俗话说，“山外有山，天外有天”。我们只有对目前市场上常用的自动化软件有了一定的认识之后，才能够做到“知已知彼，百战不殆”。了解市场的办法有很多，包括参加各种展览会和展销会，阅读中外有关期刊和杂志等。还有就是邀请有关商家前来作产品演示。观看推销演示如同观看交响乐演出，“外行看热闹，内行‘听’门道”。系统选购人员可以既看热闹，又要观门道。应该询问那些没有被演示的功能、性能。许多推销人员往往以这样或那样的借口来掩饰自家产品的弱点和不足。这从一个侧面可以为我们提供一些十分重要的信息。
对于系统选购人员来讲，此时最忌讳的是“一见钟情”，不能人家怎么说，我们就怎么信。
我们必须切记此时的任务是要获得对市场尽可能全面的了解，以便我们确定向哪些商家发出抽标的邀请。一个行之有效的方法是为每一商家建立一个小档案，将各小组成员所获得的有关该商家的资料和信息都存入该商家的档案之中，这样大家对于各商家的认识和了解就会很快系统起来、全面起来。
（二）采取投标和议标询标的方法进行采购
当我们对市场有了，比较充分的了解之后，我们就可以向各商家发出邀请信，告诉他们我们有兴趣为一个学校或若干个学校图书馆集体购买一套或若干套自动化系统，如果他们有意竞标的话，请于某年某月某日之前寄来提案。
俗话说：“王婆卖瓜，自卖自夸”。系统提供商要推销自己的系统，自然会“想方设法”达标，而系统选择人员们必须保持清醒的头脑，给各份提案“去水”。去水的方法有很多，包括请投票者填写调查表，研究商家的现有用户手册，参观并尝试商家现有用户的系统，温习为各家所建立的档案信息等。调查表可以与邀请信一起寄给各商家，请他们同提案一起寄回来。调查表的内容可以按照我们的需求设计。例如，如果我们很想了解商家用户支持的程度和质量的话，我们可以问这些问题：你们是否提供免费咨询电话？你们公司成立于哪一年？
现有多少用户？现有多少全日制工作人员？包括多少专门从事用户支持的人员？用户支持人员在贵公司的平均工作年限大概有多长？等等。还有一个可行的去水方法，那就是向商家索要他们全部用户的单位名称、联系人姓名以及联系人地址。如果商家声称有好几百乃至上千用户，却只给我们几十家甚或几家用户的联系信息，我们就要警惕这些可能是经过“特殊处理”的样板用户，说明该商家实力不够雄厚，可能有这样或那样的问题。有些公司则敢将他们所有用户的联系信息给人，说明其实力不弱，不怕别人挖墙脚。然后，即使在这种情形下，我们也应该对这些联系人进行随机抽样调查，征询他们的看法。用户如果自己吃过亏，一般是不希望别人也去吃同样亏的，所以，从这个渠道往往能获得许多极有价值的信息。即使从那些经过“特殊处理”的用户那里、有时也能获得意外的内幕信息。
（三）中小学图书馆计算机自动化管理系统软件招标、议标样例为使一些接手中小学图书馆工作不久的教育行政部门的同志尽快了解图书馆计算机系统软件及配套工程的选购方法，本书特将合肥市政府采购中心为中小学图书馆计算机管理系统进行招标议标时的文书样式提供给大家，仅供参考。
①合肥市招标议标项目要求
一、工程内容：合肥市部分学校图书馆计算机自动化管理软件文献编目录入加工排架及部分系统附件。
工程地点：合肥22中合肥33中合肥经管学校付款方式：验收合格付90%，运行三个月付10%。
二、招标单位：合肥市政府采购中心
三、采购形式：软件及编目服务等采用议标性谈判，计算机等硬件采用竞争性谈判。
四、招标范围：图书馆计算机系统管理软件、图书编目录入加工及警报仪等专业硬件。
五、招标要求：
①系统软件要求：软件必须是网络版，并可联接校园网、英特网。数据库必须是大型数据库。除一般的图书馆管理软件所具有的模块外，还必须有符合国际网络通讯协议Z39.50的远程联机编目、网上检索和报刊征订等模块；编目数据应能接收和输出MARC格式。编目模块中还必须有符合等级图书馆评估细则中所要求的处理和查检丛书和分册以及音像、光盘中的盒（盘）与子目中每首歌、曲、词作者及演唱者检索的功能。期刊必须能编录和检索题录索引等二次文献。
②编目加工要求：分类应用中图法四版，详简基本得当；编目能符合文献著录国家标准和马克格式的要求；加工整齐美观，书刊排架依分类种次号排列。
六、投标单位的资格要求：
①必须具有独立的法人资格，在教育系统有良好的信誉。
②具有被授予合同的资格，必须提供公司的资格文件，和既往用户的名录。
七、工期要求：一旦签定合同，如招标方自采硬件，则在硬件到位的情况下，三天内完成软件的安装调试并从×年×月×日～年×月×日×天内完成该校万册藏书和千册期刊合订本，盒音像资料的分类、编目录入、加工排架工作。
八、标书编制：
①公司简介：（可附带公司介绍材料）
②议标报价：必须按招标文件中的招标议标项目明细表。
③优惠条件：投标单位可根据自身情况，提出优惠条件。
④投标单位必须提供产品质量承诺和售后服务承诺，审查时必须做好文字口头答疑。
⑤标书必须加盖单位和法人代表或授权人签名，将标书同其他资料一起，在规定时间内送达，材料送达地点：
，联系人：电话：材料送达时间：年月日整。
九、有下列情况之一者为无效标书：
①投标书未加盖公章和法人代表或委托授权人签字的。
②逾期未送达的。
③自行修改招标文件或未响应招标文件的。
④投标报价中有漏项的。
⑤应标材料中所述情况不实的。
附：招标议标项目明细表
合肥市政府采购中心
二○○三年十月二十日
2.招标议标项目明细表
单位：元
之一：软件及系统配套用品
名称型号数量市场价优惠价金额
图书馆计算机系统管理软件须满足招标议标项目要求书“五”中“1”的条件套元/套元/套藏书分类、编目、录入加工、排架须符合招标议标项目要求书“五”中“2”的要求并加磁条、条形码、书标等材料万元/册元/册条码阅读器台湾伙伴牌支元/支元/支
图书警报仪警报门、监测仪、测磁仪套元/套元/套合计
之二：服务承诺
①培训：
②维护：
③升级换代：
（盖章）
年月日
3.投标函
致：合肥市政府招标中心
①根据贵单位××号招标邀请书的邀请，我们决定参加贵单位组织的合肥22中、合肥33、合肥经管学校等学校图书馆计算机自动化管理工程项目的议标性谈判。我方授权××代表我方××全权处理本项目谈判的有关事宜。
②我方愿意按照招标文件规定的各项要求，向买方提供所需的项目与服务，总投标价为人民币（大写）。
③一旦我方中标，我方将严格履行合同规定的责任和义务，保证于合同签字生效后日内完成软件的安装、调试，并交付买方验收。天内完成万册图书的分类、编目，计算机录入加工、中图法排架等配套服务。
④我方为本项目提交的投标书一式肆份，其中正本一份、副本三份。
⑤我方愿意提供贵中心可能另外要求的、与投标有关的文件资料，并保证我方已提供和将要提供的文件是真实的、准确的。
⑥我方完全理解贵单位不一定将合同授予最低报价的投标人。
⑦我方愿意招标方在招标前邀请相关图书馆自动化专家现场对软件进行咨询审查；编目工程完工后，愿意接受招标方组织的相关图书馆资深馆长对分类、编目、加工、排架质量的检验抽查。
⑧附：我方已填写的招标议标项目明细表。
投标单位名称：
（公章）
投标单位授权代表姓名（签字）：
日期：
通讯地址：
邮政编码：
电话：
传真：
投标单位开户行：
账号：
然后，与厂家协商有关问题，如维护、网络连接等。
最后，签定合同（包括付款方式、测试验收及维护升级保证书等）。
