3.接收他人递过来的名片时，除女性外，应尽快起身或欠身，面带微笑，用双手的拇指和食指接住名片的下方两角，并视情况说：“谢谢”、“能得到您的名片，真是十分荣幸”等等。名片接到手后，应十分珍惜，切不可在手中摆弄，应认真看一下，千万不要随意放在桌上，或随便拎在手上，或者放在手中搓来揉去。如果是初次见面，最好是将名片上的重要内容读出声来，读名片时一定要注意语言轻重，有抑扬顿挫。需要重读的主要是对方的职务、学衔、职称等。如果对方的组织名气大或个人的知名度高，也可只重读组织名称或对方姓名。假如一张名片上有这样的文字：“××省丹阳县华光村建材公司李兴总经理”，面对这样一张名片，如果我们分别将重音读在“村”字上和“总”字上，其演礼效果显然是不一样的。又例如，一张名片上写着“太阳神集团公司××分公司业务科刘华副科长”，我们分别将重音读在“太阳神”和“副”字上，对方所产生的心理感受一定会很有差别。
4.名片的递送先后没有太严格的礼仪讲究。但是，一般是地位低的人先向地位高的人递名片，男性先向女性递名片。当对方不止一人时，应先将名片递给职务较高或年龄较大者；如分不清职务高低和年龄大小时，则可先和自己对面左侧方的人交换名片。
名片代表一个人的身份，在未确定对方的来历之前，不要轻易递出名片，否则，不仅有失庄重，而且可能日后被冒用。同样，为了尊重对方的意愿，尽量不要向他人索要名片。
5.当对方递给你名片之后，如果自己没有名片或没带名片，应当首先对对方表示歉意，再如实说明理由。如，“很抱歉，我没有名片”、“对不起，今天我带的名片用完了，过几天我会亲自寄一张给您的”。
名片在当今世界上，已为各国广泛使用。日本是世界上使用名片的数量和种类最多的国家。日本人初次见面，第一件事往往就是互递名片。在日本，如因故不能来参加某项活动，或想结识一位新朋友而又不能见面，可将名片装在信封里寄给故友或新知，并在名片背面或正面写上几句祝贺、鼓励、期望、歉意、敬意的话。这类既方便又省时的交际活动，在日本是很流行的。
自信与微笑
胆怯是公关人员的最大心理障碍，没有微笑是公关活动失败的最基本的原因之一。公关人员在与公众见面之前最重要的准备活动就是应当以自信为基础，找准参与各种公关活动最适宜的面具。公关人员在与公众打交道的过程中，最主要最经常使用的礼仪形式就是面带微笑。微笑是一门艺术。微笑的内涵和功能是巨大的。
自信心确实很重要
公关人员与公众交往的第一步骤就是见面，见面时公关人员的礼节是形成公众第一印象的原始材料。由于人们对他人的初次知觉印象最为深刻、稳定，并且对以后的人标知觉起着指导性的作用，因此，公关人员必须高度重视与公众的见面。
也许正是因为对这种第一印象的重要性了解“太多”、或者初涉公关活动，或者别的什么原因，许多公关人员在与公众见面之前的最大心理障碍就是胆怯，表现为紧张、害怕、手心出汗、表情呆滞、语无伦次、手脚不自觉地做“小动作”等等。这也就是所谓的怯场。一般来说，一个人与毫不重要的公众见面时是不会有紧张感的。比如，一般的成人旅客在火车上、轮船上、飞机上与其他旅客相见，就很少有紧张感，即使对方的官职比自己大，实力比自己强也不会有；但在到一个新地方和与自己利益攸关的客户相见，或出席一个比较正式的会见、仪式、谈判活动时，都会出现某种紧张感。
公关人员在与新的公众、尤其是外部公众见面时有一定的紧张感，出现某种程度的怯场反映本来是正常的现象，其中有公关人员对此次活动十分重视的一面，但是，凡事都有个度，都得掌握个分寸。合理的紧张感应当出现在见面之前，而不能表现在见面的时候；只能装在心里，不能挂在脸上。否则，绝不可能在公众面前演礼，而只会表现出言行的笨拙与无意的失礼。无论背景多么险恶，前景多么可怕，也无论对方的来头有多大，修养有素的公关人员都应当在见面时表现得沉着冷静、泰然自若。克服紧张的办法很多，最要紧的、最有效的办法就是增强自信。
一个人成就的大小，往往不会超出他的自信心的大小。爱因斯坦绝不可能创造出相对论，假如爱因斯坦以为进行物理研究太难的话。
自信是人的意志和力量的体现，是交际能力最重要的素质之—。
自信的敌人是自卑。公关人员作为组织的代表，自卑的直接原因可能来自自己所在组织的规模较小、运作状况不佳、融资条件有限等等；间接的原因则是来自于公关人员本身。我们时常可以看到一些大企业、大公司的公关人员也有怯场现象，就是由于这种原因造成的。
一个人的外表美、特别是风度美、气质美、韵致美，在很大程度上取决于这个人心理素质的优劣。一个人如果缺乏自信，自惭形秽，就不可能有良好的风度、气质和韵致；对于一个没有自我认同、自我价值感，在他人面前唯唯诺诺、依附属从的人，谁又会喜欢他呢？自卑实际上是一种对自我人格的轻视和不尊重。在公关活动中，最被人瞧不起的，是那些自己轻视自己的人。
没有什么可以成为公关人员自卑的理由或借口。比如说，即使你觉得年龄太大了一点，也不应当自卑，世界上大有成就的人往往都是大器晚成者。例如，美国十大财团首领之一的洛克菲勒，37岁才“下海”经商；爱因斯坦三岁还不会说话，报考瑞士联邦工学院时，除语文外，各科成绩均不及格而名落孙山；著名的德国古典哲学家黑格尔30岁大学毕业做讲师，因不受学生欢迎而被哄下讲台，不得不到一所中学教书。
即使你出身卑微也不应当自卑。毛泽东出身在湖南韶山冲的一个普通农民家庭；美国总统里根也是农民出身。古人说得好：“自古英雄多磨难，从来纨绔少伟男”。貌不惊人也不应当是自卑的理由，社交场上，单纯以貌取人的场合并不多见。论长相，世上从古到今的有成就的名人、伟人大都不是俊男靓女；只要活跃热情、真诚坦白，就会使相貌平平的公关人员获得很大魅力。生活中、事业里曾出现过波折、遭遇过打击、冤屈也不该自卑；论沉浮，许多名人在世界政治舞台上三起三落。对于公关人员来说尤其需要记取的是，你在面对公众时，你所代表的是你所在的公司、为之工作的部门。如果你的组织规模小、名气不大、经济不景气等等，也不应该有任何自卑，其理论根据在于，在市场经济的竞争搏击中，“兵无常势”，组织的盛衰兴亡可能就在转瞬之间。
公关人员要想拥有良好的公关形象、优雅的气质和风度，就应当放下一切压迫自己心灵的包袱和枷锁。无论这些包袱和枷锁存在的理由多么冠冕堂皇，都应让他们“一边稍息”，勇敢真实地展现自我。无论你所面对的是多么伟大的人物或多么气派的组织，都应这样想，我之所以能站在他们面前与之打交道，说明我已具备了与之平等交际的充分必要的理由。不要过多地考虑“别人会怎么看我”，而应当努力来表现出活生生的、有血有肉的、充满自信心的自我。当然，对于初涉社交圈的公关人员来说，有轻微的“社交恐慌症”发生应该说是难免的。“万一”出现这种情况该怎么办呢？不妨使用下面这样一些方法：1.类比法。例如：我社交的能力虽然不强，但别人说不定初次社交时比我还差；我有些紧张，说不定对方比我更怯场。
2.比较法。例如：对方的表达能力不错，可我的真诚热情不比他差，有道是“梅须逊雪三分白，雪却输梅一段香”。
3.接近法。例如：对方熟人多，受人尊敬，但如果我干公关的时间长了，也一定会达到这种境界。
4.试验法。例如：到一些人多热闹的场所大胆地与陌生人谈话，聊天，唱歌，朗诵等等，以培养自己的自信和胆量。
对于公关人员来说，自信是比个人的金钱、权势、家世、亲友，比组织的规模、实力、后盾更有用的东西。假如我们自认为泥块，那我们将真的成为被人践踏的泥块。我们应当坚信，世界上没有废物，所谓废物，只是短视的人们还没有发现他们的价值而已。天生我材必有用，只有以高度的自信武装起来的公关人员，才有可能与公众见面时从容演礼，才有可能完成公关礼仪的真正任务。
在与公众见面演礼之前，除了具有自信心以外，还应当有其他方面的一些必要的准备。例如：出席正式或半正式活动之前应当梳洗头发；小姐应做做发型；先生应刮胡子，剪掉出了鼻孔的鼻毛；修剪指甲，漱口刷牙；不吃洋葱、大蒜、泡菜等可能残留气味的食物；如口腔有异味，应嚼一块口香糖或一点茶叶；应洗澡、更衣、把皮鞋擦亮等等，做好这些方面的准备不仅能使我们言行衣饰更得体大方，而且同样有助于我们激发和保持自己的自信心。
找准微笑的面具
人们常说，人生好比一台戏。如果剔除其中的消极成份，我们就会发现，这句话包含着一定的积极意义。参与公共关系活动是公关人员工作生活的主要组成部分。在公共关系舞台上，不同的人员都在根据组织形象和目标的需要扮演不同的角色。要真正进入角色，把角色演活，就得根据“剧情”的需要不断找准并更换自己的面具。
面具，原意是戏剧的脸谱，也称戏脸壳。它的原始含义是人类早期用来防护个人空间不受侵犯的一种方法，如带上羊角去接近羊群，以免受伤；披上熊皮去追寻熊迹以免被熊吃掉等等。到了文明社会，面具有了全新的意义。某位男性并不爱花，但却有可能去买一束鲜花送给心爱的女友；某位小姐平日里并不爱修饰，但如果去见自己的心上人，却可能对着镜子认真梳理打扮。随着历史的推进，人类已学会了自觉地利用面具来表达自己的思想感情和要求愿望。
在今天，面具已显得很必要，没有面具，现代社会生活就根本无法进行。面具具有两面性，那种为了达到卑鄙无耻的目的而伪装扮饰自己真实面孔的面具带有欺骗性，公关人员是不应追求的；那种在公关活动中不断根据时间、地点、场合而恰如其分地进行角色转换使用各种得体的面具，则是公关人员应当学会使用的交际艺术和润滑剂。
有位女作家曾这样说过；“这年头，谁不是带着一箱子的面具走天涯？”此话对于需在工作中应村各种错综复杂的人际关系的公关人员来说颇有道理。
公关人员的面具实际上就是公关人员的容颜和表情。公关人员在公关活动中，为圆满完成组织交给的任务，应控制自己的一切情感、情绪，使自己的喜怒哀乐等面部表情和体姿动态随工作的需要而改变。否则，公关人员的表现就很难说是称职的。在公关活动中，公关人员的面具与个人心境及内心情感之间常常是不一致的。
公关人员必须自觉地使自己酌表情与组织的利益目标一致，与具体的公关活动相吻合；不能我行我素、跟着自己的感觉走。例如：我国中央及地方的电视台的新闻节目播音员，无论个人心境如何，面对观众时必须表现出严肃、庄重，即使个人在经历一件十分兴奋或万分悲哀的事也必须如此。一个国家的元首在与友好国家的领导人相见时，即使家庭刚遭不测或身体严重不适也必须面带微笑。当某位经理参加另一个组织领导人的追悼会的时候，个人心情再好，也须面带哀容。
对于公关人员来说，应当佩戴的“面具”，故然因情况的不同而各种各样，但是使用最多、最具活力、对公关活动最有效的面具莫过于微笑。公关人员的内心喜怒应不形于色，表情要安详，以发自内心的真诚友好的微笑为主要表情。美学家认为：在大千世界万事万物中，人是最美的。在人的千姿百态的言行举止中，微笑是最美的。
本世纪中后期，一个美国人竞选美国总统取得成功。舆论认为，他的成功，在很大程度上取决于他得体的微笑；若论社会背景、资历、从政经验等方面，这位农民出身的竞选者绝对不如当时争取连任的在任总统。但他却重金聘请了公关顾问。顾问们发现“××事件”后的美国需要一位“诚实”、“谦和”的总统形象，于是，在准备纯洁、诚实、高尚、公正情调的竞选演说的同时，顾问们还仔细地研究了这位竞选者的笑。本来，这位竞选者在美国政坛是素以“露齿微笑做商标”的；但顾问们发现，露齿而笑容易产生虚浮、骄傲、伪笑之嫌。于是，他们对这位竞选者说：“只有当你双唇收紧、微露下齿，给人一种谦逊真诚的印象时，才笑得最好，才符合选民的期待。”这位竞选者虚怀若谷、从谏如流，闭门对镜苦练，终于为选民们塑造出了满意的新总统形象，为自己成功地出任美国总统做了一件十分重要的礼仪工作和公关工作。
笑是多样的，有支着笑脸，有皮笑肉不笑，有开怀大笑，回头一笑等等。最美的笑是嫣然一笑。发自心底的微笑就像扑面的春风，能温暖大心，化除冷漠，获得理解和支持。一个人如果不会微笑，他就会遇到许多困难，失去本该他获得的机遇和财富。微笑是一门学问，一种艺术，非苦练不能成功。
日本各航空公司如今的空姐上天之前要接受的主要礼仪训练就是微笑。学员要在教官的指导下进行长达六个月左右的微笑训练，训练在各种乘客面前、各种飞行条件下应当保持的微笑。
随着现代公共关系活动的频繁展开，微笑越来越少不了。特别是各行各业的业务人员、办公室接待人员、服务员更需要学会微笑。
五十年代初，希尔顿旅馆总公司的老板在所属各宾馆都购置了一批现代化设备以后，到各地巡查，每到一地都召集员工会议，在会上，老板说：“现在我们的旅馆已新添了第一流的设备，你们觉得还必须配备一些什么样的东西才会使客人更喜欢它呢？”在员工们各抒己见、献计献策之后，希尔顿总是摇摇头说：“请你们想一想，如果旅馆里只有第一流的设备，而没有服务员第一流的微笑，那些旅客会认为我们供应了他们全部最喜欢的东西吗？如果缺少服务员的美好微笑，正好比花园里失去了阳光和春风。假如我是顾客，我宁愿住进虽然只有残旧地毯，却处处可见微笑的旅馆，我不会、也不愿走进只有一流设备而不见微笑的地方。”微笑服务成为希尔顿旅馆业遍布世界五大洲各大城市、资产不断扩大的杠杆和诀窍，成为跻身美国十大财团的重要法宝。
