事务应用文是党政机关、企事业单位、社会团体及个人在日常事务中使用的具有实用性、事务性和一定惯用格式的应用文体。它具有交流情况，部署和联系工作，总结经验，规范行为，留存备查等作用。事务应用文包括的种类很多，有规章制度、计划、总结、会议记录、简报、调查报告、学术论文等。
事务应用文尽管也用来处理公务，但这类文体却不是国家规定的公文。事务应用文尽管也具有惯用格式，但这些格式不全是规范统一的定式。
公务文书和事务应用文对于机关、单位，犹如人的左膀右臂，不可或缺，缺则严重影响公务运作。撰写事务应用文是开展公务活动的重要手段。
公务文书和事务应用文二者关系十分密切，但毕竟又是不同的两类文书。因此，人们有时将二者连用，以公务文书之长补事务应用文之短，即以公务文书为主件代发文机关立言，使整个文件具有权威性、指令性、周知性，以事务应用文为附件，使整个文件内容丰富、详尽、具体。
第一节计划总结
一、计划的特点和种类
计划是国家机关、企事业单位、社会团体及个人对今后一段时间的工作、生产与学习提出预想的目标，并制定出实现这个目标的具体步骤、方法和措施所使用的应用文。
制定计划，是一种科学的工作方法。“凡事预则立，不预则废。”，有了计划，可以做到胸中有全局，奋斗有目标，行动有遵循，减少盲目性，被动性，增强自觉性。
计划，是一个统称，常见的设想、规划、打算、安排、意见、要点、方案等，都属于计划。只是由于内容等方面的不同，往往选用不同的名称。
（一）、计划的特点
1.预见性
制定计划一定要有科学的预见，依据对客观实际情况的精确分析，对未来一定时期的工作作出预想性安排。预见是否准确，直接影响所制定计划的成败。
2.可行性
计划是为了实现而制定的。计划的各项指标及措施、方法的设置安排必须在必要而且可能的前提之下。达不到目标的计划是一纸空文，所以计划必须具备现实可行性。
3.明确性
计划是效果检验的依据，因而计划中目标、任务、步骤、措施、方法都必须十分明确，不能含糊。明确的计划可以使人行有所依，查有所据。
（二）、计划的种类
按照不同的标准，计划主要可分为以下几类：
1.按性质分，有专题性计划、购销计划、教学计划、科研计划、学习计划等。
2.按内容分，有工作计划、生产计划、购销计划、教学计划、科研计划、学习计划等。
3.按时间分，有长期的计划、中期的计划、短期的计划、包括年计划，学期计划，季度计划等。
4.按范围分，有国家计划、部门计划、单位计划、个人计划等。
二、计划的基本格式与写法
计划的写作有条文式和表格式，有的两者兼用。
计划没有一成不变的模式，但任何计划在写作中都应体现内容构成的三要素。条文式计划是将三要素分解成若干条目，然后依内容的逻辑顺序逐条用文字表述。表格式计划是将三要素具体分解成表格的若干栏目。条文加表格式计划中，有的以文字叙述为主，列表格作为依据；有的以表格为主，附文字作为说明。
下面对条文式计划的格式加以详细说明。
条文式计划一般包括标题、正文、落款三个部分。
（一）标题
计划的标题一般是由四个要素组成，即单位名称、适用时间、计划内容和文种，如《××市2001年工作要点》；也可由计划内容加文种组成，如《关于提高生产质量的计划》；可由计划单位名称、计划内容加文种组成；也可由计划时间、计划内容加文种组成。
（二）正文
计划的正文一般包括开头、主体、结尾三部分。
1.开头
开头是计划的前言部分，主要阐明制定计划背景、根据、目的、意义、指导思想等，篇幅的详略长短要根据工作的重要程度、内容的多少来确实，总体上要求简练概括。
2.主体
计划的主体一般由目标、措施、步骤三部分构成，分别回答“做什么”、“怎么做”、“什么时间做完”的问题，有人将此称作计划的“三要素”。
目标，是计划工作、活动要达到的标准和要求，常被称作“目标任务”。它是对前言提出的总目标、总任务的分解与具体化，提出的应该是明确目标、主要任务与重要指标。
措施，是完成目标、任务的具体方法。如采取哪些手段，需创造什么条件，运用哪些方法，具体作哪些分工等。
步骤，主要指时间分配、人力物力财力的调度安排。如实现目标任务过程中所应作的时间安排，各个阶段任务的划分，各项任务的完成时限等。其它，如有关检查、落实、评比、修改计划等事项，可以分别写在条文里，也可在“措施步骤”后面单独写。
3.结尾
结尾即计划的结语。一般包括补充性说明，为完成目标任务而提出的希望、号召与建议，或执行计划应注意的事项等，收束全文。有的计划也可无结语，主体收束，全文收尾。
（三）落款
在正文的右下方写上制定计划者的名称或名字，并署上日期。如作为文件外发者，还要加盖公章。
三、计划的写作要求
1.要符合党和国家的方针政策。制订计划必须以有关的方针政策为依据，要有全局观念，处理好全局与局部，长远和目前，国家、集体、个人三者的利益关系。
2.要从实际出发，量力而行。计划中的指标、措施，都应从本单位实际情况出发，指标的提出要留有余地，经过努力能够实现。
3.要力求具体、明确。计划的内容具体，才利于实施，利于检查。一般不发议论，不叙述过程。要明确写出做什么，怎样做，达到什么标准。
四、总结的特点和种类
总结是党政机关、企事业单位、社会团体及个人对前一阶段社会实践活动进行系统回顾、分析评价，并从中得出规律性认识以指导今后工作的一种事务文书。
总结是对自身实践活动的回顾，又是人们思想认识从感性阶段向理性层次不断提高的过程。人们可以通过总结更深刻更全面地认识过去，更理智更坚定地走向未来，更顺利地开展以后的工作。
（一）、总结的特点
1.针对性。总结必须对本单位、本部门、本地区的工作实际进行检查、回顾和评价，并提出适合本单位或本部门特色的未来努力方向。
2.客观性。总结必须注重内容的客观性，以客观发生和存在的事实为分析研究的基础，保证事实的确凿无误。
3.理论指导性。总结必须用科学的分析方法，提炼归纳出规律性的东西，用以指导今后的实际工作。
（二）、总结的分类
1.按性质分，有专题总结、综合总结。
2.按内容分，有学习总结、工作总结、思想总结、科研总结、项目总结等。
3.按范围分，有地区总结、行业总结、单位总结、班组总结、个人总结等。
4.按时间分，可分年度总结、半年总结、季度总结、月份总结等。
五、总结的基本格式
总结一般由标题、正文、落款三部分组成。
（一）标题
最常见的是由单位名称、时间、主要内容和文种组成，如《××港务局2002年工作总结》。
有的标题由总结主要内容或主要观点概括而成。此种标题不标明“总结”二字，如“半年生产，全年供应》。这种标题简明扼要，突出重点，主要适用于写经验总结。
还有的采用双题，正题用来概括文章主旨和重心，副题具体说明单位、时间和文种，如《改变经营方式，提高经济效益——××商厦经验介绍》。
（二）正文
总结的正文部分主要包括基本情况的概述、现有成绩与不足、经验或教训的总结、改进意见与设想等几方面的内容。
1.基本情况概述，就是简单交代工作的时间、背景、事情的经过、基本成绩与收获等，为下一步的分析研究提供基本情况，给读者以总体认识。
2.现有成绩与不足，是总结的重要内容。一般先肯定成绩，叙述成绩表现在哪些方面，主要收获有哪些，列出确切的数据与典型事例，概括并阐述取得上述成绩的基本做法。同时，还要客观地指出工作中存在的不足，并分析这些工作失误的原因及其危害。
3.经验教训的总结，是通过对实践活动过程进行分析，找出经验和教训，认真挖掘日常工作中深层次的内涵，将具体问题上升到一定的理论高度，从而总结出某些规律，用以指导今后的工作。
4.改进意见与设想，是在总结经验教训的基础上，明确今后的方向，提出改进的措施与建议。
总结正文的写法，没有一成不变的模式。因总结目的的不同，总结内容的侧重点和结构安排也不尽相同，可灵活掌握，根据需要而选用纵式、横式或纵横式结构。
（三）落款
总结的落款一般是署名和日期。单位名称在标题中已出现的，正文后可不必再署。标题中没有单位名称的，要在正文右下方署明单位名称及年月日。凡单位向上呈报的文件式总结，署名之前可写上“以上总结，如有不当请指正”之类的结语，落款处还应加盖公章。凡上级下发的总结，一般都要鉴印，以示负责。
六、总结的写作要求
1.实事求是，一分为二。写总结必须从实际出发，实事求是地反映客观情况；同时也应坚持一分为二的观点，既肯定成绩，也指出缺点和不足。
2.点面结合，抓住重点。不论何种总结，都应既有较为系统全面的回顾与评价，又有典型事例或突出经验的详细介绍与分析。或以成绩为主，注重经验总结；或以问题为主，侧重提供教训。切忌面面俱到。
3.突出个性，注重特色。任何单位、个人都有自己的特点。对生活进行独到的观察、理解，抓住本单位最突出，最能反映客观事物本质的特点，就能写出具有个性特色的总结。
【例文3-1】
××××学校文秘专业实习计划
为了贯彻理论联系实际的教学原则，加强实践教学，使学生通过社会实践，运用课堂学到的知识，提高应用能力，培养创业能力和创新精神，根据教学计划，本学期安排《秘书学概论》和《应用写作》两门学科的专业实习。
一、内容和要求
（一）了解基层单位秘书部门（办公室）的一般性工作；
（二）了解机关文秘工作的内容及处理办法；
（三）了解机关文书的制发、运转程序；
（四）根据实习情况，学习编写简报；
（五）通过社会调查，写出调查报告。
二、时间安排
2003年11月14日至12月3日共3周。分两阶段，第一阶段（14日至26日）两周校外实习；第二阶段（28日至12月3日）校内实习，整理材料，写出总结和调查报告，小组交流，选出优秀者（每组两人）班上宣读。
三、实习安排
实习地点及分组安排表（略）。
四、组织领导与实习管理。
（一）由文化基础教研室负责实习领导，由××、××、××三位老师带队并担任专业辅导。
（二）聘请各实习点秘书为业务指导教师，协助完成实习中的教学工作。
（三）校外实习期间，由实习单位统一领导，服从实习单位作息时间表。
五、实习生注意事项
……
××学校实训处
二〇〇三年六月八日
【简析】
这是一份实习方案，它对于近期要完成的实习任务以及采取的措施、办法等写得较详尽，使执行者有据可依，实施起来方便。
【例文3-2】
××市××造纸厂
2004年质量工作计划
随着我国经济体制改革的深入发展，企业外部环境和条件发生了深刻的变化，市场竞争越来越激烈，质量在竞争中的地位越来越重要。企业管理必须以质量为重点，提高产品质量是增强竞争力，提高经济效益的基本方法，是企业的生命线。2004年是我厂产品质量升级、品种换代的关键的一年，特制定工作计划如下：
一、质量工作目标
1.一季度增加2.5米大烘缸一只，扩大批量，改变纸页的温度。
2.三季度增加大烘缸扎辊一根，进一步提高纸页的平整度、光滑度，要求此项指标达到QB标准。
3.四季度改变工艺流程，实现里浆分道，使挂面纸和小泥袋纸板达到省内外同行业先进水平。
二、质量工作措施
1.强化质量管理意识，进行全员质量培训，培养质量管理骨干，使广大职工提高认识，管理人员工作方法更为得当。
2.成立以技术厂长为首的技术改造领导小组，主持为提高产品质量以及产品升级所需设备、技术改造工作，负责各项措施的布置、落实和检查工作。
3.由上而下建立质量保证体系和质量管理制度，把提高产品质量列入主管工作厂长、科长及技术人员的工作责任，年终根据产品质量水平算奖金，执行奖惩办法。（办法另有方案）
4.本计划已纳入2004年全厂工作计划，厂部负责检查监督，指导实施，各部门、科室要协同配合，确保本计划的完满实施。
××市××造纸厂
二〇〇三年十二月十日
【简析】
本篇计划前言简洁，一开始就扣紧质量的主旨，迅速进入计划的正文部分。主体采用条文式结构，写清了计划的“三要素”：目标（做什么）、步骤（分几步完成）、措施（怎么做）。计划中涉及的其他事项和注意问题，也在主体中写得很清楚。
【例文3-3】
半年生产，全年供应(节录)
沈阳市人民政府
沈阳市是北方地区的重工业城市，无霜期短，复种指数低，在蔬菜产销上存在着半年生产、全年吃菜的矛盾。去年，我们根据以放为主、放管统一的指导思想，初步探索出蔬菜半年生产、全年供应的途径。实现了淡季人日均吃菜250克以上，秋大白菜人均供应31千克，收购价格比上年提高8.46%，国营商业的销售价只比上年增长0.086%。回顾过去的一年，我们主要有以下体会。
