（9）背景：就是指沟通所面临的总体环境，这种环境可以是物质环境，也可以是非物质环境，而任何形式的沟通，都必然受到各种环境因素的影响。这些因素通常是指：①物理背景。如一则小道消息在嘈杂的市场听到与以电话的方式告知对方的效果截然不同.前者常显示出其随意性，而后者却体现其神秘性；②心理背景，如对同一个信息.在心情不同的情形下往往反馈出不同的态度；③社会文化的背景，这反映了不同的社会角色及文化差异对同一信息的价值取向的不同，由此要求沟通的双方，必须要站在对方的立场、尊重对方的民族习惯与其进行信息的交流，不能超越社会角色与违背文化差异去进行沟通。
（10）噪声：就是指沟通过程中对信息传递和理解产生干扰的一切因素。噪声存在于沟通过程的各个环节，如难以辨认的字迹；沟通双方都较难听懂的语言；电话中的静电干扰以及生产场所中设备的噪音；固有的成见，身体的不适.对对方的反感等都可以成为沟通过程中的噪声。当噪声对编码产生干扰时，信息就会失真。
（二）沟通的意义
沟通是管理中极为重要的部分，著名管理学大师彼得·德鲁克就明确把沟通作为管理的一项基本职能，无论是决策前的调研与论证，还是计划的制订、工作的组织、人事的管理、部门间的协调、与外界的交流，都离不开沟通。无数事实证明，良好的企业必然存在着良好的沟通。
信息沟通是企业生存的一个基本条件。巴纳德甚至认为信息沟通是组织的基本要素之一。他在《经理的职能》中指出：“正式组织是人们自觉的、有意的、有目的的一种协作。”这个系统包含着三个基本要素：协作的意愿、共同的目标和信息的沟通。作为组织的一个基本要素，信息沟通涉及企业的每个成员。不仅是最高主管部门的经理发出信息。其他人接受信息，也不仅是下级发出信息，上级主管人员听取信息。事实是企业的每个成员既是信息发送者，又是信息的接受者。信息沟通对企业活动的组织有着非常重要的作用，具体来讲，有以下几面：
1.沟通是管理者科学决策的前提和基础
管理者是根据各种信息做出决策的，而有效的、及时的、全面的信息沟通能够极大地改进管理者获得信息的数量、质量和速度。因此，没有沟通就不可能有科学有效的决策。
2.沟通是使组织成为一个整体的凝聚剂
通过沟通，协调各个体、各要素，使组织成为一个整体。当组织内作出某项决策或制定某项新的政策时，由于每个个体的地位、利益和能力不同，对决策和制度的理解和执行的意愿也不同，这就需要互相交流意见，统一思想认识，自觉地协调每个个体的工作活动，以保证组织目标的实现。因此，沟通可以明确组织内员工做什么、如何来做，没有达到标准时应如何改进。可以说没有沟通就不可能有协调一致的行动，也就不可能实现组织的目标。
3.稳定员工的思想情绪，改善企业内的人际关系
在一个企业内部，无论是部门与部门之间。部门与个人之间，还是个人与个人之间，进行有效的沟通是极其重要的。我们常在一些企业中看到科研人员（或部门）与生产人员或者经销人员（或部门）之间关系紧张、矛盾激烈以及内部人际关系失调的局面，究其原因。是缺乏沟通或者沟通方式不当所致。众所周知，无论在日常生活还是在实际工作中，人们互相沟通思想与交流感情是一种重要的心理需要，沟通可以解除人们内心的紧张与怨恨.使人们感到心情舒畅，而且在互相沟通中使双方产生共鸣和同情，促进彼此的了解，改善相互之间的关系。如果一个企业信息沟通渠道堵塞，职工间的意见难以沟通，将使人们产生压抑、郁闷的心理。这样，不仅影响职工心理健康，还将严重影响企业的正常生产。因此，一个企业若要顺利发展，必须要保证企业内部上下、左右各种沟通渠道的畅通，这样才能激发企业内部职工士气的高涨，促进人际关系的和谐，提高管理效能。
4.调动职工参与管理的积极性，激励员工的无私奉献
随着社会的不断发展，人们逐渐开始由“经济人”向“社会人”、“文化人”的角色转变。无论是当局者还是旁观者，随着经济的开放，人们从单纯追求物质待遇和享受过渡到追求精神满足与自我实现，而这种自我实现与精神满足体现于能否直接参与或者多大程度参与企业的管理。因为，在企业管理中，管理者的知识、经验及观念往往影响着职工的知觉、思维与态度，进而改变他们的行为。特别是当管理者为适应发展的需要，必须进行某项改革时，他的一个重要任务就是通过信息沟通转变职工态度，改变其无法适应现状的传统行为，这样才能实现他们之间的良好合作，搞好企业的改革。因此，沟通既可以促进领导改进管理，又可以调动广大职工参与管理的积极性，使职工增强信心，积极主动为本企业献计献策，增强主人翁责任感，从而增强企业内部的凝聚力，使企业蓬勃发展。
5.沟通也是组织与外部环境之间建立联系的桥梁
组织的生存和发展必然与政府、社会、顾客、供应商、竞争者等发生各种各样的联系。它必须按照客观规律和市场的变化要求调整服务和产品结构，遵纪守法、担负社会责任，获得供应商的合作，在激烈的市场竞争的环境中获得优势，这就使组织不得不随时与外界环境进行有效的沟通。把握住成功的机会，避免失败。
（三）沟通的方式
沟通方式是指信息传递的形式，即采用什么信息媒介把所要表达的内容传递出去并使接受者理解。采用不同的信息媒介，就构成了不同沟通方式。沟通方式主要可以分为两大类：语言沟通和非语言沟通。另外还有一种沟通方式是通过电子媒介的沟通。
二、沟通的分类
在管理系统中进行沟通，根据不同的标准划分，有不同的类型。
（一）正式沟通与非正式沟通
根据沟通渠道产生方式的不同划分为正式沟通与非正式沟通。
正式沟通是在组织系统内，依据组织明文规定的原则进行的信息沟通。具有严肃性、规范性有一定的权威性但速度较慢、较刻板等到特点非正式沟通是正式沟通途径以外的沟通，具有灵活方便、传递速度较快但容易失真的特点。
（二）单向沟通与双向沟通
根据沟通的方向划分为单向沟通与双向沟通。
1.单向沟通
是指在信息沟通时，一方只发送信息，另一方接受信息。接受信息者不再向发送者反馈信息。如作报告、演讲、下达指标等。其优点是：传达信息速度快，发送信息者不会受到另一方面的挑战，能保持发送信息者的尊严。缺点是：有时难辨是非，准确性差，信息接受者易产生挫折与抗拒心理。
2.双向沟通
是指在信息沟通时发送信息者不仅要发出信息且还要听取信息接受者对信息的反馈，发送与反馈可进行多次.直到双方有了共同的理解为止。如交谈、协商、谈判等。其优点是：准确性高，接受者可有反馈的机会，接收信息者对自己的判断比较有信心，并有参与感与光荣感。缺点是：信息接受者有心理压力，传递信息速度慢，易受干扰，并缺乏条理性。
（三）言语沟通与非言语沟通
这是根据沟通所借用的媒介的不同而划分的。
1.言语沟通
是指使用正式语言符号的沟通。可分为两种：一是口头沟通，指借助言语进行的信息传递与交流.如演讲、会谈、讨论、电话联系等。其优点是简便易行，灵活迅速，特别是口头言语。在面对面的沟通中，往往伴有姿势、体态与表情，可以直接进行情感交流，增加亲切感，提高沟通的效果。缺点是沟通范围有限，尤其是在团体沟通场合，使用起来有困难；随机性强，使得发讯者与受讯者有时会提出一些不应提的问题，传递“多余的”信息。浪费时间，影响效率；沟通双方采取面对面的方式，会增加彼此的心理压力，造成心理紧张，影响沟通效果。
二是书面沟通，指借助文字进行的信息传递与交流，如布告、通知、书信、刊物、调查报告等。其优点是受时间与空间的限制较小，有利于长期保存，反复研究，具有一定的严肃性与规范性。缺点是沟通效果受文化修养的影响大，对情况变化的适应性较差。
2.非言语沟通
是指借助非正式语言符号，即口头表达及文字以外的符号系统进行的沟通。它包括有声言语与无声言语。
（1）有声言语：即通过非语词的声音如语音、声调的语言变化来传达信息。语音包括说话的音质、音量、音调、速度以及语气等。语音本身不是语言，但却能表达微妙的语言内容，为有声语言镀上丰富的感情色彩。
（2）无声言语：又称为非自然言语或态势言语。它可以分为三大类：表情言语、动作言语、体态言语。
表情言语，表情通常指人的脸部情感状态，是由脸色的变化、面部肌肉的抽动以及五官的动作所组成的。它能最迅速、最灵敏、最充分地反映出人类的各种感情和各种复杂的心理。
动作言语：指手、躯体、头部等的动作可以表达一定的信息。例如，竖起大拇指，表示夸奖、赞赏；如果拇指与食指合圆。其他三个指头张开，表示“OK”，即同意、赞成等。
体态言语。体态言语包括人的各种静态的姿态，如坐、立、睡、蹲、俯、仰等姿态以及人的仪表。
（四）直接沟通和间接沟通
这是根据沟通是否需要第三者传递来划分的。
1.直接沟通
指发送信息与接收信息无需第三者传递。如面对面谈话、电话直接对话等。其优点是双方可以充分交换意见.获得准确的信息。缺点是有时受时间、地点等条件的限制。
2.间接沟通
指发送信息与接收信息之间有第三者传送，有时需要两个以上的第三者，其优点是不受时间的限制，应用机会多。缺点是浪费人力与时间.有时会令信息受损与失真。有的信息到达接受者手中时已失去使用价值。
三、沟通的渠道
沟通渠道指信息在沟通时流动的通道，这些流动的通道可以分为两种：正式渠道与非正式渠道。
（一）正式沟通渠道
正式沟通渠道是通过组织正式结构或层次系统运行，由组织内部明确的规章制度所规定的渠道进行的信息传递与交流，例如组织与组织之间的信函来往，组织内部的文件传达、召开会议、上下级之间的定期情报交换以及组织正式颁布的法令、规章、公告等。正式渠道沟通包括上行沟通、下行沟通、横向沟通。
1.上行沟通
指组织成员通过一定的渠道与管理决策层进行的信息交流。它有两种表现形式：一是层层传递.即依据一定的组织原则与组织程序逐级向上反映；二是越级传递，即减少中间层次，让决策者与组织成员直接对话。在日常的组织管理中，常表现为下级对上级的请示汇报、申诉意见、提供建议等。
这种沟通的优点是：下级可以把自己的意见向上级反映，激发组织成员的参与热情，获得一定程度的心理满足；管理者也可以通过这种方式了解企业的经营情况，与下属形成良好的关系，提高管理水平。缺点是：在沟通过程中，上下级因级别不同而造成心理距离，形成一定的心理障碍，可能抑制或歪曲反映情况的真实性与客观性，最终导致信息失真。
2.下行沟通
指组织中信息从较高层次流向较低层次的一种沟通。也可以理解为企业的领导对职工进行的信息传递与交流。这是传统组织内最主要的沟通渠道。一般体现于上级给下级发布的指示、命令、规章制度、工作程序、方针目标等。这是组织与上级领导使下级了解其意图、统一思想与行动的一种重要手段。
卡兹与卡恩认为，这种沟通方式大体有五种目的。
（1）传递工作指示；
（2）促使员工对工作及其他任务的了解；
（3）向下级提供关于程序与实务的资料；
（4）向下级反馈其工作绩效；
（5）向职工阐明企业的目标，使职工增强其“责任感”。
这种沟通的优点是：使下级主管部门和组织及时了解企业总的奋斗目标和具体措施，增强职工的责任心和使命感；并且可以协调企业各层次之间的活动，加强各层次之间的联系。缺点是：如果企业的结构包括多个层次，则通过层层转达，其结果往往使下向信息发生歪曲，甚至遗失。
3.横向沟通
指组织中同一层次不同部门之间的信息交流。比如一位总经理领导下的三位副经理，即生产副经理、供销副经理与财务副经理之间的沟通就属于横向沟通。它能够加强组织内部同级单位之间的了解与协调，是减少部门间冲突的一种重要措施。
一部分管理心理学家认为，在正式沟通渠道中不应该运用横向沟通，因为这种沟通会破坏统一指挥。但是由于横向沟通能缩短沟通距离提高工作效率，因此在企业中还是广泛地存在。
由于横向沟通脱离了正式群体的沟通渠道，为避免不良和消除影响，应注意以下两点：一是在沟通前，尽可能先得到直接上级的允许。二是在沟通后，尽快把沟通结果直接向上级汇报。
综上所述，正式沟通的优点是：沟通效果好，比较严肃，约束力强，易于保密，可以使信息沟通保持权威性。重要的信息与文件传达，组织的决策，一般都采取这种形式。缺点是：由于依靠组织系统层层传递，所以很刻板，沟通速度慢。
