绩效管理是管理者和员工之间的持续沟通的过程，该过程贯穿从绩效计划开始到绩效反馈面谈的全过程，其中考核结束后的结果反馈至关重要。管理者要通过这个环节将员工的考核结果告诉他们，并指出员工在上一绩效周期内存在的不足，提出建设性的改进建议，帮助员工制订绩效改进计划。
绩效反馈面谈是绩效考核中至关重要的一个环节，其重要程度甚至超过了绩效考核的本身。绩效考核的结果是拿来用的，而不是拿来存档的，而没有反馈就根本谈不上使用。
那么，怎么才算是成功的绩效反馈面谈呢？以下几个方面需要特别注意。
一、做好充分准备
着手任何一项工作之前都需要做好充分的准备，否则将难以驾驭整个局面，绩效反馈尤其如此。绩效反馈不但要做好准备，而且要做好充分的准备。经理要事前做好演练，针对每个员工的绩效考核结果，结合员工的特点，预料员工可能会对哪些内容产生疑问，确定哪些内容需要向员工作特别的澄清说明。只有每项内容都准备充分了，才能更好地驾驭整个面谈的局面，使之朝积极的方向发展，而不是陷入尴尬的僵局或面红耳赤的争吵。僵局和争吵都会破坏经理和员工的关系，不利于以后的工作安排。
1、收集面谈资料
在进行绩效反馈面谈之前要准备好以下资料：
（1）目标管理卡。当初与员工一起制定的绩效管理目标，可能是目标管理卡，也可能是绩效计划，这是当初经理和员工共同的承诺，是双方共识的结果，也是绩效管理整个过程的重要依托，直到绩效反馈，它依然是重要的信息来源。所以一定要再一次把绩效管理目标拿出来，作为谈话的重要内容，随时参阅。
（2）职位说明书。职位说明书作为人力资源管理最基础和最重要的文件当然也是绩效反馈面谈的内容之一。管理活动是个动态的过程，员工的工作有可能在过程当中发生改变，可能增加一些当初制定绩效目标时所未能预料的内容，也有可能一些目标因为一些原因没能组织实施，那么，这个时候，职位说明书作为重要补充将发挥重要作用。所以，员工的职位说明书也一定要置于案头以备查阅。
（3）绩效考核表。绩效考核表就更不用说了，要把它拿出来等待员工签字认可。
（4）员工的绩效档案。所谓绩效档案，就是经理在平时的管理活动中，在跟踪员工绩效目标的时候所观察和记录的内容，这些东西是作绩效评价的重要辅助资料，是造成事实的证据。
这一工作可能是一些管理者的薄弱环节，平时只忙于事务，可能无暇收集这些资料，也有可能根本就忽视了这个环节。如果经理到现在还没有开始收集员工的绩效资料，没有建立员工绩效档案的话，那到绩效反馈面谈时就无法向员工解释对他的考核结论，员工也不会认可这一结论，很容易陷入尴尬的僵局或面红耳赤的争吵。
2、安排面谈计划
通常一个经理有若干个下属，不可能同时面对一群人，只能一个一个单对单地面谈。所以必须有一个统筹的安排，根据工作安排，与员工进行适当的沟通之后，拟订一个行之有效的面谈计划。
3、让员工做好准备
只有经理本人作准备是不行的，面谈是经理和员工两个人共同完成的工作，只有双方都作了充分的准备，面谈的成功才成为可能。所以，在面谈计划下发的同时也要将面谈的重要性告知员工，让员工做好充分的准备。
二、注意面谈方式
准备工作固然重要，但相对来说，面谈的过程更加重要。所以，一定要在面谈过程中注意方式、方法，使面谈在融洽的气氛中进行，在愉快的告别中结束，真正起到帮助员工提高绩效的目的，而不要演变成批评会、辩论场。
通常一个员工的绩效表现有正反两个方面，有表现优秀值得鼓励的地方，也有表现不足需要加以改进之处，所以反馈也应该从正反两个方面着手，既要鼓励员工发扬优点，也要鞭策员工改进不足。
对于正面反馈，这里有三点要特别注意：
1、真诚
真诚是面谈的心理基础，不可过于谦逊，更不可夸大其词。要让员工真实地感受到经理确实是满意他的表现，经理的表扬确实是真情流露，而不是“套近乎”，扯关系。只有这样，员工才会把你扬当成激励，在以后的工作中更加尽力。
2、具体
在表扬和激励员工的时候，一定要具体，要对员工所做的某件事或某些事有针对性地具体地提出表扬，而不是笼统地说员工表现很好。具体的、有针对性的表扬对员工更有激励作用。
3、建设性
正面的反馈要让员工知道自己的表现达到或超过了经理的期望，让员工知道通过自己的表现得到了经理的认可。要强化员工的正面表现，使之在以后的工作中继续作出更优秀的表现。同时，要对员工表现不足的方面提出一些建设性的改进意见，以帮助员工获得更大的提高和改进。
对于反面的反馈，要注意以下几点：
（1）具体描述员工存在的不足，对事而不对人，只作描述而不作判断。不能因为员工的某一点不足，就作出员工如何如何不行之类的感性判断。这里，对事不对人，描述而不作判断应该作为重要的原则加以特别注意。
（2）要客观、准确地描述员工行为所带来的后果。只要客观准确地描述了员工的行为所带来的后果，员工自然就会意识到问题的所在以及问题的严重性，所以，在这个时候不要对员工多加指责，指责只能僵化经理与员工之间的关系，对面谈结果无益。
（3）从员工的角度，以聆听的态度听取员工本人的看法。了解员工怎么看待问题，而不是一直喋喋不休地教导。
（4）与员工探讨下一步的改进措施，共同商定未来工作的努力目标，并形成书面内容。
三、实施反馈面谈，确定面谈备忘录
在上述准备工作做好后，就可以进行反馈面谈了。面谈应该在一个无打扰的环境中进行，采取一对一的方式，进行面对面的沟通。面谈不应该被电话和外来人员打断。在面谈的过程中，要注意观察员工的情绪，适时进行有针对性的调整，促使面谈按计划稳步进行。
在面谈结束之后，一定要和员工形成双方认可的备忘录，就面谈结果达成共识，对暂时还有异议没有形成共识的问题，可以和员工约好下次面谈的时间，就专门的问题进行二次面谈。
这样几个步骤下来，我们就可以对面谈有所把握，更加职业化地组织高效的绩效反馈面谈了。
到时，绩效反馈面谈将不再是个头疼的工作！
