当然，能说会道要注意时间、地点、条件的变化，否则结果会令人遗憾。如有一次，两位领导研究工作，其中一位领导把自己的想法讲了几遍，另一位领导并没有听明白，一位秘书在旁边很急，就插上几句话把问题挑明了。当时，该秘书并未在意，谁知事后那位领导很不满，说这位秘书是在出他的“洋相”。该秘书很委屈。但事实证明：作为秘书是不能随便说三道四的，即便你讲得有道理，也要看场合。
正确地“能说会道”，关键在于秘书要摆正自己的位置：在领导面前是助手、参谋，跟领导出席会议是“二排议员”，在群众面前并不高人一等，只是单位的一名工作人员。概言之，在任何情况下，自己都是“小学生”。只有这样，“能说会道”才有利于工作，有利于和谐，有利于了解和分析问题，也有利于为领导决策当好参谋。
否则，轻者令人厌烦，重者要犯错误。如果到某个基层单位了解情况，那里的情况本来尚属一般，秘书却吹得天花乱坠，经验一、二、三、四……的，领导出于对秘书的信任，作为典型推广，不就要耽误事了？假如明明本单位某项工作做错了，秘书却凭借自己“能说会道”，强词夺理，百般掩饰，岂不是骗人骗己吗？
（摘自王永祺《秘书应能说会道》，吴欢章、赵毅主编《秘书素养》，上海文化出版社2007年版）
2.秘书能做更会说——掌握“说”的技巧
常规工作：直说。事务性的工作如向领导汇报工作、征求意见、会议讨论等，应紧扣谈话主题，一针见血；而不应转弯抹角，迂回曲折，把握不住谈话中心，降低谈话的效率。
涉外事务：慎说。办公室秘书往往以两种身份参与涉外事务，一是主角身份，二是配角身份。无论是哪种身份，讲话的内容、场合、时机都要慎重把握。以主角身份涉外时，对讲话的内容要有预先的估计和周密的思考，言语力求准确、全面、掷地有声，忌拖泥带水、含糊其辞、无逻辑性。配合领导涉外时，要认真听取领导的讲话，对领导讲话中的疏漏和错误要选择合适时机给予补充和纠正，维护本单位的利益，澄清对方误解。对于领导讲话中的错误，则要通过旁敲侧击、迂回点拨的方法，尽量使领导自己发现错误，并亲自纠正。这样既维护了领导权威，讲话也达到了预期的目的。
接受咨询：详说。办公室工作对外是“窗口”，对内是“喉舌”，经常要接受来自方方面面的咨询，这是一件非常繁琐的工作。办公室秘书仍应不厌其烦，耐心给予解答，必要时在原则问题上有所拓展，让对方更清楚地了解本单位的工作情况，这既是单位的一项形象工程，有时还会收到意想不到的经济和社会效应。
参政议政：巧说。在一些重要会议，你若对某项即将出台的决策有较新的建议，这时，你就应该创造机会，巧妙地向领导陈述你的观点，变建议为领导决策。通常采用的方法是推荐法，如在闲聊、娱乐或是吃饭时围绕决策话题，以推荐外单位先进经验的方法向领导介绍，并最终引出自己对决策的建议。还有一种比较有效的方法是激励转移法，就是抓住领导意图和自己建议中某些雷同的观点进行褒扬，并适时地提出补充意见，变建议为领导意图，达到参政议政的目的。
进谏纳言：婉说。再英明的领导在工作中也会出现失误。作为办公室秘书，一定要在苗头出现时，婉转地指出和纠正，以免给领导本人和单位造成不必要的损失。秘书进谏纳言，应尽量在良药上裹着“糖衣”，微词曲达，循循善诱，使领导愉快地接受你的观点，切不可直来直去，不分场合，这样既不能维护领导的权威，又收不到预期的效果。另外，秘书进言时，要学会掌握时机，领导心情愉快时容易接受意见，情绪烦闷、焦躁时则难于听进“逆耳之言”，领导工作繁忙时，注意力难集中，也会影响劝谏的效果。
同事互勉：恳说。秘书在和同事交流时一定要怀着诚恳之心、谦虚之心，以恳切的言辞赢得对方的尊重。例如，同事问你一个很简单的电脑操作问题，你可以说：“这是个共性问题，让我想想。”利用这短瞬时间，对如何用语言表达进行整理，再详细地讲给对方听，这样使对方既觉得问题有代表性，有难度，赢得自尊，又会对你的精辟讲解产生佩服。倘若你随口就说：“这个问题很简单。”然后就给予回答，即使你讲得很好，同事下次有问题也不会向你请教了。同事之间的交流，还要注意在指出同事缺点、同事受到领导批评后的婉言劝慰、家庭纠纷时的好言相劝等，都需要加强语言的技巧，以营造和谐融洽的办公室人际关系。
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秘书说话“十忌”
一忌信口开河。说话不同于写文章，可以从容修改润色。说话是瞬间之事，“一言既出，驷马难追”。秘书之言，在很大程度上代表了领导的意志。因此，演讲、谈话之前，应先准备好有关资料，或打好腹稿，切不可信口开河。即使是即兴演讲，临阵发挥，也应言而有据，言而有信，不能胡编乱造、不负责任，更不能误传信息。
二忌人云亦云。秘书是领导的耳目，要经常如实地向领导反映情况，汇报工作，传递信息，有喜报喜，有忧报忧，但不能阿谀奉承，象传声筒，对所见所闻，人云亦云。应经过充分的分析、归纳、筛选，而后才向领导汇报，以减轻领导的负担。有些不便说的事情，如领导之间、同志之间的相互矛盾和隔阂，可采取巧妙的处理方式，不宜鹦鹉学舌。
三忌花言巧语。谈吐是行为之羽翼，说话轻浮，则行为虚伪。秘书是领导身边的工作人员，是单位的“门面”，一举一动、一言一行都应给人以真诚、实在、信得过的感觉，说话要正直、诚挚，丁是丁、卯是卯，一切从实际出发，实事求是。切不可滑头滑脑、夸夸其谈、大话、假话或空话，巧舌如簧。
四忌装腔作势。传达领导的指示，接待来宾，洽谈业务，处理问题，说话的语气要平易近人；不要居高临下，打官腔，摆架子，耍威风，盛气凌人。
五忌出言不逊。言语是个人学问品德的衣冠，秘书人员在各种社交场合，都要注意语言修养，表现出温文尔雅。那种“大碗喝酒，大口吃肉，大声说话”的气度，不是秘书人员的风度。说话简单粗暴、语调生硬，会大煞风景，影响社交气氛；高声大叫，满口粗俗俚语，出言不逊，更会令人反感，降低威信，影响形象。
六忌模棱两可。不便谈的事情，可以避而不谈，拒绝表示意见。不可事无大小，模棱两可，含混不清，不肯表露自己的见地，叫人听完你的话后弄不明白究竟是什么意思。在汇报工作时，不要老用“大概”“可能”“也许”“差不多”之类的模糊语言。
七忌深奥难懂。一般来说，说话明白易懂，除非与专家学者讨论学术问题，否则不要满口深奥的专业术语，否则会引起别人的反感，会以为你是在故弄玄虚，炫耀自己的才学。
八忌唯唯诺诺。社交中，说话恭敬，对人客气，是一种美德，但过犹不及，凡事要适可而止。把客气话说得太多，一连串的公式化的恭维话、赞美话，甚至点头哈腰，唯唯诺诺，就流于迂腐，流于浮滑，流于虚伪。正确的态度是不卑不亢，潇洒大方。
九忌手舞足蹈。自然得体的手势可以帮助说话，增强谈吐的效果。但手势做得太多，以至指手画脚、手舞足蹈，口沫横飞，游目四顾，纵声狂笑等，都会招致反感。
十忌滔滔不绝。在公关活动中，演说、谈话、开会发言，都不可一个人“包场”，不可口若悬河，滔滔不绝。要为听者着想，顾全听者的兴趣。没完没了的演讲、发言，只会使听者厌烦，再好的话题，也会使听者感到索然无味。同时更要注意保密。
一般的，秘书对一个地区或一个部门的经济、军事、文化、教育、卫生、科技、人事等重要机密往往了如指掌，有时甚至领导来不及知道的，秘书已经掌握了。所以，秘书的口风一定要紧。在日常工作中必不该说的机密，绝对不说；不该问的机密，绝对不问。
（选自胡新德《秘书谈吐十忌》，《演讲与口才》1996年第12期）
