（6）签发人
签发人指发文机关签发、签批公文的领导人的姓名。上报的公文需标识签发人姓名，签发人姓名平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人”用3号仿宋体字，“签发人”后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如果是联合行文，则有多个签发人，这时，主办机关签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名从第二行起在主办机关签发人姓名之下，按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，并使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与其距离为4mm。
（7）红色反线
红色反线一般标印在发文字号之下4mm处，其长度与版心等宽（即156mm）。
2.主体
主体在红色反线之下，一般由标题、主送机关、正文、附件、成文时间、印章、附注等要素组成。
（1）标题
公文的标题是对公文内容的概括和对行文目的的揭示，因而应当准确扼要地反映公文的主要内容。公文标题中除法律、法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。公文标题一般由发文机关、事由（即主要内容或发文目的）、文种三部分构成，我们称完全式标题，如《镇平县人民政府关于征收矿山地质环境恢复治理保证金的通知》。有时也可用非完全式标题，即根据实际情况省略其中事由或发文机关，如《关于召开招生工作会议的报告》，《中华人民共和国主席令》和《公告》等。
公文标题一般标识在红色反线下空两行处，用2号小标宋体字居中排布。如果字数偏多，需要分行排列，分行时须注意不要把各行上下对齐排成等长，更不得将两个字以上的词拆开排在不同行的首尾，总之标题的排布要做到词义完整、排列对称、间距恰当。
（2）主送机关
主送机关是指公文的主要接收和承办机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。主送机关一般在标题下空一行、左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。如果主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。
向下级机关发送的公文，主送机关较多，一般使用泛称，可采用“各有关部门和单位”等办法概写，主送机关之间则应按其性质、级别和有关规定或惯例依次排列，同性质或同级别的机关之间用顿号，不同性质或不同级别的机关之间用逗号。比如国务院对下行文，其主送机关的排列形式是：“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构。”如果发送机关少，可将发送机关名称全部写上。公告、通告及部分事项性通知等周知性公文可不写主送机关。
向上级机关上行文的主送机关一般是一个。议案、请示、批复、函等文件的主送机关只能是一个。主送机关要注意准确拟写。写哪个主送机关必须根据公文内容与机关职能决定。该写主送机关的决不能漏写，否则公文无法得到及时有效的送达和办理。
（3）正文
正文是公文的主体部分。正文应置于主送机关下一行，用3号仿宋体字，每自然段左空两字，回行顶格；数字、年份不能回行。
正文中的人名、地名、数字、引文应当准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号；引用外文应当注明其中文含义；日期应当写明具体的年、月、日；必须使用国家法定的计量单位。用词、用字要准确、规范，文内如果要使用非规范化简称，必须在首次使用全称的同时注明简称，并且还要注意简称在同一篇公文中必须前后统一；公文中的数字，除成文日期、部分结构层次数和在词、词组、成语、惯用词、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，一般应当使用阿拉伯数字；用数字表示多层次结构序数，其标识方法为：
第一层用“一、”“二、”“三、”……
第二层用“（一）”“（二）”“（三）”……
第三层用“1”“2”“3”……
第四层用“（1）…‘（2）…‘（3）”……
绝对不可以将层次颠倒过来，随意使用，比如用“（一）”“（二）…‘（三）”……作第一层，用“一、”“二、”“三、”……作第二层，等等，这是不允许的。
（4）附件
附件是正文的附属部分，是补充公文正文内容的其他公文或材料（包括图表、名单、规定、被转发的文件及其他资料）。公文附件是公文正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。
公文有的有附件，有的没有附件。公文如有附件，应在正文下空一行左空两字的位置用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。公文仅一个附件的只标注其名称，不标序号，如有两个或两个以上附件，则应在附件名称前标明序号，序号使用阿拉伯数字。
如果正文中已写明附件的名称，在正文之下可不做附件说明。附件应在公文成文日期之后，另起一页与正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时还要标识序号，比如“附件l”、“附件2”等。附件的序号和名称应与公文正文之下的附件说明一致。如果附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件。
（5）成文时间
成文时间指文件落款处的时间。该时间不是指印刷时间或起草时间，一般文件以负责人签发日期为准；经会议讨论通过的文件以会议通过日期为准；法规性文件以批准日期为准；联合发文以最后签发机关（部门）的负责人签发日期为准；电报以发出的日期为准。
公文成文时间用汉字将年、月、日标全，“零”写为“〇”，一般置于正文右下方，具体的上下位置依印章来定，左右位置由字数来定。
（6）印章
印章指正文末尾加盖的发文机关印章或领导同志签名章，是发文机关对公文表示负责并标志公文生效的凭证。
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间并加盖印章。成文日期右空4字。加盖印章应上距正文2～4mm，端正、居中下压成文时间。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空七字。主办机关印章在前，两个印章均压成文日期。要注意只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章互不相交或相切，相距不超过3mm。
当联合行文需加盖3个或3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在成文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排不满3个印章，如是一个或两个印章，则居中排布；印章之间互不相交或相切。在最后一排印章之下右空两字标识成文时间。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
（7）附注
公文需说明其他事项时用附注，一般是对公文的发放范围、使用时需注意事项等情况的说明，比如“此件发至省、军级”、“此件发至县、团级”等。
公文如有附注，一般用3号仿宋体字，居左空两字加圆括号标识在成文时间下一行。公文附注不属于公文内容，标注公文附注一般在公文落款印章的左下方，用圆括号标注。按照《国家行政机关公文处理办法》规定，请示性的公文应当在附注处注明联系人和联系电话。
3.版记
版记一般由主题词、抄送机关、印发机关和印发时间、共印份数、版记反线等要素组成。版记应置于公文的最后一页（即封四，亦称封底），版记的最后一个要素置于最后一行。
（1）主题词
主题词是反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组，应按照上级机关的要求标注主题词，具体可以参考《国务院主题词表》。
“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空一字，不加标点符号。主题词应先标反映公文内容的词，后标反映公文文种的词。一般情况下，一篇公文可标2～3个主题词，但最多不超过5个。
（2）抄送机关
抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
抄送机关标注在主题词下一行，左右各空一字，用3号仿宋体字标“抄送”，后标全角冒号，抄送机关之间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。
如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。
（3）印发机关和印发时间
印发机关，是指具体主办、制发公文的机关或部门。位于抄送机关之下（如无抄送机关则在“主题词”之下），占1行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空一字，印发时间右空一字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。
（4）共印份数
共印份数是同一文稿印制的总份数，置于印发时间之下，右空三字，用3号仿宋体字和阿拉伯数字标识。
（5）版记反线
版记反线是版记部分各要素之间的间隔线，即在主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等要素之下分别加一条反线，其宽度等同于版心。
情景模拟
一、选择题
1.具有密级标识的公文，还应标明文件的（ ）
A.签发人
B.份数序号
C.紧急程度
D.发文机关
2.主题词指（ ）
A.标识公文主题的规范化名词或词组
B.标识公文主题、文件类别的规范化名词或词组
C.标识公文文件类别的规范化名词或词组
D.标识公文的规范化名词或词组
3.发文字号中的“序号”（ ）
A.能编虚位、但不能加“第”字
B.不能编虚位、不能加“第”字
C.不能编虚位、可以加“第”字
D.能编虚位、也能加“第”字
4.给直属上级的请示，使用第一人称最恰当的是（ ）
A.本单位
B.本人
C.我
D.该
二、以下的公文标题中都缺了介词“关于”，使意思不明，请你在标题中适当处加上介词“关于”。
1.××省办公厅严格控制会议费用的通知。
2.教育部、财政部执行《出国攻读学位研究生在国外学习期间生活待遇的规定》的通知。
3.科技部高级专家离退休问题的函。
4.科技部、外交部发布《邀请国外科技专家来华短期工作的规定》的通知。
素质养成
下面公文标题太长，请你加以压缩重写。
1.××厂关于下半年建立中心实验室需要增添部分仪器设备，请求批准从××费用中开支的请示。
2.国家人事局、国家劳动总局、教育部关于原是民办教师或集体所有制企事业单位的正式职工考入高等学校和中等专业学校毕业后是否实行见习期问题的通知。
3.××大学关于请求从我校校区内迁出居民住宅的请示。
4.××公司关于要求批准建造冷库的请示。
5.××市人民政府对五个文明单位放松管理和教育，造成不良影响予以撤销的处理决定。
拓展提高
公文的用纸要求
国家机关公文用纸的幅面尺寸，《国家行政机关公文格式》规定：“公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。”当前党内系统公文仍可采用幅面为184mm×260mm的纸张。张贴的公文用纸大小，可根据实际需要确定，但应保持一定的纸型，以便于折叠和装订。
关于公文用纸的页边和版心尺寸，《国家行政机关公文格式》规定如下：“公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm”，“公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm”，“版心尺寸为：156mm╳225mm（不含页码）”。
公文的印装要求
公文一律采用从左至右横写、横排的格式。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字，少数民族文字版的公文应按其习惯书写和排版。
关于公文的排版规格，《国家行政机关公文格式》规定如下，“正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。二个基准行的距离为一个3号字的高度加上该3号字高度的7~8倍。
公文的制版要求是：版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。
公文的印刷要求是：双面印刷；页码应套正，两面误差不得超过2mm；印品着墨要实而均匀，字面不花、不白、无断划，黑色油墨应达到色谱所标BLl00~，红色油墨应达到色谱所标Y80%、M80%。
公文的装订要求是：左侧装订，不掉页；包本公文的封面与书心不脱落，后背平整、不空；两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3～5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。
公文的页码标识，要求用4号半角白体阿拉伯数字，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字，空白页和空白页以后的页不标页码。
