与会者在针对某个问题展开讨论时，由于各自的学识、背景、素质、经验与价值观不同，看问题的角度不同，作出的判断、提出的解决方案也不尽相同。与会者往往会各持己见，据理力争。这是讨论深入的表现。但如果意见已趋向集中，这时主持人就应适时终止争辩。否则，针锋相对的双方互不相让，争得面红耳赤，既浪费了时间，又妨碍会议下面议程的进行。在一些情况下，会议或许会成为发泄私人恩怨的最好场合，有人会利用它来给部门、单位的工作制造麻烦。作为领导，很可能会成为恶语中伤的对象，遭到攻击。你可能会恼羞成怒，大发雷霆，站出来和对方理论。这实际上已经偏离了会议的主题，不知不觉中正中对方下怀。他的目的就是要让你狼狈不堪，在众人心目中留下一个坏印象。作为会议主持，要保证会议达到既定目的，就要充分利用巧妙的语言技巧，从而使自己从不利境地中从容地走出来，避免无谓的争吵。
有效地控制会议的进程，很重要的一点就是使各项活动尽可能地依照事先预定的进程推进，不要轻易加以变更。在有限的时间内，围绕主题展开充分讨论，那种天马行空的“座谈”，只会使会议脱离轨道，进程缓慢。作为主持人，可以采用下面的方法来纠正离题的人。你可以说：“这是个颇有意思的意见。这对讨论我们的问题适用吗？”这样可能会使对方觉察到他们离题了，从而回到正轨上来。
为了保证在有限的会议时间内获得满意的结果，作为会议进程控制者的主持人有责任把握好会议的节奏，做到有张有弛，既使与会者充分交流意见，又要避免发生互相扯皮的现象。
成功主持会议的八大准则
很多主持人都认为，会议只不过是一种形式而已，主持会议很容易。其实，这是一种误解。要真正主持好会议，充分调动与会者的积极性，达到预期效果，并不是件容易的事情。
主持人是会议的“舵手”，要随时把握、驾驶好会议之舟，启发引导大家，始终遵循会议既定的议题、日程，进行充分的研讨，这样才能如期达到预想的目的。这就要求主持人必须使与会者充分了解议题。开始就要讲明会议共有哪些议题，怎么个开法，有哪些要求，与会者要承担什么任务等诸多环节，无论哪个环节处理不好，都会影响会议的效果。
其中，哪一项应由与会者在会上作出决定；哪一项只需听一听与会者的意见，以便进一步补充；哪一项只是告知性地打打招呼，介绍一下情况，暂不讨论；哪一项与会者必须和上级保持一致，只研究怎么协调行动；等等。而要想令与会者听得明白，那么主持人就必须讲得清楚，把会议的目的、要求、内容诸项一一交待给大家。层次要清晰，逻辑要严密，表达要准确，中心要突出。切不可主次不分，轻重不分，内容庞杂，使听者不知所云，无所遵循。因此，要做好工作会议的主持，需注意做到以下八点。
1．会议要准时开始
这是主持会议人最容易贯彻的一条原则。而由于种种原因，又是难于贯彻的一条。人们由于缺乏会议意识，有的是觉得会议不重要，9点通知10点到；有的是为了显示身份，如小说家张天翼创造的著名典型——华威先生为了与众不同，故意姗姗来迟。在这种情况下，领导应以身作则带个好头。这样才能使会议有个良好的开端，也是提高会议效率的第一步。
2．声音洪亮，语调多变
在会议上讲话，要让自己说出的每个字、每句话都传到与会者的耳朵里，这是最为基本的要求。我们说话的声音洪亮，不光是指音量，还包括说话应该有力度，吐字清楚，节奏感强。能在声音中表现出领导的自信以及奋斗的力量。主持人讲话如果声音有气无力，语调平铺直叙，就显得缺乏活力。主持人通过语调的变化，能表达出丰富的思想情感和观点，使与会者在思想情感上产生一种共鸣，使自己的讲话有较强的感染力、震撼力。庄重、严肃的会议，要求语调平缓、稳重；欢快、轻松的会议，要求语调轻快、随意。
3．务必让每个与会者都发言
务必让每个人都参加讨论，参与决策。如果你知道某个与会者喜欢发表会后议论，设法让他在会上发言，明确表态，这样会后他再也不能说不同意了。这一点要取得其他与会者的配合。这是一种开会艺术，能节省许多开会时间。
开会时私下交谈只会引起冲突和不和。主持会议者不能允许任何人把会议分裂成一个个小组讨论会。应使所有与会者都能听到每个人的发言。如果窃窃私语者继续存在，可以把大家的注意力引到他身上，和蔼地请他把所讲的告诉大家。
4应付分歧意见
对分歧不要视而不见，也不要设法回避。应承认分歧，并提请与会者注意。还应把分歧意见公布于众，供与会者进行明智的选择。可以问争论的双方：“你到底站在哪一方？”然后再问：“你为什么采取那个立场？”最后问：“你建议我们应做些什么？”这样，他们坚持自己观点的强烈度就会减弱。
5防止“冷场”
一发现要出现“冷场”，立即用评论、提问或解释的方法，鼓励大家继续讨论。要知道，与会者发表的意见逐步减少，意味着他们对处理问题的紧迫感和能力也随之下降。
6．经常归纳提醒
开会时往往有这种情况：有时大家意见比较集中，而会议主持人却不能及时总结，提请大家转入另一项议题，出现了冷场，拖延了时间；有时在征求大家意见时，有的人一声不吭，有的人翻来覆去，谈不到点子上，越扯越远；也有时人们争论不休，互不服气。
归纳是向大家报告会议进展情况的一种技巧。主持人也可以把分歧意见进行归纳，以提请与会者注意。否则，不同意见会在讨论中被忽视。如果到会议结束时才冒出来，会使大家感到沮丧。
7．注意掌握说话的分量和分寸
语言的分量是由词义和态度两个主要因素构成的。词义是指语言的本意，态度是指表达时所持的表情和情绪。比如，主持会议的领导，要批评下级人员的工作差错或较大的失误，这里就有个分量问题。如果是个别的、一般性的差错，而批评的分量过重，未免有小题大做之嫌。其本人不服气，大家也不满意。如果是较大失误，而批评分量过轻，既达到不教育其本人的目的，又给大家一种袒护当事人、文过饰非之感，不能使闻者足戒。这也是“度”的一种要求。
当然，不作具体分析，以理服人，而是无限上纲，乱扯一通，也不会有好的效果。因此，根据问题的性质、程度，在讲话时，就有一个轻重之间怎样才算适宜的分寸问题。
分寸是衡量语言分量的尺度。要把握好分寸，一是注意词意上的细微差别，尤其是同义词、近义词之间的细微差别。二是注意态度和语调的区别，这种分寸也是会影响到分量的。指出问题的严重性，进行严肃的批评，不一定非要高门大嗓、声色俱厉不可。语言尖刻，态度粗暴，甚至出口伤人，以挖苦、讽刺、嘲笑人为快事，必定造成对方的反感和抵触，不利于问题的解决，也不利于团结。
8．会议要适时而止
会议议程一经发出，不要更改，不要超过规定的时间。如果会议程序拖延了，要立即采取行动。明确告诉大家，要在规定的时间内开完会。此举最得人心。
掌握并运用一定的主持会议的准则，可以对会议进行有效的掌控调节，保证会议有条不紊地进行，调动与会者的积极性，达到预期的效果。
灵活驾驭处理各种会议局面
会议主持者尽管事先对会议进行了认真的准备，但在会议进行中往往还会出现一些意想不到的局面和情况。对这些情况，主持者要沉着冷静，靠自己的应变能力恰当地加以处理。
1．讨论冷场的局面
在讨论中遇到无人发言或无任何反应，陷入现冷场时，主持人应分清原因，分别采取相应的对策。
一是与会者无思想准备，一时难以发言。特别是事先没有打招呼，临时召开的会议容易出现冷场。这时会议主持者可以鼓励大家先谈不成熟意见，在讨论中再补充完善，也可以让大家先作短暂的准备，然后发言。
二是与会者对所讨论的议题不理解、不明白而感到无从开口。会议主持者应详细、明确地交代议题，对与会者进行耐心启发。
三是会议议题直接涉及与会者中多数人的利益，因有顾虑而造成冷场。会议主持者应先启发与其利益关系不太大的，或者是大家公认比较正直、公道的人发言，然后再逐步深入。只要有人开了头，冷场就会变得热烈。
四是会议议题有一定的难度和复杂性，一时不易提出明确意见而出现冷场。这时会议主持者可以由浅入深，启发大家开动脑筋，逐步接触问题的实质，也可以选择分析能力强、比较敏锐的人员率先发言，打开突破口，之后再引导大家讨论发言。
2．气氛沉闷的局面
会议中经常会出现沉闷的现象，这很正常。但是作为主持人，如果让会议陷入沉默那就是失败的、不合格的主持人。当一部分人在会议上沉默时，主持者应当思索沉默的原因，有针对性地采取对策。会议中的沉默通常有以下几种情况：
（1）害羞、胆小的沉默。有些人胆小，当他们想在众人面前讲话时，舌头就发紧。不要问一些使人难于回答的直接问题使这种人感到难为情。相反，问一些你认为他们能够回答的问题。例如，有关他们的工作、家庭或他们如何处理某一特殊情况的问题。有机会就表扬他们，拍拍他们的肩膀，帮助他们克服发言时的不安心理。
有的人有较好的意见和看法，但因为某种顾虑而沉默不语。对于这种情况，主持人应想办法打消这些人的顾虑，支持他们发言。有的人怕讲不好，被人讥笑，既想讲又不敢讲，会议主持人要寻找机会鼓励他发言，表示出对他的发言很感兴趣，促使他大胆发言。
（2）清高的沉默。如果是与会人员清高闭守、不肯多言而保持沉默，这一类人往往是阅历较深，比较严谨，有自己的见解。他们一方面想表现自己，另一方面又摆出一副清高不凡的架子。对这类人，主持者应该多给他们一些鼓励和尊重，让他们感觉到自己的意见很重要。
（3）无所谓的沉默。当会议议题与部分人关系不大时，有人会认为议题与己无关，抱无所谓的态度而不愿开动脑筋。会议主持者应采取恰当的方法把他们引导到会议议题上来，促使其思考问题。
（4）对立的沉默。这类人要么是对议题有不同意见不想说，要么是对主持人有意见不愿说，因而就采取不予理睬的态度。主持人应从团结的愿望出发，不计个人恩怨，主动、热情地引导他们发言，以亲切的感情和语气使他们改变态度，并对他们的发言持重视态度，鼓励他们讲出自己的真实看法，对不正确的意见也不要介意。
当然，会议中还有一些出自其他原因的沉默现象。如：有的人不吭声是表示同意，有的暂时不表态是想听别人意见后再说，有的人不表态是没有新的意见，等等。这些情况均属正常，不必在意。
3．离题万里的局面
开会时经常出现离题的现象，甚至最出色的主持人也要想尽办法制止。这种现象出现过多的时候，会议就会脱离轨道，进程很慢。作为主持人，你的职责是善于把会议引上正轨。离题时不可强扭，也不能不扭。强扭会挫伤积极性，不扭就可能开成无效会议。你可以采用下面这几种方法：
（1）接过讨论的某句话，顺势巧妙自然地引回到正题上来。
（2）联系议论的某一层意思，提出新的话题引入到正题中。
（3）用一句风趣的话截住议论而引入正题。
对付离题现象的处理绝对不能简单粗暴，而应尽可能采用不影响情绪和气氛的方式，用礼貌的形式提醒发言者。或者，如果可能的话，逐步把较远的讨论与眼前的问题结合起来，可以把大家引回轨道上来。如果还不行，就总结一下到目前为止已经说过的内容。这就会调整其方向，把注意力集中到主要议题上来。
4．窃窃私语的局面
当一个人开始与周围的人交谈干扰了会议时，你该怎么办？最好的办法是尽可能不理睬他。总有些人不体谅他人的感受，你不得不容忍他们。
如果你想制止他们，可以请他们总结一下最后的几个建议，并估计其可行性。他们在脑子里对这些或许不大清楚，说出来，他们就会注意了。
在会议进行过程中，冷场、尴尬、争论、否定等情况难免发生，这就要求主持人事先进行周密考虑，针对具体情况，分清原因，采取相应对策，及时掌握局面，以保证会议的顺利进行。
