一、综述
干部人事档案是客观记载干部个人经历和德、能、勤、绩、廉的文字材料，是全面了解和正确选拔使用干部的重要依据。干部人事档案管理工作以《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》和《干部人事档案材料收集归档规定》等有关文件为依据，是组织人事部门工作中的一个重要组成部分。做好干部人事档案管理工作，充分发挥干部人事档案在实际工作中的作用，是做好干部工作的基础和前提，对全面了解干部、准确选用干部具有十分重要的作用。
（一）干部人事档案的概念及特性
干部人事档案属于人事档案的一部分，是组织、人事等有关部门按照党的干部政策，在录用、培养、选拔和任用干部等工作当中，以干部个人姓名为单位，形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和公道正派选拔任用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分，其作为档案分类的一个分支，既具有档案的原始性、记录性、信息性、凭证性、知识性和参考性等共性以外，还有区别于其他档案的真实性、动态性、保密性、权威性等特点。
（二）干部人事档案管理的体制及人员配置标准
根据《干部档案工作条例》规定，我国现行的干部人事档案实行集中统一和分级负责的管理体制。县以上（含县）机关、单位干部的干部人事档案按照干部管理权限采取集中统一管理的模式；县以下机关、单位的干部人事档案实行由县（市、区）委组织部集中管理，或由县（市、区）委组织部、人力资源和社会保障局、教育局、卫生局等单位相对集中管理模式。个别单位不具备保管条件或档案很少的，其干部人事档案由上一级单位代管。如干部人事档案被纳入综合档案部门管理的，须固定专人管理，业务工作则接受本单位组织人事部门的领导和上级有关业务部门的检查指导。
县以上（含县）的组织、人事部门根据规定建立相应的干部档案管理工作机构，负责对本地区、本部门、本系统的干部档案工作进行指导、监督和检查。在人员配备方面，按照《干部档案工作条例》的规定：每管理1000人的档案需配备1名专职干部，有业务指导任务的单位，要配备相应的业务指导人员。县以下实行集中或相对集中管理档案的单位，根据上述原则配备专职人员。不需要建立机构的单位，必须配备专职或以干部档案工作为主的兼职干部档案工作人员。
（三）干部人事档案管理的历史及发展
新中国成立初期，因条件制约，我国的干部人事档案管理工作存在管理机构不健全、归档材料分散杂乱、管理方法和规章制度不统一、专职和兼职管理档案的人员较少等现象。新中国成立后，我国的干部人事档案管理工作逐步规范，从制订干部人事档案材料范围着手，完善了档案的内容建设；从建立“档随人走”的转递制度入手，完善我国干部人事档案的各项制度；建立分级管理体系和正副本制度使干部人事档案更加便于保管和使用。1990年12月第三次全国干部档案工作会议召开之后，中央组织部和国家档案局于1991年4月联合颁发了《干部档案工作条例》，明确干部档案工作属于全国档案工作管理体系，使干部档案工作有了法规性文件作依据，使干部人事档案管理工作得到了较大的发展，对干部人事档案的收集和整理、档案的保管与保护、档案的利用传递等方面的工作提出了明确的要求，并加大了档案管理制度健全及完善的工作力度。2005年11月，中央组织部在北京召开第四次全国干部档案工作会议，对新时期干部档案工作提出了新的要求，使干部档案工作的重心从制度建设转向内容建设，使干部档案工作从简单管理型服务向研究开发型服务转变，至此，我国的干部档案工作已逐步完善成熟。各级干部人事档案管理机构健全，全国拥有干部人事档案管理单位9万多个，管理档案人员10万余人，而计算机的应用更是在干部人事档案管理的革新中发挥了重要的要推动作用，将逐步实现全国的干部人事档案管理工作网络化和数字化。
（四）干部人事档案管理工作的定位及其主要内容
《干部档案工作条例》中指出：“干部档案工作……是为贯彻执行党的干部路线、方针和政策，选贤举能，知人善任，进行社会主义现代化建设服务的。”由此看来，干部人事档案管理工作作为组织人事工作的一部分，从属和服务于组织人事工作是其本质属性，因此干部人事档案管理工作应当以服务功能来定位，根据新时期干部人事档案工作的要求，积极提供干部人事档案材料，不断开发干部人事档案的信息资源，探索规律、总结经验，为干部人事工作的育人、选人、用人提供可靠依据。
因此，根据《干部档案工作条例》规定，我国干部人事档案工作的内容归纳起来主要有：一是对干部人事档案的实体进行管理，如对干部人事档案材料的收集和补充、审核和鉴定；整理和装订、维护和保管、清理和转递；办理干部档案的查阅、借阅和转递；登记干部职务、工资变动情况的登记；做好干部档案的保管保密和保护工作，确保干部档案的完整与安全；定期向档案馆移交死亡干部档案等内容。二是对干部人事档案所储存的信息进行管理、统计、整理、调查研究、归纳总结干部的成长规律等，为有关部门提供干部的情况，并为干部的培养选拔等工作起着重要的参考作用。三是做好干部档案的基础建设，积极应用干部档案管理现代化的管理技术，对干部人事档案的研究和业务指导，及时研究干部人事档案工作的规律和特点，发现问题并及时解决问题。四是不断根据新情况，对干部人事档案的规章制度进行修订和完善，使制度充分发挥督促和指导干部人事档案管理工作方面的作用。五是加强队伍自身建设，采取各种方式做好从事干部人事档案工作的人员教育和培训，以提高从业人员的素质和服务水平。由于本书力求对从事组织工作特别是刚从事组织工作的同仁提供一定的帮助，因此在本章节我们仅从干部档案的实体管理进行探讨。
（五）干部人事档案实体管理的主要环节
从对干部档案的实体管理讲，干部人事档案管理包括干部档案材料的收集鉴定、整理归档、日常管理、转递、检查验收、利用等主要工作环节。其中干部档案案卷的接收是管理的开始，档案材料的收集环节是基础，整理立卷环节和日常管理环节是手段，开发利用环节是目的，每个环节都对档案的案卷质量起着重要作用，每个环节又都有其不同的要求和特点，下面我们就分环节进行说明。
二、干部人事档案材料收集
（一）干部人事档案材料收集流程
干部人事档案材料是反映干部情况的基本凭证和重要依据，档案材料的收集工作是档案管理工作中的重要环节，也是干部人事档案管理工作的基础。日常工作中，干部人事档案管理部门可根据自身的管理权限范围及干部人事档案材料的收集范围，将有关部门形成的干部人事档案材料集中起来，统一管理。干部人事档案材料形成部门必须按照有关规定规范制作干部人事档案材料，并集中起来，详细登记《干部档案零散材料移交表》（一式两份）（见附件《干部档案零散材料移交表》参考例文），在材料形成之日起一个月内按照干部管理权限，派专人或通过机要交换渠道送交干部人事档案管理机构，并按照规定履行移交手续。材料接收的部门在接到送交的干部人事档案材料和《干部档案零散材料移交表》以后，在“经手人”栏目中签字并交一份给送交单位移交人。
1.干部人事档案材料的归档范围
根据2009年7月16日新修订的《干部人事档案材料收集归档规定》要求，应归入干部人事档案材料的范围如下：
第一项，履历材料：
履历表和属于履历性质的登记表等材料。
第二项，自传材料：
自传和属于自传性质的材料。
第三项，报告个人有关事项的材料：领导干部个人有关事项发生变化的报告表等材料。
第四项，考察材料：在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料；定期考核材料，年度考核登记表，援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料；工作调动、转业等鉴定材料；后备干部登记表（提拔使用后归档）等材料。
第五项，审计材料：经济责任审计结果报告。
第六项，学历学位材料：高中毕业生登记表；中专毕业生登记表；普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表，入学考试各科成绩表，研究生推免生登记表，专家推荐表；学生（学员、学籍）登记表，学习成绩表、毕业生登记表，授予学位的材料，毕业证书、学位证书复印件，党校学历证明；选拔留学生审查登记表等参加出国（境）学习和中外合作办学学习的有关材料；******学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料等。
第七项，培训材料：为期两个月以上的学员培训（学习、进修）登记表、考核登记表、结业登记（鉴定）表等材料。
第八项，职业（任职）资格材料：职业资格考试合格人员登记表或职业（任职）资格证书复印件；教师资格认定申请表等材料。
第九项，评（聘）专业技术职称（职务）材料：专业技术职务任职资格评审表、申（呈）报表，聘任专业技术职务审批表等材料。
第十项，反映科研学术水平的材料：当选为中国科学院院士、中国工程院院士的通知；遴选博士生导师简况表；博士后工作期满登记表；被县处级以上党政机关、人民团体等评选为专业拔尖人才的材料；科研工作及个人表现评定材料，业务考绩材料；创造发明、科研成果鉴定材料，著作、译著和有重大影响的论文目录。
第十一项，政审材料：上级批复、审查（复查、甄别）结论、调查报告及主要依据与证明材料；本人对结论的意见、检查交代或情况说明材料；撤销原审查结论的材料；各类政审表。
第十二项，更改（认定）姓名、民族、籍贯、国籍、入党入团时间、参加工作时间等材料：个人申请、组织审查报告及主要依据与证明材料、上级批复；计算连续工龄审批材料等。
第十三项，党、团组织建设工作中形成的材料：
（一）中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书；整党工作、党员重新登记工作中民主评议党员的组织意见，党员登记表，党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见；不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料；取消预备党员资格的材料；退党、自行脱党材料；恢复组织生活（党籍）的有关审批材料；
（二）中国共产主义青年团入团志愿书；
（三）加入或退出民主党派的材料。
第十四项，表彰奖励材料：县处级以上党政机关、人民团体等予以表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批（呈报）表、先进人物登记（推荐、审批）表、先进事迹材料；撤销奖励的有关材料等。
第十五项，涉纪涉法材料：处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实（调查、复查）报告及主要依据与证明材料，本人对处分决定的意见、检查、交代及情况说明材料；解除（变更、撤销）处分的材料；检察院不起诉决定书；法院刑事判决书、裁定书；公安机关作出行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等的行政处理决定等。
第十六项，招录、聘用材料：录（聘）用审批（备案）表；选调生登记表及审批材料，选聘到村任职高校毕业生登记表；应征入伍登记表，招工审批表；取消录用、解聘材料。
第十七项，任免、调动、授衔、军人转业（复员）安置、退（离）休材料：干部任免审批表及相应考察材料；干部试用期满审批表；公务员登记表，参照公务员法管理机关（单位）工作人员登记表；公务员调任审批（备案）表，干部调动审批材料；援藏、援疆、挂职锻炼登记（推荐）表；授予（晋升）军（警）衔、海关关衔、法官和检察官等级审批表；军人转业（复员）审批表；退（离）休审批表等材料。
第十八项，辞职、辞退、罢免材料：自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料，责令辞职的决定，对责令辞职决定不服的申诉材料、复议决定；辞退公务员审批表、辞退决定材料；罢免材料。
第十九项，工资、待遇材料：新增人员工资审批表、转正定级审批表，工资变动（套改）表、提职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表，工资停发（恢复）通知单；享受政府特殊津贴的材料；解决待遇问题的审批材料。
第二十项，出国（境）材料：因公出国（境）审批表，在国（境）外表现情况或鉴定等材料；外国永久居留证、港澳居民身份证等的复印件。
第二十一项，党代会，人代会，政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料：委员当选通知或证明材料，委员简历；代表登记表等。
第二十二项，健康检查和处理工伤事故材料：录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表；工伤致残诊断书，确定致残等级的材料。
第二十三项，治丧材料：生平，非正常死亡调查报告等材料。
第二十四项，干部人事档案报送、审核工作材料：干部人事档案报送单；干部人事档案有关情况说明等材料。
第二十五项，其他材料：毕业生就业报到证（派遣证），人事争议仲裁裁决书（调解书），公务员申诉处理决定书（再申诉处理决定书、复核决定），再生育子女申请审批表等有参考价值的材料。
2.干部人事档案材料的审核标准
干部人事档案材料收集工作中最重要的环节就是对材料的审核鉴定，直接决定归档材料的质量。根据《干部人事档案整理工作细则》要求，对干部档案材料的审核标准要求有：
一是归档材料是否应归入干部人事档案。不属于规定范围或重复的材料不归入档案；头尾不清、来源不明的材料查清注明后归档；查不清楚或对象不明确的材料不能归档。
二是归档材料是否齐全完整。归档之前，材料必须收集齐全，做到成套材料头尾完整，每份材料不缺页。
三是归档材料的信息是否真实准确。填写制作材料时因笔误造成的更改或经组织批准对档案内容进行的更改，应加盖组织审核确认章或有相应的组织说明；归档材料上的自然情况应当与档案记载一致。
四是归档材料是否填写规范、手续完备。凡规定由组织审查盖章的材料，须有组织印章；审（复）查结论、处分决定等材料应当与本人见面并由本人签字，本人见面后未签字的应由组织注明；证书、全国统考科目成绩单等需用复制件存档的，必须按归档材料要求办理完相应手续。
3.干部人事档案材料收集的注意事项
一是干部档案材料使用纸张为16开（260毫米×184毫米）或A4型（297毫米×210毫米），左侧留出20～25毫米装订边；归档材料必须为铅印、胶印、油印、打印或蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。
二是归档材料一般不得使用复制件。证书、全国统考科目成绩单等特殊情况需用复制件存档的，必须在复制件上注明出处、复制时间，并加盖材料出具单位或干部人事关系所在单位的组织（人事）部门公章。另外，由于物质条件的制约，历史上形成的一些材料撰写不符合目前的有关要求，如用圆珠笔或铅笔书写、打字复写纸附页等字迹容易消退的材料可采用修复或复制等方法，复制件附在原件后面算为一件一并存入档案，并在目录登记的备注栏注明“内含复制件”。
三是符合归档要求的材料，必须在接收之日起一个月内放入本人档案，一年内整理归档。
（三）干部人事档案材料收集参考例文
三、干部人事档案整理归档
（一）干部人事档案整理归档流程
1.分类
干部人事档案材料必须在接收之日起一个月内审核完毕并归入干部人事档案。收集好的材料归入档案之前必须按照《干部人事档案整理工作细则》要求进行分类，具体标准如下：
第一类：履历材料。包括履历表、简历和属于履历性质的登记表等材料。
第二类：自传材料（包括自传和属于自传性质的材料）；报告个人有关事项的材料。
第三类：考察、考核、鉴定材料；审计工作中形成的材料等。
第四类：学历学位、专业技术职务评聘、反映个人科研学术水平的材料、培训材料等。
注：目前一般采用时间排序法，但由于干部档案相对人多次参加学历教育以及专业技术职务评聘的情况不断增加，采用单一的时序法排列第四类档案材料已经不适应新的情况，往往造成学历教育、培训进修及专业技术职务评聘等情况的混杂，不容易直观地反映每项的内容，也不方便信息的查找，因此中央组织部干部档案管理职能部门已采用了对第四类材料进行二次分类的方法。其中：4-1类为学历学位材料；4-2类为职业（任职）资格考试材料，评（聘）专业技术职务（职称）材料；4-3类为反映个人科研学术水平的材料；4-4类为培训材料。
第五类：审查工作中形成的材料；更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等工作中形成的材料。
第六类：党、团组织建设工作中形成的材料。
第七类：表彰奖励材料。
第八类：执纪执法部门形成的涉及个人的材料。
第九类：
9-1类，办理工资、待遇等工作中形成的材料。
9-2类，招录、聘用、公开选拔和竞争上岗等工作中形成的材料；任免、调动、退（离）休、军衔、警衔审批表、军人转业（复员）安置工作中形成的材料；辞职、辞退、罢免材料。
9-3类，出国（境）材料。
9-4类，党代会、人代会、政协会议、人民团体和群众团体代表会议、民主党派会议工作中形成的材料。
第十类：健康检查和处理工伤事故工作中形成的材料；办理丧事形成的材料；干部档案审核、报送工作中产生的反映干部档案情况的材料；其他材料。
应当说明的是，内容有交叉的材料，应根据材料的主要内容或用途来确定归类。比如，以自传为主的履历或简历表归第二类；学生登记表、学习（培训）鉴定表、学习（培训）考核表归第四类；享受政府特殊津贴材料归第七类；干部任免审批表及其相应的考察材料或表现材料归第九类；中央和地方各级党委委员（候补委员）简历，人大常委会委员、政协委员简历归第一历。
2.干部档案副本的制作及构成
被纳入双重管理的干部，其档案由主管干部的一方保管，协管部门可根据需要制作和保管档案副本。干部档案副本由干部档案正本主要材料的复制件或重复件构成，内容主要有：第一类的近期履历材料；第三类的主要鉴定、干部考核材料；第四类的学历、学位和评聘专业技术职务的材料；第五类的政治历史情况的审查结论（包括甄别、复查结论）材料；第七类的奖励材料；第八类的处分决定（包括甄别、复查结论）材料；第九类的任免呈报表和工资、待遇、出国审批材料。其他类别如有重复的材料，也可归入副本。档案副本的整理，均按正本十类的分类次序排列。
3.排序编目
将干部人事档案材料分类后，就可以对材料进行排序。每类材料可根据材料内容的内在联系、材料之间的衔接关系或形成时间排列顺序。其中：第一类、第二类、第三类、第七类、第十类材料以档案材料形成时间的顺序由远到近依次排列；第五类、第六类、第八类材料以档案材料内容的主次关系进行排序；第四类、第九类按性质相对集中排序，每种材料再根据形成材料的时间顺序由远到近依次排序。为了便于操作和使用。
材料排序后，用铅笔在每份材料首页的右上角编写类号和顺序号，并在材料的右下角逐页编写页数。凡有图文的页面，每面计算为一页，有封面的材料从封面开始计算。
档案材料按照排列顺序，逐份逐项进行编目，做到目录清楚，填写准确，使用规范的书写材料，无粘贴涂改，具体要求是：“序号”填写材料类号和排列顺序号；“材料名称”根据材料标题填写（没有标题、标题过长或标题不规范的，可另拟标题，并在备注栏中简要说明）；“材料形成时间”一般采用材料落款时间，复制的档案材料采用原材料形成时间；“页数”填写材料的页数；“备注”填写需要说明的情况，如复制件等。每类目录之前应注明材料类号和类别名称，每类目录之后应留出适量空格，待补充档案材料时使用。
4.技术加工
为了便于装订、保管和利用，延长档案材料的寿命，对一些纸张破损、卷角、褶皱、幅面不规则，或字迹材料不符合归档要求的档案材料，需进行技术加工，其加工方法如下：
拆除档案材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属品，以防止氧化锈毁材料。
对纸张破损或字迹材料不符合要求的档案材料，可采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制。复制件应附在原件之后，与原件作为一件。
幅面过大的档案材料，在不影响材料完整和损伤字迹的情况下，可酌情进行剪裁；不能剪裁的材料，须进行折叠。折叠时，要根据材料的具体情况，采用横折、竖折、横竖交叉等方法。折叠后的材料，要保持整个案卷的平整，文字、照片不得损坏，便于展开阅读。
幅面过小的档案材料应进行托裱，装订边过窄或装订线内有文字的材料应加边。
注意不得以缝纫、裱糊等形式将几份档案材料粘连在一起。
5.装订
为保证档案的完整性，每个干部的档案材料须装订成卷。档案目录置于卷首，卷内材料排列顺序与目录相符；档案材料一律正装，即横写的材料名称在上，竖写的材料名称在右；档案材料要求至少左、下两边对齐，在左侧打孔装订，做到结实、齐整、美观，不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件，方便阅读。
档案卷夹材质应符合档案保护要求，卷夹背脊应附边签，用于书写干部的姓名、籍贯、档案编号等。干部档案的厚度一般不超过2.5厘米，如五类或八类材料过多，可单独装订成卷，并在正本第一卷目录中注明“五类”或“八类”另装成卷；正本材料分成几卷的，要在封面上注明正本之“×”。
干部人事档案的封面姓名应与材料上的写法相一致，书写姓名不得使用同音字或不规范的简化字。
干部档案装具一律按照中组部要求统一规格使用规定的新型干部档案卷夹，16K（18.4cm×26cm）纸张大小的案卷卷夹规格为28×20.5×3.5（cm），也可采用A4纸张21×29.7（cm）大小的案卷卷夹，规格为31×23×3.5（cm）规格的新型干部档案卷夹。
A×B=310×230MM或280×205MM
（注：“干部人事档案”字样为楷体72磅，“正本”字样为小初号宋体，颜色为正红色；卷夹为浅黄或乳黄色等浅淡色。）
四、干部人事档案日常管理
（一）干部人事档案日常管理流程
1.检查验收
干部人事档案材料装订好以后，一般由主管领导和熟悉业务、责任心强的同志分别逐项认真复核，对不符合要求的返回装订人员重新整理，达到要求后方能入库。验收工作应有组织、有领导地进行，是干部人事档案工作中的必要环节。每一卷干部人事档案材料的整理工作是否合格，其具体标准如下：
（1）卷内的档案材料是否都属于该人员的；归入的材料是否符合有关要求，有无该剔除的材料。
（2）分类、归类是否准确，内容交叉的材料前后归类是否一致，类内材料的排列是否有序。
（3）目录登记与实际材料是否相符，材料题名、时间、页数的登记是否准确，留下的空格多少是否适当，字迹是否工整清楚。
（4）金属物是否拆除，裱糊、折叠是否符合要求。
（5）装订是否整齐，有无损字压字、掉页现象，封面是否书写规范整洁。
2.案卷的编号登记
干部档案号，是确定档案排列次序，表示干部人事档案所在位置的技术用语，对案卷进行编号是整理和保管工作的重要一环。干部人事档案的编号方法多种多样，比较常用的有姓氏编号、笔形编号、汉语拼音编号、隶属编号、条型码编号等。
（1）姓氏编号法。姓氏编号法是把同姓人的档案集中在一起，再按姓氏笔画为序进行编号的方法。该方法是先将档案按姓分开，将同姓人集中在一起，按照姓氏笔画的多少，将集中起来的档案由多到少排列起来，将同一姓内的姓名进行排列。将所排列的姓顺序编制索引，统一进行编号，并将编号注明在档案卷夹上。按统一编号的次序排列档案，并对照索引名册进行全面清点。这种编号法简便易行，容易掌握，但检索时速度较慢，不适合档案较多的单位使用。
（2）笔形编号法。笔形编号法是根据干部姓名汉字四角的笔形特点，运用四角号码检索原理编号的一种方法。先将档案姓名按笔形号码分别取号，所取的号码连接起来就构成了一定的数字，然后把档案姓名和这个姓名所对应的数码填写在档案卷夹上，并将档案依数码数字的大小顺序进行排列。检索时只要熟悉编号规则，就能立即把姓名译成数码，迅速找到档案存放的位置。这种编号方法简便易学、使用方便，缺点是容易出现错号和同号，在工作中出现差错。
（3）汉语拼音编号法。拼音字母编号法，是根据汉语拼音的音序检字法的原理，按干部姓名汉语拼音的一些特点和规律编号的方法。这种编号方法简练、实用、查找方便、效率高；缺点是容易出现空号或重号的现象，另外，普通话标准读音掌握不好的，不宜采用这种方法。
（4）隶属编号法。隶属编号法又称机构编号法，是根据干部隶属的工作单位进行编号的一种方法。如先为下属单位或部门编制出顺序号，干部档案相对人所在单位或部门的顺序号为档案号的首号，档案在本单位或部门的排列顺序号为尾号。这种方法能反映干部档案相对人工作单位，在整体利用一个单位的干部人事档案时查找取档效率高，缺点是干部变动工作单位或部门，就必须重新编制档案号，造成调整档案号及存放位置的工作量较大。
（5）条型码编号。条型码编号是利用计算机软件对档案案卷进行自动编码，既便于管理又易于操作。尤其是可实现计算机自动盘库功能，极大地减轻管理人员的工作量。
3.保管保护
维护干部人事档案的完整与安全，是档案保管工作的中心任务，要求做到防治档案的损坏、延长档案的寿命、维护档案的安全。根据安全保密、便于查找的原则，对干部档案应严密科学地保管。
干部人事档案管理部门，要建立坚固的防水、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜。库房面积每千卷档案需20～25平方米，库房内应设置空调、去湿、灭火等设备。干部档案管理部门应有专门的档案查阅室和档案管理人员办公室，其中有条件的要求做到档案库房、阅档室和档案人员办公室等三室分开。库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查；要保持库房的清洁和库内适宜的温、湿度。
日常保护应建立登记和统计制度。每年至少一次全面检查核对，发现问题并及时解决。在干部档案被使用时，必须对使用情况进行检查、清点、登记、签收，在利用过程中进行必要的监督，强化档案使用过程中的文明行为，延长档案的寿命。另外，干部人事档案管理部门须每半年按干部名册核对一次库房内的档案情况，具体核对档案编号是否有误，干部名单、档案数量是否与登记名册一致，做到管人与管档相一致。
4.对不应归档材料的处理
通过鉴别，符合归档要求的材料归档案，不符合归档要求的材料，根据不同情况妥善处理，这是鉴别环节的善后工作，也是使收集来的每份材料得到正确处理的最后一道工序。
（1）经过鉴别，凡应转往有关单位保存或处理的材料，应填写干部档案零散材料表，接收单位清点核对后，应参照干部档案转递工作的有关规定办理接收手续。
（2）经过鉴别应退回的材料，有两种情况：
一是材料属于归档内容，但不符合归档要求，或内容尚需核实的需退回重办或补办手续。
二是过去归入了档案的材料，按照后来的政策规定或落实政策后不应归入档案的，审核、清理、整理时抽出来退还单位或本人。退回本人的材料，除个人所写材料外，还包括照片、笔记、证件等。凡属应退还本人的材料或物件，经退出材料或物件单位领导审核同意后，应逐份登记，填写《退回材料或物件登记表》，由本人点收无误后并在登记表册上签名或盖章，本人已不在世的，可退给家属处理或由原管部门销毁。经鉴别属于应退回形成单位重办或补办手续的材料，应在《退回干部人事档案材料登记表》上说明原因，提出具体处理意见，并限期交回。退回形成单位保存的材料，应要求接收单位填写接收件回执。
（3）经过鉴别，对没有保存价值或重复无用的材料应当按规定进行剔除、销毁。销毁材料应当慎重，凡准备销毁的材料，均须仔细审查，逐份进行登记，写明销毁理由，经主管领导批准后，方能进行销毁，销毁材料时应当派专人监督。
5.死亡档案的移交
干部人事档案的价值具有一定的时效性，档案相对人在职期间，组织人事部门由于用人需要会经常利用其档案，而当人员死亡以后，其档案的现实价值则会逐渐消失，就只具有科学和历史研究价值。因此根据有关规定，干部人事档案相对人死亡5年后，可向档案馆进行移交，但目前我国的干部人事档案大多仍保存在干部人事档案部门，并未向档案馆移交，如何确定保管保管期限的档次，尚缺乏实践经验。
五、干部人事档案的转递
（一）干部人事档案转递流程
干部人事档案的转递是档案管理部门之间、干部人事档案管理部门与形成档案材料的部门，利用部门之间转出和接收干部人事档案案卷或档案材料的活动，它是干部人事档案管理工作中的一项经常性业务（县级及相当于县以上的组织人事部门可以直接转递干部人事档案和档案材料）。
当干部岗位或职务变动后，主管单位也随着发生变动时；干部跨单位工作调动时；干部辞职、辞退、离职以及被开除公职后，另行就业时；干部受到刑事处分和劳动教养后，重新工作时；军队干部转业到地方安置时等情况下，干部人事档案相对人的档案需要发生转递。干部人事档案管理部门一般在干部新任职2个月内将档案和档案材料移交给新的主管单位。
干部人事档案案卷的接收意味着接收干部人事档案的单位或部门对干部档案案卷相对人具有干部人事管理的权限，当有新录用的工作人员、调动或干部新任职务需要转递档案时，干部档案相对人原单位的组织人事部门根据文件或调动函件、毕业生派遣通知单等开始办理干部档案的转递手续。转档单位提档并整理好档案案卷后，填写《干部人事档案转递通知单》，用档案专用袋封存好案卷，加盖转档单位公章。封存好的档案通过专人护送或机要交换渠道等两种方式将案卷移交至现在具有管理档案权限的单位。收到转档单位管理部门移交来的档案案卷后，接收单位须先认真检查密封档案袋是否有破损或已被拆封，对照《转递单》核对档案材料是否与目录、回执内容相符，根据中组部的《新任中管干部档案接收标准》要求检查核对档案材料是否齐全完整，如符合规范，则填写档案回执，将回执退回档案原管理单位，并对档案进行整理、编写新增人员档案检索号以后入库；如材料不符合要求则须在三天内将档案退回档案原管理单位重新补充好材料再进行接收。
新任干部档案或调入干部档案的接收标准如下：
（1）干部档案报送时间。干部档案原管理单位应在干部正式任职后2个月内或工作人员调出原单位时，将其档案及档案目录（Excel格式电子版）报送给新的管理单位。干部任职的时间按《党政领导干部选拔任用工作条例》等有关文件规定计算。
（2）干部档案内容。干部档案材料应当对象明确、文字清楚，能够反映干部的客观实际情况：无错装入其他人档案材料的情况；无装入假证明、假学历等假材料的情况；无对干部档案内容进行涂改的情况；填写制作材料时因笔误造成的更改或经组织批准对档案内容进行的更改，应加盖组织审核确认章或有相应的组织说明；档案材料上的姓名、出生时间、参加工作时间、入党时间和工作经历等信息前后记载不一致的，应当进行核对并作出相应的组织说明。
（3）干部档案材料范围。按照《干部人事档案材料收集归档规定》，将反映干部德、能、勤、绩、廉等方面情况的材料收集归档，做到系列材料头尾完整，每份材料不缺页、无损坏。
（4）干部档案材料手续。干部档案材料必须是办理完毕的正式归档材料，其填写必须规范，手续必须完备。另须注意证书、全国统考科目成绩单等特殊情况以复制件存档的，在复制件上注明了出处、复制时间，并加盖了材料出具单位或干部人事关系所在单位的组织（人事）部门公章。
（5）干部档案整理。干部档案要经过科学整理，做到分类准确，按照材料的主要内容或用途确定类别；排列有序，材料层次分明、条目清晰、体系完整；目录清楚，逐份逐项准确填写、无粘贴涂改；编号正确，材料类序号和页码如实填写；装订整齐，无乱孔、无脱页、无损坏文字。
（6）干部档案装具。规格为28×20.5×3.5cm或31×23×3.5cm的新型干部档案卷夹。
（7）干部档案报送。对拟报送的新任干部档案，须按标准进行认真审核，存在问题的须进行整改。经审核合格后，逐项填写新任干部档案报送单（如《新任中管干部档案报送单》《新任省管干部档案报送单》等），干部档案遗留问题须详细列出。新任干部档案报送单由报送单位组织人事部门分管领导签批并加盖组织人事部门公章。新任干部档案及新任干部档案报送单需通过机要交通或派专人报送。
例文1：《新任干部档案报送单》
例文2：《干部档案转递通知单》
六、干部人事档案审核工作检查验收
（一）干部人事档案审核验收流程
每年各级具有指导审核职责的干部人事档案管理单位均应定期对下级档案管理单位进行业务指导，如对有关的档案管理工作人员进行培训，定期召开交流座谈会推广好的经验和做法，尤其是开展对下级档案管理工作的审核验收有着很好的督促作用。各级具有指导审核职责的档案管理单位可根据2006年2月24日中组部出台的《干部人事档案审核工作检查验收办法》规定，结合实际情况制定相应的检查验收办法，根据每一阶段的工作情况下达验收标准和时限的通知，布置有关单位先进行自查，并将自查情况进行上报；验收单位结合自查报告对有关单位进行检查验收，并形成验收报告上报有关领导；根据检查的情况定期公布检验的结果，并要求存在问题的单位按时间要求及时进行整改，上报整改的情况并准备再次接受检查。
可参照的中央组织部《审核工作检查验收办法》具体要求如下：
1.重点检查验收的内容
档案内容是否真实，有无涂改造假、装错材料的问题；档案材料是否齐全；材料的填写是否规范、手续完备；档案整理是否符合要求。检查验收人员对抽查的档案要逐卷逐页查看，发现问题详细登记，严格按照评分标准打分。然后，汇总抽查档案情况，确认干部人事档案审核工作是否合格，并提出整改意见。
2.检查验收采取随机抽样的方法抽查档案
为使抽查的档案具有代表性，使抽查情况能够反映出干部人事档案审核工作的整体水平，应按所管现职干部人事档案总数的1.5%左右的比例抽取档案（档案卷数少的单位可控制在抽查30册左右），其中，抽取的干部人事档案须有代表性，并且正职干部的档案要占三分之二。
3.检查验收实行“单项否决”与全面评分相结合的方法，确认干部人事档案审核工作是否合格
实行“单项否决”，主要是突出档案管理和利用的重点，确保在关键环节上不出问题，把住档案管理的重点关口。在抽查的档案中，如发现任何一卷档案有涂改造假、装错材料、缺少1997年以来副处级以上职务变动《干部任免审批表》、缺少《公务员登记表》或《参照公务员法管理机关（单位）工作人员登记表》等四种情况之一者，即为干部人事档案审核工作不合格。同时，为使验收客观公正，对干部人事档案审核的20个主要项目进行全面检查，按照评分标准对抽查的档案逐卷逐项打分。抽查档案平均得分90分以上，且没有“单项否决”情况的，为干部人事档案审核工作合格；抽查档案平均得分低于90分的，为干部人事档案审核工作不合格。评分标准见下表：
年 月 日
七、干部档案的利用
（一）干部档案利用流程
干部人事档案的利用是档案管理部门以所收藏的干部人事档案案卷为依据，通过一定的方式和方法，为组织、人事、劳动部门和社会各项事业服务的一项业务工作，服务方式主要包括提供干部人事档案信息、出具档案证明材料和提供查借阅档案材料等。
1.提供干部人事档案信息
经主管领导批准，干部人事档案管理部门可按照档案规定的审批程序，向组织或个人提供干部人事档案中的部分信息（在提供档案信息时，应当处理好保密和利用之间的关系）。其中包括：
当有关部门因干部任免、人员调整等工作需要，要求提供档案相对人的年龄、学历、参加工作时间、干部任职等情况时，干部人事档案部门经主管领导批准，可以根据利用单位的要求提供部分的档案信息。
当有关部门需要干部人事档案相对人的简历或某些层次人员的出年日期、文化层次、专业技术职务评聘（或任职）等情况时，干部人事档案管理部门在利用单位履行完有关手续后，可根据利用单位的要求，整理出综合材料予以提供。
当有关人员因填写有关表格需要查询入党（团）时间、参加学历教育需要查询本人已获得的学历教育成绩等，申请提供相关信息时，在申请人履行完审批手续后，可以提供相关的档案信息。
2.出具档案证明
干部人事档案材料是个人情况综合反映，具有较强的真实性和唯一性，在特殊情况下，干部人事档案管理部门可以考虑提供档案证明服务：要查证的问题与该人员有直接关系，而作为干部人事档案的相对人已死亡、病重不能口述或其他原因不便提供材料的，而该人员的档案中确有能证明该问题的文字记载的；该人员的子女因政治审查必须由组织出具书面材料证明其身份和政治面貌的；司法、公安、监察、纪检等部门因工作需要了解某人身份和有关情况的。
当利用者需要某些干部人事档案材料作为凭证时，档案管理部门可在规定的范围内，向利用者提供有关的证明材料，以复印件形式为主；提供的档案材料如涉及档案相对人的隐私和不利外传的内容时，则应采取节录方式出具证明材料。提供档案证明材料必须根据有关机关、单位的申请（填写开具档案证明申请表），申请表应写明申请出具档案证明的目的，所要证明的事项和事实。
3.干部人事档案查阅（借出）
干部人事档案的查阅（借出）方式是档案利用的主要方式。利用者一般为单位或部门。为了充分发挥干部档案的信息资源库作用，使干部档案工作更好地服务干部人事工作、人才工作，本着“严格管理、安全保密、规范程序、方便利用”的原则，参照中央组织部有关文件，各级干部人事档案管理部门可对干部档案查借阅工作作出如下规定：
（1）查借阅事由
有下列用途之一的，经管理干部人事档案的组织人事部门批准后可以提出查借阅需求：干部考察、任免、调动、政治审查、组织处理、入党、出国（境）、退（离）休、工资待遇、治丧、制作档案副本等组织人事工作；办理案件，办理社会保险、公证；经上级组织部门或领导同志批准进行的编史修志、撰写大事记或人物传记、举办展览或纪念活动。
（2）查借阅手续
查借阅干部档案，必须按要求如实填写《×管干部档案查借阅审批表》（查省管的为省管干部档案、市管的为市管干部档案）。《审批表》须有相关单位的主管领导签字同意。
（3）查借阅人员要求
各级党委（党组）及其组织人事部门在签批《干部档案查借阅审批表》时，应当对查借阅人员进行审查把关，选派符合以下条件的人员前来查档：查借阅人员必须政治意识强、了解干部档案查借阅制度；查借阅人员必须两人以上，且系****党员和查借阅单位的正式干部；查阅党和国家领导人的档案，查阅人员必须为厅局级以上干部；查借阅现任正省部级或单位正职的中管干部档案，查借阅人员必须为县处级以上干部；查借阅其他中管干部档案，查借阅人员中必须有县处级以上干部，因办理案件查借阅中管干部档案，查借阅人员必须是案件主办单位的干部。
（4）查借阅注意事项
①除办理案件外，查借阅单位只能查借阅人事关系在本地区本部门的干部的档案。特殊情况需要跨地区跨部门查借阅干部档案的，由所列范围的查借阅单位事先去函申报审批，查借阅时须携带干部人事档案主管部门批复的原件或复印件。
②查借阅单位须在《干部人事档案查借阅审批表》签批之日起五个工作曰内到档案主管部门查借阅，并事先与干部人事档案主管部门联系。
③查借阅人员须持《干部人事档案查借阅审批表》和本人有效工作证件。
④干部人事档案主管部门对《干部档案查借阅审批表》和有关材料进行审核，按程序报领导批准后提供相应的查借阅服务。
⑤干部人事档案材料一般只能摘抄。特殊情况需要复制的，须事先在《干部档案查借阅审批表》中列出需要复制的材料明细，并经干部人事档案主管部门批准方可复制。摘抄、复制的档案材料，须经干部人事档案主管部门审核并办理登记手续，用后由查阅单位存档或登记销毁。
⑥干部人事档案一般不予外借。因治丧等特殊情况确需借出使用的，必须履行严格的审批程序。在本地的必须在借出之日起五个工作日内归还，在外地的必须在借出之日起十个工作日内归还。
（5）查借阅纪律
任何人不得查借阅本人及其有夫妻关系、直系血亲关系、三代以内旁系血亲关系以及近姻亲关系的干部的档案。
查借阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄露或擅自对外公布干部档案内容。
查借阅人员必须严格遵守阅档规定，严禁涂改、圈划、污损、撤换、抽取、增添档案材料，未经干部人事档案主管部门批准不得复制档案材料。
借出使用的档案和摘抄、复制的档案材料，要妥善保管，不得转借，不准无关人员和干部本人翻阅。
对违反上述要求的人员或单位，按照《中华人民共和国档案法》、《中国共产党纪律处分条例》等法律法规将会受到相应的党纪政纪处分或被追究法律责任。
八、相关制度
（一）干部档案查（借）阅制度
一、允许查阅、借用档案范围
（1）因工作人员入党、入学、出国、任免、考察、审查、调动、工资待遇、办理退休手续、办理社会保险手续、公证、组织处理和逝世以后写悼词以及复查、甄别等需要了解干部情况时，可提供相应内容的档案查阅。
（2）因编写党史资料、人物传记、地方志等需了解工作人员的经历和社会实践情况，而当事人已死亡的，可提供相应内容的档案查阅。
（3）其他情况下，确需利用人事档案时，可提供相应内容的档案查阅。
二、查阅干部档案，利用单位或部门必须派两名正式****党员干部持《查（借）阅干部档案审批表》，按干部管理权限办理审批手续后，方可查阅。
三、查（借）阅干部档案时，应注意保持档案清洁，严禁拆散、涂改、污损、圈点、抽取撤换、增加档案材料。
四、档案室应根据规定和《查（借）阅干部档案审批表》的申请内容，确定是否提供和提供材料的内容。
五、任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属和主要社会关系人员的档案。
六、查阅人员不得查阅本部门领导干部的档案，因特殊情况须查阅的，由具有干部管理权限的主管部门查阅。
七、干部档案一般不外借，确因工作需要必须借阅的，借用单位或部门需在《查（借）阅干部档案审批表》中说明理由，经主管干部档案工作的领导批准后，方可借出。借用时间一般不超过一周，如超期使用，必须办理续借手续，借用单位对借用的干部档案必须妥善保存，保证安全，不得转借、复制、抽撤档案材料或交干部本人和无关人员翻阅。
八、查阅及借用干部档案人员，要严格遵守保密制度和阅档规定，不得将未办理借出审批手续的档案带出阅览室，不得随便翻阅查阅范围之外的其他材料，不得泄露或擅自向外公开档案内容，不得擅自拍摄复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，须经审查批准，核对盖章后才能取走。违者视情节轻重予以批评教育、甚至纪律处分，属假公济私者按违反《中华人民共和国档案法》严肃处理。
（二）干部人事档案材料送交归档工作制度
一、干部人事档案材料的送交范围以干部人事管理权限、确定管理范围为依据，送交干部人事档案材料的内容按中组部《干部人事档案材料收集归档规定》办理，干部人事档案材料形成部门及个人应按《规定》在形成正式材料后的一个月内，主动送交已办理好的干部档案材料到干部档案主管部门，不得以任何理由积压扣留应归档的材料。
二、干部人事档案材料原则上由材料审批部门按干部管理权限内容办理移交手续。
三、形成的档案材料必须符合归档质量要求：
（1）统一使用16开或A4规格的办公用纸，为铅印、胶印、油印、打印或蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写；
（2）档案材料应对象明确、文字清楚、内容真实、填写规范。由组织形成的档案材料应盖有公章并注明承办单位及形成时间，由个人形成的档案材料应填写姓名、日期；
（3）档案材料必须是办理完毕的正式材料；
（4）复印件一般不收集，证书、全国统考科目成绩等特殊情况需用复制件存档的，必须在复印件上注明出处、复印时间，并加盖材料出具单位或干部人事关系所在单位的组织人事部门印章。
四、干部人事档案管理人员应经常联系有关单位及部门，了解和掌握形成人事档案材料来源的信息、拓宽沟通渠道，及时地向形成材料的部门收集应归档的材料。
五、对不符合归档要求的材料，干部档案管理人员应将该材料退回形成材料的部门补送或补办手续；有关责任单位或部门应根据要求对送交材料进行规范后再次补送。
六、干部人事档案的管理部门要经常研究解决干部档案材料在送交过程中存在的问题，积极主动地与材料形成单位或部门进行协商解决，做好人事档案的归档工作。
（三）干部档案材料鉴别归档制度
一、干部档案工作人员对应归档的干部档案材料，在归档前必须经过认真的审查和鉴别，属于下列情况的材料不得归档：
（1）同名异人，张冠李戴的材料。
（2）应由本人保存的材料，如：奖状、毕（结、肄）业证书原件、试卷、论文等。
（3）属于文书档案的材料。
（4）不属于干部档案内容，但应由有关部门保存的材料，如任免通知，未办理转正手续的入党志愿书、材料底稿等。
（5）归档手续不完备的材料，如：应盖章、签字而未盖章、签字；头尾不清、材料来源和时间不明，内容不完整、字迹不清或有涂改痕迹的材料。
二、对不能归档的材料，区别不同情况予以处理：
（1）有保存价值的文书资料，交文书档案部门或转其他有关部门保存。
（2）应退给本人的材料，退还本人，个别不宜退还本人的，经组织审查批准后销毁。
（3）对归档手续不完备的材料，退还有关部门补办手续后再归档。
（4）经鉴别确需销毁的材料，由干部档案工作人员进行登记，报请主管领导批准后，予以销毁。
三、经鉴别符合要求的干部档案材料应根据有关规定及时予以整理装订。
（四）干部档案转递制度
一、干部因工作调动、职务变动或改变主管单位后，其档案将转给新的主管单位，并在干部档案名册中予以注销。
二、转递干部档案，凭调配、任免通知办理转递手续，填写好《干部档案转递通知单》后，对档案进行密封，并以机密件通过机要交通转递或派专人送取，不准以平信、挂号、包裹等方式公开邮寄，不准交干部本人自带。
三、转出的干部档案，材料必须齐全、并按规定整理装订成册，不应扣留材料或分批转出。
四、接收干部档案的单位，经核对无误后，需在回执上签名盖章，并立即将回执退回转出单位。
五、对转出的干部档案，逾期一个月未见回执退回，需及时去函、去电索取以防丢失。回执退回后，应贴在转递通知单的存根上。
六、对已出现的“无头档案”，要认真查找，对确实查不到干部下落却有保存价值的，移交干部原籍档案馆保存。
七、转出的干部档案，按时间先后顺序编入历年的干部档案转出名册。
（五）干部档案检查核对制度
一、转出或接收档案，应对照目录逐页核对材料，对缺页、少份、破损等情况要予以说明。
二、接待阅档时，档案取出和收回要清点材料，以防丢失。
三、每月检查一次借出档案退回情况，逾期未还者，要及时催回入库或补办续借手续。
四、每半年按干部名册核对一次档案编号、干部名单、档案数量，做到管人与管档相一致，杜绝有人无档案或有档无人的现象。
五、干部档案整理装订成卷后，须对材料、目录、分类、整理等方面进行全面检查验收合格后方能入库。
六、定期检查干部人事档案存放情况，保持档案存放地点清洁，防止档案材料虫蛀、霉烂等情况发生。
（六）干部档案保管保密制度
一、干部档案的装具应根据中央组织部要求到指定供应厂家购买。
二、干部人事档案案卷必须入库存放在专用铁质档案柜内，按保密号码编序陈列。
三、建立干部档案登记簿，并逐个登记。每半年或一年核对一次档案顺序号，发现问题，及时纠正。
四、在职、非在职和死亡干部的档案应分开保管。
五、做好库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温工作，严禁在库房内吸烟、烤火。保持档案库房整洁、通风，不得在库房和档案柜内存放无关物品。
六、干部档案库房由专人管理，不得在不利于保密的地方存放或查阅干部档案，无关人员不得擅自进入干部档案库房。
七、干部档案工作人员要严格遵守《党和国家工作人员保密守则》，防止干部档案损毁、丢失、散落、失密、泄密等事故的发生。
八、不得携带干部档案进入公共场所，不得私自保存他人和自己的档案材料，不得向无关人员谈论档案内容，不得用电话、传真、信函索要或提供档案材料。
九、大批运送干部档案，必须由政治上可靠的两名****正式党员干部专车护送。
相关政策法规：
◎中华人民共和国档案法（全国人大常委会1987年9月5日）
◎干部档案工作案例（1990年修订，组通字[1991]13号）
◎干部人事档案材料收集归档规定（2009年修订，中组发[2009]12号）
◎干部档案整理工作细则（1991年3月29日出台，组通字[1991]12号）
