⑦发言简短
要想开短会，必须说短话。如果发言都是长篇大论，会议想开得短也办不到。汇报工作、发表意见、交流经验、作报告，都应力求言之有物，简明扼要，有话则长，无话则短，废话、空话、套话更是严格禁止。在可能的情况下，最好能限定发言时间，如交流经验的发言不超过20分钟，表态性的发言不超过5分钟等。发言时，尽量不重复别人的意见。需要领导成员到会讲话或作报告时，领导班子最好事先把要讲的东西集中起来，责成一个人去讲。不要张书记讲完，李书记又讲，王书记又补充，因为那样既浪费时间，又容易出现意见不一致的现象，使下属无所适从，不好贯彻。
⑧议而必决
应该在会上决定的事，不要拖到会后去；应该这次会拍板的，不要等到下次会。一议再议，议而不决，就是劳而无功，会议的效益就等于零。对于那些“拿不准”、需要继续调查和研究的问题，和那些条件不成熟，需要继续做工作的问题，就不要硬拿到会议上来讨论。
（3）开解决问题的会
领导者既然是开会，就应当解决问题。能否开好这样的“问题会议”，是对领导者能力和作风的综合考验，也是会议成败的关键。
这类会议通常分五步进行：
①用简洁明确的语言阐明会议的目的和所要讨论的问题；规定会议的范围，即把会议限制在一定议题之内，不讨论议题之外的事，交代一下会议的开法和时间上的要求。
②把需要讨论的问题按重要性的大小和缓急程度排列出顺序。
③一个问题一个问题地讨论。每个问题最好拿出几种解决办法，从中挑选出最好的解决办法，或把几种办法的优点综合成一种新的办法，并预料实行这种办法会出现什么情况和结果，怎样解决。
④这项工作如何付诸实施？由谁来做？什么时候完成，完成后以什么形式汇报和总结？
⑤每一个问题讨论完毕，主持者作一次归纳，形成一个一致的意见；全部问题讨论完毕，主持者作简要总结，归纳一下会议的成绩与不足，强调一下有关问题；如果需要举行下次会议，则同大家商定下次会议的开法和时间；如果需要将会议内容形成一个文件或纪要，则当场将承办人落实。
很显然，以上这五个步骤，只是一个一般性的程序。会议能否开得圆满，很大程度上取决于会议主持者能否做到以下几点。
①抓住重点，把握方向
主持者要牢记会议宗旨，带领大家朝会议目标努力。为此，要善于牵“牛鼻子”，区别有益的讨论和无关的争论、有用的发言和无用的废话。在某人的发言或众人的争论偏离会议主题时，主持者要用适当的方法及时提醒，引导大家言归正传，使会议紧紧围绕中心内容进行。在众多的发言中，主持者要把精力集中在选择与执行的解决方案上，对那些实际上不能执行的方案，不管说得多么头头是道，都在放弃之列，最多只能将其可取之点吸收到可行方案中来。
②掌握进程
哪个问题应当重点研究，讨论时间就要长些，哪个问题比较简单，时间应用得少些，主持者要心中有数，不能颠倒主次，大题小作，小题大作。问题讨论到什么程度算恰到好处，领导者要掌握“火候”，不失时机地转入下一个题目。
③民主作风
会议要开得好，必须有一个宽松的气氛，使到会者无拘无束，畅所欲言。这种气氛能否形成，主要在于主持者是否有民主作风。主持人要把自己置于同大家平等的位置上，启发大家开动脑筋，毫无顾忌、毫无保留地发表意见。对大家的意见，主持者要善于倾听，体察异同，分析归纳，鼓励引导。不管个人发表的意见有没有被采纳的价值，主持者都要给予积极的鼓励和适当的评价，因为它对全面分析问题总是有帮助的。主持者千万不要搞一言堂，更不能压制不同意见，强制大家迎合自己的观点。只有会议主持者具有这样的民主作风，才能充分发挥与会者的聪明才智，为问题找到好的解决办法，大家才能在以后讨论问题时继续无拘无束，畅所欲言；也只有这样，大家才能真正尊重和乐于接受会议形成的决议，积极地贯彻实施。否则就会使人感到会议是在主持者的“逼迫”之下进行的，形成的意见是主持者强加给他们的，那么，大家就不会坚决、自觉地贯彻实施。
④言简意赅的语言风格
会议要想取得高效率，就必须使每个到会者的发言都言简意赅。
要想做到这一点，主持者能否带头做到言简意赅则是关键。如果主持者说话漫无节制，拖泥带水，其他与会者就会产生两种情况：一种是和你一起信马由缰，使会议松松垮垮；另一种是对会议毫无兴趣，认为你白白浪费了他的宝贵时间。如果主持人的语言风格简单明了，在客观上可以造成会议的紧迫感，使大家的精神处于高度集中的状态，会议的效率就会大大提高。
⑤善于调解气氛
尽管会议要讲求效率，讨论问题要严肃认真，但也不一定搞得剑拔弩张。事实证明，轻松的气氛有助于活跃思想，讨论问题。会议的主持者要善于制造这种气氛。每当出现僵局或气氛拘谨、紧张时，主持者应当发挥“幽默”的艺术，可以用一个不过分的笑话、俏皮话或友好的讽刺来解除紧张状态，使大家轻松自如地继续讨论。同时，会议要注意适当地休息。每过一两个小时，就应当休息一二十分钟，使大家紧张的神经松弛一下。讨论时间持续得太久，头脑就会处于抑制状态，效率反而不高。休息也有个时机问题，这个时机应当选择在一个问题的讨论告一段落之时，而不是随心所欲，特别是不能在“节骨眼儿”上休息。
（4）会议要处理好意见
领导者主持会议时，经常会遇到各种意见分歧。作为会议主持者，领导者应该胸怀宽广，广泛地听取会议中的不同意见，妥善处理会议中出现的反面意见。要处理好会议中的反面意见，应该注意以下几个问题。
①要有听取反面意见的思想准备
领导者提出自己的方案或陈述意见时，事先应考虑到可能有反面意见，思想上应有所准备。如果思想上没有准备，碰到尖锐的反面意见，就会感到突然，产生急躁、反感情绪。相反，思想上有了准备，就能够冷静分析反面意见。
②要主动鼓励下属提出不同意见
作为领导者不应坐等别人提意见，而应主动地发现问题，鼓励下属消除思想顾虑，敢于在会议上提出不同意见。即使自己的方案比较成熟，也要欢迎下属提出不同意见，这样有利于在会上统一思想，补充、完善决策方案。在这方面，列宁为我们树立了成功的榜样。他主持会议时，总是非常重视每位代表的发言，善于听取发言者的观点和意见。无论哪位代表发言，他总是把食指放在耳边，集中精力地倾听每一个细节，哪怕是微不足道的观点和意见，甚至在对问题已经有了一定看法后，也主动听取别人的意见。
③对多数人的反对意见采取慎重态度
有时领导者的方案或意见由于某些原因受到多数人的反对，这时千万不能着急，更不能强迫大家服从，要冷静地分析、思考自己的方案、意见正确与否，如果不妥，要重新考虑自己原有的方案。如果原有的理由、论据不足，应找出充分理由，采取一定的方法说服大家。
④对少数人的反面意见不可忽视
会议中的少数意见，领导者也不可忽视。正确意见往往会在少数人手中，当进行一项决策讨论时，大家头脑比较热，会出现多数人同意而少数人反对的情况，这时多听听少数人的意见会避免决策失误。
会议上出现少数反对意见时，领导者要认真分析，对正确的部分给予肯定，并纳入到方案、意见中；对不正确的部分，可以进行说服、解释或教育，但不宜采取强行的方法否定。
（5）会议要化解分歧和争执
领导者主持会议时，经常会遇到各种意见分歧，有时甚至是激烈的争执，对此要认真分析，区别不同情况和类型，运用恰当的方法冷静处理。
①工作意见分歧和争执的处理
应当看到，这种分歧和争执一般不涉及与会者本身的利害关系，但是不注意引导，也会使双方产生思想隔阂以至于影响团结。而对这类性质的分歧，领导者首先要把与会者的分歧意见条理化，引导大家分清争论的焦点、各方意见的利弊，把讨论引向深入；对一些没有必要争论或无需完全统一的争论，应及时终止，必要时也可以由领导者根据双方意见的优劣作出决断或结论。
②“偷换论题”引起的争执的处理
这是由于争论的一方或双方没有准确理解对方的观点，出现误解而引起的争执。对于这种情况，领导者应弄清争执的原因，纠正一方或双方理解上的误差，引导双方针对同一个问题从同一个角度或侧面深入讨论。
③由于人际关系紧张引发矛盾的处理
在会议上，据理力争是正常的，但若出现争吵、发生纠纷则是不应该的。如果因双方平时有矛盾，借会议公开场合含沙射影，发泄对他人的不满，从而引起相互间的争执，并有可能发生人身攻击，这时领导者必须尽快制止争吵，可以示意涵养高的一方暂时让一下，或利用领导者的权威暂时压下去，等会后再作具体处理，必要时领导者应对不正确的一方给予批评。
④会议主持者与到会者之间争执的处理
当领导者的意见遇到个别人反对时可能会发生争执；当领导者批评某人时，被批评者不服也可能会发生争执。无论上述何种情况的争执都会直接影响会议的进展，对方在气头上容易使主持者尴尬难堪。
在这种情况下，领导者应保持冷静头脑，尽可能不与对方直接冲突，对于有理智的对方，在不影响会议主题的情况下，可以阐明自己的观点，讲明道理，使对方信服；对于不理智的对方，应暂时停止争执，是非问题放在会后解决，使会议正常进行。
