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第11章 计划时同,讲求效率(1)

效率意识至关重要

做事箴言

每一个人一生都要做很多事,目的都是为了成功。但是有的人成功了,有的人连停留在原地,甚至处境悲惨。出现选种截然不同的结果,原因只有一个,那就是对效率意识的重视程度不同。效率意识很重要。只有树立起很强的效率意识,才能潜移于自己的工作,日积月累,终有所成。

有这样一个故事:

数百年前,有一个国王,看上了平民阿笨的未婚妻,欲想霸占,又怕有失风度,于是便把阿笨“请”来,要他完成一项在国王看来不可能完成的任务。

在一个同时只能烙两张饼的锅中,3分钟内烙好3张饼,每张必须烙两面,每面烙1分钟。

如果按照国王所要求的做,按常规最少需要4分钟,可是阿笨改进了工作方法。他先烙两张饼,1分钟后,把一张翻烙,另一张取出,换烙第3张,又过1分钟,把烙好的一张取出,另一张翻烙,并把第一次取出的那张放回锅里翻烙,结果3分钟后3张饼全烙好了。

这个故事说明:做事情只要合理、有效地安排时间,讲究效率,就能取得意想不到的结果。

效率与时间是紧密结合在一起的。在同一时间里,有的人能做很多事,有的人则做不了几件事。前者效率高,节约了时间;后者效率低,便浪费了时间。

一个有效率意识的人会不断改进工作方法,使完成同一件工作的时间尽量缩短。“阿笨烙饼”的故事,不仅体现了效率意识的一种含义,更说明了效率意识的重要性。

有效率意识的人往往会在同样的时间内力争得到最大的收获。参加商业活动,不同人的收获往往不同。有人只是按程序参加活动本身,活动结束后就算完成了任务。而效率意识较强的人则会在活动期间充分结交朋友、洞察商机,有意识地变相推销自己,在活动结束后,及时整理会议期间的有关资料,并进一步分析、推理,甚至有时还能得出至关重要的情报性结论。

有效率意识的人善于立体操作。即在做一项工作的同时可以交叉或并行另外的工作。参加各种会议是现代职业人士常有的职业行为,但有时一场会议的内容对自己并不是完全有用,许多人会在会议期间感觉无聊,或会后感到收获不大,况且有些会议不能按时开始,按时到达的人便会有一段时间白白地空耗。善于立体操作的人便会带上一本书或需要处理的文件资料,在会议内容对自己意义不大的时候,去做对自己更有价值的事情。

珍惜时间,珍惜生命

做事箴言

珍惜生命,珍视“今天”,不放弃每一天的努力,是成功者们共同信仰的信条。因为,成功者都知道“今天”意味着什么。

俄国作家赫尔岑认为:时间没有“过去”和“将来”,只有“现在”才是现实存在的,才是实实在在的,才是最有价值和最需要人们利用和珍惜的。

每一个人都应该养成这样一种习惯,珍惜和利用好生命中的分分秒秒,抓紧一点一滴的时光。你可以把一些空闲时间用于改进你的本职工作,使之更上一层楼;你也可以将其用于开拓新的工作领域,让自己接触更为广阔的天地。无论是哪一种,你的心灵都须牢记“时不我待”——时光像流水匆匆逝去,与其独立江头空叹“逝者如斯夫”,不如从此发奋努力,珍惜分分秒秒。

“据我观察,阻碍一个人成功的最大因素就是无所事事,优游度日,”伯克有过这样发人深省的评论,“相较于任何工作和职业来说,个人的懒惰闲散足以耗费他绝大部分的时间,并使得他无法成为时间的主人,最终他也就一事无成。”

“没有任何一个时刻像现在这样重要,”爱尔兰女作家玛丽·埃奇沃斯说,“不仅如此,没有现在这一刻,任何时间都不会存在。没有任何一种力量或能量不是在现在这一刻发挥着作用。如果一个人没有趁着热情高昂的时候采取果断的行动,以后他就再也没有实现这些愿望的可能了。所有的希望都会消磨,都会淹没在日常生活的琐碎忙碌中,或者会在懒散消沉中流逝。”

成功人士都极珍惜时间,对于浪费时间的人,他们无不设法回避,希望自己宝贵的光阴不要因为他们而多浪费一刻。

浪费时间是很多人的共同毛病。在他们眼里,时间算不了什么。相反,节约时间则是任何人提高成功效率的一种本领。

下面这个“一生磨一镜”的故事,足以让你领略时间的珍贵。

在荷兰,有一个刚初中毕业的青年农民,他在一个小镇上找到了一份替镇政府看门的工作。他在这个门卫的岗位上一直工作了60多年。他一生没有离开过这个小镇,也没有换过工作。也许是工作太轻闲,当时他又太年轻,他想打发时间,但他骨子里又不愿意空耗时间。于是,他选择了又费时又费工的打磨镜片作为自己的业余爱好。就这样,他磨呀磨,似乎成了习惯,一磨就是60年。他是那样专注细致和锲而不舍。他的技术已经超过了专业技师,他磨出的复合镜片的放大倍数,比专业技师的都要高。

凭借他研磨的镜片,他终于发现了当时科技尚未知晓的另一个广阔的世界——微生物世界。从此,他声名大振,只有初中文化的他,被授予了在他看来是高不可攀的巴黎科学院院士的头衔。就连英国女王都到小镇拜会过他。

创造这个奇迹的小人物,就是科学史上鼎鼎大名的活了90岁的荷兰科学家万·列文虎克。他老老实实地把手头上的每一个玻璃片磨好,用尽毕生的心血,致力于每一个平淡无奇的细节的完善,终于他在他的细节里看到了他的上帝,科学也在他的细节里看到了自己更广阔的前景。

用60年时间来换取一个伟大的发现,人们都会说:“值!”但真要你花上60年,甚至6年时间来专注某件事情,你能做到吗?

珍惜每天的每一分钟

做事箴言

我们的生命是用时间来计算的。浪费时间就是在浪费生命。在工作当中浪费时间,实际上也是在浪费生命。美国科学家本杰明·富兰克林认为,时间就是资本。利用好时间,就可获得不断增值的时间效应,而浪费时间,也是在浪费不断增值、数量可观的时间资本。

作为一个职业人士,应该好好利用每一分钟的价值。凡是在工作中表现出色、得到老板赏识的人,都懂得抓住工作时间的分分秒秒,只有这样,他们才能在同样多的时间内,做比别人多的事情,创造比别人多的价值,从而丰富工作经验、提升工作技能。

美国麻省理工学院对3000名经理做了调查研究,结果发现凡是成绩优异的经理都能非常合理地利用时间,让时间消耗降到最低限度。其中的一个部门经理在介绍自己的成功经验时说:“时间是挤出来的。你不去挤它就不会出来。时间赋予每个人都是24小时,你不善于挤,就会跟许多平庸的职业人士一样,忙忙碌碌却又只是庸庸碌碌地度过一生。”

凯茜在洛杉矶的一家律师事务所工作,她平均每年负责处理的案件达130宗。她的大部分时间都是在飞机上度过的,那么她怎么能有那么多时间来处理如此多的事情呢?她有一个非常好的习惯,那就是在飞机上给客户们写邮件,与客户们保持良好的关系。一次,一位同机的旅客跟她攀谈起来:“在机上的近2个小时里,我看到你一直在写邮件,你一定是深受老板器重。”凯茜笑着说:“我已经是副所长了,我只是不想让时间白白浪费而已。”

优秀的人就是这样珍惜每一分钟,有效利用每一分钟,他们使每一分钟都具有价值。要想在职场中做出业绩、取得成功,就要学会珍惜时问,合理规划和利用每一分钟,这样的人是高效率的,也是当今老板们所器重的,他们迟早会迎来成功的辉煌。

善用时间

做事箴言

时间是宝贵的,也是失而不复的。因此,身为员工,在工作中合理安排自己的时间,是非常有必要的。选样做不仅仅是为了增加所从事工作的数量或提高工作效率,还会使你有可能充分利用职业生涯来实现个人的和组织的目标。

现代人的选择空前增多了。选择多了本身是一件好事,但如果不善于合理地安排时间,就会陷入无休无止的选择当中,陷入千头万绪的繁忙中,你的工作和目标就有可能失控,你前进的道路就不可能通畅。如果时间失控,那么,你的付出将没有理想的回报。

有许多工作需要我们花费几小时、几天甚至是几个月的时间,高度集中精力才能完成。因此,需要合理安排时间。合理地利用时间,就不会轻易受别人或别的事干扰,有利于提高工作效率和工作质量。

比如你的上司要你拟订一份工作计划,要求必须尽快地拟出来。如果一边做计划,一边参加会议或找人谈话,那么两天的工作量可能要四五天才能完成。我们知道,时间超过临界值便意味着信息失效,工作受损。如果避开一切与拟订计划无关的活动,集中精力,那么。三天的工作量两天就可完成,达到时间上的顺差。在这种情况下,连续使用的整块时间,比分散使用零散的时间,效率就高得多。然而,有些事情并不是连续性的工作,不需要用整块时间去做,那就可以在分散的时间里穿插进行。

不管是在大块的时间里工作,还是利用零散的时间做事,都必须努力养成良好的习惯,比如戒掉办事拖拉的作风,给自己立下今日事今日毕的规矩;克服懒惰(这常常是一种积习,不加注意会遗患无穷)等等。另外,尽量减少不可控时间,增加可控时间也是我们应该注意的问题。

由于下级常常要按上级和组织的指令行事,所以,在“从业时间”里,我们的主动性并不是很大,那么,在自己的时间较少的情况下,就应学会“挤”时间,“挤”得好就拥有时间,就能比别人多出成果。

鲁迅先生说:“时间,就像海绵里的水,只要愿挤,总还是有的。”“挤”时间就要珍惜零星时间。达尔文说:“我从来不认为半小时是微不足道的。”“完成工作的方法是珍惜每一分钟……”把零星时间连结起来就会积累出一大段有用的时间。科学家雷巴柯夫说:“用‘分’来计划时间的人,比用‘时’来计算时间的人,时间多59倍。”

合理安排好时间

做事箴言

所有的成功人士都是安排时间的高手,成功与失败的界限就在于如何分配时间。

百万富翁和穷光蛋至少有一样是完全相同的,他们一天都是24小时,都是1440分钟。因此,如果你想在事业上获得成功,那么必须学会安排好自己的时间,使时间得到最有效的利用。

1.安排工作的优先顺序和制定计划

决定好做事情的优先顺序,并制定出完善的计划,这是为自己找到更多时间去完成最为紧要的工作的最为有效的方式。也就是说,如果你把为自己寻找更多的时间视为第一需要,而你又计划优先去做最紧要的事,那你就能找到更多的时间。这是非常简单的道理。

然而,就是最明智最理性的人对计划有时也会出现排斥心理。“好的”,他们说,“这样的话非常好,可是我恰好没有时间去做什么计划和优先顺序。”他们或者说:“即使是天衣无缝的计划也可能出错。做什么计划,反正任何时候任何事情都可能发生。”(有时的确是这样)这些人很固执地向别人举出种种例子,来证明对事情预先做出计划和安排优先顺序是徒劳无益的。他们会举出政府部门里那些精神负担过重的官员、一些像钟表一样刻板拘谨的人,以及少数神经兮兮吹毛求疵的人作为制定计划的失败者的证明。然而结果却是他们自己不会掌握自己的时间。每一天都手忙脚乱地疲于应付各种突如其来的事情,一任这些突然发生的事情把大量的时间侵蚀掉,结果一天又一天就在忙碌中消失了。这样打发日子的人常常会莫名其妙地产生挫折、厌烦、困倦的不良情绪。

安排好事情的优先顺序和制定时间计划,学会一些简单的工作技巧,养成良好的工作习惯,就能帮助你轻松地把握每天剩下来属于自己的时间。

2.按事情的轻重缓急去做

工作中,应以什么标准来决定事情的优先顺序呢?许多员工都是以工作的紧急程度来安排事情的轻重缓急。然而,事情除了紧急性,还有重要性。我们往往都会专注于事情的紧急性,而忽略了一些重要的事情。这时,就需要把握好事情的轻重缓急。

3.决定好要做的事

掌握了划分事情重要程度的标准之后,我们就可以把手头的工作安排出一个先后次序,并做出这些事情的时间分配计划。

制定我们做事情的计划的方法有很多。美国着名企业管理家艾伦·莱金提出的ABc做法对我们是一种有较高借鉴和参考价值的方法。

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