本节要点
1.会谈沟通准备
2.会谈沟通方式
3.会谈沟通流程
4.会谈沟通技巧
5.会谈沟通注意事项
1.会谈沟通准备
在进行会谈沟通时，可能经常遇到这样的情况：会谈次数越来越多，但是效果越来越差。一个最主要的原因就是会谈目的不明确。因此，在会谈沟通前，一定要明确沟通的目的是什么。
在明确了会谈沟通的目的后，正式开展会谈沟通前，还要有针对性地做好下面这些具体的准备工作：
根据企业的组织系统，收集所有接受指挥员工的姓名、职位、职责说明、目标内容等项目。
发放目标卡，在设定目标会谈时由部属填写。
管理者拟定会谈沟通的内容，并且再次仔细阅读部属以往的目标记录表。
为了说明修改部属所定目标的理由，上级事先应做整理。
为了更好地了解部属的目标及业务，上级事先应进行充分调查，调查内容。
总之，会谈沟通是目标管理的重要内容，要想使会谈沟通顺利有效地进行，应该做好各方面的准备，保证会谈沟通的效果。
2.会谈沟通方式
做好会谈沟通的准备工作之后，就可以开始正式进行会谈了。在进行会谈沟通时，应事先选择一种合适的沟通方式。
1）直接会谈。它是指管理者与部属直接进行谈话，经过协商后确定工作目标。这种方式比较直接，因此当上部属双方在讨论过程中出现问题时，可以当场提出并及时解决。这种方式的特点是需要花费较多的时间，因此企业应该合理地安排谈话员工和谈话时间。
2）间接会谈。在企业庞大，分支机构众多，直接会谈有困难时，常召开间接会议。形式可以按行政程序通过文字材料进行。总体目标的相关资料可事先颁发，然后供各级员工审阅，最后把各级的目标调整意见收回。间接会谈召开时若能把握激励要领，善于诱导，合理的目标同样可以制定出来。不过，由于间接会谈以文字传达为主，有时文字的晦涩不明也容易引起不必要的误会与歧义。
3）集体会谈。它是指管理者与一定数量的员工进行共同会谈以确定目标的方式。以创造业绩为主及以企业组织为中心的目标管理，大多采用集体会谈方式。在使用这种方式时，要注意加强对会谈主题的控制和汇总。
企业在选择一种会谈沟通形式时，应充分考虑本身的规模、组织结构、员工构成等实际情况，同时根据时机和需要的不同，选择合适的会谈沟通方式。
3.会谈沟通流程
选择好会谈沟通方式后，就可以正式进行会谈沟通了。就像目标管理需要遵循一定的程序一样，会谈沟通也要按照流程来进行，这样才会使会谈有条不紊地进行，增强会谈沟通的有效性。一般而言，有的9个步骤。
1）资料准备。所有接受直接指挥的员工，按姓名、职位、职责说明、目标内容等项目归集简要资料。
2）确定概念。因为这是管理者或经理第一次谈到工作目标，所以一开始应首先谈相关计划的概念。但是如果员工会前已接受了目标管理的培训，而且也考虑过自身的工作目标，管理者或经理可以加快进度甚至跳过这个环节。
3）约定会谈。发出书面通知，告知会谈的时间、会谈主题和想要达到的目的。
4）检讨会谈。与员工检讨项目目标，说明这些目标的内容，并询问其对推行的各项目标的具体想法。
5）决定职责。使员工了解其自身业务与总体目标之间的关系，了解自己是不可或缺的一环，并决定其相关职责。
6）奠定基础。如果员工对目标的设定与关系感到不理解，一定要再进行讨论，增加相互关系的接触，这种时间的花费是有价值的，有助于实现一个好的开始。
7）深入讨论。深入讨论、琢磨，最后促使管理者和部属员工达成一致目标。
8）草拟目标。经过以上7个会谈的步骤，管理者和员工开始草拟各项工作目标，一般用普通使用的纸张或表格进行记录。
9）决定目标。讨论各项工作的范围，决定了各项工作目标的成效标准后，紧接着管理者与员工的工作任务就是要决定各项工作目标的权重，按重要性排列顺序。
4.会谈沟通技巧
会谈沟通主要在上部属之间展开，因此上级在会谈沟通中占据主导地位。对于部门管理者来说，为了提高会谈沟通的效果，掌握一些技巧是很有必要的。
1）表现会谈目的。预先通知讨论的目的、重要性及时间，使部属有所准备。时间一旦决定，即应如期举行。
2）气氛轻松，态度认真。力求会谈气氛和谐融洽，保持双方平等互助的立场，赢取部属的尊重与谅解。
3）态度诚恳亲切。与部属保持平等立场，把握部属优点，适时巧妙地赞扬。让对方多说多想，如果对方不善言辞，或有自卑感，仍需诱导，鼓励其发言；在部属发言时则应注意倾听，不打断、不争辩、不露怀疑之色，必要时表示赞同。
4）把握要点，发掘问题。该指点之处应明白指出，切忌含糊不清。
5）时间充裕，从容不迫。草率从事，双方肯定无法充分沟通，会议效果将大受影响。
6）不要争论。意见分歧时，以冷静的态度，努力得到正确的结论，切勿坚持己见或意气用事。若讨论的问题部属难以接受，不妨先搁下，在稍后或下次会议时再诱导，不可使用强迫手段。
7）做好会谈记录。会谈要点要记录下来，互相承认，以供日后遵行、检查与考核。
8）会谈时间不要太长。时间过长的会谈会使员工疲乏，从而失去激情，降低效率。
9）环境宁静舒适。保持会场安静不受干扰。如果不断有事插入，不仅无法专心，同时会使部属以为上司尚有重要事务待办，或认为上级不重视该讨论。
10）专心会谈。杂务事应事先安排妥当，避免中途打扰，如等访客或接听电话，专心于目标会谈。
11）扩大眼界。利用会谈机会，提供情报资料，扩大部属眼界。
12）激励部属。要有担当失败责任的勇气，同时管理者也要表示对实现目标的决心及协助部属克服困难的意念。
由于上部属之间的关系受各种因素影响，比较复杂，因此在部属与管理者进行交谈时，难免会产生一些紧张感，对自己的真实想法有所隐藏。所以在会谈沟通时，管理者应充分运用各种技巧，想办法获取部属尽可能多的真实情况，这样会谈沟通的作用才得以真正发挥，会谈沟通的效果才得以体现。
5.会谈沟通注意事项
上级要顺利同部属进行良好的沟通，就不能忽视双方的角色定位。会谈者——负责计划与主导会谈的人，接受会谈者——在会谈中负责回答的人，这两者是参与会谈的两种角色。
一个会谈成功与否就看会谈者与接受会谈者有没有尽职尽责。换句话说，参与双方都必须“积极”参与，不能让其中一方唱“独角戏”。
1）突然中断会谈受到干扰突然中断，是最常见的一种障碍，而且这种情况在沟通过程中可能会发生许多次：
阅读材料时，有同事走进来说话；
会谈时，秘书暂时离开她的办公桌，这时电话铃响了；
开会正在发言时，有人举起手发问；
会谈中，突然窗外传来吵闹声。
消除这类障碍的方法：
确认它们的存在，不要刻意忽略这些干扰；
在继续交谈下去之前，再重复一次刚才的话，确定对方和自己一样了解情况；
阅读时受到打扰，等打扰消失后，重读刚才的内容；
干扰过于严重，导致沟通无法继续时，应重新安排会谈、阅读或报告写作的时间。
2）时间限制。时间压力——自己或对方的时间限制，也是常见的人际沟通障碍。
与其他人沟通时，人们很可能没有办法将正在做或者正要做的事情完全抛诸脑后。所以，这种对沟通造成的压力几乎是无法完全消除的。
消除这类障碍的方法：
为避免时间压力影响沟通的成效，在沟通开始之前就应事先定好时间限制。
事先谨慎地制定工作进度表。最好是留点时间给可能出现的干扰，不要把进度表定得过于紧迫。
3）不了解主题。对谈论的主题了解不够，也常造成会谈者和接受会谈者之间的隔阂。
作为会谈者，有责任传送完整的信息，清楚地知道自己在说什么，并仔细观察对方是否明白自己所要传达的内容。
作为接受会谈者，当不了解主题而不知道发送者说到哪里的时候，他的反应可能是担心、急躁、做白日梦等。
4）过去的经验。所谓经验就是人们先前实践得来的信息或技能的累积。人们在沟通的时候，如交谈或写报告，就会不知不觉地用过去的经验过滤现在接收到的信息。
这样的结果是接受会谈者所获得的信息很可能与会谈者的原始含义和意图不尽相同，造成沟通障碍。
要想降低这一障碍造成的不良影响，那么当自己作为会谈者时，先了解接受会谈者对主题的掌握程度是沟通之前必要的工作。
5）过分关切或缺乏兴趣。它是相当严重的沟通障碍。
接受会谈者对主题过分关切时，往往会急切地提出问题、发表评论，而对会谈者接下来要问的内容并不在乎。
接受会谈者对主题缺乏兴趣时，往往急于去干其他事情，或是对会谈者要说什么都不关心了。其缺乏兴趣的表现很可能会对会谈者也造成影响，而如果沟通的双方都觉得主题乏味无聊，情况就更不乐观。
消除这类障碍的三种方法：
会谈者承认这种情况已经发生。如可以说：“让我们在最后10分钟再研究问题，好吗？”
接受会谈者在会谈者的注意力已转移到自己的意见上时，不妨在记事本上迅速写下关键字，然后专心倾听，最后再一起提出问题讨论；
接受会谈者在对讨论或阅读的资料感到乏味无趣时，不妨努力想着获取一些对自己有用的信息，而不要等着浪费时间。
案例讨论 沟通还是推脱
某企业想开拓华北市场，设立了一个大的华北区，下设6个办事处，任务是完成3500万元的销售额，这是企业既定的目标。然而，到了年中，6个办事处只到了5个经理，还有很多的业务员工和销售员工都没到位，而且这6个办事处的主任也是刚到。也就是说，人事部门根本就没有及时为他们招到人，销售经理很生气，就找到人力资源部：“你看这都到年中了，你让我怎么实现目标？”
人力资源部经理说：“我们确实想把事情做好，但我们只有两个人，老板不给我增加人，我整天加班还忙不过来呢！”
案例提示
这个企业事先是设定了目标，但是没有考虑到人力资源部只有两个人，人手不够。我们都知道，要向供应商事先订货，供应商就要向客户事先订货，这就是所说的要进行目标对话。员工招聘要找人力资源部，财务结算要找财务部，产品销售可能还要涉及市场部等，你需要这么多部门的支持，目标才能完成。
讨论题目
1.在制定部门目标时，应该考虑到哪些因素？发生上述情况，应该属于谁的责任？
2.沟通在目标管理中是性质，起到什么作用？
思考
1.假定你所属公司今年的总体目标是提高10%的利润，请你根据这个目标，制定出一个会谈沟通的程序。
2.请就这个程序制定出详细的会谈沟通注意事项及步骤表格。
本章小结
本章共讲述了5个方面的内容：总体规划、分析与选择、确定目标、制定双向沟通程序，以及避免“老鼠”会议。在选择与分析一节中，介绍了SWOT、SMART、KPI这三种分析工具。
本章阐述了从制定目标的准备工作到制定出好目标的全过程。围绕制定目标应注意的方方面面和具备的要素分别进行了探讨，并提供了一些表格以及参考案例，力求使本章具有实际操作性和明确的指导性，使学员看完后能够学会制定出适合本企业的目标。
