应用文写作主体要培养观察能力，养成其良好的习惯，就要有自觉性与恒心。所谓自觉性，就是时时、事事、处处都要主动留心观察外界事物，把观察当作自觉的行为，而不是被动行为。契诃夫曾说过：“要把自己锻炼到让观察简直成为习惯……仿佛变为第二天性了。”有恒心，就是要持之以恒，长期、持久地坚持自己的观察活动，长期坚持自觉观察的习惯。科学工作者为了观察动植物的生长史，往往要观察数年甚至几十年（昆虫世界就用了二十年），美国科学家为了研究蝉的生活史，曾把它的幼虫饲养了14年，详细观察它的生长发育状况。毛泽东在中国大革命时期就经常到农村实地观察，写出许多重要的考察文章，《湖南农民运动考察报告》就是一例。考察能促进人的认识能力与判断能力的提高。毛泽东在这份报告中说：“能够带来新发现的革命胆识是一种非常罕见的能力，它尤其需要一种独立精神和一种判断能力，前者使人足以摆脱流俗观念的影响，而后者则使人透过表面的现象，抓住潜藏的事实。”就是毛泽东以非凡革命胆识写就的经典着作，毛泽东在报告中所体现出的独立精神和判断能力令人叹为观止。
2.感受能力
感受是在感觉的基础上对客观事物所产生的一种情感体验活动。它是由单一的感觉向综合的知觉发展的心理过程，既包含特定的情感体验因素，也包含一定的认识和理解因素。感受在文学创作中具有十分重要的作用，但在应用文写作中同样重要。应用文写作更需要生活与工作感受，一个没有在本学科、本单位有切身感受的人，怎能写好专业性的应用文。感受是一种复杂的心理活动过程，它包含一定的认识和理解因素，一个环境不熟悉，生活没体验，怎能写出符合实际、得体的工作方案与管理制度。
观察是写作的前奏，感受是写作的开端。写文章往往是从感受开始的。心有所感才行之于文。法国着名作家福楼拜先生曾经说过，“写好，就是感受好、想好和说好”。工作中职工表现的一些行为就会引起领导的感受，就可能产生新的规定，职工中流露一些言论就可能成为单位统一思想，促进生产的一次活动的开展，就会诞生许多活动文件与文章。
一个作家感受能力提高了，更多表现在情感和情绪上，如面对同一轮圆月，有人感受到的是思乡之情，有人感受到的是祖国的统一，有人体味到的是爱情的甜蜜，有人想到的是古，有人想到的是今。激发你的感受是愉悦的，你写出的作品就是乐观的；感受是沉重的，作品的氛围肯定是低沉的。
一个文字工作者感受能力提高了，更多表现在理性与冷静上。一个单位纪律涣散，工作没有成效，有人会想到从管理制度抓起，有人会从整顿思想与工作作风抓起，有人想到管理体制的改革，有人想到领导班子建设问题等等。所以，对客观事物的感受体验往往带有浓重的主观色彩，独特的感悟能力是写作者的可贵品格。培养独特的感悟能力，先要求写作主体主动、自觉，有选择地、深入地感受生活。古人很重视对事物的独特感悟。陆机在《文赋》中曰：“虽杼轴于予怀，怵他人之我先。苟伤廉而衍义，亦虽喜欢而必捐。”意思是说，即使出于本人的创意，仍要戒惧此前有无先例，假使发明相同，降入别人窠臼，宁肯割喜欢也在所不惜。这里“以织喻文”，也是强调要有独特感受，不要步他人后尘。
3.思维能力
思维是人的大脑对客观事物间接的、概括的反映。写作思维是写作主体在感知的基础上推理、判断、加工、提炼的心理过程。思维是人类独有的智能，正是依赖思维这一特殊的心理功能，才能把观察、感受到的万事万物进行分析、提炼，把零星、分散的材料进行综合、改造，并借助语言作媒介进入写作活动，最终形成文章。
思维具有间接性、概括性、能动性和与语言不可分离的特征。思维在写作中具有非常重要的作用。
第一，思维贯穿于整个写作活动之中。作者从观察事物、摄取外界信息或阅读、检索、靠集材料开始，思维活动就已经渗透其中了。而进入写作构思，思维活动最为活跃、集中。而表达，即运用语言文字符号的表述过程，同样要受思维的调控与支配。写作中的“物”、“意”、“文”的双重转化都要依赖思维活动才得以进行。
第二，写作需运用多种思维形式。人类的思维形式主要有三种，即逻辑思维、形象思维和灵感思维。逻辑思维，即抽象思维，这是一种理性思维。它运用概念、判断、推理，对感性材料进行分析、综合，以达到对客观事物本质规律的认识。它依靠概念与概念之间的联系进行思维，概念是抽象思维的细胞，它的基本运动形式是概念、判断和推理。这种思维的逻辑性特别突出，讲究严密、严谨。应用文便属于此类。
写作是一种复杂的精神劳动，写作中的思维方式也是多向的，相互交叉的，相互联系和沟通的。理论文章、应用文、说明文的写作，以逻辑思维为主，其中也含有形象思维；而文学创作主要运用形象思维，同时也贯穿着逻辑思维的轨迹，不能离开逻辑思维的指导与配合。
应用写作主体思维能力提高要加以培养与锻炼。
第一，锻炼思维的能动性。思维离不开社会实践，它在社会实践中产生和发展。客观外物给主体输送各种感性材料，这是主体进入思维的物质基础。作者必须主动投身于各种社会实践活动，才能获得更多的信息材料，而对这些材料进行选择、提炼、归纳、综合，都要依赖于思维的能动机能的发挥。
第二，学习多种思维方法。写作中的思维是多维多向的，是多种思维方法的交叉运用，要顺利完成写作活动，写出高质量、有水平的文章，必须运用多种思维方法。
学会分析与综合。分析就是从现象向本质深入认识的过程，或者说把整体分解为各个部分、各个方面进行研究、考察，以认识其本质和规律。马克思说：“研究必须充分地占有材料，分析它的各种发展形势，探寻这些形式的内在联系。”分析是在研究个别属性中找出本质属性。综合就是把研究对象的各个部分、各个方面联系、结合起来考察，从而把握整体规律的思维方法。比如写调查报告，既要对调查对象的各个部分、各个方面作考察，分析其情况、特点、问题，同时又要在此基础上作综合考察以作出全面、整体的判断，揭示其规律。这两种思维方法既互为前提，又互为渗透。
学会归纳与概括。归纳是从特殊事实中认识一般原理的思维方法。比如写总结、调查报告，先要根据目的搜集大量材料，然后要对分散、零星的材料进行分类、归纳，将问题理出来。概括是透过表面现象和繁复的材料，去掉偶然因素、细小枝节，把握事物的基本特征和本质属性的思维方法。人们对复杂繁琐的事物的认识需要概括，把它抽象成理性的概念。比如写调查报告，把材料分类归纳之后，要从中提炼出观点来，这就需要概括。在理论文章和科技写作中，这两种思维方法使用频率很高，它们常常结合起来使用。
学会求异。求异思维打破思维定式，锐意求新，往往提出新观点，寻找新角度，不落俗套，不走老路。求异思维促使写作者在发展规划文件中提出新见解、新观点；在总结中提炼新经验、新感受。
4.表达能力
表达是主体思维的成果借助语言文字反映出来，并构成文章的一种行为。写作主体通过对客观外物的观察、感受、理解等心理过程，经过采集、构思这样两个阶段，形成思维的成果并存留于大脑之中，成为一种“内隐”状态，它最终转化为文章，需要一个“外化”的过程，这就是表达。即用语言文字作媒介，将思维的这种呈“内隐”状态的成果物态化。没有这种“外化”，思维的成果就无法表现出来，也就无法转化成文章。文学家运用语言文字，成就文学作品；公务员运用语言文字，成就应用文。所以，运用语言文字的能力，直接关系并影响写作的表达，但丁在《论俗语》一文中打过一个比方：“语言作为工具对我们的思想之必要正如骏马之于骑士，既然最好的马适合于最好的骑士，那么最好的语言就适合于最好的思想。”这个比喻很形象地说明了语言对于表达的重要作用。
应用文写作主体的表达能力提高非下工夫培养不可。
第一，要学会“打腹稿”。打腹稿就是孕育内隐语言。心理学认为：语言分为两大类，一是表达语言，又称外部语言；一是内隐语言，又称内部语言。内部语言是主体在思维过程中使用的语言，它具有随意性、模糊性，而又有内含丰富的特点。外部语言包括口头语言与书面语言。书面语言具有定型化、条理性、超时空性等特点。提高表达能力，其一在训练内隐语言的孕育，其二在培养将内部语言转化为外部语言的能力。内部语言是外部语言的胚胎，首先要反复、认真推敲、调理、组织内部语言，尽量使呈模糊状态的“意”比较明晰、准确而又有条理。
第二，坚持多读勤写。阅读是提高表达能力的重要途径。
应用文写作能力的提高必须依靠多看多写，勤学苦练，除此之外，别无捷径。“凡操千曲而后晓声，观千剑而后识器”（刘勰《文心雕龙·知音》），前者说的是多练，后者讲的是多读。在有限的时间里，我们虽无法将现代应用文写作练就到“操千曲”、“观千剑”的要求，但尽量多读一些范文，多写一些习作，却是必要的。特别是阅读党中央和国务院的文件与主要领导人的讲话稿，可以从中学习、借鉴表达的经验、方法和技巧。阅读范文，我国古代有“《文选》烂，秀才半”，“能读千赋则善赋”之说，科学地道出了古人学习表达的经验。韩愈在《进学解》中谈到自己的读书时说：“口不绝吟于六艺之文，手不停披于百家之编”。鲁迅也说过：“文章应该怎样做，我说不出来，因为自己的作文，是由于多看和练习，此外并无心得或方法的。”这些论述告诉我们，阅读对于学习表达之重要。大凡优秀的文章本身，都在告诉读者，文章该怎么写，怎么表达，只有多读、熟读名家的作品，达到心领神会的地步，才能学到表达的方法与技巧。
勤写是提高表达能力的关键环节。表达作为一种能力，必须要通过写作实践、写作训练才能得到提高。古谚说，读十遍不如做一遍。清人唐彪云：“学人只喜多读文章，不喜多做文章，不知多读乃籍人之工夫，多做乃切实求己工夫，其益相去远也。”表达的方法、技巧只有在写作实践中去摸索、去学习，才领会得深刻。老舍说得好：“熟才能生巧。写过一遍，尽管不像样子，也会带来不少好处。不断地写作才会逐渐摸到文艺创作的底。”这是古今中外大家的共识。
应用文写作的综合性和实践性，决定了应用文写作学习的基本规律，也决定了应用文写作的基本途径，这就是：在注意知识的积累、理论的提高和道德品行的修养的前提下，循序渐进地系统学习应用文写作基础知识和各类文体知识；同时通过对范文的分析和研究，经过多练勤写、反复修改和持之以恒的躬行实践，逐步把书本知识转化为自己的实际能力。
