（四）记账凭证查询打印
会计软件中通常提供了强大的信息查询功能。输入一定的条件，查询相关记账凭证并将其打印输出。不仅可以查询符合条件的凭证信息，还可以查看到当月科目最新余额、外部系统制单信息、联查明细账等。
（五）凭证汇总
将记账凭证按照一定的范围、条件进行汇总。
（六）记账
记账是以会计凭证为依据，将经济业务全面、系统、连续地记录到具有账户基本结构的账簿中去的一种方法。
在手工方式下，记账是由会计人员根据已审核的记账凭证及所附的原始凭证逐笔或汇总后登记有关的总账和明细账。
在电算化方式下，记账凭证经审核签字后，由有记账权限的操作员发出记账指令，由计算机按照预先设计的记账程序自动进行合法性检查、科目汇总并登记总账和明细账、日记账、部门账、往来账、项目账以及备查账等。对审核后的记账凭证完成记账工作，凭证记账后就不能进行修改，如果发现凭证有错，只能用冲销凭证方法进行修改。
记账一般采用向导方式，使记账过程更加明确，记账工作由计算机自动进行数据处理，不用人工干预。记账操作每月可多次进行。
1.执行系统菜单“凭证—记账”命令，进入“记账”窗口。
2.第一步，单击“全选”按钮，选择所有要记账的凭证。
3.单击“下一步”按钮。
4.第二步显示记账报告，如果需要打印记账报告，可单击“打印”按钮。如果不打印记账报告，单击“下一步”按钮。
5.第三步记账，单击“记账”按钮，打开“试算平衡表”对话框。
6.单击“确认”按钮，系统开始登录有关的总账和明细账、辅助账。登记完后，弹出“记账完毕”信息提示对话框。
7.单击“确定”，记账完毕。
（七）账簿查询
企业发生的经济业务，经过制单、审核、记账等程序后，就形成了正式的会计账薄。查询输出包括总账、明细账、日记账的查询及打印。
1.总账的查询及打印
总账查询不但可以查询各总账科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额，而且还可查询所有二至六级明细科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额。
2.明细账的查询及打印
明细账查询用于平时查询各账户的明细发生情况，及按任意条件组合查询明细账。在查询过程中可以包含未记账凭证。
3.日记账的查询及打印
日记账的查询及打印主要用于现金和银行存款日记账的查询和打印。
三、结账
每月月底都要进行结账处理，结账实际上就是计算和结转各账簿的本期发生额和期末余额，并终止本期的账务处理工作。
在电算化方式下，结账工作与手工相比简单多了，结账是一种成批数据处理，每月只结账一次，主要是对当月日常处理的限制和对下月账薄的初始化，由计算机自动完成。
在结账之前要做下列检查：
1.检查本月业务是否全部记账，有未记账凭证不能结账。
2.月末结转必须全部生成并记账，否则本月不能结账。
3.检查上月是否已结账，上月未结账，则本月不能记账。
4.核对总账与明细账、主体账与辅助账、总账系统与其他子系统数据是否已一致，不一致不能结账。
5.损益类账户是否全部结转完毕，否则本月不能结账。
6.若与其他子系统联合使用，检查其他子系统是否已结账，若没有，则本月不能结账。
结账前要进行数据备份，结账后不得再录入当月的记账凭证，并终止各账户的记账工作；计算本月各账户发生额合计和本月账户期末余额并将余额结转下月月初。
四、编制会计报表
会计报表第一次使用时，也存在报表初始化的问题。所谓报表初始化，就是新建报表，定义报表格式，设置报表参数，定义报表取数公式和定义表内及表间的勾稽关系。
完成报表初始化后，报表的日常使用主要有：报表编制、报表汇总、报表查询和报表打印。
在计算机中，各种程序和数据一般都是以文件的形式存放的。会计报表系统也不例外，为了存放用户定义的表格式和表公式，系统需要用户在定义前，事先在系统中登记文件名，以便在调用定义的内容时作为标识。这个文件名是供用户调用使用的，所以通常称为文件的外部标识名。有些报表处理软件为了处理的方便，在登记外部标准名的同时，计算机自动给这个文件一个名称，这个名称是为计算机处理该文件用，因此称为内部标识名。
需要注意的是：不同的报表，报表名不能相同。报表名是供用户调用庙宇的报表结构文件使用的，它与表的标题并没有直接的关系。它可以是中文，也可是西文或汉语拼音的缩写。
在计算报表处理系统中，所谓报表格式实质上是一个保存在计算机中的模板，使用这个模板可以无限复制相同格式的表格供用户使用。
（一）报表的格式
1.表头
表头包括标题及报表的编制日期、编制单位、使用的货币单位等内容。标题用来表示报表的名称，标题在计算机打印时通常希望放大字体并加重打印。
2.表体
表体是会计报表的主体，表体由横向的若干栏和纵向的若干行组成。纵向表格线和横向表格线将表体部分划分成一些方格用于填写表中的数据，这些方格称为表单元。表单元是组成报表的最小基本单位，每一个表单元都可以用它所在的列坐标和行坐标来表示。通常将确定某一单元位置的要素称为“维”。
为了报表数据处理的方便，有时需要对多个单元的数据同时进行计算，因此有些报表系统需要定义区域。所谓区域是由多个单元组成的，它包括的范围是从起点单元开始到终点单元构成的一个长方形单元陈列。区域是二组的，最小的区域是一个单元，最大的区域可以包括整张报表的所有单元。
在报表编制过程中，向报表单元中填入的内容一般只有两种：一种是文字，一种是数字。其中有些文字部分用来作为每行（或列）的标题，称为表样。表样单元的内容在编制不同会计期间的同一会计报表时与表头表尾等一样它的内容是固定不变的，因此表样是报表格式的一部分。
3.表尾
表尾指表格线以下进行辅助说明的部分。表尾部分有的表有内容，有些表没有内容，但无论有无内容，表尾这一结构在报表中是一定存在的。
表头、表体和表尾是组成报表的基本要素，不同报表的区别实际上是报表中各要素的内容不同。表处理子系统的基本工作原理就是软件提供给用户设置表头、表体和表尾的功能，用户只要运行这些功能，就能得到满足需要的报表。
（二）定义报表格式的一般操作
1.设置报表尺寸
设置报表尺寸是指设置报表的行数和列数。
2.定义组合单元
有些内容如标题、编制单位、日期及货币单位等信息可能一个单元容纳不下，所以为了实现这些内容的输入和显示，需要定义组合单元。
3.画表格线
报表的尺寸设置完成之后，在数据状态下，该报表是没有任何表格线的，所以为了满足查询和打印的需要，还需要划上表格线。
4.输入报表项目。
报表项目指报表的文字内容，主要包括表头内容，表体项目和表尾项目等。
5.设置单元风格
单元风格主要指的是单元内容的字体、字号、这型、对齐方式、颜色图案等设置。设置单元风格会使报表更符合阅读习惯，更加美观清晰。
（三）设置文字
关键字主要有六种：单位名称、单位编号、年、季、月、日、另外还可以自定义关键字。可以根据自己的需要设置相应的关键字。
（四）定义报表取数公式
报表运算公式是编制报表时，确定表元的数据来源的公式，主要的作用是，在报表生成的过程中，通过庙宇的运算公式，系统从根据公式描述的数据库文件中提取到时指定的数据，进行表达式指定的运算，将运算结果放入表元中。
1.确定运算公式时，主要考虑以下几个方面：
确定表元的数据来源及取数所要满足的条件。
（1）从账务系统取数，这是报表系统数据的主要来源。
（2）从共他核算系统取数，如工资、固定资产、、销售等系统的数据。
（3）从报表系统自身取数，可以从其他报表取数，也可以从同一报表的不同表面或同一表页或同一表页的不同单元取数。
（4）从系统外部取数，包括直接通过键盘录入，从软盘读入、通过或从其他会计软件取数等。
（5）取数所要满足的条件一般包括：借方发生额、贷方发生额、期初（末）借方余额、期初（末）贷方余额、累计数（包括借方累计、贷方累计）前期数等。
2.运算公式的构成
（1）表单元及坐标，表示表单元在表中的位置。
（2）运算符。
（3）表达式，将常量、变量、函数用运算符连接起来。
例如，某报表系统公式格式为：
列号、行号=QC（科目编码，会计期间，方向，账套号）其中，QC是一个取数函数，表示取某科目时期期初余额：列号用代表列的字符表示，行号用数字表示，科目编码，会计期间，方向，账套号是取数函数的自变量。
例：C10+PTOTAL（C6：C9）表示C10表元的值是其他几个表元C6、C7、C8、C9表元值的合计数。
通用报表系统中运算公式的实现有两种方式：
通过键盘直接录入公式：在这种方式下，只需按照公式的格式输入公式，其优点是输入速度快，但要求使用者对系统比较熟悉。
系统采取引导输入的方式自动生成公式：这种方式下，使用都只需按照系统提示，回答系统提出的问题，比如从何处取数，什么会计科目，哪能个会计期间，借方还是贷方，发生额还是余额等，系统即可自动生成需要的公式，这种方法对软件初学者来说，会感到非常易学，易用，但编辑速度较慢。
（五）定义报表审核公式
报表审核公式是报表数据之间关系的检查公式。它主要用于报表数据来源定义完成后，审核报表的合法性，报表数据生成后，审核报表数据的正确性。
在各类会计报表中，每个数据都有明确的经济含义，并且数据间往往存在着某种对应关系，称为勾稽关系。比如，资产负债表的资产合计应等于负债与所有者权益合计，这种平衡关系就是勾稽关系。如果在资产负债表编制结束后，发现没有满足这种平衡的勾稽关系，即可以肯定该表在编制过程中出现了错误。所以，在实际工作中，利用勾稽关系对报表进行检查是保证报表正确性的重要手段。为了满足财会人员编制报表时对数据审核功能的要求，通用报表系统提供了数据审核功能，财会人员需将报表数据之间的勾稽关系用审核公式表示出来，计算机即可按照审核公式定义的勾稽关系自动对报表进行审核。
报表审核公式的设置和报表运算公式的设置方法类似。它们的主要区别在于：审核公式用于对报表数据的勾稽关系进行检验。
（六）报表日常使用
报表日常使用主要包括报表编制、报表汇总，报表查询，报表打印。
1.报表编制
设置报表格式和报表公式只是定义了报表的结构，如果想要得到时填表有需要数据的报表，还需进行报表的编制工作。报表的编制是由计算机在人的控制下自动完成的。它的作用是使系统运行载有设置好报表结构的文件，使其中的运算公式能从相应的数据源中调取数据填入相应的表单位元中，从而得到数据表。系统将自动生成一个文件用以保存得到的数据表。为了区分不同月份的同一张表，每次编制报表羊系统都将要求用户输入关键的值，如相同关键字值的报表已存在，系统要求用户确认是否重编。如果用户重新编制，则新编的表将覆盖已存在的旧表。因此，如果用户修改过表格式或表公式，则必须重新将该报表编制一遍，以得到时按新结构生成的报表。
在报表编制过程中，系统将对公式的格式进行检查，如有语法或句法错误系统将给予提示。但应注意的是，检查正确不等于公式的逻辑关系也正确，系统对公式的逻辑关系不进行检验，也很难进行检验。
报表系统的日常工作主要是每月末编制报表并将编好的报表打印输出。每月编制报表前首先应将当月业务处理完毕（既包括日常业务的处理也包括期末摊、提、结转业务的处理）并结账。编制季度和年度报表也应按此原则处理。
2.报表汇总
报表系统的报表汇总功能是指：结构相同，数据不同的两报表经过简单叠加生成一张新表的功能。在实际工作中，主要用于同一报表不同时期的汇总以便得到某一期间的汇总数据，或者同一单位不同部门同一张报表的汇总，以得到整个单位的合计数字。
需要注意的是，报表汇总功能不能用于编制合并报表。这是因为合并报表是集团公司汇总总公司及下属各单位的有关会计报表的数据，以反映全公司的综合财务状况。合并时需要将各子公司之间的内部往来，内部投资等数据进行抵扣，而不是各子公司报表的简单叠加。编制合并报表必须使用具有编制合并报表功能的软件。
进行报表汇总时，需要进行汇总的报表（编好的数据表）必须已经存在。且各表的结构必须相同。
