第四条员工日常办公用品的领用，公司员工领用办公用品必须到行政部填写"办公用品领用登记簿"。公司员工应当自觉爱护公司财产，节约使用办公用品。
部门办公用品的管理
第五条除办公文具以外的所有办公用品皆以部门为最小申请单位。
第六条部门申请购买办公用品的程序
第一步：部门经理填写《办公用品申请表》。
第二步：将申请表交予公司行政部。
第三步：行政部查对库存或根据业务发展需要统一核准，上报董事长。
第四步：董事长签核。
第五步：行政部将申请结果及购买方式或地点反馈给各部门经理。
第七条部门办公用品领用之后，由部门经理分发办公用品给指定使用人，如使用人更改，部门经理需要到行政部变更记录。
公共办公用品的管理
第八条公司公共办公用品由行政部统一管理和维护。
第九条公司所有员工应当爱护公共办公用品，避免浪费。对于公司内部文件资料，提倡使用二手纸。
第十条员工在使用公共办公用品时，如发现机器故障应及时向行政部报修。
附则
第十一条公司根据办公用品使用人追究损坏赔偿责任。
第十二条行政部对各部门使用的办公用品，具有监督管理的职责，发现有浪费行为予以制止，并按办公用品的实际成本在当事人工资中扣除。
第十三条本规定由公司行政部负责解释，自颁布之日起实施。
虽然办公用品看似不值多少钱，但公司每年采购的办公用品总数也是花费不菲的。做好办公用品管理，节省一切不必要的开支。
167.办公档案与资料管理方法
（1）办公档案管理工作流程与标准
档案收集→档案鉴定→分类整理→保管维护→档案利用→档案更新→档案销毁
①档案收集鉴定
企业应该根据实际情况，制定归档文件的范围。在归档中应该收集齐全文件的定稿、正本和有关材料，保证档案的完整性。在档案文件的收集过程中，应该确定材料的利用价值。
标准：及时、完整。
②档案保管维护
整理的基本任务是把需要保管的档案进行分类、组织和编目，使其组成完整体系，固定下来。整理后的档案应采取安全保护措施存放，维护档案的完整，延长档案的寿命。
标准：合理、正确。
③档案存档销毁
销毁文件要进行登记，即编制"档案销毁清册"以备查考。它由序号、案卷或文件题名、年代、目录号、卷号或文号、卷内文件数、原保管期限、销毁原因、备注等组成。经鉴定准备销毁的档案应报领导批准，经批准后方可销毁。
销毁档案时，必须指派专人对照"档案销毁清册"检查档案，准确无误的，方可销毁，并在销毁清册上注明"已销毁"字样和日期，并签名盖章，方算完毕。
（2）资料管理流程与标准
收发文件→整理文件→处理文件→分发文件→收集资料→分类整理→移交文件→归档→提供查阅→定期清理
①处理收发文件
接受外部文件资料和寄出内部文件资料，行政部都要进行整理和处置，对文件资料的内容报上级领导审批，并对收发的文件资料进行分发。在收发过程中一定要保持及时、准确。
②收集分类
行政部人员需定期对文件资料进行收集、分类整理，收集到的资料一定要适用，分类也要明确。
③移交文件
对分类的文件按照要求移交至各部门处理。
④归档
接受整理好的文件资料后，各部门需对其进行编号装订、归档，并要做好资料登记记录。
⑤定期清理
归档后的文件可为员工查询服务，以便急需时用。对于过期的文件也要及时清理。
某控股有限公司的总经理陈大海这几天一直在郁闷，就因为前几天公司资料管理上出现严重的纰漏，行政人员在对文件资料进行电脑收集、分类整理的时候，将所有客户的资料，包括联系方式、地址等全部混淆了。这样无法准确联系客户，也无法将产品准确发往客户所在地。陈大海将公司上下每个员工训斥了遍，决心出台公司档案与资料管理的相关流程和标准，并张贴在公司宣传栏上，以儆效尤。
公司的运行其实也是文件资料的运行，做好档案与资料管理，有利于公司开展良好的业务，并维系内部的稳定。
168.考勤，你我他一个都不能少
考勤不但是企业给职工发放月薪、奖金福利的依据，也是职工能否拿到应得工资的依据，因此考勤的准确与否显得尤为重要。如下是某公司考勤制度的参考范例：
总则
第一条为了加强劳动纪律和工作秩序，特制定本制度。
公司作息制度
第二条公司上班时间为8：00～12：00，13：00～17：00（可分为夏季、冬季作息时间）。
工作制
第三条公司实行每天8小时标准工作制，每周工作5天，周工作时间为40小时。
第四条其他工作时间制度：
①缩短工作时间。主要针对特别繁重和过度紧张劳动，夜班工作，哺乳期的女职工。
②计件工作时间。按计件定额工作。
③不定时工作时间。主要为公司领导、外勤、部分值班人员、推销员、司机、装卸工等，因工作性质需机动作业的工作岗位。
④综合计算工作时间。工作性质为连续作业和受季节影响的岗位，按标准工作日换算为以周、月、季、年等周期计算工作时间。
第五条遵照国家双休日及法定节假日制度。
①每周公休日2天。
②法定节假日：元旦，放假3日；春节，放假7日；国际劳动节，放假1日；国庆节，放假7日；法律、法规规定的其他节假日，如妇女节、青年节、建军节等。
考勤范围
第六条公司除高级职员（总经理、副总经理）外，均需在考勤之列。
第七条特殊员工不考勤须经总经理批准。
考勤办法
第八条在有条件的情况下，采用考勤机打卡制度。未采用考勤机的，可填写员工考勤表。
某公司拥有职工122人，如何将每位员工的考勤做到准确无误如实记录，该公司结合实际，总结出以下几点：
首先，组长认真做好记录。为便于组长准确记录考勤，每月到办公室领取考勤表，表上依次写明本班人员姓名，每组次将出勤情况上报监控室。其次，监控员对组长上报出勤情况翔实记录。再次，考勤员根据组长记录、监控员记录、请假人员假条进行核对，每周两次，做到三项日期、时间一致，确保每月考勤准确无差错。
该公司为方便查找与统计每位职工的考勤，专门设有职工请假明细表、请假台账、年休假台账。职工请假明细表，登记每位员工的月（1月份~12月份）出勤天数，表中设有季度小计和年度总计，可快速计算职工的季度、年度出勤天数；请假台账，用于登记职工请假天数，一月一记，年终时每个职工的请假情况可一目了然。
考勤准确无误时，才能为企业、职工提供可参考的依据，这样既维护了企业利益，又维护了职工利益。
169.出差管理制度
（1）出差定义
因公司业务需要前往日常工作所在地以外的国家、省、市、地区被视为出差。出差按地区分为国内出差和国外出差，按时间长短分为当日往返和需要逗留24小时以上的出差。出差补贴因出差地区和时间的不同而有所不同。
（2）出差规定
通常情况下员工需提前一周向上级主管提出出差（当日往返的出差可根据实际情况决定）申请，并做好工作安排，保证出差期间不会给工作带来任何影响。出差期间，员工应遵守如下规定：
①注意言行举止，展示公司良好的企业形象，并且避免与出差目的无关的活动。
②出差在外期间应与上级主管保持联系，汇报工作进程。如有行程变动，应立即报上级主管批准方可执行。
③出差任务完成后应及时返回。
④出差回来应及时向上级主管汇报工作情况。
（3）交通工具
员工出差一般选择乘坐汽车或火车（在火车上过夜方可选择卧铺），特殊情况或时间紧急方可乘坐飞机（经济舱）。
（4）出差住宿标准
需在出差地逗留24小时以上的员工选择住宿地时，一般员工住宿标准为200元/夜，部门主管级住宿标准为300元/夜，部门主管级以上者住宿标准为400元/夜。特殊情况经总经理批准后方可超过以上标准。国外出差具体住宿标准参照当地水平决定，遵循合理经济的原则。
（5）伙食标准
①午餐为15元，晚餐为20元。员工结束出差后可按标准在报销时申请出差餐费补贴；员工也可选择实报实销，但每日总餐费不可超过40元。
②当日往返的出差，如于早上7：00前离家，可按标准申请早餐补贴；如于晚上19：00以后结束出差，可按标准申请晚餐补贴。
③出差期间如安排宴请客户，凭发票按规定交际应酬费报销，此餐的餐费补贴将被取消。
④酒店住宿含早餐或培训、会议等活动中提供餐饮的，相应的餐费补贴则被取消。
（6）出差补贴
省内或当日往返的出差每人每天补贴30元，其他情况的出差每人每天补贴60元。
（7）出差期间长途电话费用
①出差因公需打长途电话时，应尽量简短，以降低长途话费开支。
②出差因私需打长途电话，每天一次，不超过5分钟，超过部分费用由本人承担。
（8）报销规定
①出差费用报销仅限于规定的交通费、住宿费、伙食费、交际应酬费、电话费、传真费以及其他与业务有关的费用和公司出差政策允许的报销项目。任何个人消费由员工本人承担。
②所有报销费用均应出具合法的发票或收据，除非特殊情况并经批准，杜绝报销白条。
③员工出差结束后一周内填写"报销申请表"，经上级主管审批后至管理部复核报销。
下面是一份公司常用的出差申请单。
××公司出差申请单
出差人
职别
姓名代理人职务
职别
姓名
代理人签认
出差办理事项
暂支旅费
出差
时间
自年月日时起
1.本表适用范围：公司员工外地出差均应填写。
2.本表填毕后，原件复印件分存人事部门、本工作部门。
3.本表以单页方式使用。
出差管理是公司管理比较困难的一块，因为出差人员往往不能自律，所以制定比较规范的出差管理条例可以约束出差人员的行为。
170.卫生管理制度
为创造一个舒适、优美、整洁的工作环境，树立公司的良好形象，应制订相应的卫生管理制度。下面是某公司的卫生管理制度所包含的几项内容：
（1）卫生管理的范围为公司各部门、办公室、会议室、微机室、厕所、花坛、绿地及走廊、门窗等办公场所及其设施的卫生。
（2）卫生清理的标准是：门窗（玻璃、窗台、窗棂）上无浮尘；地面无污物、污水、浮土；四周墙壁及其附属物、装饰品无蜘蛛网、浮尘；照明灯、电风扇、空调上无浮尘；书橱、镜子上无浮尘、污迹，书橱、档案橱内各类书籍资料排列整齐，无灰尘，橱顶无乱堆乱放现象；办公桌上无浮尘，物品摆放整齐，茶杯无茶锈、水垢；桌椅摆放端正，各类座套干净整洁；微机、打印机等设备保养良好，无灰尘、浮土；厕所墙面、地面、便池清洁干净，无杂物、无异味；花坛、绿地内无杂草、杂物。
（3）卫生清理实行部门责任制，部门主管为责任人。各部门办公室的卫生，由各部门负责日常保洁。公共卫生清理实行区域负责，区域划分为：南办公室走廊大门以东办公室负责，走廊大门以西财务部负责；院子以走廊大门中心界定东西，以局西办公楼门洞中心界定南北，大门以东南部及东南角花坛由办公室负责，大门以西南部由财务部负责，大门以东北部及东北角花坛由城建资产部负责，大门以北部及花坛由投资发展部和项目技术部负责。市场营销部负责门前三包。小区工地办公室的卫生保洁分别由投资发展部和项目技术部负责。
（4）责任区卫生清理每周集中进行一次，日常保洁每月由办公室牵头进行卫生检查评比。
（5）各部门要认真对待卫生清理和卫生检查评比工作，积极主动地搞好卫生清理，不得因卫生清理不达标而影响公司的整体评分。
（6）卫生检查评比结果累计存档汇总，列入年终评先树优工作的内容。
如果你参观过日本的中小企业，会惊奇地发现很少有企业雇佣专门的清洁工打扫卫生。小到擦拭办公桌、清扫地板，大到草坪的修整，都由本企业员工自己完成。打扫卫生事情虽小，从中却能体现日本中小企业的管理方式和企业文化。首先，通过让员工自己动手打扫卫生，企业可以在节约开支的同时，树立员工爱护和维持周边环境的意识。同时，通过大家的共同协作，使公司保持一个清洁、有序的环境，也增加了员工之间的凝聚力和团结意识，增强了员工对企业的归属感。日本企业的员工跳槽率只有5%，低于美国和欧洲，这和日本独有的企业文化形成了员工对企业的强烈归属感不无关系。
日本中小企业在企业卫生管理的细节上体现出来的理念，很有借鉴意义。企业卫生管理应该让每个员工都参与进来，这样还可以节省企业的成本。
171.公司财产管理办法
第一条所谓财产是指资产负债表上所列属于固定资产科目者，其有关事务处理悉依照本办法规定办理。
第二条本公司财产管理由财务部统筹管理并委托使用单位保管，依其性质划分如下：
①土地。
②房屋及建筑设备：办公室、厂房、洗手间、仓库、宿舍、护堤、水道、围墙、停车场、道路。
③交通及运输设备：小轿车、客货车、起重机、机车、手推车、台车。
④机器设备：连续式铸造钢板设备、钢铁热轧设备、钢铁冷轧及冷压成型设备、金属热处理设备。
⑤电气设备：输电、配电、变电设备、照明设备。
⑥空气调节设备：冷气机、抽送风机、电扇。
