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第21章 努力自我提升(20)

所以,做老板的,切莫加入下属的阵线,针对某下属的弱点,或讪笑其行为。而且得密切注意各人间的关系变化。

当某下属受到其他同事的围攻,以其缺点作为讪笑对象时,如指其肥胖,反应迟钝等,说些难以入耳的话,看来某下属孤立无援,在同事间无地位可言,连尊严也给粉碎了。

做老板的要做一些工夫了,当各人讲得兴高采烈,请摆出较严肃的面孔道:“这项工作的期限快到,各位可以合作一点,集中精神去做吗?”转移其目标,等于间接给其下属伸出援手。

人与人之间的关系,本来是十分微妙的,尤其是有利害冲突的同事之间。如果都是年少气盛,就容易酿成大大小小的纷争。

作为一个主管,面对下属因公事发生纠纷,实在是颇普遍,又难做的事情。只是,你仍得去面对和使之圆满解决。一旦因公事变成私人恩怨,恐怕日后在工作上就成为难以解开的结。

但记着,你不是和事佬,负责排难解纷,而是要使工作在任何情况下,能畅顺地进行,员工能发挥其最佳效率,让成绩不断攀升。

所以,你是不能容许有人阻碍你的工作。

事情愈来愈不妙,你有必要召见闹纷争的两人,公正乃是大前提。让员工晓得,身为老板的你,关注他们的感觉。有些人常喜欢批评,其实目的不在要改变事实,也许他在私人时间或公事方面,皆缺乏聆听者,需要发泄自己。所以耐心地听他的投诉,然后告诉他:“多谢你对公司的关心以及宝贵意见,在可能的范围内,我会做出适当的变动的。”不必做出承诺,只要表示你的关注。

不妨重复对方的意见:“你的意思是……”确定没有捉错用神,但却切忌立刻作裁决,更要避免与对方争辩,那只会把事情弄坏。

若事情实在不妙,你最好表态,就是说明什么是可以办的,什么是你不能容忍的。要是对方死缠不舍,可以告诉他:“我已经将问题重复考虑,又已跟你说过,是无法一朝一夕解决的。我看你可以做的是停止找麻烦,尽快返回工作岗位。”

作为主管,你也就是伯乐。如果懂得用人和驱使下属勇往直前,才是一个成功的主管。

有些人甚具潜质,而且有自知之明,随着时间的流逝,会使自己建立一定的工作风格和制定目标。可是你有位员工,深具领导者的才能,可以做你的左右手,但此人似乎欠缺自觉性,你有必要去催促他。让他建立自信,尊重员工的任何意见,多制造由他发表意见的机会,并表示极大的兴趣,和乐于与之沟通,对他的分析予以支持和鼓励。

既然是器重他,请切忌用不屑或命令的口吻说类似的话:“你若想成功完成此任务,最好这样做……”任何人对此都会反感。要进行指导课程,请拣选适当的地点与时间。

地点必须是不受任务妨碍,不受骚扰的。例如,午饭时在走廊上就绝不适宜。最好在下属的办公室里,气氛会好得多。

时间要更为小心。在课程前,要让员工有足够时间去学习新技巧和实验新能力。例如在一个行政会议后,千万别立刻举行,员工尚在紧绷状态,必然不能接受任何指导,但也不可拖延太久,否则员工早把问题都忘掉了。

即使在最忙碌的时候,别忘记关心你的下属。有些老板心目中,认为下属只是“马仔”,既受了钱财,挡灾是应该的。

这种想法彻底失败。如果下属们也只把工作当作是例行公事,你以为你的业绩会怎么样?

当发现某位下属近日神不守舍,或者疲态毕露,你或许心里嘀咕,工作一大堆,他还是推也推不动的,叫你干着急。

其实,每个人都会有高低潮,下属这种表现有两个可能性。一是私事上有解决不了之事,二是工作过多,以致喘不过气来。无论是哪一个原因,下属当前最需要的是休息。

请算一算硬要他疲困地花两天时间去完成一项任务划算,还是放一天假,让他充足了电,以半天时间完成同样任务划算呢?

召见下属,关心地说:“你近日精神不佳,是工作太忙吧,倒不如休息一天。我相信后天一定可以见到精神熠熠的你!”

若下属是为私事,他一定内疚之余,又感谢你的关心以及提醒。若为公事,他同样以有你这个精明细心的老板高兴。

十二月是一个既欢乐又烦人的月份,大部分作为老板的,在这期间给下层填写表现报告,作为加薪升职的指标。

有些白领丽人觉得这与下属的前途、经济相关,反正自己不是老板,就“松手”一些。

这种做法不值得赞许,因为对各方面都没有好处。

首先,老板加薪不会只因看你的报告,他还得考虑公司的经济状况,以及各部门支出的平均性。最重要的是他不会特别信任你的评语。

还有,你对每一位下属的各项评征,俱是“很好”,“不错”或“一般”,即是十分平均,你以为老板看了,会有什么想法?大抵认为你等于没有做工作,甚至怀疑你的阅人能力,对你有无法估计的坏影响。

对下属们,没有突出的,也没有欠佳的,谁愿意自动自觉地搏命?何况经济效益又不见得太好。奖罚分明是最好的催化剂,令每个人乐于谨守岗位。

所以,今年当你埋头做报告时,请摒除私见,客观地给每一个下属评分,让他们公平地得到报酬,也表现一下你自己的眼光。

(四)正确对待别人

作为部门主管的你,时常会遇上困难,所以必须懂得“见招拆招”。

某位下属,在年关时节,向你递辞职信,究其实,你明白此君只是大跳其“草裙舞”,这是一档不简单的事,你可要潇洒地面对。首先,衡量一下此人对你、对公事的重要性,如果你真是失去了他,等于失去一只手,或者某些公事,只有他才能应付自如,那么,惟有与之谈判,做出让步,在一定程度内,满足他的愿望,例如升职、加薪等。但奉劝升职还是保留下来,以免过于张扬,暴露自己弱点。而且,请对方将所得好处保密,一来减低众人间的妒忌性,二来以免开错例。同时,请由这一分钟开始,削弱此人的权力,把某些重大任务交付另一人,中止其“势力坐大”。

要是此人的重要性不太大,索性让他离去好了。“一次不忠,百次不用”,“向钱看”的人,无可能忠心的。而且,你的决绝,正好告诉所有人,你有信心领军,不容有异心者,这件事有一个教训,就是你应检讨一下,平日分配工作,是否过分倚重某些人?看来,你要做出改变了。

有一位女士对某下属的工作十分不满,却因自己不是老板,被迫忍受。

她苦心苦面地表示:“她所做的,根本就不合我要求,但我无权解雇她,惟有凡事亲力亲为。”其处理手法大有问题:

1.既然不合要求,身为老板,有责任去督导下属,令其工作成绩合乎要求,协助你完成任务。

2.只有老板才有权解雇员工,但此人既属你管辖,那么你就有向老板报告其能力的义务,一个主管的责任之一,是要善于任用人才。

3.凡事亲力亲为,即是不应做的也做,等于浪费公司的资财,因为你精力错投,可能对公司的业绩有损,对你自己是得不偿失。

那么,正确做法该如何呢?

召见下属,将你的感受相告,婉转地说明你的要求,并指导她如何去改进。放耐性点,每个人的接受力和潜力是无法估计的。

要是任务迫在眉睫,没有时间等下属去改进,不妨另想折中办法,向老板申请聘用一个临时工,协助某些实务,又或者将实情转告老板,由老板做出决定。

你不是下属肚里的蛔虫,即使你平日跟他是如何的投契,甚至称兄道弟,但一个不小的问题发生了,当下属执行某项任务时,绝对失职。公司方面十分不满,有辞退这人的念头,作为他的好友兼老板,自然觉得责任重大,有必要为他四处奔走,力挽颓势。

不错,身为主管,有义务保护和照顾下属,但在此种情况下,请你还是保持冷静,对事情分析清楚。首先,请撇除“好友”这个包袱,一旦有了无形压力,你一定不够客观。事实上,站在公事立场,是没有人同情这回事的。

其次,请你召见下属,坦诚请他把事件的来龙去脉讲一遍,告诉对方,若有任何隐瞒,只会令你无法伸出援手。

好了,面对老板,由于明明白白,错在下属,你无谓为他申辩什么。倒是把下属过往的良好纪录和杰出成绩拿出来,提醒老板,这是一个人才,偶尔失误,仍该给予机会的。何况你若失去这个得力助手,工作上可能会不太顺畅。

记住,你应向公司负责而不是向下属负责,与义气无关。老板做出怎样的裁决,都应该遵守,你也问心无愧。

有一个下属,生性反叛,又自视过高,常叫你哭笑不得。例如,你吩咐他执行某个任务,但他进行的过程,竟与你的意愿背道而驰,结果任务不能如期完成,而且与预期的效果相差甚远。你满肚怨气,但对他大发脾气,既有失你的尊严,大家关系恶劣,于事无补,且又自筑绊脚石。

但长此由他“自把自为”,对你的业绩必有一定的影响。看来,你该下一些功夫了,就是“再教育”这位下属。

选一个早上,刚上班不久,召来下属,开门见山与他检讨已完成的任务。记着,说话的技巧十分重要,开始的时候,要自然而诚恳:“我知道你为这个计划花了不少时间和心思,这是十分难得的。”表示了欣赏后,请对方也谈谈感受,然后问他在工作过程中,有什么困难的地方。若对方有实质的问题提出,请将它们记录下来,因为这些问题可能发生在任何任务上,同时显示你的关注。最后和颜悦色地表示你的“心情”,要是你老早依我的方法去做,问题可能会少些。或者,当日后你执行任务,有什么新主意,提出来商讨,所谓一人计短二人计长呀。

公司的制度有了某些程度的变动,你接到老板的通知,你掌管的部门要减少一个人手,并由你决定把何人调离。

你当时感到十分烦恼,因为每一个下属都有其特长,最重要的是你与下属们早已建立了关系,公事上合作愉快,私底下的交情亦不俗。但你必须做出抉择!

请撇开私人感情,眼光放到公事上的实际需要。有几个因素得考虑,公司的人事部署将如何?生意策略有改动吗?你的部门是否工作方针有变?

知道了自己的需要,再细心分析众下属的工作能力、性情、耐力和其他潜质,到了这个时候,相信你已经可以知所取舍。

然后便是重要的一步了,如何去跟被选中的下属讲清楚,而不致对方心生怨恨?

告诉对方:“公司最近在某方面有变动,各部门的人手也要做出配合。考虑到你向来忠于工作,对公司的制度十分清楚,加上你不单对本部门的工作熟悉,所以让你投效别人部门,你或许会有更好的发展。”

态度诚恳最是重要,开门见山和避重就轻吧。

(五)小小奖励奏奇效

做个明察秋毫的主管,叫下属心服口服,是成功上班族更上一层楼的条件。

除了与下属打成一片,有良好的私人关系外,在公事上表现得精明过人,决断过人,更加重要。

最能表现这种情操的时候,莫如在主持会议之际,请注意以下几点:

在一定时距,弄清楚发言者在说些什么,不妨重复道“你可以清楚阐述一次吗”或“XXX……就是令你感困惑的问题吧?”旨在使与会者精神更集中。把一众人等的意见做以归纳,把重点重申:“大家认为……所以可以决定采取以下的办法……”把意见统一,避免多余的唇枪舌剑。随时表现你对发言者的欣赏,多说:“唔,不错”、“很有趣哩!”等,表示你在倾听,而且有鼓励性。然而,在提出批评前,千万别中断他的说话,既没礼貌,又影响会议气氛。只是要特别留意发言者的言下之意,不妨多反问:“你究竟是同意,还是不同意呢?”“你觉得那是件不公平的事?”还要留意对方的身体语言,“有诸内形诸外形”,言谈举止多少可助你深入了解。

管理阶层的工作之一是排难纠纷,作为一个主管,如何才能公正地处理纠纷呢?

首先,请把情况弄明白,将麻烦分类,那是属公事,还是私事性质多一点?是与整家公司有关,还是只与你管理的部门有关?

从各方面了解事情的实际情况。什么时候发生的呢?事因怎样?谁参与其间?什么条例或程序应该作用?以前是否有类似事件发生过?这事发生后,有什么即时和后遗的问题呢?

写下各种可能解决问题的方法。不妨参考报章杂志旧方案,甚至资料公司的各项方法;仔细考虑每两个方法的可能性。不要忽略每一个在脑海掠过的方式,但要够客观,切忌先入为主。

计算每一个可行方法的成效。独立分析每种方式所消耗的人力物力,以及对任何人造成的不利或好处,以免“医得头来脚又痛”。

像计数一样,让每项方法的好处坏处罗列,以便做出全面比较。好了,到了这个阶段你必然很容易就能断定应采用哪一种方法人非圣贤,熟能无过?在错误发生的时候,教育的最好方法不一定是严厉的惩罚。

杰比是一名优秀的飞机技师,他曾给无数架飞机加过油,从未出过任何差错,在他临退休前,他获得了“全美最佳加油手”的称号,可杰比却说:“是鲍比·胡佛给了我这个荣誉。”

鲍比·胡佛是美国著名的试飞驾驶员,年轻的杰比上班后的第二个月,给胡佛的试飞机加油。年轻的杰比有着年轻人同样的毛病:对待工作漫不经心。结果,本该给那架螺旋桨飞机加别的油,杰比却鬼使神差地加上了喷气机用油。

当鲍比·胡佛驾驶这架装上喷气机油的飞机飞上蓝天,试飞完毕,即将返回的途中,意外果真发生了,由于飞机的两个引擎同时失灵,鲍比·胡佛的生命顿时命悬一线。值得庆幸的是,亏得鲍比·胡佛的驾驶技术高超,最后终于勉强着陆。

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