如果你总是希望通过拖延来瞒过上司,那么你就犯了一个大错误。工作当中的拖延虽然会伤害你的雇主,但是受害更深的其实还是你自己。有一些人花费很多精力来拖延工作,但是却不愿意花相同的精力去把工作做到位。他们总以为自己可以骗得过上司,其实,他们愚弄的最终还是自己。
甚至更为严重的是,拖延往往会侵蚀人的意志和心灵,消耗人的能量,阻碍人的潜能发挥。处于拖延状态的人,常常就会陷入一种恶性循环之中,这种恶性循环就是:“拖延——低效能+情绪困扰——拖延”。因此,我们很多人常常为此苦恼、自责、悔恨,但是又无法自拔,最终一事无成。
高效筹划每一天,不给借口可乘之机
时间管理是现代职场人士必备的一项工作技能,也是提高个人工作效率,赢得老板青睐最为有效的武器。一个人如果想要赢得老板的赞赏,想要获得比别人更多的成就,那么就必须学会有效的利用时间。
而成功的职业人士,往往就是能够有效利用每一分钟、珍惜每一分钟的人,他们会让每一分钟都变得有价值。这样的人显然是高效率的人,也是现在老板最器重的人。
美国麻省理工大学曾经对3000名经理做了调查研究,结果发现凡是成绩优异的经理都可以非常合理地利用时间,从而让时间消耗降低到最低限度。
有一位美国的保险人员还自创了“1分钟守则”,他要求客户给他一分钟的时间,让他来介绍自己的工作服务项目。只要1分钟的时间一到,那么他就会立即停止自己的话题,感谢对方给予他1分钟的时间。由于他一直都非常遵守自己的“1分钟守则”,所以在一天的时间经营当中,业绩自然也是非常好的。
“1分钟时间到了,我说完了”。信守1分钟,不仅保住了自己的尊严,也没有减少别人对自己的兴趣,而且还让对方珍惜了他这1分钟的服务。
还有一家公司为了提高开会的质量,老板买了一个闹钟,开会的时候每个人只能发言6分钟,结果这个措施不但让开会更加有效率,也让员工分外珍惜开会的时间,从而把握好了所要发言的内容。
有效利用时间还需要我们善于挤时间。一位优秀的经理在介绍自己的成功经验时说:“时间是挤出来的,你不去挤它是不会出来的。时间所赋予给每个人都是24小时,如果你不善于挤,那么你就会和许多平庸的职场人士一样,整天忙忙碌碌,但是却只能够是庸庸碌碌地度过一生。”
作为生存于职场当中的你,要想让自己得到别人无法比拟的竞争优势,想要成为老板眼中的优秀员工,那么就一定要做好个人的时间管理,要做到不仅能够利用好每一分钟的价值,而且还要善于寻找出隐藏在当中的时间,并且能够加以有效利用,做到不浪费每一分钟。
曾经有一位名叫朱莉的美国女孩,她就是依靠自己超强的时间管理技巧由一名普通的文员迅速晋升成为了总裁助理的。她在自己的车里放了一把拆信刀,每次开车的时候都带着一叠信件,利用等红绿灯的时间看信。朱莉认为反正15%都是垃圾信件,不如在自己到达办公室之前先进行一番筛选和清理。
乔姆斯是一家公关公司的客户经理,一年大约能够接下100个案子,所以有很多时间是在飞机上度过的。
乔姆斯认为和客户维持一个良好的关系是非常重要的,所以他经常利用坐飞机的时间写短签给他们。
有一次,一位同机的旅客在等候提领托运行李的时候和他攀谈起来:“我早就在飞机上注意到你了,在2小时48分钟的时间里,你一直在写短签,我敢说你的老板一定会以你为荣。”乔姆斯笑着答道:“我只是在有效地利用时间,我不想让时间白白浪费”。
在我们的日常生活中,有一个非常著名的“80/20法则”,它对于我们的工作和生活是有着很大的影响的,也是我们快速提高工作效率的重要原则。
“80/20法则”对于我们工作的一个非常重要的启示就是,避免将时间花在琐碎的大多数问题上,因为就算你花费了80%的时间,但是你却只能够得到20%的成效。你应该将时间花在重要的少数问题上,因为解决这些重要的少数问题,你只需要花20%的时间,就有可能取得80%的成效。
创立了遍及全美事务公司的亨瑞·杜哈堤说,不论他出多少薪水,都不可能找到一个具有两种能力的人:第一,有思想;第二,能够按照事情的重要程度来做事情。其实,亨瑞·杜哈堤提出的这两点正是时间管理的精髓,也就是“做正确的事和正确地做事”。
因此,我们应该学会有效地利用时间,高效地筹划每一天,让自己成为老板想找的人。
工作找对方法,效率才有保障
我们无头绪地、盲目地工作,往往会降低工作效率。其实,正确地组织安排自己的工作,首先就意味着工作要找对方法,并且能够准确地计算和支配时间。
但是,现在很多人却整天充当着“消防员”的角色,每天自觉或者不自觉地把大部分时间用于处理紧急事务,他们每天都在处理危机、四处救火。每一天下来,他们会感到身心疲惫不堪,可是却没有真正做成几件事情。
为了“救火”,他们根本没有时间去处理该处理的问题,去思考最应该思考的事情。不是他们不想做要紧的事情,而是他们把大部分的精力和时间都浪费掉了,以至于到最后不得不做的时候早已经错过了最佳的处理时间。
就这样,如此日复一日地恶性循环,让自己好像一个“危机管理人”那样,完全被各种各样的事情控制住了,从而失去了驾驭工作和生活的主动性。
在18世纪,天文学家在火星与木星之间发现了一颗小行星。为了弄清楚它究竟是行星还是彗星,于是便请数学家计算了它的运行轨道。
数学泰斗欧拉计算了三天三夜,当数据出现的时候,他的右眼也因为劳累过度而失明了。与欧拉同时接受计算任务的数学家高斯,他首先革新了欧拉行星运行轨道的计算方法,引入了一个八次方程,仅仅花了一小时就得出了更加精确的结果。
1901年1月1日,人们按照高斯计算的运行轨道,终于找到了这颗小行星——谷神星。高斯则深有感触地说:“如果我不是变换计算方法,可能我的眼睛也会瞎的。”
所以我们说,找对方法才是最有效的。有的人要用一天才能够完成工作,可是别人只需要几个小时就完成了,答案就是因为找到了适当的方法。
那么,在实际工作中,我们应该如何去寻找方法呢?答案就是要善于发现事物的必要联系和规律。
记得有一次,美国华盛顿广场杰斐逊纪念大厦的某处墙角出现了裂纹,而为了保护好这幢大厦,有关专家进行了专门的研讨。最初大家都认为损害建筑物表面的元凶是具有侵蚀性的酸雨。为此,专家们特意设计了一套复杂而又详尽的维护方案。
可是后来在经过进一步研究发现,最直接的原因就是每天冲洗墙壁所使用的清洁剂对建筑物有酸蚀作用。那么为什么每天要冲洗墙壁呢?就是因为墙壁上每天都会有大量的鸟粪。那为什么会有那么多的鸟粪呢?原来在大厦周围聚集了很多的燕子。那么为什么会有那么多燕子呢?原来墙上有很多燕子喜欢吃的蜘蛛。为什么会有那么多蜘蛛呢?就是因为大厦四周有蜘蛛喜欢吃的飞虫。为什么有这么多飞虫呢?原来是由于窗子的阳光充足,大量飞虫聚集在此,超常繁殖……
由此,专家们发现了解决的办法其实很简单,只需要在大厦的某一面拉上窗帘,一切问题就可以迎刃而解了。而之前设计的那些复杂的维护方案,自然就成为了一纸空文。
只要拉上窗帘就能够节省每年几百万美元的维修费用,这就是系统思考带给我们的启示。我们在处理问题的时候,如果能够从看似不相干的东西当中找出必然的联系,那么通常就会收到事半功倍的功效。
也有的人会称赞愚公精神,是的,这样的精神固然值得敬仰,但是如果只是徒劳无功,那么就会变得毫无意义。因为现如今毕竟是用结果来说话的社会,如果没有业绩,一切辛苦都是没有意义的,所以,我们在工作当中,必须讲究方法,想尽办法提高工作效率,不断提升自己的业绩。
凡事等明天,必将失去美好的未来
曾经有一个人,他的太太希望他能够送花给她,可是他总觉得送花太浪费了,结果每一次都是推脱说下次再买。结果有一天,一场意外无情地夺去了他太太的生命。他用鲜花布满了太太的灵堂,可是却依旧无法让自己的内心从悲痛欲绝的心情中走出来。
其实,我们的人生总是充满了等待,可是有很多事情是经不起我们等待的,比如我们的工作。
我们在工作当中,千万不要自作聪明,把昨天就应该完成的工作拖到今天,期望工作的完成期限能够按照你的计划后延。我们一定要谨记工作的期限,一定要让今天的工作就在今天完成。
爱迪生喜欢说的一句话就是:“最大的浪费莫过于时间。”然而,在工作中,我们经常看见有人办事拖拉,总是抱有“等明天再做”的心态,老板交代的任务他也总是推三阻四的完成,不到最后关头,绝对不愿意用心去做,其实这样的员工是让老板极其反感的。
张晓华就是一个做任何事情都要拖到明天才去做的人。张晓华刚刚来到这家公司不久,现在还处于试用期。
有一天,老板给了他一份文件,让他尽快核对一遍,打印出来,等到后天开会的时候要用。张晓华一听后天开会才用,那今天这么着急干什么,等到明天再弄也不迟,更何况就是几份文件,不会花费太多时间就能够完成。结果那一天张晓华早早就下班了,他约上自己的几个好哥们一起去唱歌,玩到了很晚。
第二天到了公司,张晓华一整天都在打瞌睡,老板给他的文件,他才看了两眼就有点迷糊了。为了提神,他跑到楼下的餐厅要了一杯咖啡。本来是打算拿到办公室喝的,结果在餐厅遇见了隔壁公司的李小姐。恰巧张晓华又在追求她,于是又连忙和李小姐坐在了一起。此刻他也不觉得困了,甚至忘记自己还有工作要做。一直聊到了快下班的时候,他才恋恋不舍地离开餐厅。
张晓华回到公司之后,才发现自己的工作还没有做,于是就只好拿回家去做。等回到家中,电视正在播放篮球赛。张晓华看了几页文件,心里总是惦记着篮球赛,最后就一边看球赛,一遍核对文件,总算也勉强核对完了,就等着明天一早去公司复印了。
第二天,张晓华一到公司,老板就来找他了,问他文件打印好了没有,马上就要开会了。张晓华没有想到老板要的这么急,只好说现在就去复印。老板一看前天交给他的任务,今天还没有完成,自然是非常不悦,限张晓华半个小时之内把文件送到会议室。半个小时候之后,张晓华把文件送到了会议室,老板看都没看就让他出来了。
到了月底,张晓华接到了人事部的通知,说下个月不用他来上班了。原来,这家公司的员工守则当中有这样一句话“以最快的速度,最高的标准完成任务。”明明可以半天就完成的工作,张晓华却用了两天的时间还没有完成,即使最后完成了,却还是马马虎虎,漏洞百出,公司只好辞退了他。
像张晓华这样的人,大部分都是非常懒惰的人。懒惰的人有一个很明显的特点就是喜欢拖沓。今天的工作拖延到明天,明天又把工作拖延到后天。而每当自己要付出劳动的时候,或是做出选择的时候,他们总是会找出一些借口来安慰自己,总想着让自己轻松些、舒服些。这样的人不仅无法按时,保质保量完成工作,反而还会把工作做得更加糟糕。
除了张晓华这种类型的人,还有一种就是对工作太过谨慎,总是害怕自己工作出现纰漏的人。这样的人在工作完成之后,总是要一遍又一遍地检查,即使是这样也不一定会完全放心,这种犹豫不决的行为并不是对工作认真的表现,更多的原因是因为他们对自身的不自信,而这也是造成工作拖延的一个主要原因。
沈徐乐是一名会计师,一直以来他做事情都是非常利落的。后来发生在同事身上的一件事情彻底改变了他,也让他从此落下了拖拉的毛病。
那是上个月发生的一件事,沈徐乐的一个同事因为账目上的一个小小的纰漏,让公司损失了一笔钱。后来,沈徐乐也开始为自己担心起来,万一自己算错了,那不将是更大的麻烦吗。
从那之后,每算完一笔账,沈徐乐都要再重新算一遍,之后还怕有问题,又会重新算一遍。左算右算,算来算去,迟迟就是不敢把报表交上去,就这样,时间一点一点被耽误掉了。
我们对待工作,适当的谨慎显然是非常必要的,但是过于谨慎就是优柔寡断的表现了。我们一定要想尽一切办法不去拖延,在知道自己要做一件事的同时,就应该立即动手,不要让自己犹豫不决,不敢行动。
其实往往在事情的开端,总是会有一些积极的想法,而之后当头脑当中冒出“我是不是可以……”这样念头的时候,惰性就已经出现了。因此,我们要在积极想法出现的时候,就马上行动,让惰性永远没有乘虚而入的机会。
具有百分的热忱,挑战最高效的工作
对工作充满热忱的人大多数都能够获得高效业绩,而一个缺乏热忱的员工,绩效也必定是平平的,甚至是低劣的。