利用外脑是将他人的智慧为你所用的一种艺术。有效发挥“外脑”的作用，关键之处就在于团结合作。
外脑使你得以把他人的经验和积累的知识所积蓄的力量，当作是自己的力量一样加以运用。如果你能有效地利用外脑，则无论你自己的教育程度或才智如何，几乎能克服所有的障碍。
没有人能够不需要任何帮助而成功。毕竟个人的力量有限，所有成就伟大事业的人，都必须靠着他人的帮助，才有事业扩展和成功的可能。利用外脑则是一种借力的智慧。
让我们先来看一下火车成功运行的过程：列车长之所以能够使火车开往目的地的惟一原因，就是其他列车员认同并且尊重列车长的职权。如果，列车长未能适时地告诉司机火车出发的时间，乘客们会下车寻求其他可到目的地的方法；如果这个团队的某个成员违反其中的规则，这列火车将无法保证安全运行，甚至可能会发生致命的车祸……
为了使你借助的外脑智慧发挥正常功能，你必须有清晰而且正确的目的，而外脑成员也必须愿意充分与你合作。以下四个简单的步骤，可确保外脑的正常运作。
（1）确定你的目标
使外脑发挥功效的第一个步骤，就是你首先要设立一个明确的目标。很显然地，如果你连自己的目标都还没有确定，是不可能进行其他工作的。
（2）挑选外脑成员
挑选能帮助你达到目标的人，是件必须小心谨慎的事。你可能最后会发现，你原先挑选的人并不合适；你也可能在一段时间之后发现，有些意料之外的事情必须找人来做。在这过程中，尝试和错误是不可避免的，但是，如果你能时时把握住以下两项特质，就能更快挑选到适任的人才。
第一项特质是工作能力。切勿只因为你喜欢或认识某人，就把他选择为团队成员，虽然这样的人，会改善你的生活品质，但未必就适合担任外脑成员。你最好的朋友，未必就是你所需要的人才。
第二项特质就是与他人和谐共事的能力。不和谐的工作气氛，将会抵消外脑成员的效率。虽然，这种情形可能不会立即发生，但却可能在输赢的关键时刻爆发出来。
你必须排除外脑成员中的任何不和谐现象，各成员应毫无保留地汇整彼此的智慧，个人的野心（包括你自己的野心），必须臣服于执行任务以及大家达成的共同目标之下。
清楚地了解外脑的目标，有助于判断其成员是否具备以和谐态度完成工作的能力。
（3）制订集会时间和地点
制订明确的定期集会时间和地点，以确保团员能不断进步，且借此机会解决外脑所面临的问题。外脑初期阶段的会议内容，可能涉及借助各成员的专业技术，来精确规划执行计划的议题。
斯宾塞·约翰逊认为，随着外脑的不断成熟和成员之间和谐气氛的增长，你会发现，这些会议会使各成员的脑海中激荡出一连串的构想。当团队成员共同工作一段时间之后，会议中会涌现出更多的令人兴奋的事情，而各成员之间也会愈来愈和谐。
