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第29章 实施前的准备工作

◇实施前的准备工作

◇实施项目组织的建立

◇项目实施与项目管理

◇成功的障碍

前一章详细地探讨了企业数字化基础设施的建设问题。企业数字化基础设施的建设,为实施数字化营销项目奠定了基础,但这并不意味着数字化营销项目可以立即实施。在数字化项目计划付诸于行动之前,需要先做好一系列的准备工作,为接下来的项目实施创造最有力的条件。通常,在项目的计划之后、实施之前,应该做好如下几项准备工作:

一、核实数字化营销项目计划

由于从项目计划制定到实际实施,存在一段时间差,此期间项目计划所依据的信息资料和假设条件都可能会发生变化,会导致计划的准确性有所降低。为了提高项目成功的机会,在项目实施之前,企业应该对项目计划进行核实,检查前期制定的计划到现在是否依然现实、可行、完整和合理,如果发现疏漏和错误,应当予以及时补充和修改。同时,还应该确认项目所获得的资源是否有充足的保证,项目组织应该具有的权利是否得到有关各方的认可。

二、确定最终项目参与者

在项目计划中,已经为各项目成员分配了任务,明确了其相应的权限和职责。在此,应该为每一位项目参与者设计一份工作安排协议表,通过描述姓名、职位以及需要具备的技术和知识来加以确认;如果在项目计划核实工作中发现计划的错误与纰漏,还应该根据调整后的项目计划来重新安排人选或调整人员安排。具体来讲,对项目参与者的确认应该包括如下几项工作:工作安排协议表工作安排协议项目名称:项目编号:工作名称:工作细分结构代号:工作描述:开始日期:截止日期:工作延续时间(小时):批准项目经理:姓名:日期:项目成员:姓名:日期:

项目成员监察人:

姓名:日期:

1.通知参与者项目计划已经被批准以及项目开始实施的时间,以便他们能够合理的安排自己的时间来保证完成所分配的任务。

2.确认参与者是否仍然可以参加项目。在准备项目计划到项目开始实施这段时间内,参与者的工作有可能发生变化(如调离、被安排到另外一个项目)。因此需要确认以前安排负责某项具体工作的成员是否仍然可以继续为项目服务,如果不能,应该及时寻找替代人选。

3.采用电子邮件或正式的工作安排协议来重申参与者需要完成的工作内容、性质、开始时间以及工作延续时间。

4.让参与者在项目计划上签字,表明其愿意承担的责任和风险,愿意全力支持项目的工作。

5.告知参与者其他的项目相关成员。主要包括项目还会涉及到哪些人员,项目的业主(客户)是谁,项目的支持者(授权企业使用资源以及为项目提供帮助的人)还有谁。

三、组建数字化营销项目团队

仅仅将完成项目所需的各项工作和活动落实到具体人员负责,还不能算是创建了项目团队。因为此时各成员之间的关系还是彼此独立的,可是项目中一项工作往往需要很多人共同完成,并且会涉及到其他成员的工作结果,因此项目成员仅仅孤立的完成“本职工作”不符合项目的特殊要求。项目是一个复杂系统,各项工作的关联性很强,它要求项目成员具有很强的团队合作精神。项目团队同其他团体,如社团、委员会有所不同,社团、委员会这样团体中的成员,其工作基本上是相互独立的,而且是单项工作单人负责,成员之间的合作程度不高,而一个企业要想成功的完成项目,几乎不可能离开成员之间的团结协作。尤其是对于一个大型项目,经常要持续数年才能够完成,项目成员需要能够长期共事,彼此互相融合。项目经理应该花费心思来构思采用什么方法可以增强项目成员的团队感,增加企业的凝聚力。项目团队的组建在基本上确定项目成员人选的基础上进行,此外还需要进行以下几项工作:①确定目标。以项目整体目标为基础,确定项目团队以及每位团队成员希望达到的目标。②分配角色。以项目成员的工作分配为基础,为每位成员委派任务,明晰各成员在项目团队中的职位和角色。③安排项目成员如何共同工作。为了保证项目的各项工作能够始终保持有条不紊和高效率的进行,要使各项目成员明确其工作职责、担当的角色(主要负责、辅助协作、审核批准和咨询顾问等)以及合作对象。

四、宣传项目的收益与价值

这也是为了增强项目团队的凝聚力,激发项目成员的工作热情和斗志,所必须做的一项准备工作。要让大家看到,经过共同努力,项目计划已经制定出来,并得到权力机关的认可和支持,只要大家继续努力、同甘共苦和携手并进,将计划付诸于行动,项目的巨大效益和价值就会变成现实。要使项目成员相信项目的成功离不开他们的努力工作、积极参与和支持,项目的成功也是其自身价值的体现。最关键的一点是要使全体项目成员对项目目标达成共识,为此项目经理需要:①组织项目成员讨论项目的实施动机,明确项目有独特的价值而且有强有力的支持后盾。②阐明项目成功对组织具有很强的宣传效应,有利于扩大组织的影响和知名度,有利于增加组织的客户数量,有利于组织的成长,增强组织的竞争力。③探讨项目的成功将对团队成员的未来工作和发展产生怎样的积极影响。④鼓励团队成员思考积极参与该项目对于其实现自身个人目标有怎样的帮助。例如可以学习新知识;掌握新技术;结识新朋友;获得晋升等等。但是项目的价值不仅仅在于帮助项目成员实现个人利益,更会给组织带来巨大收益。如果团队成员能够清楚的认识到这一点,那么他们渴望项目成功的愿望就会更加强烈,参与的积极性和主动性、创造性也就越高。

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