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第22章 金口才让你成为最受欢迎的人(5)

作为上司来说,判断下属是否尊重他的一个很重要的因素,就是下属是否经常向他请示汇报工作。心胸宽广的上司对于下属懒于或因忽视而很少向其汇报工作也许不太计较,会好心地认为可能是工作太忙,没有时间汇报;也许是本身就是他们职责内的事,没必要汇报;或者是自己这段时间心情不好,表现在言谈举止上,他们怕来汇报,等等。但对于心胸狭窄的上司来说,如果发现这种情况,他就会作出各种猜测:是不是这些下属看不起我了?是不是这些下属不买我的账啊?是不是这些人联合起来架空我?一旦这种猜测成了他的某种认定,他就会利用手中的权力来捍卫自己的“尊严”,从而做出对下属不利的举动来。

在工作中,领导和下属往往容易形成一种矛盾,一方面下属都愿意在不受干扰的情况下独立做事;另一方面领导对下属的工作总有某些不放心之处。那么,谁是矛盾的主体呢?这就要看下属和上司的工作内容、工作范围,甚至工作职责。一句话,在很大的程度上,下属的命运是由上司掌握的。因此,在这种情况下,要解决上述矛盾,通常的情况是下属应适应上司的要求,凡事多汇报。

聪明的下属懂得:完成工作时,立即向上司汇报;工作进行到一定程度,必向上司汇报;预料工作会拖延时,及时向上司汇报。

在汇报的时候,要掌握如下技巧。

1.调整心理状态。创造融洽气氛

向上司汇报工作要先营造有利于汇报的氛围。汇报之前,可先就一些轻松的话题进行简单的交谈。这不但是必要的礼节,而且汇报者可借此机会稳定情绪,理清汇报的大致脉络,打好腹稿。这些看似寻常,却很有用处。

2.以线带面,从抽象到具体

汇报工作要讲究一定的逻辑层次,不可“眉毛胡子一把抓”,讲到哪儿算哪儿。一般来说,汇报要抓住一条线,即本单位工作的整体思路和中心工作;展开一个面,即分头叙述相关工作的做法措施、关键环节、遇到的问题、处置结果、收到的成效等内容。

3.突出中心,抛出“王牌”

泛泛而谈,毫无重点地汇报显得很肤浅。通常,汇报者可把自己主管的或较为熟悉的、情况掌握全面的某项工作作为突破口,抓住工作过程和典型事例加以分析、总结和提高。汇报中的这张“王牌”应最能反映本单位的工作特色。

4.弥补缺憾,力求完美

下属向领导汇报工作时,往往会出现一些失误,比如,对一些情况把握不准或漏掉部分内容,归纳总结不够贴切等。对于失误,可采取给领导提供一些背景资料、组织参观活动、利用其他接触机会与领导交流等方法对汇报进行补充和修正,使其更加周密和圆满。

经常与上司沟通,确保工作圆满完成

当你接受一项任务之后,在完成的过程中,及时和上司进行沟通,会有利于你按时完成工作,并且也能够保证工作质量。当你与上司沟通的时候,一定要做到以下几点。

1.明确自己的工作任务

如果你自己都不理解上司让你做什么,那你就不能正常地完成工作,更无法把这些指示传达给周围的协作者。如果指示中存在某些问题或者不明确的地方,在行动之前要先问清楚或得到澄清。经过缜密思考后提出来的问题不仅能使你自己对需要做什么有更好的理解,还常常导致老板对最初指示的改动,因为老板也需要仔细考虑自己所提出的要求。花几分钟时间弄清指示可以节省几天时间,并确保工作的顺利进行。

2.使自己和工作成为一体

任何一家公司用人实际上都是一种投入,有投入就要有产出,就要能够给公司创造出价值。有经验是一种财富,对公司来说,不需要培养就可以直接上手工作。能带来新的方法和技术的人,有时候给公司带来的效益是不可估量的。但是,有经验的人往往已经形成了自己的工作习惯,到一个新的工作环境有时候会发生抵触,反而会降低工作效率。

毕竟每个人都不可能从生下来就有经验,所以在经验方面欠缺,但很有想法,反应敏捷,易于配合的人,如果给一定的时间完全可以胜任工作,公司就会接受这样的人进行培养。为了尽快地给公司带来效益,小型公司往往会招聘有经验的人,而大的公司会专门招聘有潜力的人,使其通过培养锻炼,成为完全符合公司要求的人才。

忠诚的人同样是工作需要的人。“忠诚”并非指跟上司搞好关系,也不是唯命是从,而是“你是不是真心地在为企业着想”,这个“着想”不仅体现在要给企业出好的主意,为企业做出业绩,也体现在每一件小事当中。另外,对待工作任务的积极态度,完成工作的认真程度,都是一种忠诚的表现。

3.建立明确具体的工作方案

一个非常笼统的指示还不如一个好吃的三明治。三明治至少还可以吃,但是笼统的指示让你根本无从下手。笼统的指示可以作出各种解释,而不同的理解就会有不同的结果,从老板的角度看,其结果可能会事与愿违。

所以,一定要避免来自老板的笼统指示,确保自己的工作方案具体明确。

4.适时提出自己的见解

这又是一个关于服从的话题。自己在做事的方法上与老板的观点不同是正常的,但这不是目标本身。你是执行公司决定的人,完全有权力讨论如何有效地执行某一计划的具体细节问题。但是,你不是计划的制订者,因此,任何涉及这一领域的尝试都被看做是消极的。

5.做好充分的工作准备

工作中的资源配置和战场上的后勤给养是同样重要的。为了从事所要求的工作,在资源方面必须与老板取得一致意见。你可能被告知某项任务极为重要,而后却被斥责在完成这项工作方面花费了过多的时间。所以,在工作进行前一定要确保工作资源完备,而且要让老板切实分配工作资源,而不是口头承诺。

6.有计划地完成自己的工作任务

知道老板在什么时候希望看到工作结果,就在那个时候给他一份工作报告。企业沟通有两种流向:自上而下和自下而上。向老板汇报工作与活动的结果是你的一项重要任务,而这就是最重要的自下而上的沟通。所有工作的目标只有一个:理解老板希望你完成什么工作,并将这些任务的完成情况反馈给他。

做自己能办到的事情

领导总是会委托很多让下属很难办到的事情,这个时候,你就要考虑自己是否能胜任。不要因为是上司委托的事情就应许照办,因为这也许会让你很为难。这样不仅会耽误事情的进程,也会让上司对你产生办事不利的印象。所以在接受上司委托办事的时候,一定要仔细考虑,自己是否能办得到,然后再作决定。

尽管部下是隶属于领导的,但部下也有他独立的人格,不能什么事都不分善恶是非,盲目服从。部下并不是奴隶。倘若你的领导以往曾帮过你很多忙,而今他要委托你做无理或不恰当的事,你更应该毅然地拒绝,这对领导来说是好的,对自己也是负责的。

此外,限于能力,无论如何努力都做不到的事,也应拒绝。但是这有一个前提,即是否真的做不到,应该确实地衡量一下,切不可因怀有恐惧心而不敢接受。经过多方考虑,提出各种方案后,是否再加上勇气来突破它?都需要考虑清楚。考虑后,认定实在无法做到,便可拒绝。

当然,拒绝更要讲究方法,采用什么办法才能让上司接受,这里面也是很有学问的。

1.佯装尽力,不了了之

当上司提出某种要求而属下又无法满足时,设法造成属下已尽全力的错觉,让上司自动放弃其要求,也是一种好方法。

比如,当上司提出不能满足的要求后,就可采取下列步骤先答复:“您的意见我懂了,请放心,我保证全力以赴去做。”过几天,再汇报:“这几天总因急事出差,等下星期回来,我再立即报告。”又过几天,再告诉上司:“您的要求我已转告总经理了,他答应在公司会议上认真讨论。”尽管事情最后不了了之,但你也会给上司留下好感,因为你已造成“尽力而做”

的假象,上司也就不会再怪罪你了。

通常情况下,人们对自己提出的要求,总是念念不忘。但如果长时间得不到回音,就会认为对方不重视自己的问题,反感、不满由此而生。相反,即使不能满足上司的要求,只要能做出些样子,对方就不会抱怨,甚至会对你心存感激,主动撤回让你为难的要求。

2.利用集团掩饰自己说“不”

例如,你被上司要求做某一件事时,其实很想拒绝,可是又说不出来,这时候,你不妨拜托其他两位同事和你一起到上司那里去,这并非所谓的三人战术,而是依靠集团替你做掩护来说“不”。

首先,商量好谁是赞成的那一方,谁是反对的那一方,然后在上司面前争论。等到争论过一会儿后,你再出面轻轻地说“原来如此,那可能太牵强了”,而靠向反对的那一方。

这样一来,你可以不必直接向上司说“不”,就能表明自己的态度。这种方法会给人“你们是经过激烈讨论后,绞尽脑汁才下结论”的印象,而包括上司在内的全体人员,哪一方都不会有受到伤害的感觉,从而上司会很自然地自动放弃对你的命令。

3.清楚解释不得不推辞的理由

许多人尽管手旁已有一大堆工作,却仍不断受托新的工作。虽然想予以拒绝,却因担心一旦失去信用后工作机会不再降临,只好勉强接受。其实,偶尔拒绝接受,并不意味着从此就会失去工作的机会。只要能清楚解释不得不推辞的理由,必然可以获得对方的理解。“如果可能,我也很愿意接下您的工作,但目前已成饱和状态,本次实在无法承接。因为我不想造成工作品质变低,或出现逾期交件的情形。”如果你能恳切解释理由,对方必然会感觉“这个人的确是工作努力、认真负责的人”!如此,借由诚实拒绝反而可以增加信用度。

4.用“是的……但是……”的语气

上级交代的工作,可是实际上这个工作你一个人无法完成,这时候,采用婉转的方式告诉他:“是的,董事长,我了解。但是这件工作我一个人所花的时间可能比您希望的时间要长,因此……”先接受工作,然后再说明你需要协助,或不能办到的原因,这样,上级也不会生气。如果是必须立刻拒绝的问题,更应该马上告诉他,否则一经拖延,就难以开口了。

“是的……但是……”的方法是委婉的说话技巧,虽然最后你是拒绝他,可是对方会觉得你有接受他的心意,并不会太在意。

对自己应得的利益积极去争取

你是否认真考虑过:你是在为了什么而工作?你是在为谁而工作?也许对于这些问题有很多种回答,但是,任何人都不能否认我们是为利益而工作,如金钱、福利、职务、荣誉等,否则就未免太虚伪了。在当今市场经济体制下,我们说为利益而工作是正大光明的。在一个工作群体中,在利益面前,不要逆来顺受,也不要过分谦让,应该大胆地向领导争取自己应该得到的利益。

之所以强调在与领导相处的过程中要学会争利这个问题,就是因为有许许多多的人因为不会争利而频频“吃亏”。不会争利一般有两种表现,一种是不敢争利,甚至连自己应该得到的也不敢开口向领导要求,既怕同事有看法,也怕给领导造成坏印象,大有“君子不言利”的味道;另一种是过分争利,利不分大小,有则争之,结果整日跟在领导屁股后喋喋不休地讲价钱、要好处,把领导追得很烦。依我们的观点,这两者都是不会争利的人。争利也有个技巧问题。

常言道“老实人吃哑巴亏”,“会哭的孩子有奶吃”。这是我们的祖先总结出的地地道道的“真经”。在同等条件下,两个同事工作都算对得起自己的良心,比较勤恳认真,但在分房时,一个“有苦难言”,对领导只提了一次要求,结果结婚五年三口人仍挤在一间破旧的平房里;但另一位却三天两头地找领导诉苦,有空就拨拨领导脑子里面分房的那根弦,结果被优先考虑,而他的那位老实巴交的同事却只能眼巴巴地看着别人住进了宽敞明亮的新房,难道他不明白其中的奥妙吗?

有些人认为向领导要求利益,就肯定要与领导发生冲突,给领导找麻烦,影响两者的关系,什么都不敢提,结果往往也是一事无成。干好本职工作是分内的事,要求自己应该得到的也是合情合理的,付出越多,成绩越大,应该得到的也就越多。

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