另外，与一般文章的写作不同，公文的写作不是单纯的个人行为，而是一个集体性的行为。文稿拟好后还要送相关的领导部门、领导人审核、审批、签发，这些环节对文稿的改动、调整实质上也是一种修改。
（二）修改的范围
修改应主要围绕以下几方面进行：
1．斟酌主旨
主要看主旨是否正确，是否深刻，是否有独到之处，还要看是否得到了充分的表现。
2．调整结构
要看文章的各个部分是否围绕主旨构成一个整体，各层次、段落之间是否合乎逻辑，安排是否合理，开头结尾是否前后呼应，过渡是否自然、顺畅，以及详略是否得当等。
3．材料取舍
看材料是否与观点一致，是否典型，是否与其他材料相抵牾；提出的措施是否具体明确、切实可行；提出的要求是否得当。
４．推敲文字
看文字是否准确、规范、通顺，是否平易、洗练；有无错别字，标点符号是否正确。
5．检查格式正确与否
看格式是否与内容要求相一致，是否符合文种的规范要求。
三、思考与练习
（1）公文主旨的确立应遵循哪些原则？
（2）公文的选材应遵循哪些原则？
（3）公文的结构设计应遵循哪些原则？
（４）公文的语言有哪些主要特点？
（5）公文主要有哪些表达方式？
（6）公文的修改主要包括哪些内容？
公安通用公文是指公安机关在日常机关行政管理中使用的文书，主要分为行政公文和事务文书两类。
一、行政公文
（一）概念和特点
行政公文（包括电报）是国家行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
由上述概念可以看出，行政公文具有以下几个方面的特点：
1．作者的法定性
行政公文只能由依法成立并能以自己的名义行使职权和承担义务的组织、机关或其领导人来制作并发布。其他单位和个人无权制作和发布。
2．特定的形成过程
行政公文作为行政管理的重要工具，是行政机关在依法行政和进行公务活动中形成的。
3．法定的权威性
行政公文具有法定效力，在法定的时间与空间范围内，能够对受文者的行动产生强制性影响，具有行政约束力，受文单位和个人必须按其要求遵照执行。
４．体式的规范性
行政公文在格式上具有严格的规范。《国家行政机关公文处理办法》对不同类型的公文名称、体式和行文关系等作了统一规定。规范的体式是公文严肃性和规范性的重要标志，也是其法定权威性在形式上的体现。
（二）行政公文的种类
《国家行政机关公文处理办法》把行政公文分为13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。
此外，在行政公文制作的实践中，根据不同的标准还可以进行不同的分类。
按照行文方向，可将行政公文分为上行文、下行文和平行文三种；按照秘密程度，可将行政公文分为普通公文、秘密公文、机密公文和绝密公文；按照公文标识的紧急程度，可将行政公文分为特急件、急件和平件，电报分为特提件、特急件、加急件和平急件。
正确地掌握行政公文的分类，有助于正确地使用和规范地制作公文。
（三）行政公文的格式
《国家行政机关公文处理办法》“公文格式”一章中，规定了行政公文的文件式格式、信函式格式、命令式格式和会议纪要式格式等四种版面格式。其中文件式格式是标准格式，另外三种是特定格式。这里主要介绍文件式格式。
一般把行政公文的文件式格式划分为三个部分，即眉首、主体和版记。
1．眉首部分
眉首部分主要有以下6个标识项目。
（1）份数序号。公文份数序号是指同一公文正本的印制份数的顺序号。序号一般用6位阿拉伯数字表示，不足6位的用“0”补齐。《国家行政机关公文处理办法》规定，“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号。
（2）秘密等级和保密期限。简称密级和时限，是公文涉密程度的标志。秘密公文分为绝密、机密和秘密三级。无保密要求的公文，不予标注。
（3）紧急程度。简称急度，指公文送达和办理的时限要求。紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急”或“急件”。其中，电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。无时间上的特殊要求，按工作常规传递的公文称为“平件”，不予标注。
（４）发文机关。又叫“版头”，由发文机关全称（或规范化简称）加“文件”两字或者再加括号标明文种组成，如“XX市人民政府文件（通知）”。
联合行文时，主办机关排在前面。党政联合行文时，-般使用党委机关的版头。
（5）发文字号。其是发文机关对其制发的公文编排的顺序代码，是发出文件的代号。发文字号由发文机关代字、年份和顺序号组成，如“国办发［2007］52号”。联合行文一般只标明主办机关的发文字号。
（6）签发人。是指代表发文机关核准并签发该公文的负责人。上行文应当在发文字号右侧标注“签发人”。如联合行文，则标注“会签人”，主办机关首先签署意见，然后由协办单位依次会签。
2．主体部分
主体部分主要包括以下7个项目。
（1）标题。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
完整的公文标题由发文机关、事由和文种三个要素构成。也可采用省略发文机关或事由的省略式标题，但文种不得省略。
公文标题可分一行或多行居中排列；回行时，要做到词意完整（不可拆分词、词组）；排列要对称，间隔要恰当。
（2）主送机关。是指对该份公文负责办理和答复的受文机关。主送机关应当使用全称或者规范化简称、统称。如果主送机关名称过多使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标示方法与抄送相同。
（3）正文。是行政公文的核心部分，用以表述公文的具体内容。
（４）附件。公文如果有附件，应在正文之后标示附件说明，即在正文下空-行左空两字标示“附件”，后标冒号和名称。例如“附件：1．XXXXXX”。
附件用于说明公文正件所附材料的名称及件数。
（5）成文日期。是公文生效的时间标志。成文日期以机关负责人签发的日期为准；联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准；电报以发出日期为准；会议通过的公文，以会议通过的日期为准。
成文时间用汉字数字小写，将年、月、日都标全，“零”写为“〇”，例如“二〇〇七年十月一日”。
（6）印章或签署。公文除会议纪要和以电报形式发出的以外，应当加盖发文机关印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应该加盖印章。
签署是指制发机关领导人在落款处签署自己的姓名，这种方式只出现在“命令”中。
（7）附注。用于说明公文的有关事项，包括传达范围、使用方法、需要加以解释的名词术语以及请示的联系人姓名等。附注标示在成文时间下一行，居左空两字，加圆括号。
3．版记
版记主要有以下三个项目。
（1）主题词。是揭示公文内容和归属类别的关键性词语。其作用是：适应于办公自动化需要，方便电脑存储、检索和管理。公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。
主题词一般在国家机关统一规定的主题词表中选用，如《国务院主题词表》。
主题词标注的数量不宜太多，一般为3～5个，最多不超过7个。一般是先标类别词，然后标类属词，最后标文种。
（2）抄送机关。是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。抄送机关应当使用全称或者规范化简称、统称。
（3）印发机关和印发日期。印发机关一般是指缮印、封发的机关或部门，一般为发文主办机关文秘部门。印发时间是公文印制的时间，以公文付印的日期为准。
（四）行政公文的行文规则
《国家行政机关公文处理办法》的第四章对行政公文的行文规则作了如下规定：
1．确立行文关系规则
确立行文关系，即决定是否可以用某个文种向对方行文，其原则是“根据隶属关系和职权范围确定”，主要包括如下三项：
（1）除了函和作为平行文的意见外，其他文种均应逐级行文。一般不得越级请示和报告。越级行文，应同时抄送被越过的直接上级。
（2）党、政、军和其他系统，各自只能在自己的隶属关系和职权范围内逐级行文，需向本系统外的机关单位行文，应与该系统按照联合行文规则行文。
（3）属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。不相隶属机关之间的这类报送，应以函相告。
2．政府各部门行文规则
（1）政府各部门依据部门职权可以相互行文，只能用平行文。
（2）政府各部门可以向下一级政府的相关业务部门行文，它们之间是业务上的上下级关系。
（3）政府各部门除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。
（４）部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。
3．联合行文规则
（1）同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府部门可以联合行文。
（2）政府与同级党委和军队机关可以联合行文。
（3）政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文，与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。
（４）属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。
４．协商规则
部门之间对有关问题未经协商一致的，不得各自向下行文。如果擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。
5．抄送规则
（1）向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。
（2）受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。
6．请示规则
（1）应当一文一事。
（2）一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。
（3）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
（４）报告不得夹带请示事项。
二、公安事务文书
公安事务文书是公安机关处理机关日常事务和辅助行政公文行使行政职能时所使用的文书的统称。它是公安应用文的重要组成部分。
公安事务文书自身不具备行政的权威性，不能代表行文机关行使行政职能。
其有如下特点：
（1）行文的多向性。公安事务文书不像行政公文那样有上行、下行、平行等特定的行文方向，可以随着赋予它行政职能的行政公文的走向而改变行文方向，因而使用起来更为灵活和便利。
（2）使用的广泛性。公安事务文书的使用范围较为宽泛，它与行政公文比较，有着更大的使用空间。例如，简报这种文体可以上传，也可以下达，还可以彼此交流，它的使用是多元化的。
（3）内容的具体性。行政公文侧重于表现事物的原则和共性，而公安事务文书涉及的事物较为具体，注重反映事物的个性特点。例如，反映事物的新鲜性和发展的特点，反映调查研究的成果等。
（４）表达的灵活性。行政公文的内容和结构有着严格的要求，语言的使用也受行文方向的限制，而公安事务文书的“非正式”性赋予它更多的灵活和相对的自由。在不影响读者对文中事物客观意义认知的前提下，可以求新颖、求变化。
使用较为灵活的结构和注意修辞效果，允许文书作者较多的主观参与，可有适度的评价或议论。
公安事务文书并没有严格的种类区别，仅根据它们的性质和写法上的差别作一概略划分。
（1）汇总类文书。以汇报情况、提供信息为主要目的的文书，又称为公安情报类文书，主要包括简报（含情况反映、信息汇总）、调查报告、总结等。
（2）计划类文书。提供行为规范或为完成某项任务，预先作出安排的文书。
主要包括计划、方案、要点等。此类文书有较强的操作性。
（3）记录类文书。以记写客观真实为内容的文书。如会议记录、报告记录、公安大事记、值班日记等。
