目的：本章的内容主要是阐明公文写作中主旨、材料、文种、结构、表达、语言、起草、修改这些主要环节的内容、原则和要求。通过对本章的学习，学生能够从理论上对公文写作有一个大致的了解和把握。
要求：学习本章内容，要注重理解、领会，而不要死记硬背。一方面，要学以致用，能够将本章的知识用来指导以后的写作实践；另一方面，在本章的学习过程中，还要有意识地提高自身的理论素养。
第一节主旨与材料
一、主旨
主旨，又称主题，是作者通过文章的具体材料所表达的中心思想或基本观点。主旨之于文章譬如人之灵魂，是文章的本质意义所在。所以在整个文章的撰写过程中，“未落笔时，先需立意”是必须遵守的基本规律。前人对此多有论述，例如，清代的王夫之就有一个着名的说法，“意犹帅也，无帅之兵，谓之乌合”（《姜斋诗话》）。公文的写作也是如此，而且由于公文较之一般文章的特殊性，其主旨也有其特殊的要求。
（一）正确
正确有两层意思：一是指所确定的主旨必须符合党和国家的路线、方针、政策以及法律、法规，而不能与之相抵触；二是具体写作人员必须正确领会写作意图，明确写作目的。公文的撰写往往是“受命而作”，所以准确把握领导和上级的意图、精神是写好公文的先决条件。
（二）明确
明确有三层意思：首先，公文的主旨必须是确定不移的。文艺作品譬如小说和诗歌，在写作过程中往往会随着情节、内容的发展而出现主题的游离甚至改变。而公文是“受命之作”，执笔者无权擅自改变主题，所以自始至终都应该围绕一个确定的主题取材、行文，绝不能出现游离的现象。其次，公文作者对所涉及的问题必须有明确的态度以及具体的措施，而不能模棱两可、空洞无物。第三，在表达上，公文的主旨要直而不曲，要清楚、准确。
（三）集中
集中就是要中心突出，主旨单一，一般而言应该“一事一文”。具体来说，就是要围绕一个中心思想把问题说清楚，而不要试图在一篇文章中表述多重意图，也不要在一篇文章中使用许多与主旨无关的材料，使之分散、凌乱。
（四）深刻
深刻是指有深度，这是对公文主旨更高一个层次的要求。也就是说，对于所涉及的问题，公文作者有时不能仅仅停留在现象的罗列、表述上，还要有分析、有见解、有道理，揭示出问题的本质。这就要求公文的撰写者要有较高的理论素养和敏锐、深入的观察问题、分析问题的能力。
清代着名学者李渔在其《闲情偶寄》一书中说：“古人作文一篇，定有一篇之主脑。主脑非他，即作者立言之本意也。”公文的“作者”并非具体的撰稿人，公文的“主脑”——主旨也不是来自执笔者，而是来自机关领导人或领导集体的意图、决定。主旨的确立并非凭空而来，而是由工作决策的结论转化而来的。撰稿者按照这个既定的主旨拟写公文，是在代机关立言，而不能擅自改变主旨，“自由发挥”。
但是另一方面，撰稿人在一篇公文的具体写作过程中，也可以发挥自己的主动性，甚至是必须发挥自己的主动性，尤其是当领导人确立的主旨不具体、不完善时。机关领导人的成文意图有时有明确、完整的交代，有时则可能是只言片语，比较笼统、抽象，还有时甚至是没有直接的交代，在这种情况下，撰稿者就必须综合考虑工作实际、领导人以前就类似问题交代过的成文意图等因素进行整理、挖掘、改造，使公文的主旨具体化、明确化。当然，领导人的成文意图有时也难免会出现错误，出现与工作实际不相符的问题，遇有此类情况，撰稿人应及时提出意见，使领导人改变错误的成文意图。总结、调查报告这一类公文的主旨一般来自于实际调研，撰稿人首先必须把调研结论与机关领导人的成文意图统一起来，才能进入具体的写作，获得领导人批准或经其修改后，才能最后定稿。此外，根据上级机关的文件精神撰写公文，首先必须准确把握上级文件的精神，并且用简要、精练的语言加以概括、归纳，有时还要结合具体情况进行必要的、适当的变通，使之成为本机关公文的主旨，而不能一味地照搬照抄，走过场，应付了事。
二、材料
如果说主旨是公文的灵魂，那么材料就是公文的血肉，没有血肉的灵魂就无所依存，同样，没有材料也就表现不了主旨，文章也就无从谈起。
所谓材料，就是作者为了撰写目的而搜集或积累的能够表现文章主旨的事实或论据。在公文写作中，材料的选取工作主要包括搜集、鉴别和选择使用等几个环节。
（一）材料的搜集与鉴别
大体而言，材料的搜集无非两大类：一是获取第一手材料，或者叫做直接材料；二是获取第二手材料，或者叫做间接材料。第一手材料的获得，一方面来源于对日常社会生活的观察、体验和感受；另一方面来源于对某一具体问题有计划、有目的的深入的调查研究。第二手材料主要是通过阅读获得，既包括有特定目的的阅读查找，也包括一般性、经常性的泛读。阅读的对象包括文件资料、书籍文献、报刊网络等。
材料在搜集过程中应该遵循一些大致的原则。
一是应该有一定的针对性。当今社会正处于知识爆炸的时代，任何人都不可能涉及所有的知识，所以在搜集过程中应该避免“以有涯随无涯”的被动，要结合本行业、本地区、本单位、本部门的工作实际设定一个大致的范围和方向。
二是在一定的范围里要力求详尽。首先是尽可能多地占有材料，无论是过去的还是现在的、内部的还是外部的、典型的还是一般的、数字的还是事实的，其占有的材料越多，使用时选择的余地也就越大。其次是在多的同时，还要尽量做到具体、精细，材料越具体、越细致，也就越能够说明问题。
三是适当进行分类整理。对于分散的、个别的材料应该作必要的分析研究，进而适当地进行分类整理，这样既可以使自己的认识系统化，又可以方便使用。
搜集到的材料对于写作而言并不是都有用，无论什么材料都应该进行必要的鉴别，一是看材料的真伪，二是看材料是否符合党和国家的政策、法律。写进公文的材料无论是虚假的还是违反党和国家的政策、法律的，都会直接影响公文主旨的表达，在实际工作中也会造成不良后果。
（二）材料的选择
这里所谓材料的选择，是指在材料搜集与鉴别的基础上，根据主旨的需要选用材料。材料的选择，一般应遵循如下几项原则：
1．围绕主旨选材
主旨确定以后，材料的选择就必须围绕主旨，这是选材最基本的原则。写进公文的材料必须切合主旨，游离于主题之外的材料无论多么“有意义”，都应该舍去。同时，材料与主旨这种统一还应该是一种内在逻辑的统一，而不应是“貌合神离”，甚至是相互脱节成为“两张皮”。
2．选择真实、典型的材料
公务文书是为解决实际问题而写作的，必须选择绝对真实的材料，否则就失去了它的实际意义，也就失去了它的存在价值。所谓“真实”，一方面是指不能主观臆造材料，肆意窜改客观事实；另一方面是指在选材时不能以“六经注我”的态度，对客观事实断章取义，有意歪曲。同时，所选的材料还应该有代表性，能反映公文主旨的本质和事物规律性的材料，也就是典型的材料。一般来说，无论是何文种，公文的内容都要求简洁明了，切忌材料的堆积。典型的材料不仅能更充分地说明观点，而且也符合公文的文体要求。
3．根据文种选材
不同的文种，表现主旨的形式不同，对材料的选择也不相同。例如：请批性的文种需要具体的材料；法规性的文种需要概括性的材料；汇报、调查性的文种需要事实、数据翔实的材料等。
４．选择新颖的材料
当前，我国正处于建设有中国特色的社会主义事业这一伟大实践中，我们在工作中所要面对的新问题、新现象层出不穷。新的材料，一方面针对性更强，能够更好地反映和总结新问题、新经验；另一方面也更能引起受文者的重视。
第二节文种与结构
一、文种
文种即文书的种类。文种的意义在于它同时规定了文书的适用范围和文书的结构格式。要撰写出合格的、高质量的公文，撰写者首先应具有明确的文种意识。而撰写者要具有明确的文种意识，首先就要准确理解和把握《国家行政机关公文处理办法》等公文处理的规范性文件中对每一个文种的具体规定，并进而仔细辨别文种与文种之间的区别。撰写者要根据既定的主旨正确地选用某一文种，而不能混用、错用文种，尤其是在撰写行政公文时，更要注意文种的正确选用。
相对而言，行政公文更容易出现文种混淆的情况。行政公文中有一个文种可以适用几类主旨的情形，如函就可以用于商洽、询问、答复、请批、批复等内容；也有几个文种可以适用于同一个主旨的情形，如命令、通报都可以用于表彰先进；还有在实际工作中适用内容经常区分不清的相近文种，如报告和请示。诸如此类，不一而足。所以，行政公文的撰写者在面对此类问题时要慎之又慎。由于行政公文的特殊性，一旦用错文种，不仅主旨得不到正确的表达，甚至会造成不必要的恶果。
二、结构
（一）结构的含义
结构，原是建筑学上的一个术语，它指的是建筑物的内部构造和整体布局。
作为写作学上的一个基本概念，文章的结构就是一篇文章的内部构造，是文章内容的组成和安排。构思和安排结构的过程，通常也称为“布局谋篇”，即考虑这篇文章分几个层次，划分多少个段落，每个层次、段落安排什么内容，选用什么材料，怎样开头，如何呼应、过渡、结尾等。文章的结构是布局谋篇的结果。
公文的结构包括以下三个方面的内容：
（1）公文的外部格式。这是指外在的各个组成部分。与一般的文章不同，公文是在社会工作中相互沟通的工具，因而必须具有普遍通行性。这就决定了公文一般具有相对固定的、约定俗成的或者国家规定的格式要求，如固定的结构要素安排、规范的书面格式等。习惯上，我们把这种外部格式也称为公文的结构。
（2）公文的篇章布局。这里主要是指公文正文的谋篇布局，即正文的内容、材料的安排。这是公文的具体内容，是核心部分。
（3）公文的逻辑结构。这是指公文正文内部的逻辑形式和逻辑关系。
（二）安排结构的原则
安排文书的结构，应遵循以下原则：
1．正确反映客观事物的内在规律
规律是客观事物普遍的和必然的联系，是客观存在的，任何事物都有它的规律性。公文是客观社会实践活动的反映，因而正确的结构就应该把客观事物的规律性反映出来，即思维要有条理。公文应该按照现实社会实践活动的进程去认识，去思考，原原本本地反映社会实践活动的顺序，只有这样，才能有次序地组织安排材料，形成合理的篇章结构。
2．服从表现主旨的需要
安排结构的目的就是为了最佳地表现主旨。公文采用什么样的结构方式，除了文种特定的格式要求外，还有从头到尾如何安排，都应以最佳的表现主旨为最终的依据。
3．适应文种的要求
公文种类繁多，表现在结构格式上各有不同。而且，不同的文种在实践中逐渐形成了各自的特点，它们反映社会生活的角度、方式的侧重点也各有不同，因此，在构思公文结构的过程中，首先就应考虑到不同文种所要求的不同的结构模式。
（三）常见的结构方式
常见的结构方式有如下几种：
1．总分式
总分式是较常见的层次安排方法，开头作总的概括，然后分别进行叙述。分别叙述的层次之间具有一定的并列关系。通知、通报、计划、调查报告等文种经常采用这种方法。采用这种方法不仅要注意各个分述部分层次分明，不能互相交叉；还要注意各部分的轻重、详略，不能主次不分。
2．递进式
递进式即按照时间的推移和因果关系的发展来安排层次，层层向前，步步深入。具体来说，就是可以按照社会实践活动的发展过程排列，即按事物发生、发展、结果的先后顺序排列；也可以按照社会实践活动由浅入深的认识过程排列，即逐层深入，一步步反映出认识的内在逻辑性。调查报告、通报等文种经常采用这种方式。
3．并列式
并列式即按照事物的不同方面、不同情况来排列层次，各层次之间是并列关系。并列式结构通常有三种排列方式：一是按社会实践活动的不同侧面，也即按不同组成部分排列；二是按问题的不同类别排列；三是按反映主旨的不同观点排列。报告、讲话、会议纪要、通知等文种常采用这种结构。
在实际运用中，以上三种方式也并非界限分明，而是根据具体情况可以互相交叉使用。
对于安排结构的主要内容，如层次、段落、过渡、照应以及标题、开头、结尾等，在本书的后面各章会结合具体文种的特点、要求作具体阐述，这里无须赘言。
第三节语言与表达
一、语言
语言是思维外在的物化形式，是思想、观念的直接表现，“是人类最重要的交际工具”。对公文写作而言，几乎一切材料都表现为语言的形式，一切主题也都由语言来表达，所以，语言可以说是公文的第一要素。
