政府记者招待会一般包含以下三个要素：主体——举行记者招待会的政府机构，显性客体——参加记者招待会的媒体，隐性客体——媒体背后的公众（对政府而言是公众，对媒体而言是受众）。在政府、媒体与公众的三角形结构中，包括三组关系，即媒介-政府、媒介-公众、政府-公众，每一组关系的变化都会影响到其他两组关系。
由于政府记者招待会的权威性、直接性、公开性和群体性，加之媒介技术的进步和成熟，政府记者招待会的传播出现如下情况：通过政府记者招待会这一便捷、有效渠道，信息一经政府直接或间接发布，国内外媒体集体作出迅速反应，新闻舆论与公众舆论随之形成，政府的新闻宣传目标也很快实现。于是，以政府记者招待会为汇集点，通过政府、媒体与公众的互动，新闻信息、新闻舆论、新闻宣传三位一体，形成一条相对闭合的关系链，共同实现政府记者招待会信息传递、舆论调控、危机管理与媒体外交等四大功能。
第一节信息传递功能
一、信息的直接性
信息传递是政府记者招待会的首要功能，主要通过以下四个渠道进行：（1）不同政府部门召开不同类型的记者招待会，可以提供内容不同、形式多样的信息。（2）召开非专题性的单一类型记者招待会。如例行记者招待会或日常记者招待会，其议题一般比较分散、模糊，记者可以通过提问努力获取需要的信息。（3）举行专题性记者招待会。可以通过对专设议题不同层次、各个侧面的提问，记者能够迅速得到媒体和公众关心的关键信息。（4）政府机构从现场记者提问和反应中得到信息的反馈，从新闻舆论中了解公众的意见。
政府记者招待会是政府信息的集散地，表现出政府信息传递的直接性。从信息传播角度分析政府、媒体与公众的三角关系，主要表现为：（1）政府和媒体的目的都是传递信息，呈现出信源与信道的关系。（2）政府-媒体作为一个整体与公众之间形成传者和受众的关系。（3）当媒体作为公众利益代表时，媒体-公众与政府之间形成信息反馈以及部分的信息共享关系。具体说，即政府-媒体-公众之间是新闻信息传播的信源-信道-信宿的关系。新闻信息是新近发生的为公众所关注的具有新闻价值的信息。新闻信息既不是一般的信息，也不完全等同于新闻，它是信源通过新闻媒介传播给受众的信息。新闻信源是新闻信息的来源，即新闻信息是从哪里发出来的。新闻信息的传播过程，从新闻信源开始。只有信源发出了信息，才能投入传播，开始它的传播过程。新闻信道则是指传递新闻的通道，不仅起着传输信息的作用，同时也承担着存储信息的任务。信宿是信息传播的归宿，是新闻传播的终端，也可以理解为新闻信息的传播对象与接受者。把政府记者招待会放入新闻传播过程进行分析，仅从信息的单向流程来看，政府是新闻信源，媒体是新闻信道，而公众则是新闻信宿。但在实践中，这种关系却通常处于共生与互动的状态之中。在这一过程中，政府可以是记者招待会上发布信息的信源，也可以通过记者招待会收集信息，转而成为信息的接受者即信宿；媒体是政府对公众发布信息的信道，但在记者招待会上又同时成为政府信息的接受者即信宿。
政府记者招待会是社会政治、经济发展到一定阶段的产物，是为了适应政府主动发布信息、宣传自己的需要。在这一意义上，对作为新闻源的政府而言，其传递的信息应该符合以下三个基本条件：一是有政府信息需要向公众发布；二是信息必须符合政府的集团利益；三是信息是公众欲知而未知的，具有一定的社会影响力。其中，信息大致可以分为正面信息和负面信息，前者经政府发布后为公众所接受和认同；后者经政府主动发布后扭转公众的消极认识。现代社会不能光靠少数人决策，必须要有一个社会各个成员协同配合、分散决策的过程，这种分散决策要通过互动机制的完善来实现，而最重要的一点就是实现信息的社会分享。政府记者招待会专门用于向公众沟通政府信息、有针对性地回答公众对政府政策方面的疑问，意味着政府政务信息的公开。政府是一个比较可靠的信源，在公众心目中具有较高的可信度。特别是在危机问题面前，政府通过政府记者招待会直接、主动地发布信息，通过媒体向公众传播，可以让小道消息、流言谣言不攻自破，起到稳定社会和凝聚民心的作用。
二、信息的权威性
根据香农的定义，凡是在一种情况下能减少不确定性的都叫信息。对政府而言，政府新闻信息传播是政府执政的主要手段。从某种意义上说，政府执政水平的高低取决于其预设信息量在新闻传播中的扩大以及信息不确定性的减少。政府往往通过记者招待会传播新闻信息的功能表达其政策、立场、观点和看法。其中，政府新闻信息内容大多与政策有关，包括政策的形成背景、具体内容和执行状况等等。对公众而言，公众希望尽可能地全面获知来自政府的准确信息，消除政府行为中的不确定性因素，从而规范自己的行为和规划自己的未来。随着媒体在现代社会中影响力的增强，它成为了一般公众比较信任甚至依赖的信息渠道。此外，从媒体角度说，记者必须依赖新闻来源得到所需信息，而政府信息相对直接、权威和丰富，使记者在信息来源上不得不有所依赖，也就自觉或不自觉地充当了政府信息的传输带。
诚然，政府需要和依靠媒体向公众发布信息，但对媒体而言，来自政府的信息绝对处于求大于供的状态，而政府记者招待会成为媒体获取政府信息的重要来源。一般而言，媒体的公信力在于它坚守职业精神，努力挖掘事实真相，并作为有效的信息以新闻传播方式传递给公众。即使在这一意义上，媒体也需要来自政府的大量信息，使其报道更具准确性、权威性和影响力。即使在新闻体制相对成熟、信息公开制度相对完善的美国，来自政府的消息和声音从来都是新闻传媒中信息的主角。《费城公告报》的一位新闻中心主任说，各政府机构所发布的新闻消息极其重要，尤其是在像华盛顿这样一个新闻事件复杂多变、新闻信息到处充斥的地方。1949年至1969年，《华盛顿邮报》、《纽约时报》头版新闻的提供者中，国内外政府官员占所有消息来源的四分之三。1979年至1980年，美国各地六份报纸均以政府官员为主要消息来源。
在中国，政府部门掌握着社会信息资源中80%的有价值信息和3000多个数据库。所以，一个主流媒体不能只依靠普通的社会新闻、新鲜刺激的版面风格和道听途说的新闻来源来建立公信力，而必须依赖政府协助迅速得到政府内部消息。从北京、上海等地方政府对新闻发言人的规定可以看出，这些新闻发言人都是有相当级别的官员。北京市委、市政府出台了《市委宣传部关于在各部委办局、各区县设立新闻发言人规范新闻发布制度的意见》，规定，北京市各政府系列的局级以上单位都要建立新闻发言人制度，重大新闻由新闻发言人在新闻发布会上统一对外发布。北京对新闻发言人的要求是：由各部委办局、各区县一名主要负责同志或一位局职领导担任；新闻发言人要具备相当的政治和理论素养，熟悉大政方针，了解本地区、本部门工作动态和业务，具有相当的文字和语言表达能力。新闻发言人的主要职责是让政府与公众进行良好沟通，由政府机构或部门的高官担任此职，可以保证政府记者招待会信息传递的权威性。
由此可见，在政府、媒体、公众三者互动的信息传播模式中，由于国家政权活动与公众利害攸关，社会公众对政府信息的需求量特别大，作为信源的政府自然居于主动地位，这就决定了依赖受众生存的媒体通常会严重地倚重政府。因此，媒体为保证权威信息渠道的通畅，一般会选择通过记者招待会制度建立起与政府的互动体系，在定期、有序和有一定保障机制的情况下，获取长期、稳定和有效的信息来源，以争取更多的受众，提升媒体公信力和影响力，最终以政治新闻换取经济利益。
三、信息的审美性
信息论美学创始人莫里斯将信息分为语义信息和审美信息，认为“一种信息通过一定的通道进行传递时，由于发送者和接收者的各自特点，会发生本质上的某些内容的变换，从而自行识别判断艺术作品或事物的美丑，这种显示艺术作品或事物美丑的信息就是审美信息”。新闻传播活动体现着人类的审美追求，因此，新闻信息的传播要讲究审美性和艺术性。信息是新闻传播的要素，而蕴藏于语义信息之中的审美信息，更是产生新闻价值的关键。在某种意义上，政府记者招待会既是政府政治文明的重要载体，同时又是公众审美水平的艺术呈现。
政府记者招待会的信息传播可以分为两大类，即认知性信息传播和审美性信息传播。前者主要是语义信息的传播，后者则主要是审美信息的传播。众所周知，认知与审美是大众传播过程中既相互独立又彼此联系的活动方式，两者不可截然分开。因此，政府记者招待会的信息传播功能除满足媒体和受众对政府信息的需求外，还不可避免地联系着他们情感方面的审美认识。从受众的期望值和满意度来说，现代受众已不再满足于只是堆砌数字、简单罗列事实的仅具有语义之意的新闻，他们需要真实、鲜活、具有审美意味的新闻资讯，能够产生情感共鸣和理解认同的媒体对社会焦点、难点问题的新闻报道，以及真正能够体现以人为本思想的新闻传播方式。从这一意义上讲，政府记者招待会成为语义信息传播和审美信息传播的实践场所。审美信息叠加在语义信息之上，随着语义信息一起传播。
信息论美学认为，“美是信息，可以分解成可供辨识的基本符号，但这些符号的组合必须达到新颖度与可理解度的最佳结合点。”在信息传播的过程中，新颖度与可理解度恰恰成反比：越是新颖的信息，受众越难理解；反之，受众能够完全理解的，大多是陈旧的信息。我们知道，进入新闻传播渠道的恰恰是新颖度最强的信息，而政府记者招待会传播的更是政府急于发布的，或是公众迫切欲知的新中之新的信息。这就出现了信息传播中新颖度与可理解度的矛盾。所以，上一级的传播者，特别是发布信息的政府和传播信息的媒体，需要分析媒体受众特定的心理活动和情感状态，注意信息传播的审美性，尽可能做到双方的情感交流和审美互动。
一般而言，通过政府记者招待会的新闻报道和意见反馈，可以大致评估信息的审美价值和受众的理解程度。但是，这种信息的转换是包括信源、信道与信宿在内的每一级相对受众的审美活动结果，只能是一种模糊的、相对的和短期的量化。可以说，政府记者招待会上，信息传播的审美性，以及其中的情感因素，在信息传递的直接性与权威性方面增加了不确定因素。
四、潜信息的传递
“新闻潜信息”是“新闻潜在信息”的简称，是“新闻背后的信息”，意指蕴含于新闻事实之中，表现出某种意识形态或情感倾向性，并对媒体受众起着情感支配作用的信息。美国学者赫伯特·甘斯在《确立新闻的决定因素》一书中指出：“新闻报道不只是要公断现实的事件，还要有价值标准。它的陈述均有倾向性。这样就使人们有可能从新闻背后，看出一幅它所要显示国家的社会面貌的图画”，“我发现新闻背后还有要表达的信息。”政府记者招待会上的问答双方都带有较强的目的性和倾向性，其信息传递的过程中势必携带了新闻潜信息的传递，并通过政府记者招待会的组织和传播、政府记者招待会上的问答，以及会后新闻媒体的报道与舆论反馈得以实现。
在政府记者招待会的信息传播链条里，政府侧重于更多地公开和发布信息，媒体则侧重于更好地收集、处理与传播信息。不可否认，在这组新闻信息的传播关系中，政府是权威的信源，又能通过各种手段对新闻舆论实施调控，事实上在传播中居于强势。但这反使日益成熟的现代受众对政府发布的信息，特别是被动、滞后或以刻板态度发布的信息产生怀疑，进而对沟通政府的新闻媒体产生不信任感。因此，政府需要更巧妙地利用记者招待会，善于以某些问答技巧、传播手段传递新闻潜信息，同时注意提升媒体公信力和提高政府新闻执政能力，最终通过媒体这一便捷、有力的信道进行政府信息的有效传播，说服作为信宿的公众理解政府并产生认同感。
