
（3）收集有关生产厂家的资料。
（4）收集有关替代品的资料。
（5）收集有关品质及其他方面的资料。
（6）核定资金预算。
询价、拟价与比价
（1）选择询价对象，询问价格。
（2）整理报价资料，选择议价对象。
（3）经成本分析后，研拟底价，设定议价目标。
（4）决定采购条件（向厂商详细说明品名、规格、品质要求、数量、扣款规定、交货期、地点、付款办法等）。
（5）其他厂商价格是否较低，考虑价格上涨下跌因素。
（6）估算运费和保险费及关税。
（7）核对付款条件，比较交货期限。
评估
（1）同规格产品宜有几家供应商询价、比价、议价。
（2）是否为信誉良好的生产厂家及是否有良好的售后服务。
（3）厂商的供应能力是否能按期交货和品质是否有保障。
（4）是否有必要开发其他厂商或外购。
索样
索取样品，并整理检验结果且进行比较。
决定
选择适当的供应商，并签订采购合约。
请购
（1）按物料计划计算请购物料数量与交期。
（2）请购单上应详细注明与供应商议定的买价条件。
（3）分批交货者应在请购单上注明分批交货时间表。
订购
（1）订购单函寄或传真至供应商。
（2）再向厂商确定价格、品质要求、交货期等。
协调与沟通
（1）对能否达到交期，要求供应商及时回复。
（2）不能达到的及时协调联络，以确定一个合适的交货期。
催交
（1）无法在约定日期交货时联络请购部门（物料控制部）并进行交期异常控制。
（2）已逾期交货者应加紧催交，并督促收料。
（3）控制长期合同的交货。
进货验收
进货的品质及数量的验收。
整理付款
（1）核对各种手续是否完备。
（2）发票抬头与内容是否相符，金额与单价是否相同。
（3）是否有预付款或暂借款。
（4）是否需要扣款。
