工作分析是各项人力资源管理职能的基础，它的主要产出是具体的文件：职位说明书和工作规范。
一、职位说明书的编写
（一）职位说明书的涵义
一份职位说明书是一份工作及其所包含的义务种类的书面描述。它是以“工作”为中心对职位进行全面系统深入的说明，为职位评价、职位分类以及企业人力资源管理提供依据。它说明的是任职者应做些什么，如何去做和在什么样的条件下履行其职责。下面是某公司的培训主管的工作职责说明：
（1）在部长领导下，负责公司人力资源培训与教育工作。
（2）负责编写公司人力资源教育发展规划，拟订年度工作和预算计划，在领导批准后组织实施。
（3）指导各部门和下属企业制定多层次的培训教育计划，并协助其实施。
（4）负责组织公司内的新员工职位培训、各类知识班、研讨班、讲座等活动，对参加人员进行考核。
（5）负责合理安排培训资源，对公司培训师进行合理分工，并适时聘用外部培训讲师。检查讲师培训质量和教学效果。
（6）组织收集、筛选、编写、翻译、审校各类培训教材和资料。
（7）负责教育仪器设备的保养、维修，以及审查新器材的选型、采购。
（8）安排和管理外派培训员工，审核公司员工业余学习费用报销的申请。
（9）负责收集国内企业培训信息资料，追踪其动态析总结现有培训政策效果，提出改进咨询意见。
（10）完成人力资源部部长临时交办的其他任务。
（二）职位说明书的一般内容
职位说明书对员工和企业双方均具有价值。从员工角度来说，职位说明书可以被用来帮助他们了解工作义务，并且时刻提醒他们工作对他们的期望值。从企业的角度来说，书面的职位说明书所起的作用是为尽可能减少在工作要求上经理与员工间的误会提供了一个达成谅解的基础。当职位描述中所包含的义务没有被做到时，它们也规定了管理人员有采取纠正行动的权力，下面给出一份简要的售后服务人员的职位说明书样本。职位说明书的编写并没有一个标准化的模式，但大多数的职位说明书都包括以下几项内容：
①工作标识；
②工作概述；
③工作联系、职责与任务；
④工作权限；
⑤工作绩效标准；
⑥工作条件；
⑦工作规范。
1、工作标识
工作标识部分包括工作名称、部门、汇报关系和工作编号。一个好的工作名称将很接近工作内容的性质。并能把这项工作与其他工作区别开来。但遗憾的是，工作名称常使人产生误解。一个组织里的行政秘书（executivesecretary）可能只是一位薪酬较高的办事员，而具有同样工作名称的人在另外一个公司里则可能是实际经营企业的人。
“工作标识”部分包括了这样几类信息：“工作名称”一栏对工作的名称（例如数据处理操作主管人员、销售经理或库存控制员等）加以明确。“工资／等级”一栏表明在组织中存在工作等级分类的情况下，此工作处于哪一等级，例如，一家公司将秘书分为秘书二等、秘书三等等。最后，“工资范围”部分提供工作的特定工资水平或工资范围方面的信息。
2、工作概述
工作概述又叫做工作综述。它应当描述工作的总体性质，因此只列出其主要功能或活动即可。这样，对于数据处理主管人来说，其工作概述可以描述为：“指导所有的数据处理的操作、对数据进行控制以及满足数据准备方面的要求。”对于物料经理这一工作来说，其工作概述可以描述为：“物料经理负责生产线上所需要的所有材料的经济性购买、规范性运输以及存储和分配。”对于邮件收发管理员这一工作来说，其工作概述可描述为：“邮件收发管理员负责接收寄来的邮件，对其进行适当的分类；然后准确地递送到收件人手中；还负责处理待寄出的邮件，要求准确、及时地把它们发送出去。”
松川企业公司职位说明书
一、岗位资料
岗位名称：售后服务人员岗位编号
岗位人数：职位等级
所属部门／科室：客户服务部直属上司职位：售后服务经理（售后主办）临时替代岗位：公司整机调试人员可轮调岗位：公司生产制造部
可升迁岗位：售后服务经理
二、岗位在组织中的位置
三、汇报程序及督导范围
直接汇报对象：售后服务经理
直接督导_____________个岗位，共_____________人间接督导_____________个岗位，共_____________人四、岗位职责：
1、机器安装调试，培训操作者及客户的维修技术人员，严格执行售后服务的规章制度2、对保修期的机器进行维护、维修3、对过保修期的机器进行有偿维修
4、及时准确将产品质量问题、市场信息反馈回公司5、解答客户的有关技术方面问题6、进行零配件销售
7、为顾客提供技术升级服务
8、对客户进行定期拜访，了解机器使用情况及客户需求信息、市场信息9、协助业务人员进行货款回收五、权限范围
__________________________________________________六、使用设备维修工具
七、任用资格
受教育程度：中技年龄：22岁以上
经验：3年以上相关工作经验
基本技能：熟悉机器安装、调试、维护的技能技巧基本素质：敬业精神、吃苦耐劳、责任心强、学习的能力特殊要求：
八、业务接触对象
公司外（部门外）：客户
公司内（部门内）：业务员、部门经理、售后服务经理在工作概述中应力图避免出现如“执行需要完成的其他任务”这样笼统的描述。虽然这样的描述可以为主管人员分派工作提供更大的灵活度，但一些专家明确认为，如果一项经常可以看到的工作内容不被明确写进工作说明书，而只是用像“所分配的其他任务”一类语言，就很可能会成为逃避责任的一种托辞，因为这使得对工作的性质以及员工需要完成的工作的叙述出现了漏洞。
3、工作联系、职责与任务
工作联系这部分说明工作承担者与组织内以及组织外的其他人之间的联系情况，这一点我们可以人力资源经理为例来加以说明。
报告工作对象：行政副总裁。
监督对象：人力资源职员、考试管理员、劳资关系员以及一个秘书。
工作合作对象：所有的部门经理和行政管理人员。
接触的公司外部人员：就业机构、管理人员代理招聘机构、工会代表、政府就业办公宣以及各种公司客户等。
有的把工作联系并入工作标识中，有的则分开，这些应视具体情况而定。
职位说明书的另外一部分是关于工作责任和工作任务的详细罗列。在职位说明书中，每一种工作的主要职责都应当列举出来，并用一到两句话分别对每一项任务加以描述。比如，“挑选、培训、开发下属人员”这一任务可被进一步定义为：“培养合作和相互理解精神……”，“确保工作群体成员得到必要的专门训练……”，以及“对培训工作进行指导，包括教育、说明、建议……”等。其他一些工作的典型任务包括维持收支平衡和控制库存，精确地编制账户，维持一种有利的购买价格浮动区间，修理生产线上的工具和设备等等。
4、工作权限
职位说明书中还应当界定工作承担者的权限范围，包括决策的权限、对其他人实施监督的权限以及经费预算的权限等。比如，工作承担者有权批准购买5000元以下物品；有权批准员工请假或缺勤的时间；有权对部门内的人实施处罚；有权建议提薪：有权进行新员工的面谈和雇佣等等。
5、工作绩效标准
有些职位说明书中还包括一部分有关工作绩效标准的内容。这部分内容说明企业期望员工在执行说明书中的每一项任务时所达到的标准是什么样的。
设定工作绩效标准并不是一件容易的事情。然而，大多数的管理人员都已经意识到，仅仅告诉下属员工“要尽最大努力工作”并不能保证员工发挥最大的工作绩效。确定绩效标准的一个最为直接的方法是只要把下面的话补充完整就可以了：“如果你……我会对你的工作完全满意。”如果对于职位说明书中的每一职责和任务都能按照这句话叙述完整，那么就形成了一套完整的绩效标准。
一般来说，工作的绩效标准列在工作任务中，但也有例外。因为任务的描述相对不确切，为了提高工作说明书的可操作性，绩效标准单列出来，是非常必要的。
6、工作条件
工作说明书还要列明工作中所包含的一般工作条件，比如温度、噪音水平、光线强度等。有些工作说明书还要标明特殊的工作环境，如高山、露天场所等。
7、工作规范
工作规范是指任职者从事该工作所应具备的知识和能力，即任职资格。
它主要关心专业与学历（文化程度及所学专业）、年龄、相关经历（经历与经验）、品性、能力、基本技能、知识要求、其他特殊条件等方面。比如，某企业人力资源管理方案中涉及的具体任职资格要求：
（1）总公司的各部门总经理、分公司总经理一般性任职资格要求：
本科以上相关专业毕业、5年以上相关管理工作经验、具有高级职称、30岁以上、具有较强的沟通、组织、协调能力、会使用计算机常用工作软件和良好的外语水平等。
（2）总公司部门下属各室经理、分公司各室经理一般性任职资格要求：
专科以上相关专业毕业、3年以上相关管理工作经验、具有中级以上职称、25岁以上、具有一般性沟通、组织、协调能力、会使用计算机常用工作软件和外语水平要求一般等。
（三）职位说明书编写的准则
1、清楚
工作描述应当清楚地说明职位的工作情况，不能与其他职位说明书混淆不清。
2、指明范围
在界定职位时，要确保指明工作的范围和性质，如用像“为部门”或“按照经理的要求这样的句式来说明。此外，还要把所有重要的工作关系也要包括进来。
3、专门化
