沟通制度
尽管每个公司都不可避免地存在着沟通障碍，但情况也不是令人悲观的，因为许多沟通障碍是可以防止和排除的。为此，建议公司领导者学会排除沟通中的障碍，以达到优化公司沟通之目的。
强化沟通意识
领导者要牢固树立“沟通是管理的灵魂”的观念，从战略高度认识优化公司沟通的重大意义。只有在此前提下，领导者才有可能在个人沟通技能、公司建设和制度建设、设备条件等环节下工夫，为优化公司沟通创造积极的条件。领导者必须解放思想，辩证地认识古人所谓“君子欲讷于言而敏于行”的教诲，清醒地认识到：在现代社会，一个优秀的公司领导者必须既敏于行，又敏于言、善于言。
认清沟通的目的和意义
领导者在沟通之前应想清楚沟通的目的，经常自问一下“为何要进行这次沟通？”“我希望在这次沟通中获得什么？”切忌毫无目的地沟通。
此外，还应该认清这次沟通对沟通对象的意义何在，即这次沟通对员工来说有何意义，他能从这次沟通中获得什么。要了解沟通对于员工的意义，就应该认清员工“需要什么”。
一般而言，最容易记忆的信息是一些与接受者息息相关的信息或接受者最需要的信息。例如，一位家庭经济紧张的员工对厂里有关工资调整的信息会格外关心，所以，领导者在沟通时应该尽量站在对方的立场上，多考虑对方的利益和需要，这样，沟通的效果就会好得多。又如，员工在受到领导者的批评之后情绪比较低落，这时领导者若能主动地与员工进行谈心，自己的错误自己改正，对对方的错误表示谅解，这样领导者与员工之间的沟通关系会得到加强，不至于发展到相互间隔阂越来越深的地步。
认清沟通的目的和意义，有助于沟通者清晰地表达自己的意图和感情，有效地防止沟通中的盲目倾向，便于沟通者检查沟通效果，从而更好地提高沟通技能，使每一次的沟通都达到所预想的目的。
慎用语言和文字
语言和文字是沟通中信息传递的重要工具，语言和文字使用得好与坏将影响着信息是否能准确迅速的传递，蹩脚的语言表达和拙劣的文字表述都不利于信息的有效传递，不利于沟通的有效进行。
领导者在沟通中应尽量使用通俗易懂的语言。发出的信息能否被接受者理解，在很大程度上依赖于发出的信息所用的语言是否通俗易懂，鉴于接收信息的人各不相同，所以领导者所使用的语言也应因人而异，必须使用接受者最易理解的语言。对容易产生歧义的话语应尽量避免使用，或者对于可能产生误解的话语，作必要的解释说明，表明自己的真实态度和情感，以澄清误解。此外，提高书面语言表达能力，写出一手好文章也是领导者改善沟通的重要途径。首先是要多实践，强迫自己写作再写作；其次是多打草稿，在构思、确定材料正确性和文章润色等方面勤下工夫；最后是请文学功底较深的人评阅自己的文章，并提出意见，勤于
修改。
语言和文字的运用是沟通中的重要内容。领导者应在不断的实践中提高语言和文字表达能力，平时多向别人学习，体会别人得体、风趣的谈话中的高明之处，提高自己的表达技能。
注意面谈的细节
在面对面的双向沟通中，是否能注意到面谈双方的细节通常能反映出一个人的沟通技能的高低。面谈的细节包括声调、语气、节奏、面部表情、身体姿势和轻微动作等。一方面，领导者应给予对方合适的表情、动作和态度，并与所要传达的信息内容相配合。例如，轻松的交谈应面带笑容；真实的立场态度的表达应该显出严肃庄重的样子；在对方陷于沉思时应减缓语速。不同的坐姿、站姿、手势也潜在地反映着一个人的个性、气质和态度，在严肃的场合跷着二郎腿与员工交谈，会给对方一种压迫感，有碍于情感的平等交流；在集体会议上或者正式的讨论中，衣冠不整、姿势不雅都会影响员工对领导者的评价，从而阻碍信息的传递。另一方面，领导者需要给对方的口头语言和身体语言以灵活机动的反应，使沟通对象所潜在表现出的需要得以实现。例如，根据对方频频看表的动作来推断其另有事情，这时应主动中断沟通。又如，根据对方对某问题所表现出来的兴趣和喜欢或者无奈和厌恶，来决定是否要进一步对该问题发表自己的观点见解。
以满足对方需要的适应性原则来指导沟通的进程是改善沟通的重要原则和方法，对面谈细节的注意是因为其是了解对方需要的窗口。领导者在沟通中应该随时注意面谈的细节，调节沟通进程，以达到有效沟通之
目的。
充分利用反馈信息
反馈是沟通的重要保证措施，没有反馈，沟通者无法知道信息是否传递给了对方。因此，沟通者应尽量鼓励反馈，特别是要鼓励那些胆小怕事或腼腆羞涩的沟通对象来反馈，可以常常讲以下一些话：“你能为我提供更多有关……的信息吗？”“你已告诉了我一些值得考虑的事情，还有其他想法吗？”“对，请继续说。”“还有什么？”“说得很好，请再大胆一些。”这样，接受者一般会乐意把反馈信息表达出来。
另外，沟通者也应善于从接受者的表情中获得反馈信息，接受者的表情是接受者潜意识的感情流露，这种反馈信息有时是最真实、最确凿的，沟通者应该充分利用。面谈对象的眼神、面部表情、身体姿势通常都暗含着无法用言语表达的态度和心理倾向。例如，接受者眼睛的随意转动表明他无心听话，或者他认为无关紧要，这时，沟通者就应该调节沟通的进程，如转移话题等。
建立建议和质询制度
通过征求普通员工改进工作的意见来加强上行沟通。它体现出一种鼓励提出有益的意见，并防止其通过指挥链条被过滤掉的正式意图。建议制度最简单的例子是利用意见箱，员工把有关改进的书面意见（通常是无个性特征的）投入箱内。
许多较好的方案是给所提建议已被实际采用的员工以报酬，并且提供每一项建议得到如何评价的反馈。对于一种能够为公司带来大量盈利的技术性的复杂建议，通常按照预计盈利的百分比付给酬金。当对被采用的建议进行大张旗鼓地宣传时（例如，在公司定期出版的员工读物中介绍），也可以加强下行沟通，因为员工接收到希望何种革新类型的信息后，也会提高工作积极性。
质询制度提供了一种答复员工提出的有关公司问题的正式手段。当问题和答复范围广泛时，这种制度可促进双方沟通，并且是最有效的。许多公司在其员工读物中设有问题和答复专栏，内容范围包括从津贴到公司股票等各种问题。许多图书馆已经采用类似制度回答读者关于图书馆服务工作的质询。某一图书馆采用了“图书馆问答”的形式，它规定由最有资格的图书馆人员来作答。这种问答张贴在图书馆的固定场所便于其他人了解和利用。
